信息化時代科技檔案管理的創新研究

宋貞勇

（鄆城縣人力資源和社會保障局 山東 菏澤 274700）

1 引言

檔案作為文字記錄，不僅僅是人類活動的體現，也是重要信息的完美保存者。其記錄在各種活動形式中的文字、聲音、圖像等，都是具有一定研究價值的文件[1]；由此可見檔案具有重要參考性。由于科技的不斷進步，計算機與人工智能為科技檔案管理提供了技術支撐，這些技術也為檔案管理提供了便利性，最終帶來高效率作業。

2 信息化時代科技檔案管理的意義

信息化在網絡計算機等多個領域快速發展，科技領域也不例外?？萍紮n案管理的信息化使得檔案種類比以往更多，但基于科技的實際應用，檔案的分類與管理也變得更加容易。由于電子檔案不是普通的紙質檔案，所以也不必擔心長期保管會損壞檔案。為了方便檔案的記錄與翻閱，科技檔案會被準確錄入計算機。以往傳統的檔案需要大量工作人員對其進行歸類與存放，這不僅僅會占有大面積的空間，還會消耗較多勞動力，但科技檔案不會占有空間和消耗勞動力?？萍即鏅n為了確保檔案的安全性，需要定期處理檔案?？萍即鏅n的檢查與維護是用計算機進行，且在不消耗過多勞動力的情況下進行大規模的檔案檢查[2-3]。

3 科技檔案信息化所存在的問題

信息化科技檔案管理與傳統的檔案管理模式不同。因為管理模式的概念和內容比較新，所以當前檔案管理人員要綜合性理解信息科技檔案。另外，一些工作人員也對科技檔案的信息化概念管理有著強烈的抵觸心理，這種想法使得信息化科技檔案管理變得困難，不能促進科技檔案管理的革新?？萍紮n案管理沒有軟件和硬件的支撐就不能走信息化道路。目前，用于科技檔案管理的軟件和硬件大部分包括網絡、計算機和檔案管理系統。存檔可以在計算機上大量提交，但實際上存檔管理系統并沒有被完全利用，對于科技存檔管理的特定分類并沒有那么明顯的界限，數據庫的規模也非常有限，具有整理缺乏、單一類型、標準化低等問題?？萍紮n案管理信息化的設備、計算機設備的使用、系統的使用、持續的充實和數據庫的整備都是科技檔案管理信息變革的關鍵。系統效率低下、分類不完全、不充分利用信息化技術等也是信息化科技檔案變革所遇見的難題。信息化科技檔案與普通檔案不同?？萍即鏅n往往與科技有著重要聯系，而其則需要完整的規章制度來管理。但是，科技檔案在現實中大多缺少完整的規章制度。這種現象的原因在于信息化科技檔案管理的相關工作人員不制訂規則，不用規章制度來對信息化技術檔案管理來進行規范，這就使得信息化科技檔案變得雜亂無章[4]。

4 科技檔案管理的創新研究

4.1 加強信息技術，提升檔案管理效率

首先，信息化成為各種產業的發展趨勢。因此，科技檔案管理必須緊跟時代趨勢，整合信息技術，加強信息的構建和開發。過去檔案的管理是以普通紙質形式進行，保存期間有限，有些檔案甚至無法保存，這會給科技研究機關的相關技術研究帶來不好的影響。因此，通過在科技文件的管理中附加信息技術并備份紙文的內容，最大效率提高科技檔案的管理水平，減少科技檔案的不當損失。建立完整的管理系統可以使得檔案分類整齊，便于管理與查閱。在科技檔案信息管理的改革中，建立科技檔案的對應管理系統是當務之急?？萍紮n案的管理系統需要包括存檔人員與時間、對應檔案的存檔與取檔人員。因此，科技檔案在所有方面都要求標準化、規范化的檔案管理，以此來加強檔案管理的安全性。在科技檔案管理革新中創新管理方法是最為重要的，相關工作人員必須注重對檔案管理方面的創新。在研究過程中，原本的科技檔案管理方法往往不容易滿足檔案的基本管理需求，因此就消耗了大量勞動力去管理檔案。因此，要改善科技檔案管理的現狀，提高經營效率和水平;相關文件管理人員和組織應當優化和革新文檔的優選發展方向和最終開發目標的獨特管理方法?？萍紮n案管理在進行方法創新時，我們也應該合理地應用現代信息技術。目前，計算機和網絡技術自動、高效、科學的概念與發展方向和科技存檔管理的目標一致。因此，由于要加強對檔案的管理，所以需要合理利用現代科技，以此促進管理方法的改良。同時要提升相關工作人員對檔案管理的安全意識，對相關工作人員進行專業培訓。由于檔案管理對檔案來說具有十分重要的意義，所以工作人員必須定期進行培訓，以便在啟動計算機管理系統時提高相關工作人員的專業能力。

