文書檔案管理中存在的問題及對策

張靖唯

摘要：文書檔案主要記錄了工作中每個部分的重要內容。作為一項關鍵時刻能夠使用的重要憑證，它不僅可以為驗證歷史提供重要依據，還可以更好地指導下一步工作。由于文件資源的數量非常多、內容較為繁雜，包含各種文字資料、圖標資料、影像資料等，是形成龐大的檔案系統的基礎支撐，承載的載體也越來越豐富。

關鍵詞：文書檔案管理;問題;對策

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對資源的開發和利用至關重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區別。文書檔案包含了當事人手寫的材料，還包括當事人的音視頻等信息，因此具有真實性，對事業單位的發展有著重要影響。

二、文書檔案的作用的發揮與面臨的“窘境”

1.歸檔認識層面的問題

應以歸檔管理為管理者決策提供有效依據。在企業檔案管理中發生問題，不僅會導致檔案記錄的混亂，還可能會對企業其他的管理工作造成影響，使正常的生產經營活動無法順利開展。曾經有個別單位與合作方簽訂零星維修工程合同書后，由于沒有充分意識到合同資料歸入文書檔案管理的重要性，沒能及時移交材料給檔案部門，之后經人事變動調整，也沒有對材料的原件進行保存，結果給財務結算工作帶來了極大的困擾，同時直接影響了后續一系列工作的開展。

2.規范操作層面的問題

以規范管理維護企業發展真實面貌。檔案記錄包括企業所有的命令、指示、決定、報告、批復、通知、信函、會議記錄、計劃和總結等辦理完畢的文件，記錄了企業發展的歷史軌跡和生產經營活動，涉及到企業發展的方方面面，必須要按照相關的標準和規范進行檔案管理工作。其管理的有效性及使用的高效性，體現在工作的規范性和程序性。但在實際工作中，卻發生因留存檔案資料缺失，記錄不全而無法完整記錄建廠歷史的情況，主要原因是檔案員收集檔案資料不及時，造成文件資料不齊全以及丟失等情況，無法歸檔保存，使得企業發展的歷史記錄造成不可挽回的損失。

3.指導檢查層面的問題

檢查文件格式不規范情況直接關系到歸檔質量，具體來說，主要表現為以下幾個方面：大事記記錄內容不詳細、不具體，漏寫事件的關鍵要素等信息;發文不使用規范擬稿或者內容填寫不規范;發文字號存有重號空號現象，沒有文件編號登記;草擬公文內容不準確，導致正式文稿漏洞百出，格式混亂;有的領導簽發不夠及時，公文校對不夠細心等。此外，雖然文書辦理時間有著明確的規定，但在實際操作過程中，存在處理公文不及時，拖拉延誤，導致部分公文超出辦文時限，既影響辦事效率，也容易造成文書積壓，使文書效能發揮大打折扣。

三、提高文書檔案管理水平的具體對策

1.做好文書工作與檔案工作的規范銜接

文件是文書的前身，其質量的好壞直接影響著文件儲存的質量。如果沒有高質量的檔案，沒有高質量的文件，即使有高水平的文件管理能力也是無濟于事。文件人員應具有較強的文件管理意識，并對文件的每一部分建立歸檔制度。在辦文檔時，通?？紤]文檔內存任務，實現文檔與文件工作的集成。相關單位領導需要把好人才入口關，注意招聘具備專業文化知識、技能的人才，以為檔案隊伍的充實建設奠定下堅實的支撐作用。要注重現有人才的應用，大膽應用具備專業理論知識和技能特長的年輕干部，穩定現階段文書檔案管理團隊，解決其存在的各種實際問題，保證投入到本職工作中。

