新形勢下地勘單位合同管理的幾點思考

楊俊

合同管理是地勘單位經濟管理工作中非常重要的一項內容，單位的經濟活動都是圍繞著合同的建立和履行來進行的。合同管理包含了合同的訂立、審查、履行、監督到變更、解除、違約處理、爭議解決、終止等全過程的、系統的、動態的管理，合同管理的好壞直接體現一個單位管理水平的高低，在一定程度上影響著單位經營的好壞。

隨著世界經濟的一體化，市場竟爭越來越激烈，經濟關系越來越復雜，地勘單位面臨事業單位體制改革的不斷深入，同時也面臨著許多新情況、新挑戰、新機遇。在新形勢下如何做好地勘單位合同管理工作，從管理中出效益，是當前經濟管理工作者尤其是合同管理部門人員急待思考解決的一個問題，本人認為應加強以下幾個方面的工作：

一、強化合同管理意識，加強合同管理理念建設

1、在地勘單位不斷溶入市場經濟謀求持續發展的過程中，對合同管理的重視程度雖然得到一定程度提高，但依然存在許多問題：諸如由于意識不到位，致使合同管理機構不健全、人員配備不足，即便設立了機構，配備了人員，也只是1-2人進行簡單的合同登記歸檔管理，缺乏對合同執行過程的全程監控;合同管理制度建設方面也不夠健全，運行程序不規范。造成這些問題出現最根本的原因是對合同管理的意識還較淡薄，這將會給地勘單位的經營管理工作帶來極大的風險和隱患，所以要強化合同管理意識，加強理念建設。

2、地勘單位在提高合同管理意識的同時，還要強化履約責任人的意識和依法履約意識。實際工作中許多地勘單位往往只重視了合同的簽訂、審批環節，而忽視了合同的履約環節，而合同管理中出現的問題大都在履約的中后期，合同履行的好環直接影響到單位的經濟利益，所以要加強地勘單位合同管理意識，強化履約責任意識和依法履約意識。

二、建立健全合同管理制度，促進管理水平提升

1、建立內控制度是合同管理的基礎。為規范經營行為，防范經營風險、提高管理效能，明確合同管理程序和職責，地勘單位的內部控制體系中必須建立健全合同管理制度，從組織機構、人員配置、運行流程、監督檢查、績效考核等方面都應該建立健全相應的管理制度，使地勘單位的合同管理進入法制法，規范化的軌道，從而促進地勘單位管理水平的整體提升。

2、現在地勘單位在合同管理工作中，不簽訂書面合同現象很少發生，但合同簽訂行為不規范，約定不明確，合同條款不完善，合同條款審查不嚴謹，責權利表述不明確，意思表述模糊等現象時有發生，這極易引發合同糾紛。所以健全的行之有效的合同管理制度對地勘單位規范經營，防范經營風險必不可缺。

三、完善合同管理監控機制， 監督合同有序規范運行

1、有了制度，還要對制度執行是否到位進行監管，完善地勘單位合同管理監控制度，通過建立合同監管制度，做到管理層次清楚，職責明確，程序規范，從而有效控制合同的簽訂，履行、考核、糾紛處理等過程。要加強合同履行過程中的管理工作，及時對合同執行情況進行分析;對雙方出現的合同糾紛要及時處理，確保合同管理全過程有序、規范運行。而一些地勘單位恰恰在這方面還有待完善，許多合同管理工作流于形式，限于表面，沒有從實質上，從深處去做好此項監管工作。

2、完善監控手段，加強各部門間協調及相互監督。由于合同管理涉及多個職能部門，在日常運行過程中，一些單位存在合同管理部門與相關業務部門（諸如項目實施部門、財務部門）各自為政，互不溝通的現象，致使對合同運行、合同監控脫節，引發許多矛盾和問題，所以要加強合同管理部門與其他業務部門之間的溝通、協調，各自履行好部門應負的職責，相互促進，相互監督，促進地勘單位合同管理系統與財務管理系統、項目結算之間的信息共享，逐步實現合同管理系統對合同履約情況的動態監控。

3、重點加強合同履約環節的監控，防范風險。建立合同管理臺賬、實行動態、分類管理。對合同的履約執行情況實行跟蹤監控，及時掌握合同的結算、收款情況，嚴把合同的結算關，嚴格會簽、審批制度，層層把關，以實現對合同履行情況的動態監控。

