更新檔案管理理念，實現檔案管理科學化

張世海

摘要：檔案是信息的重要載體，是信息的重要載體，是認識事物的重要工具。隨著時代的發展，檔案管理工作也在不斷完善，因此，有必要創新檔案管理理念，實現科學管理。改革檔案管理觀念，促進檔案管理科學化，有利于資源的開發利用。

關鍵詞：檔案管理;理念;創新;科學化;管理;效率

1檔案管理科學化水平提升的重要性

1.1加強檔案科學建設，可大大提高服務效率。

傳統的檔案管理主要依靠人工瀏覽和檢索。在檔案利用中，查詢速度慢，查詢效率低。一些古代檔案被反復搜查，也會對檔案資源造成一定的破壞。文件的損壞是不可修復的。我們發展和完善了檔案科學建設，可以有效保證檔案的完整性，使所有檔案數字化、電子化，封存紙質檔案，防止各種環境或人為破壞?？梢愿行У厥褂秒娮游臋n。

1.2有效提高傳輸速度和安全性。

由于傳輸時間受到距離的限制，文件可能會因為其他原因丟失或延遲，給文件工作者和其他人員的檢索帶來了很多不便。在文件處理過程中，處理文件的人偷偷竊取保存的文件或文件在傳輸過程中丟失的情況時有發生。傳統的文件傳輸依賴于郵政系統。應用于計算機網絡技術進行管理后，還可以通過網絡直接傳輸，有效提高了文件傳輸的實時性和安全性。

1.3提高辦公效率

在傳統的檔案管理中，工作人員過于依賴人工操作，需要完整的數據收集，以避免遺漏書寫或復制。嚴格要求鋼筆的使用和字跡，以及分類和統計的準確性。隨著計算機文件管理軟件的應用，文件和數據的收集、存儲、分類、統計和訪問變得非常方便快捷。文件的起草、處理和傳輸變得容易，有效提高了辦公效率。

2提升檔案管理科學化應遵守的原則

2.1 服務原則

提升檔案管理科學化的第一原則就是加強服務化管理。早期的檔案管理對于權限的設置比較嚴格，只有國家有關部門相關人員才可以進行管理。而且檔案作為私密性較高的系統資料，長期以來都屬于嚴密的管理模式，所以導致很多的檔案資料都屬于長期的封存狀態，沒有得到很好的利用與管理，其自身的價值遠遠沒有得到有效的利用，而檔案其服務的功能一直處于弱化的狀態，所以提升服務就成為科學化的管理檔案的首要執行原則。

2.2 發展原則

我國目前還處于信息化高速發展的時代，智能電子科技系統也在不斷升級。給檔案管理帶來升級發展的機遇，而檔案管理正面臨著巨大變革的考驗。所以，檔案管理人員應該從多方面了解電子科學發展的各種手段與因素，以及其外在的發展因素。充分學習并掌握更先進的管理技術，開發新的檔案管理系統技術，科學化檔案管理的重要考核就是不斷的進行發展與功能的創造。

2.3 人員素質原則

提升檔案管理科學化的重要因素是人才的培養，只有檔案管理人才的整體素養提高，才能有效的帶動檔案管理更快發展。尤其是在一些企業內，相關的管理人員或者后勤保障人員都要認真意識到檔案管理的重要度。結合現階段最先進的檔案管理手段或系統應用，不斷持續的提高自身的技能，將科學管理有效提高，不斷融入到實際的工作之中。

