強化醫院檔案管理提升檔案資源利用率

高 麗

（淄博市中心醫院，山東 淄博 255000）

引言

醫院檔案不僅是歷史事件的記錄，同時還是所有文獻資料的集合，其檔案資源會涉及患者、醫護人員、醫學研究等，如果缺乏完善的管理體系，則會給醫院以及患者帶來較大的損失，對醫院的未來發展有著深刻的影響，因此，需要對醫院檔案管理工作進行強化，不斷提高檔案資料管理的效率，以此為基礎來開展各種工作，對醫院的發展有著積極作用[1]。

一、新形勢下改進醫院檔案管理方式的必要性

1．檔案管理工作的用處

檔案管理工作作為醫院的核心部分，既能為醫院的改革提供支撐的條件，還能精準地提供醫院工作的開展信息。醫生可以清楚地了解病人的情況，不僅可以有效節約病人的看病時間，還可以提高醫院的服務水平。醫生如果可以了解更多的特殊情況，也就能夠提高自己的業務能力[2]。

2．醫院檔案管理工作的形式

醫院檔案有書面資料、電子資料、影像資料等多種形式，可以記錄醫院發展建設的方方面面信息。按照檔案管理內容的分類，有醫療檔案管理和后勤檔案管理兩種。醫療檔案管理主要用于記錄醫院的日常醫療工作，后勤檔案管理用于記錄醫院的綠化以及水電等其他后勤服務[3]。

二、醫院檔案管理存在的問題

1．檔案的利用率不夠高

有的檔案管理人員沒有意識到檔案管理的必要性，檔案錄入后，沒有得到有效利用，這就在醫院的工作上起不到真正的幫助作用，檔案管理的價值也就沒有被真正發揮出來，使得檔案的利用率不高，功能也就不斷地被弱化。

2．檔案管理缺乏完善制度

就目前而言，一些醫院在管理檔案時，只通過簡單的制度來進行，使得各個管理制度缺乏完整性，而且許多崗位職責并未明確，責任無法落實到位，從而會導致檔案管理工作的混亂。醫院檔案記錄著醫院許多重要信息，如果沒有制定完善的制度進行科學管理，而是將檔案簡單地理解為對資料的歸檔、對信息的整理以及封存保管等，則會導致檔案管理水平低下[4]。

三、醫院檔案管理提升檔案資源利用率強化措施

1．完善與檔案管理相關的制度

醫院在開展檔案管理工作的過程當中，經常會表現出條理性與嚴謹性等特點。而對醫院當前的檔案管理制度進行完善，是保證其檔案管理人員能夠順利完成檔案管理工作的重要前提。為此，醫院要著眼于當前實際，結合我國相關的法律法規，制定并完善檔案管理制度和獎懲制度，合理構建監管系統，以此來實現檔案信息的標準化和規范化管理。與此同時，醫院也要對如下制度體系進行完善。第一，要完善檔案收集體系，明確各部門的具體職責，加大檢查監督的力度，確保各科室及部門可以上交檔案信息的實效性。第二，要構建系統的檔案分類體系。具體來講就是依據檔案內容所屬的性質與類別，由檔案管理人員對其進行分類管理。第三，健全檔案保管體系，完善檔案管理室的工作制度，并聘請專業的檔案管理人才，對檔案室的檔案管理工作進行定期的抽查與指導，確保醫院的檔案管理工作有序進行[5]。

2．開發檔案管理應用

在新時代發展背景下，檔案管理工作需要重視對信息化的建設，在檔案管理工作中引入信息管理系統以及數字信息設備，充分發揮計算機作用，從而全方位地監控檔案資料的收集與整理，這樣是能夠將檔案管理的質量與效果有效提升，并且還能夠將其現代化與規范化。通過信息技術來管理檔案資料，能夠幫助管理者更加快速地進行整理與編制。管理者在查找文件時，只需要在檢索中填入關鍵詞便能夠檢索到相應文件，使得查找的效率極大提升，不僅能夠節約時間，同時還能夠節省人力、物力和財力。

3．不斷提升檔案管理人員的綜合素質和能力

信息化的大潮給各類工作人員都提出了新的工作要求，檔案管理人員也不例外。檔案管理人員除了要加強檔案相關專業理論知識的學習和具備滿足檔案管理工作的專業素質以外，還要進一步提升信息化工作水平，提高運用信息化、新媒介管理檔案、利用檔案的水平和能力。醫院可舉辦培訓班或者邀請專家授課等方式，將信息化工作水平作為培訓提升的重要內容，將信息化手段（網站、微信、公眾號等）應用到醫院檔案管理工作中，發揮信息化技術在醫院檔案管理中的優勢[6]。

