紙質檔案數字化質量控制與管理探討

薄會娜

摘 要：隨著經濟技術的發展，新型技術也得到了廣泛的普及，從而改變了人們獲取信息的途徑，為人類的生產生活帶來了極大的變化。為了適應新的形勢與環境，在檔案管理工作中，也應該結合實際情況，對傳統的紙質檔案進行數字化的質量控制與管理，但是在具體的管理過程中，還存在著一系列急需解決的問題，為了確保數字化過程更加合理，必須要選擇科學有效的加工途徑，明確各項操作流程以及實際存在的問題，并進行深入的分析與探討，并提出合理化的解決措施，從而為相關人員提供一些參考。

關鍵詞：紙質檔案;數字化發展;質量控制

為了使信息化建設能夠有效落實，必須要有針對性的選擇正確的數字化方式，從而提高檔案管理的整體效率。對檔案實行更加細致的數字化管理，對檔案信息資源具有重要的影響，不管是在信息傳輸還是信息管理方面，都面臨著嚴峻的挑戰，基于此，必須要在開展信息化建設的具體過程中，提高對數字化工作的重視程度，嚴格按照相關標準對數字化質量進行監管，加快紙質檔案數字化的發展速度。

一、數字化建設背景下檔案管理的主要功能

（一）檔案信息的集成功能

信息技術的進步與發展改變了檔案資源管理的形式與具體內容，是檔案資料朝著數字化的方向進行發展，為了進一步提升對檔案資料的利用率，對于檔案管理部門來講，一方面應該對紙質檔案資源進行妥善保管，以便于后續的開發與利用，另一方面，應該提升對檔案信息化的重視，通過對檔案信息進行合理的采集，更好的對信息內容進行集成處理，通過這種方式，不僅能夠節省資源管理的空間，加強各類信息之間的關聯性，也能夠在最大程度上實現資源共享。

（二）檔案輔助管理功能

傳統的紙質檔案管理方式已經不能適應當今時代的發展需求，很容易受到各類因素的影響，檔案管理技術以及檔案環境都會限制紙質檔案的發展，在這種情況下，就會阻礙紙質檔案資源的開發與利用，很難發揮檔案資源的潛在價值，影響檔案管理工作的正常進行。只有緊跟數字化建設的背景，積極通過有效的方式，實現紙質檔案與數字檔案的融合與利用，才能夠促進紙質檔案的轉化，將有價值的檔案信息資源進行整合，充分體現檔案管理數字化的各項優勢。

二、目前檔案管理模式中存在的主要問題

（一）檔案資源收集處于被動的局面

由于檔案管理部門在檔案資源的管理問題上，缺乏正確的管理意識，認為自身的工作任務主要是對檔案進行后期的整理，這就會使工作人員始終處于被動的狀態，只是單純的對信息資源進行接收，久而久之，就會在具體的工作過程中存在一定的局限性。對于檔案部門來講，如果不能夠及時的對檔案資源進行相應的處理，就會導致各種問題的發生，使檔案資源存在眾多的缺陷，出現這一問題的根本原因在于大部門檔案部門缺乏一定的重視程度，沒有積極的針對實際情況進行更新與升級，尤其是在當今信息化的建設背景下，必須要加強各個部門之間的溝通與聯系，才能夠提升部門的工作效率，對各類數據檔案進行有效地收集，確保檔案信息的完整性和有效性。

（二）檔案資源保管數字化建設存在一定的滯后性

根據檔案法的相關規定，必須要結合實際情況，實現傳統紙質檔案的數字化形式，對于已經實現數字化的檔案資源，也應該將原本的紙質檔案原件進行妥善的保管。從我國目前檔案管理部門的保管情況來看，依舊以傳統的紙質檔案為主，但隨著檔案信息化的不斷發展，數字檔案館逐漸變成了檔案發展的主要方向，由于當前數字化資源的占比較低，這就會在一定程度上阻礙檔案管理的數字化發展。一方面，由于具體的管理部門缺乏對檔案資源數字化的重視程度，沒有從自身做起，為檔案管理部門提供更多的資源，在這種情況下，就會使檔案資源數字化建設出現落后的局面，另一方面，由于沒有提升數字檔案資源的豐富性，這就會使檔案資源難以發揮具體的作用，不能夠積極引領檔案管理實現數字化建設。