3現階段的檔案管理與問題

目前，大多數企業采用傳統的紙質檔案管理方案。這種管理方式的優點是系統相對成熟，文件保存安全。然而，隨著時代的發展，這種管理方式也開始顯現出其弊端。這類問題主要集中在以下幾個方面：1）檔案缺乏內容和頁碼，檢索內容困難;2）文件分類不清，格式不統一，難以歸納分類;3）企業對檔案管理不夠重視，只要求不披露;4）企業缺乏檔案管理知識、科學有效的管理方法和健全的檢索歸檔程序;5）部分企業沒有專門的檔案，檔案隨意擺放，容易錯位，檔案管理機制不健全;6）文件管理方法落后，程序復雜，不利于文件的檢查和修改。如果有其他部門工作人員要查相關檔案，需要經過多個程序才能查檔案，浪費了大量的時間和精力;7）檔案管理制度不夠科學。目前，仍有許多企業檔案部門仍在使用紙質檔案管理。這種管理方法的優點是檔案記錄清晰，記錄檔案的變更和查閱，檔案可以直接作為重要證據。然而，它的缺點是效率低。在人口不斷增加的現代設備中，這種方法占用了大量的人力物力。8）檔案員能力不足。由于檔案人員能力不足，對檔案管理重視不夠，檔案管理不科學，檔案工作效率低，檔案人員缺乏科學管理意識，在檔案管理過程中找不到問題。

4檔案管理的科學發展方向與策略

4.1完善檔案管理相關制度

企業應完善檔案管理的相關制度，有效落實檔案管理的各個環節，制定科學合理的制度予以支持，提出統一規范的管理，約束員工的行為規范，提高檔案管理的整體效率。目前很多企業缺乏檔案管理的相關制度，這是由于企業領導不重視檔案管理的相關工作，不了解檔案管理的知識和規律，這就要求企業領導積極學習檔案管理的相關理論和規律，提高對檔案管理的認識，進而積極組織優秀的檔案管理者共同建設檔案管理機構。此外，檔案管理需要細分，明確檔案管理的流程和細節，明確檔案管理的注意事項和標準，最大限度地發揮檔案管理的作用和功效。因此，建立健全完善的檔案管理制度，真正做到約束員工，是非常必要的。

4.2確保安全

先進技術的廣泛應用固然滿足了檔案管理的多樣化需求，但在充分體驗技術便利的同時，也要注意安全要求。檔案管理的科學安全，既關系到工作人員，也關系到科學體系。工作人員首先要在自己的工作中樹立安全意識，嚴格執行每一份檔案資料的處理流程，避免檔案管理過程中出現盲點。在科學的環境下操作檔案信息時，也需要注意網絡環境下的安全，信息的便捷傳遞也給安全管理帶來了一定的困難。在檔案管理過程中，應從訪問權限、安全驗證等角度為不同級別的用戶設置不同的閱讀權限。，以避免文件信息被非管理者操作。對檔案的存儲環境進行定期或不定期的安全核查，確保物理存儲空間和網絡環境不存在異常訪問因素或病毒，從源頭、傳輸渠道等方面阻斷病毒或其他危險因素的影響。

4.3增強人員的科學意識

前面已經提到，檔案管理科學化本質上既與科學技術有關，也與人員有關，這也意味著引進科學技術和設備遠遠不夠，人員在檔案管理科學化中的作用是不可替代的。企業要掌握檔案管理人員的素質和能力，在做好測繪工作的基礎上開展培訓工作，重點培養員工的科學意識和操作能力。檔案管理人員接受培訓后，要對檔案科學管理建立全面、系統的認識，能夠熟練運用科學管理中常用的技術手段。在技術培訓上，要加強對計算機、存儲設備和互聯網操作的培訓，確保檔案管理人員有足夠的科學素養。同時，要加強檔案管理安全意識的培訓，確?？茖W的安全管理環境。

4.4奠定科學檔案管理的基礎

科學建檔要求首先實現檔案管理的規范化、標準化、精細化，全面提升檔案整體質量水平，確保紙質檔案滿足科學建檔管理和運行的必要條件，從而為紙質檔案的科學轉化掃清障礙。首先，上級檔案管理部門需要出臺統一的檔案管理標準，確保檔案信息的存儲方式符合國家相關檔案管理規定的基本要求，特別是確保檔案收集、整理、鑒定等環節符合科學檔案管理的標準，使數據信息全面、準確、具體、詳實。從源頭上消除檔案管理模式和工作方法的差異。

結束語

總之，隨著時代的發展，不斷更新內部管理制度是一個企業生命力和核心競爭力的根本。檔案作為企業的重要資源，合理科學的檔案管理方法可以提高企業內部的工作效率，最大限度地發揮檔案的價值，更好地為企業服務。

參考文獻

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