4、在合同履行過程中，對合同書、對賬單、結算單等雙方往來重要憑據要嚴格簽字蓋章手續，合同條款要完整，表述要全面，在合同中要明確雙方的權利義務，具體的違約責任，糾紛解決方式;文字表述要嚴謹，以免發生歧義和誤解。同時，合同執行中要重視合同的履約書函（包括有關的文書，圖表、傳真件、洽商、往來信函等重要證據材料以及相關單據等）的收集、歸檔、保管工作。一旦發生糾紛，才能舉證，訴諸法律才有勝訴權。

四、增強合同風險防控意識，提升風險管理能力

1、要增強地勘單位合同風險防控意識，加強合同管理人員、項目實施人員、財務人員等相關部門人員的合同法規、合同風險控制的宣傳教育，增強風險意識，特別要增強合同風險防范和規避的意識;要以合同管理全過程為監控對象，防控各個階段存在的風險，并增強關鍵節點的預警機制，以提升地勘單位整體風險管理的能力。

2、在合同簽訂時要對合同在履約過程中可能存在的風險進行評估，要有超前界定風險的意識，要仔細審查合同條款，注意合同條款中是否存在某些潛在風險或某些對本單位不利的條款，要注意變更及索賠條款是否公平合理;要注意化解自己可能會面臨的風險，關注對方是否會有意轉嫁某些風險。

合同管理部門的人員要配合項目實施部門的技術人員關注合同中的存在的諸如履約時間的風險、工程質量的風險、安全施工的風險等，合同管理部門的人員還要配合財務部門的人員關注合同的結算、收款等可能存在的風險，要針對各種可能出現的風險，采取各種積極有效的風險防范措施，化解、緩解、轉移、規避以上風險。

3、要重視法律風險，許多地勘單位都沒有專門的法務部門，只是聘請法律顧問，而法律顧問往往是在合同管理工作出現法律問題時才參與進來，所以地勘單位要建立健全法律顧問參與合同全過程管理的風險防控機制。合同要實行“統一歸口，分類管理”，對一般性合同的條款進行合規性審查，對接單位的法律顧問對重大經濟合同、戰略合作協議要提出修改意見;對達到規定金額以上的項目要通過相關部門和法律顧問對項目進行風險評審。

遇到合同變更的，要及時辦理合同變更，有違約的，要及時通知相關部門和法律顧問，采取措施，提出處理方案。合同糾紛處理，應在法律規定的有效時間內進行，避免久拖不辦，造成仲裁和訴訟時效過期情況。法律顧問要根據不同類型，及時采用協商，仲裁或訴訟等方式，積極維護地勘單位的合法權益，減少單位的經濟損失。

五、加強合同信息化建設，助推管理效能提升

地勘單位合同管理信息化水平普遍不高，信息化建設比較薄弱，許多地勘單位并未將信息化全面運用于合同管理工作中，簡單地認為給相關合同管理部門配備幾臺電腦就是信息化管理，沒有意識到提高合同管理人員信息化水平，加強合同管理信息化系統及安全維護等等才是合同信息化建設的重中之重。因此許多地勘單位很難做到對合同的動態全過程監管，信息溝通渠道、信息共享方式、信息傳遞速度等都或多或少存在問題，致使合同管控效率普遍較低，所以加強地勘單位合同信息化建設是迫在眉睫的一項重要任務。

六、提高合同管理人員素質 ，提升單位綜合竟爭力

1、在地勘單位的經營管理過程中，合同管理人員的綜合素質是單位綜合競爭力中的一個重要因素，直接影響到單位的整體發展水平。隨著經濟發展步伐的加快，新的知識和理念不斷涌現，對合同管理人員接受新知識的能力要求越來越高，這就要求合同管理人員必須具備一定的素質才能接受、適應當下環境的需求。

2、合同管理人員應積極參與合同的全程管理工作，從合同簽訂前的準備工作開始、到合同執行完成全過程。這項工作不僅需要具備合同、法律等相關知識，還需要具備一定的管理、財經知識，才能有效地對項目進行預測、分析、控制。通過加強相關業務知識的培訓，尤其加強合同、管理、法律以及具體業務方面的專業知識培訓，才能使合同管理人員有效地對合同進行管理。

3、合同管理人員要具備職業操守，要恪守職業道德和組織要求，不得損害單位利益，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密，工作秘密，和商業秘密。

綜上所述，地勘單位合同管理是單位經濟管理中一項重要的組成部分，是地勘單位實現經濟利益的根本保障。新時期新形勢下地勘單位的合同管理應從適應市場經濟的發展需要出發，以服務于生產經營活動，服務于戰略決策為主要目的，通過不斷增強全員合同管理意識、建立健全合同管理制度、加強合同風險防控意識、推進合同信息化建設、提高合同管理人員素質，建立面向市場的多功能合同管理機制，有效地科學地開展合同管理，從而實現地勘單位利益的的最大化和可持續發展。