高校檔案管理信息化研究

吳 艷

（開封大學 河南 開封 475000）

1 引言

隨著經濟的飛速發展，社會進入了信息化時代，互聯網控制的信息產業對生活的各個領域產生了巨大的影響?；ヂ摼W技術和傳統產業的結合不僅造就了許多新興技術產業，而且還改善了傳統產業的布局，使其更加高效和占據主導地位。信息化時代，在傳統的紙質檔案管理模式中，檔案信息的收集和更新很慢，很難滿足社會發展的需求。人們需要的是一種高效、便捷且可以長期保存的新穎的記錄管理模式。作為檔案資源管理的一部分，大學檔案管理信息化可以作為適當開展各種大學任務的基準。近年來，由于全國高校的規模不斷擴大，學生人數和教師人數不斷增加。這不僅增加了大學檔案的數量，還增加了管理大學檔案的復雜性和難度。在開展高校檔案管理信息化建設中，更需要規范高校檔案管理信息化，以提高工作效率。

2 建設高校檔案管理信息化的重要性

建立高校檔案管理信息化具有十分重要的作用，主要體現在：第一，滿足高校檔案管理業務發展的要求。高校檔案管理是一個系統的項目，其中包括的內容非常廣泛，涵蓋各個方面。為了以統一的方式管理這些信息媒體，僅使用手動分類或紙張處理，不僅增加了人工成本，還降低了工作效率并且需要大量的工作。存且儲空間不有限利于大學文件管理的長期發展。此外，通過文件管理，可以幫助學生了解自己的學習情況，認真思考職業考試的方向，并為師生提供良好的服務。為了促進計算機化，有必要充分利用現代計算機技術。建立大學檔案管理，使大學檔案管理帶來更多的社會效率[1]。第二，實行檔案管理信息化，提高檔案管理員的素質。進一步優化和創新現有系統，增強了學生檔案文件建設管理的安全性，為學生狀態文件的可靠性提供了基本保證。只有通過驗證學生身份文件的真實性，才能真實、準確地反映學生身份信息，從而進一步提高檔案的價值。為了使記錄管理者能夠隨著時代的變化而不斷改進，應鼓勵他們主動學習計算機科學以跟上社會的步伐。

3 高校檔案管理信息化現狀或問題

3.1 重視程度低，資金稀缺

由于高校檔案管理工作沒有得到應有的重視，因此導致現在仍然使用著傳統的檔案管理模式，沒有根據時代的發展、變化和要求以及實際應用情況進行相應的調整。未能有效推進計算機信息技術在檔案管理信息化的應用，總體效率也不高，主要表現在信息不完整和信息需求復雜等方面。另外，這也是由于沒有引起足夠的重視，并且沒有在建立計算機化管理或建立完整的硬件和軟件設備上投入一定的資金[2]，結果導致管理檔案計算機化的操作條件缺乏，不利于提高高校檔案管理的質量，工作效率無法滿足檔案管理信息化的要求。

3.2 管理團隊專業化較低，基礎設施不完備

我國的一些高校很少重視檔案管理工作，這導致檔案管理人員的專業化水平差，無法適應當前的檔案管理信息化工作，缺乏適當的管理經驗，對信息管理的理解不足以掌握這些具體內容，高校尚未進行有關該主題的系統培訓，這逐漸導致其管理技能下降，使其無法發揮作用。目前，我國的檔案管理信息化管理模式還不夠完善，檔案基礎設施還不完全，檔案管理工作難以順利開展，學生的信息也無法得到有效整理[3]。實際上，檔案管理的服務平臺尚未準備就緒。

3.3 管理系統中存在安全漏洞

盡管當今的計算機信息化已變得越來越普及，但許多大學教授仍然受到傳統教學思想的影響，由于當前的計算機化監督系統沒有得到及時更新和完善，與計算機化和管理框架相關的專業管理思想嚴重短缺，計算機化的主要優勢無法直接體現。更重要的是，許多學校記錄檔案管理無法合并工作信息[4]。高校仍在使用著傳統的管理機制，這限制了電子信息體系結構的發展速度，對許多信息體系結構項目的發展構成了嚴重制約。

3.4 安全性有待提高

高校的檔案信息管理忽略了安全管理，沒有使用有效地方法來解決潛在的安全風險，應制定應急計劃。否則，很容易導致人為損壞，惡意攻擊或大學檔案信息系統的故障，從而導致泄漏和信息不完整，降低檔案管理信息化的服務質量。