4．不斷提升醫院檔案編研水平

對原本枯燥無味的檔案資料進行檔案編研，是提高檔案利用率的必要手段，也是檔案存儲有效開發和利用的重要方式，檔案編研的水平和質量直接決定著檔案的利用效率。結合大多數醫院的實際情況，醫院的檔案編研工作水平在以下兩方面需加以提高。一方面，提高重視程度，增強編研力量。檔案部門在醫院內部并非業務部門，容易被忽視，基礎設施建設和工作人員配備等都落后于醫院臨床科室。因此，醫院需要從機構設置著手，加強人員和職能配備，完善檔案專業人才隊伍，為編研工作的順利開展創造有利條件。另一方面，提高編研質量，發揮檔案價值。編研人員在工作中需要遵循實用性原則，在原有基礎上提高成果質量，根據檔案資料的不同特點，或編研成冊，集中利用；或復刻成影像資料，繪聲繪色；或建設檔案網站，廣而告之等。通過多種多樣的編研工作，面向醫護、面向病患、面向社會提供檔案服務，將檔案室的社會功能全面激發出來[7]。

5．完善軟硬件設施

首先，配備了先進的掃描儀、電腦、復印機，通過檔案管理購買了與載體需求相對應的一種設備，得到了高質量的電子檔案管理。醫院聯合相關軟件開發公司，與辦公自動化系統、檔案管理系統建立對接接口，促進檔案人員成長，確保工作成效。同時，強調設施管理系統、人事管理系統和檔案管理系統的有效銜接，建立檔案數據庫，逐步豐富檔案資源。通過調整數據庫的局域網，充分利用大數據、云計算等信息技術，增強了其他醫院和醫療機構的資源共享，有效提高了檔案管理資源的可用性，充分展示了檔案管理資源的使用價值。

6．提高信息防護意識，確保檔案信息安全

數字化的信息模式相對于傳統的紙質記錄方式安全系數已經大大提升，但也不是全然沒有被破壞的可能，一些電腦高手還是會以黑客的手段盜取別人的信息，對別人產生威脅。因此，數字化信息還是要有一些保護措施為好，要定時對信息進行監測，并確保網絡和數據庫的安全，在實現數字化的檔案管理后，還需要在醫院建立數字檔案館，以及相應的信息安全綜合管理平臺，可以通過這些來對醫院的檔案進行保護。提供獨立的數據操作設施，將文件存儲設施放置在遠離磁場的環境中，保護設施的電源，并建立獨立的電源室，使數據庫能夠安全運行。同時，加強了電子文件的備份管理，方便了受損電子文件的恢復，保證了文件資源的完整性和安全性。醫院可以離線備份，也可以在線備份，因地制宜選擇本地備份或異地備份。為了強調電子文件的安全性，避免病毒和黑客的攻擊，可以采用軟件加密、硬件加密和混合加密的方式進行秘密保護管理。其中，最常見的是混合加密方法，它通過用戶身份驗證、狀態密碼和權限分配來保護檔案信息的安全[8]。

7．制定與更新醫院檔案數字化建設標準與規范

健全與完善醫院檔案數字化管理標準與規范，更有利于檔案數字化管理工作的開展，若無規則與標準的支持會導致檔案數字化的推進無章可循。醫院檔案管理部門需結合國內、國際以及行業標準規范，根據醫院自身發展實際制定有可操作性的檔案數字化管理制度與業務標準，使檔案數字化管理全過程均在制度的保障下推進。檔案管理部門需從如下幾點著手進行標準與規范的制定，第一，對檔案收集與整理制度進行完善，要求醫院內各科室或部門對所形成的文件材料第一時間傳入到相應的共享系統中，供檔案管理人員進行信息整理，使得檔案收集歸檔工作能在制度的引領下落實到位，將原來的被動等模式轉變為依靠信息技術主動進行信息收集的管理模式。第二，在現有的《文檔形式一體化制度》《網絡驗證識別制度》等一系列規章制度的基礎上，制定有針對性的激勵約束機制。第三，制定臨床、科研、教學等不同部門聯動機制，便于管理人員能夠全方位跟蹤收集各部門所形成的文件材料，使收集渠道暢通。

結語

簡而言之，檔案管理屬于一個醫院經營發展中不可缺少的組成部分，記錄著醫院成長壯大的每個歷程，還展現了醫院各階段的經營情況。檔案信息資料不僅能夠總結和歸納以期工作，同時還能夠為醫院后續工作內容提高數據參考，因此，對醫院的良好發展有著積極作用。為了提升檔案資源利用率，醫院需要對管理機制進行完善與健全，同時對檔案工作的管理意識進行培養，并不斷促進信息化管理，這樣是能夠充分發揮檔案資源的作用與價值，進而提高醫院檔案的管理水平。