2.提升文書檔案管理人員的素質

要改善檔案工作地位現狀，轉變觀念，提高檔案管理人員的素養和素質。在科技先進的社會，信息技術迅猛發展的今天，要加強領導和工作人員對文書檔案工作的重視，爭取文書檔案工作者和工作人員的理解、關心、幫助和支持，把文書檔案工作納入檔案工作的總體工作計劃和年終工作。負責檔案管理工作的相關部門必須要從全局著手，適當地融合競爭機制，創新優化現有的工作方案，改變傳統的文書檔案管理工作者安于現狀的心態，增強其優化意識，從本質上杜絕各種安逸作風的存在。改變傳統的管理模式，秉承公平、公開、公正的基本原則，平等地對待所有文書檔案管理工作者。第一，檔案人員要充分接受不斷地更新知識，積極學習新的業務模式，充分發揮主觀能動性，堅持終身學習和素質教育理念，不斷確定新的學習目標，任務和要求，努力提供便捷高效的服務。第二，相關企事業單位還需要結合崗位特征，選聘才華出眾、表現優異的員工，采取科學合理的優勝劣汰的管理機制，保證檔案管理工作者能夠充分認識到自身能力的拓寬和工作業績提升與其生存之間存在的密切關聯。增強員工群體所具備的危機意識，保證其能夠更加積極努力地參與到相應工作中，激發其工作潛力和工作積極性，促使檔案管理工作擁有更為充實的競爭力，盡可能地實現檔案管理模式的優化創新。第三，還需要建立完整的激勵機制，如通過科學合理的分配模式，鼓勵員工進行優化創新，并將創新能力作為員工考核的核心標準，促進文書檔案管理工作的良性循環。

3.做好文書檔案管理的基礎工作

文件檔案的收集、鑒定、保管、統計工作是檔案工作的物質基礎和前提，因此，不僅要做好本單位與上下級對應的紅色頭文件和各種資料的收集工作，更好地收集整理本單位在公開細節的公務活動中形成的新鮮生動的檔案資料，認真整合檔案資源努力把握機關工作在不同時期的關鍵任務，明確主題，找準位置，自覺把檔案工作與服務大局排好并考慮在內，在服務大局中形成強大的合力。

（1）做好重要文件的歸檔工作。當同一文檔（特別是需要長期保存的重要文檔）形成多個草稿時，將保存原始、最終和原則性的更改，而對于一般文檔，將只保存最終文檔，不再保存原始和修訂的草稿。

（2）做好“一步到位”文件審核工作。文秘人員在歸檔年度文件時應嚴格控制。一旦發現文件（尤其是保質期較長的文件）在打印時有歧義，應堅決退回并重新打印。同時要求印刷室工作人員購買質量好、耐用的碳粉。

（3）做好復印件處理工作。文秘人員在年度歸檔工作中，當有復印件時，應視情況區別對待。有一種情況，原文件應保持在同一級別，提交上級的文件應使用副本。還有一種情況，如果上下層需要長期保存，就會形成兩個原件。如果表格不夠，可以把空白表格復制然后再復制，而不是填表復制。如果有副本，會再次復制。

（4）做好文件保存載體的工作。對于所有需要長期保存的重要文件資料，在保存軟盤的基礎上，打印出一份書面材料歸檔，兩個載體的材料一起保存，相輔相成。只有這樣，文件才能保持完整，便于將來查詢。

檔案管理是各機關工作不可缺的一部分。在切實提高檔案管理人員綜合素養的同時，還要加強檔案管理與現代管理手段、信息技術的融合，實現檔案管理的科學化，切實提高檔案管理效率?？傊?，辦公現代化是當代社會發展的必然趨勢。在現代辦公設施與傳統管理模式發生沖突的情況下，管理人員必須提高認識，及時更新觀念，不斷研究和探索文書檔案管理的新形勢。

結束語

當今社會，在相關部門的大力推動下，文書檔案管理越來越受重視。隨著科學技術的發展，文書檔案在很大程度上作為衡量事業單位工作的重要標準，甚至已經成為能否受到其他單位信任的決定性因素。簡而言之，我們需要更多地關注文書檔案建設與管理。

參考文獻

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