4.2 擴大檔案管理工作服務范圍

在信息時代，科技檔案管理的革新，應該擴大經營服務的范圍和創新方法。首先，為了擴展基于網絡技術應用的搜索功能，需要科技歸檔管理的相關部門進行管理，管理部門的負責人可以通過該功能直接進入服務信道，獲得必要的檔案信息和數據。另外，將基礎信息資料納入視野，科技檔案部門應構筑完整的科技信息網絡，通過網頁的內容和科學合理的結構將其納入檔案管理。這樣就方便科技檔案管理部門的職員和科學研究人員通過網絡有效地詢問信息。從這樣的觀點來看，服務功能的擴充給文件管理負責人帶來了很大的便利性。另外，在擴大科技檔案管理服務范圍的同時，不應忽視相關法令的重要性。在建立檔案信息網絡的過程中，必須嚴格遵守相關條款，確保內容和結構的合理性和正當性。在執行思想革新工作時，首先要采取措施提高經營者的思想水平，在經營者的指導下，使所有員工形成高度的文件管理意識。同時，文件管理者必須定期開展文化活動，以定期宣傳科學技術文件管理創意創新的重要性。最終激發員工的創新意識，實施科學和技術文件管理的意識形態水平的改善。其次，為了加強科技存檔管理理念的創新，管理者也可以提高員工對科技存檔管理理念革新的關注度，并且為科學技術文件管理水平打好基礎，促進員工協助檔案管理人員工作。

4.3 構建科技化檔案資料管理系統

隨著經濟和社會的發展，科技存檔的社會功能越來越顯著。對于適時性和機密性的減少和社會性的增加，科學技術存檔需要盡快抓住現在的寶貴機會。如果相關工作人員不能在短時間內普及新技術，那將會失去新技術的實際作用，并且很難發揮科技存檔的作用，為科學技術成果升級和轉移助力?？茖W技術資料的保管不僅限于保存和管理服務的范圍，重要的是提供科學技術的資料信息。在信息技術高速發展的時代，我們必須最大限度地利用計算機和網絡信息技術來有機地結合數字檔案和實體檔案。新媒體承擔著信息傳播的任務，信息傳播具有靈活性、特異性、準確性等，將利用新技術獲得科技檔案管理的檔案信息。為了構建科技資料管理系統，第一，在建立合理的歸檔管理系統之前，應該采取措施來深入理解科學技術數據的相關要件。第二，個人應遵守科技檔案規則，以保證所建立的歸檔管理系統滿足科學技術歸檔管理的要求。在文件管理期間發生事故的情況下，要在短時間內找出發生問題的根本原因。第三，在改進科技文件管理系統的過程中，應當改進在職員工的評價程序等，以此來提高科技檔案管理者的熱情，提高檔案管理內容意識，提高檔案管理質量?？萍紮n案管理服務創新要求科技檔案管理部門必須首先使用網絡功能建立檔案查詢服務。因此，單元歸檔管理人員可通過歸檔查詢服務頻道獲取所需的歸檔信息。因此，我們必須為單位設置科學技術檔案信息網站，并通過網頁查詢相關信息以確保網頁內容和結構的合理性。這種歸檔管理服務模式的革新給歸檔工作人員帶來了極大的便利，也促進了科技歸檔管理服務的優化。

5 結語

在信息化時代下科技檔案的管理也要緊跟時代潮流，檔案管理部門可以通過計算機與網絡來對檔案進行電子存檔，而后續也可以利用計算機來進行查檔和清點檔案，在節省時間與空間的前提下也大大減少了勞動力的消耗，相關部門在進行檔案管理改革時一定要落實到位，利用好信息化的優點，促進科技檔案管理的改革與發展。