（三）檔案資源利用效率需要提升

對檔案實施管理的最終目的，是對檔案資源進行更好的開發和合理利用，從而為社會提供更加優質的服務，提升檔案資源的利用效率。目前檔案資源信息開發的主要對象，是信息資源的數字信息以及實體信息，但由于檔案管理還存在著一些急需解決的問題，雖然檔案管理部門已經提高了對檔案資源管理的重視程度，但在后續的過程中，缺乏資源的開發與利用，在這種情況下，就不能夠充分發揮檔案資源的重要價值，無法為社會提供更好的服務。一方面，由于檔案管理部門依舊延續傳統的檔案管理模式，另一方面，對于檔案工作人員來講，還需要進一步提升自身的工作能力，除此之外，對于軟件設備的配套也沒有落實到位，在眾多因素的影響下，就會嚴重阻礙檔案資源的后續利用。

三、改進數字化質量控制與管理問題的主要方法

（一）不斷完善的數字化加工體系

從目前眾多的檔案機構來看，開展紙質檔案數字化工作的一般做法，主要是靠掃描儀或者是具體的集成管理系統來完成，對于館藏資源較少的情況下，還可以通過常用的數字化管理模式開展相關工作，但由于數據量的不斷增長，在面對海量資源的情況下，必須要對目前的數字化加工體系進行相應的完善，提高加工體系的實用性與有效性，才能夠使工作達到事半功倍的效果。要積極利用現代化的信息技術，通過網絡環境將識別技術應用到加工體系當中，使數字化加工過程變得更加準確，提高數字圖像的質量與水平，才能夠為后續的數字信息管理奠定堅實的基礎。

（二）提升數字化存儲效率

由于檔案信息的數字化是一項復雜且持續的工作，必須要建立科學有效的存儲體系，在建立的具體過程中，也要從多方面進行分析，考慮到數據存儲以及處理的各項影響因素，首先，因為檔案數字化過程是一項連續不斷的過程，隨著時間的推移，會產生大量的數據信息，所以必須要在數字化存儲體系容量不斷增加的基礎上，提高存儲效率，實現數據擴展與數據存取的相對平衡。其次，通過對相關技術進行合理的選取，能夠使數字化的信息數據實現長期的保存，以便于后期的使用。除此之外，在新技術的使用過程中，為了實現各項數據的無縫管理，也應該定期引進先進的技術設備，不斷提升技術人員的綜合素質。

（三）提升數字化的安全性

在檔案管理的具體過程中，由于數字化的檔案信息更容易被復制傳播，所以在一定程度上具備不安全性，針對這一問題，必須要通過合理有效的措施來提升檔案管理的安全性，建立健全更加完善的紙質檔案數字化安全保障體系，并使其具備更強的可操作性，從根本上確保檔案信息的有效性。在建數字化安全體系的過程中，也要健全檔案的各項安全制度，做好信息系統的安全防護工作，從而提升檔案信息的利用效率。

（四）紙質檔案數字化的有效管理和高效利用

只有對檔案資源進行更加有效的開發與利用，才可以促進紙質檔案數字化的高效發展。在對紙質檔案信息進行深入的挖掘時，應該采取更加先進的技術與方法，實現對數字化檔案信息的處理。由于當前檔案事業的發展需要依附于網絡時代，與傳統的管理模式具有較大的差別，所以必須要確保信息技術的正常運行，才能夠為檔案管理奠定堅實的基礎。通過對檔案信息進行深入的加工與處理，能夠在很大程度上豐富檔案管理的手段，提升檔案檢索的整體效率，減輕檔案工作人員的工作壓力，將復雜的檔案管理變得更加便捷，切實提升數據信息的服務水平。

