小議做好新時期信訪檔案工作

閆 敦

（濟寧市信訪局，山東 濟寧 272000）

對于檔案工作而言，信訪檔案工作是不可或缺的重要構成部分之一，也是檔案部門服務于人民群眾的主要工作手段和途徑?，F階段，檔案工作的主要熱點是怎樣對信訪檔案進行科學管理，更好地為信訪案件處理提供服務，不僅影響廣大人民群眾的切身利益，而且影響社會穩定。因此，有關工作人員必須要做好新時期信訪檔案工作，否則就會阻礙我國社會發展進程。

1 新時期建立信訪檔案的必要性

1）信訪檔案為黨的建設以及政權建設提供核心資料。信訪檔案，簡單量來講，是由處理信訪問題中所形成的文件材料轉變來，這是不可改變的事實。其將各級黨政機關領導同志對于信訪工作的指示以及對人民群眾來信來訪的所有批示都詳細記錄下來，而且將黨以及政府在所有時期處理信訪問題的法律法規政策等等都全面記錄[1]。其屬于核心信息資源，是黨以及政府聯系人民群眾、集中人民群眾聰明智慧，幫助人民群眾解決難題的關鍵依據。這些重要的史料信息，可以為黨的組織建設以及政權建設研究提供珍貴的原始材料。

2）信訪檔案為指導一切工作提供重要參考依據。信訪檔案中除了信訪人員寫的材料，也有調查處理的最終結論以及過程，可以借鑒和學習現實中類似的問題，在處理越級信訪以及重信重訪中都是必不可少的重要依據。尤其是對以前遺留的一些案例進行分析時，因為機構和人事不斷變化，只是依賴口頭介紹以及大致介紹，根本沒有任何意義，必須要合理利用信訪檔案對問題進行有效處理，將信訪檔案當做關鍵依據，才可以保證嚴謹性，避免或者降低失誤的出現概率。只有確保信訪檔案是全面的，才能使“死檔案”轉化為“活證據”，從本質上將問題有效解決。若無信訪檔案，無原始憑證，除了二次取證會造成經濟損失，也會導致一些不法之人有可鉆的漏洞，讓受冤枉的人長時間身處在困難的境地，在政治方面和經濟方面都容易對人民以及國家造成不可估計的重大損失。

2 做好新時期信訪檔案工作的有效措施

1）認真把守關口，合理分類管理。第一，對收集關進行認真把守。根據文件材料對方案進行分類以及收集歸檔范圍，將每種類型檔案的形成規律準確把握，分類明確收集時間，其中，就照片類檔案以及聲像類檔案來講，必須要在活動完成后兩個工作日以內由責任部門認真整理，然后向檔案管理部門進行移交，實時收集人物以及設備檔案信息。采用多樣化的形式，比如：事前提醒，還有事中跟進等等，保證可以全面收集信息。第二，對歸檔關進行認真把守[2]。嚴格遵循“誰形成、誰收集、誰整理、誰歸檔”的基本原則，確定四點要務，而這里提到的四點主要包括“量、質、期、責”，認真推行檔案收集制度，積極組織歸檔文件材料的移交以及整理等工作，不管是檔案完整率還是歸檔率，全部是100%。第三，對復核關進行認真把守。推行檔案管理員、分管領導抽檢二級負荷制，認真檢查移交檔案資料的內容以及數量等等，保證檔案收集一一齊全、歸檔科學、分類合理以及封面符合有關規定要求。

2）加強基礎，提高業務規范。第一，成為整個單位檔案收集管理的首要聯絡人，主動參與上級檔案業務部門培訓班，而且在具體工作中積極實踐，也主要在國家、省以及市級正式刊物上發表一些與檔案業務有關的文章。第二，將檔案整理以及檔案收集等程序列入節能管理等一系列業務工作流程中，真正實現檔案工作和其他工作制度之間的高效銜接，為保證檔案工作正常進行打下良好的基礎。合理制定正負雙向激勵機制，積極出臺《檔案工作考評辦法》等等，全方位形成獎優懲劣的正確檔案工作導向。第三，加強檔案管理信息集中管理[3]?，F如今，已經建立完善的檔案目錄數據庫，主要包括文字以及基建等等，通過對庫房管理模塊進行合理運用，能夠查找到庫房中每個年度每種類型入庫檔案的實際情況。結合數字檔案室建設的有關指南要求，積極配備多項設施，主要包括網絡基礎設施以及基礎軟件等等，以真正滿足檔案工作實際需求。并且定期將檔案室保存的電子化元件做成硬盤且檢查光盤異質，對于電子檔案管理系統數據信息以及辦公系統數據信息等等檔案，必須要嚴格執行即時硬盤異地備份，而且合理制定相應的數據恢復機制。

3）建立完善的信訪檔案信息數據庫。一般來說，信訪檔案信息數據庫建設內容具體表現在以下幾點：檔案案卷級目錄、檔案文件級目錄以及檔案全宗級等等建設。為了可以構建完善的信訪檔案信息數據庫，必須要確保檔案信息資源是非常全面的，將信訪檔案收集以及整理工作做到位[4]。利用檔案的重要基礎是收集整理，收集的根本目的是集中統一，對案件材料的完整性進行有效維護，將整個歷史真實面貌都保持下來，進而為促進信息化建設奠定堅實的基礎。

4）重視專業培訓教育，提升專業素質。其一，重視業務培訓教育。利用將舉辦培訓班與信訪員進行有機結合的方法，積極提升信訪人員的檔案管理效率。其二，強化技能培訓教育。根據全國信訪信息系統和政府專網，建立“三級”網絡平臺，達到資源共享的目的。第三，認真完成服務利用。首先，對信訪工作的相關政策法律法規進行搜集，使信訪工作人員解決矛盾有查詢工具。其次，充分利用先進的現代化社會以及互聯網技術，進行檔案信息網上查詢以及直接提供利用。最后，重視宣傳報道的整理以及調查研究信訪熱點主要問題，使信訪檔案有更加多元化的內容，將建設和諧社會中信訪工作的重要作用全面體現出來。

5）緊緊抓住重點，加強策略。第一，不斷健全相應的管理制度。合理制定工作制度，認真把關平時工作的各項工作，比如：收發文件、傳閱文件以及借閱文件等等。第二，重視資料搜集。作為信訪檔案工作人員，必須要加強文件資料管理，積極優化信訪檔案臺賬，在最終辦結時全部推行集中統一化管理，形成全面的以及標準的資料，迅速歸檔。第三，做好立卷歸檔工作[5]。對信訪檔案資料信息進行集中統一化管理，清楚列出歸檔范圍，對歸檔期限進行合理劃分，真正做到編目正確以及分類合理。第四，優化硬件設施。必須要加大資金投入，科學配備相應的硬件設備，比如：專用檔案柜，還有電腦等等，保證信訪檔案保管的安全性以及全面搜集資料。

3 結語

總而言之，在新時期下，隨著社會的日益發展和技術的不斷進步，對信訪檔案工作人員提出更高的要求，信訪檔案信息不僅復雜，而且特殊，所以在開展信訪檔案工作過程中不能只是采用傳統的工作方法，必須要具有創新意識，應該結合目前我國信訪檔案工作存在的問題，比如：工作模式單一以及工作方法落后等等，采取有效的策略，需要認真把守關口，合理分類管理，加強基礎，提高業務規范，建立完善的信訪檔案信息數據庫，重視專業培訓教育，提升專業素質，緊緊抓住重點，加強策略，只有這樣才可以真正做好信訪檔案工作，進而更好地實現我國社會穩定發展。