實物檔案管理中虛擬現實技術的應用研究

方 懿

（安徽省地質調查院（安徽省地質科學研究所），安徽 合肥 230001）

很多企事業單位都需要將具有法律效應的實物檔案進行高效管理，但是實物檔案與數字化檔案的管理方式有很大不同，其存儲方式需要額外配置數字化資源，難以進一步完善實物檔案管理流程。虛擬現實技術在檔案管理領域內的應用并不廣泛，很多工作人員并未深刻認知虛擬現實技術的應用優勢。針對實物檔案管理工作中出現的多種問題，需要從VR技術的應用層面重新思考。

1 實物檔案管理的特點

1）直觀、客觀存在性。實物檔案具有直觀性和客觀存在性的主要特征，但是種類比較復雜，非常不利于信息查詢操作[1]。實物檔案作為承載信息的主要載體之一，其內含的信息模式比較復雜，無法采用單一的信息化管理方法實現有效存儲過程。實物檔案的直觀性，能夠讓借閱和信息查詢的工作人員快速獲取檔案主體內容，還能夠進行分類索引。實物檔案的客觀存在性，是有效實施多維度檔案信息管理工作的重要特征之一。大多數企事業單位的工作人員需要將客觀存在的實物檔案內容進行有序管理，在有效載體上進行精準記錄，嚴格按照檔案管理規程執行管理操作。由于實物檔案獨有的直觀性和客觀存在性，對其實現數字化管理非常不利[2]。計算機技術人員無法將復雜的實物檔案信息實現有效關聯，也不能根據實際應用場景，采取多維度數據存儲方式，進一步加強實物檔案管理能力。

2）載體豐富。實物檔案的載體類型非常豐富，不僅是文字形式，還可以是具體物品的形式。實物檔案的來源非常多樣化，因此載體形式也非常豐富。很多企事業單位的實物檔案更多的是將具有法律意義以及證明性意義的物品，承載的內容類型比較多，其中承載的信息可以是結構化數據，還可以是非結構化以及半結構化數據。實物檔案載體的豐富性也是其難以完成數字化存儲的重要原因[3]。很多企事業單位無法將形態各異的實物檔案進行分類管理，只能根據具體事項所需檔案內容實現有效管理。在需要實物檔案證明時，借閱人員需要花費較多時間尋找多種實物檔案，非常浪費精力，因此實物檔案的載體豐富性也降低了檔案信息管理的工作效率。實物檔案的載體需要根據具體問題具體分析，將較為復雜的事件進行拆分，將索引方式進行改進，才能避免實物載體豐富性對檔案管理造成的缺陷。

3）存放形式分散化。企事業單位的實物檔案需要根據具體事件進行有序排列，但是很多事件的保密性級別不同，存放形式和地點也有所不同，因此在查詢檔案信息的過程中，需要額外浪費時間和精力。實物檔案的存放形式并沒有統一的技術標準，也未形成完善的管理規程，因此每個企事業單位都需要額外制定實物檔案管理制度，將不同類目的實物檔案信息進行科學合理的存放管理。企事業單位的各個部門并不重視實物檔案的存放形式，每個部門都會將與業務相關的實物檔案信息進行存儲，并不實行集中化的檔案管理方式，對查閱檔案的工作人員而言，是非常繁瑣的一個事項。存放形式的分散化，會嚴重影響檔案查詢和借閱的工作效率，也會影響檔案變動信息的更新效率。

2 實物檔案管理中虛擬現實技術的具體應用

1）實物檔案模式識別。在實物檔案管理過程中應用虛擬現實技術，可以結合模式識別算法，將檔案的保密級別作為索引條件，工作人員可以通過查找關鍵字以及保密級別等數據標簽的方式，將模式識別算法的計算結果輸出到用戶界面中。VR技術可以將實物檔案信息中的非結構化數據內容，通過模式識別算法，進行抽象化表述。工作人員在聯網設備中可以選擇虛擬現實操作方式，在本地數據庫中快速鏈接實物檔案中的相關內容。實物檔案的模式識別，需要將本地樣本庫作為虛擬現實設備訓練學習的內容，檔案工作人員可以將模式識別計算結果與查找條件之間的權重進行關聯。實物檔案的模式識別過程，需要借助虛擬現實技術對實物的感知能力，進一步完善高效率以及高質量的本地檔案管理流程。

2）構建物聯網絡。構建物聯網絡，是將虛擬現實技術應用在實物檔案管理范疇中的關鍵應用形式之一。很多實物檔案信息需要較為嚴格的存放條件，對溫濕度以及通風條件要求較高。構建物聯網絡，可以將實物檔案信息中存儲的內容與虛擬現實感知設備進行連接，設備在采集信息的過程中，還需要借助模式識別技術，設置實物檔案條目的權重參數等。構建物聯網絡，是實現實物載體與數據資源之間有效連接方式的重要內容。在物聯網以及虛擬現實技術中的射頻感知設備，需要將實物檔案信息中可以被抽象的類目進行關系化存儲，快速反饋到服務器以及數據庫邏輯處理層中，工作人員可以定期更新和維護實物檔案的相關信息，也可以及時更新查閱和存取記錄。構建物聯網絡，則需要以實物檔案作為信息匯聚的中心，采取拓普網絡構建的方式，提升實物檔案管理效率。

3）實現高效率存取操作。實現高效率的存取操作，是虛擬現實技術在實物檔案管理工作中的重要應用。很多企事業單位的檔案管理工作人員，每日都需要進行大量信息存取操作。在虛擬現實技術的應用過程中，需要將實物檔案信息中的結構化數據與半結構/非結構化數據進行隔離存儲，在數據倉庫中進行有效鏈接。實現高效率的存取操作，VR設備需要借助物聯網感知技術和模式識別技術，將檔案信息的保密級別、應用場景、數據標簽等相關內容與實物物品進行關聯，在信息查詢以及借閱操作過程中，可以實現快速的系統響應能力。VR技術在構建的虛擬化檔案管理場景中，根據數據庫中的存取類目，將不同級別的實物檔案信息分布到不同時域和空域內，逐步完成系統化以及模塊化的實體數據化存儲方式。

4）建立檔案云端數據庫。建立檔案云端數據庫，是虛擬現實技術在企事業單位實物檔案管理工作流程中的重要應用。由于企事業單位的信息化改革能力有所不同，本地網絡部署以及軟硬件資源配置情況不同，對于不同存放形式以及載體形式的實物檔案信息，可以采取云端數據庫的存儲方式，有效減少數據存儲過程中的冗余情況。建立檔案云端數據庫，首先需要將企事業單位內部的檔案保密級別進行分類，其次將數字化檔案和實物檔案進行分類處理。對于內容較為復雜的實物檔案信息，可以將結構化數據以及非結構化數據進行并行存儲，還能夠有效提升云端數據庫的檢索能力。針對數據類目較多的實物檔案，可以按照重要度級別進行排序，能夠有效減少工作人員的信息檢索時間。

3 結束語

很多企事業單位都需要將具有法律效應的實物檔案進行高效管理，但是實物檔案與數字化檔案的管理方式有很大不同，其存儲方式需要額外配置數字化資源，難以進一步完善實物檔案管理流程。VR設備需要借助物聯網感知技術和模式識別技術，將檔案信息的保密級別、應用場景、數據標簽等相關內容與實物物品進行關聯，在信息查詢以及借閱操作過程中，可以實現快速的系統響應能力。