（五）提高檔案從業人員的綜合素質

由于檔案的數字化工作具有一定的復雜性，需要通過具體的設備以及相關系統才能完成相關工作，只有檔案管理人員提升自身的專業能力與綜合素質，才能夠從根本上提高的數字化的工作效率。對于檔案管理人員來講，必須要從自身提高學習意識，不斷學習相關知識理論，具備更強的職業道德素質，提高工作的積極性與主觀能動性，對于紙質檔案，也要做好相關的收集與整理工作，除此之外，也要具備較強的科研意識，及時的在工作中做好總結，提高創新意識與實踐能力，從而不斷拓寬數字化檔案工作的渠道。對于檔案部門來講，也應該定期對管理人員進行培訓，創造出更加良好的學習環境與工作環境，不斷適應檔案數字化的工作要求，實現檔案工作的健康有序發展。

（六）改變傳統的管理理念

要想實現檔案的數字化管理，就必須要轉變傳統的檔案管理模式，從手工模式朝著自動化的方向發展，將檔案的管理方法與最新的管理理念相適應，通過各種有效途徑豐富檔案館的館藏，例如拓寬檔案入館的渠道、積極開展檔案收集等各類活動，與此同時，也應該積極引進現代化的信息技術，對檔案進行更好的管理與利用。

（七）采用適合檔案管理特點的通用技術

在紙質檔案數字化的具體過程中，必須要通過先進的技術手段開展相應的工作，從目前的數字化技術來看，在紙質檔案的數字化過程中，最重要的技術就是圖像處理以及圖像識別，必須要采用科學合理的通用技術，對數字資源進行管理，才能夠有效提升紙質檔案數字化的質量與水平。由于當今的新型技術具有對一定的多樣性，以云計算為核心的信息技術，已經成為當今數字化管理的重要技術手段，所以必須要在具體的工作環節中，積極引進云計算技術，實現對檔案資源的有效利用，不斷地對目前的工作方案進行改進，從而確保數字化工作的科學性和有效性。

（八）通過信息挖掘提高目前的服務水平

要想對檔案信息進行有效的利用，最重要的一點就是提高對檔案內容的關注程度，并結合實際情況，從海量的信息當中找到最具價值的數據信息，從而實現檔案信息的數字化建設。在具體的信息挖掘過程中，必須要借助先進的信息挖掘手段，找出有價值的檔案資源，從而為管理機構提供更加專業的服務，以解決實際問題。隨著時代的不斷發展，在目前的檔案管理工作當中，檔案數字化已經成為重要的工作環節，對于檔案從業者來講，也應該樹立不斷學習的觀念，更新傳統的檔案管理理念，在檔案數字化管理進程中不斷地進行探索，充分發揮自身的價值與優勢，提高檔案管理的服務水平。紙質檔案數字化的管理機構在具體的運行中，難免會遇到各種各樣的難題，只有建立健全更加高效的數字化管理體系，才能夠實現檔案管理的有效轉變，充分挖掘和使用檔案信息的價值與作用，除此之外，也要積極學習先進的技術，緊跟時代發展的潮流，促進紙質檔案的數字化工作實現健康穩定發展。

四、結束語

綜上所述，在信息化發展的當今時代，對檔案實行信息化管理，為檔案工作人員帶來了極大的便利，有利于提升檔案管理的高效性與實用性，對于具體的檔案管理人員，在實際開展工作的過程中，必須要提高對信息化管理的重視程度，充分發揮信息技術的主要優勢，針對檔案管理中存在的實際問題，進行深入的研究與探討，并有針對性地采取各種措施實現檔案管理的創新發展，從整體上提高到管理的信息化建設水平。

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