4 高校檔案管理信息化建設的有效路徑

4.1 予以重視，加大投入

在創建高校檔案管理計算機化過程中，第一步是從意識形態角度改變過時的檔案管理概念。有必要弄清實施信息化T管理的必要性，提高對信息化管理的認識，并弄清管理存檔信息的好處。與傳統的大學行政管理模式相比，基于信息的記錄管理實施起來更加靈活，不會太慢。它可以減少管理人員的工作量，提高管理人員的效率，并確保高校的有效管理。高校檔案信息管理的服務對象是全體學生和教師，其目的是保護學生和教師的權利和合法權益。高校檔案管理信息化自然是一種面向服務的管理，高度重視效率和宣傳?；诖斯δ?，應該優化并重視大學中的檔案管理模式。例如，在傳統的文件管理模式下，當學生要查看文件時，速度慢且信息不完整，直接加劇了學生的不滿，文件信息管理可以有效地改善這種情況。采取有效地方法記錄學生和教師的不同情況，從多個角度完善學生和教師的信息，提高大學工作人員的工作的綜合性和效率，并及時提供可靠的信息服務[5]。

此外，應投資一定數量的資金并增加財務支持，以不斷改善用于管理已存檔信息的基礎結構和支持設施。例如，要在大學中真正發揮檔案信息管理的作用，應配備數據庫服務器、數碼相機。掃描儀和存儲設備等硬件設備。還必須建立一個滿足高校文件管理要求的軟件系統。

4.2 建立專業的管理團隊

建立人才團隊也是檔案管理的非常重要的一部分。在信息化時代的發展過程中，人才特別重要，可以更好地有效地支持管理。因此，高校應加強檔案管理領域的人才培養，并繼續引進具有信息技術能力的專業人才。在實際工作中，他可以盡快適應工作內容，提高工作效率，同時還可以提高其他員工的積極性。根據當前信息技術的發展，高校組成了一支專業的管理團隊，使他們不斷創新，與時俱進，更好地將信息技術應用于管理，逐步提高工作質量[6]。在此基礎上，高等學校應加強對管理人員的培訓，使他們掌握信息化管理知識，有效操作信息化設備，實施、開展管理工作。此外，您還可以邀請基于信息的記錄管理專家提供有效地建議，及時報告在實際工作中的問題，并逐步提高管理人員的技能，以發揮最大的價值。

4.3 改善基礎設施

在高校工作中，檔案管理的地位也變得越來越重要。檔案管理包含大學所有師生的基本信息。因此，高校應更加重視案件管理，不斷完善基礎架構。建立檔案服務平臺，可以有效地實現信息資源的完全共享，可以將檔案管理信息化有效地鏈接到網絡，并可以為學生和教師建立單獨的文件管理數據庫。根據不同班級的學生，對他們分別進行管理，并為他們設置相應的文件夾，這有助于文件管理人員更輕松地找到學生的檔案，并減少轉介時間[7]。同時，使用信息管理方法可以使管理更加開放，并促進管理信息的扎實發展。

4.4 加強檔案管理的安全防護

共享和開放的特征意味著學生檔案的計算機化建設在實踐中會受到網絡安全風險的威脅。在這種情況下，有必要科學地應用安全保護技術來加強對學生檔案資源的保護，尤其是在信息管理方面，必須避免和控制潛在的安全問題和隱患，以確保學生檔案的安全性、完整性和獨創性。

首先，使用防火墻技術和防病毒軟件來提高計算機的安全性。實際上，防火墻可以抵御外部攻擊和將計算機病毒滲透到計算機系統中，并可以減少網絡安全問題對學生檔案數據庫的影響和威脅。請確保及時更新相關技術和確保安全保護有效。其次，在信息管理系統的應用中，加強身份驗證，以管理學生的學籍檔案。當前，基本用戶名和密碼主要用于登錄學生狀態文件的管理信息管理系統。在實踐中可以避免這種基本的身份認證技術。不允許未經授權的用戶登錄信息管理系統，以保護學生文件。同時，在身份認證中，可以根據大學的實際情況優化現有的身份認證技術，例如指紋技術、虹膜技術等。所有應用程序都可以有效地防止密碼被盜，進一步提高了學生檔案管理安全性。最后，信息加密技術的科學應用。隨著學生狀態文件管理信息的積累，文件信息資源的共享和傳播也不斷得到改善[8]。在網絡環境中應用和傳輸學生狀態文件可能會導致文件損壞，篡改以及攻擊導致文件數據泄漏。在這種情況下，可以使用加密技術來保護學生文件的重要數據，并且使用加密技術還可以防止非公開學生文件的訪問和保留，從而確保學生檔案文件的安全。

5 結語

綜上所述，大學檔案的管理不可避免地會朝著信息化方向發展，大學也必須重視并支持這項工作。首先，必須提供足夠的資源來構建硬件平臺和配置相應的軟件環境。其次，有必要建立專業的工作團隊。主要有兩種方式：一方面，加強對現有員工的專業培訓，提高他們對信息管理的知識和技能素養，并促進實踐的應用。計算機化的概念解決了這個問題。另一方面，有必要加大專業人才的引進，特別是熟悉文件管理和信息化的年輕工人的引進，以優化文件管理服務的人才結構，并將人員融入新的管理模式，更好地促進了計算機信息化的進程。