探析新形勢下檔案管理信息化建設的創新舉措

張永發

（瀏陽市總工會，湖南 瀏陽 410300）

對工會檔案在管理上開展信息化的建設，是推動工會檔案在未來管理中的，科學合理發展的一種有效的途徑，通過對檔案開展信息化建設，檔案管理的有關部門，就可以把先進的信息技術，合理的引入到工會檔案的日常管理工作當中。開展信息化建設能夠讓工會的檔案，在管理工作中的效率得到有效地提高，使其為有需求的用戶提供更好的服務。

1 檔案管理及信息化的建設概述

1.1 工會檔案的管理現狀，信息化建設的意義

檔案是由個人在社會當中活動的記錄、社會上的組織、國家的機構共同形成的，用來保存聲音、文字、圖像等的原始情況記錄。主要類型有：外交檔案、教學檔案、人事檔案、藝術檔案、會計檔案、工會檔案等，文章主要介紹工會的檔案管理。主要包含以下兩方面內容：第一，對工會檔案的資源管理，也稱作工會檔案的實體管理。第二，對檔案中的工會信息進行管理，稱作工會檔案的信息組織。工會檔案實體管理的內容包含：保管、鑒定、整理、收集等，通過對工會檔案開展資源建設，讓館藏體系能夠更加的科學、合理，為工會檔案在現代化的管理模式中，奠定一個良好的基礎。檔案的管理在活動方面，與其他的文獻管理是一樣的，在信息的傳輸時有信息輸入、信息存儲、信息加工、信息輸出，這樣一個過程，屬于一種控制信息的系統。

現階段的檔案管理在技術上的不斷進步，受到了越來越多的關注，工會檔案管理的設施上得到不斷地更新、完善，但是在實際的工作過程當中，檔案的管理相比于社會進步時對此的要求，依然有不小的問題存在，部分從事檔案管理的工作人員，普遍存在一些領導沒有予以足夠的重視、隊伍穩定性不高、待遇不高、工作素養不高，硬件條件較差、設備設施不全、經費不夠、檔案管理意識不高、群眾參與的意識較低、宣傳力度不夠、管理模式老套等。

1.2 對工會檔案的管理開展信息化建設的積極意義

工會檔案的信息化體系由五方面構成：建設人才隊伍、建設規范標準、建設應用系統、建設檔案的信息資源、建設基礎設施，其中最重要的兩項就是，對基礎設施、檔案信息資源的建設。工會檔案的管理，在信息化建設中的重要性包括以下幾點：第一，檔案管理實現信息化，能夠讓檔案管理在工作上，得到有效的改善；第二，適時的決策、正確得當的管理措施，要依靠可靠、完整的信息、綜合快速的分析能力來保障；第三，可以為科學研究、普及知識等方面，提供更加智能化的服務。

2 創新的具體舉措

2.1 在工會的檔案管理中加強對數字化技術的應用

工會檔案的管理工作，設計到了單位的相關機密工作，對于工會內部的員工而言，在評定職稱、工作履歷、醫療互助報銷、職工幫扶等，在這些方面的工作參考性是非常直接的，因此應該對信息化技術予以合理的開發，以便更好的去適應，工會檔案在管理中的工作特征，比如對檔案管理的硬件設備、數字掃描儀的使用上，對檔案數據的存儲設備在選擇、應用上，通過引入數字化的技術，讓檔案管理在信息化的工作方面，保障其正常、有序的開展。

例如：可以對在相關的工會檔案在管理工作中，收集到的有關數據內容加以利用，根據數據中的提示對工會檔案館的網站進行構建。同時再去開展一些，相關的網絡管理服務，讓持有工會檔案的人群，在網站中能夠找到自己的檔案，通過網絡在線上進行服務，讓管理工會檔案的相關部門，利用網絡對數據完成信息的共享，進而讓有需求的用戶，在操作管理中能夠更加方便、快捷[1]。

2.2 對相關的工作人員在綜合素養方面進行提升

實現應該從規范行為、設計制度方面，在工會檔案的信息化管理平臺，樹立一個服務型的角色，設計平臺、充實內容、人員管理等工作，都是為了更好的幫助使用者，在資源的需求上提供有效的信息。要時刻保持一種學習進取的精神，在嶄新需求的引導下，針對自身在綜合素養方面進行不斷的提高，樹立一種服務他人的意識。在這個基礎之上，針對工會檔案在信息化管理平臺的技術環節，針對相關的技術人員，定期的組織相關的技術培訓，促進工作人員在調用信息內容的技能、運用平臺信息的技能、計算機的技能等，這些方面得到有效的提高，進而讓工作人員的素養、信息化，二者之間更好的相互 協調。

2.3 針對工會檔案的管理在信息化的工作體系方面實現制度化

工會檔案的管理工作在具體落地實施的時候，在制度化方面應該具備約束的效力，然而想要在檔案信息化中，構建一套完整的管理制度，就需要借助信息化技術的力量，對管理工作中的內容進行有效的融合，在管理方面突出信息化，確保工作的開展真實有效，工會管理才能夠在建立、完善的工作中，讓信息化技術在應用中的優勢得到突出，對信息化管理工作中的流程進行規范、完善，在約束的機制方面制定一套完整的制度。我國當前處于信息化的時代浪潮中，工會檔案在信息管理的安全方面，受到了嚴重的威脅和挑戰，因此只有對相關的工作制度，不斷的進行完善去建立健全，才能保障信息不會遭受泄露的風險。工會檔案管理中的工作人員，在工作時一定保持積極、熱情的態度，對工作制度有遵守的恒心和毅力，與此同時對工會檔案的管理，在信息化建設方面的進度予以關注，只有借助高超的信息技術，才能讓檔案管理在工作中，安全風險的發生得到有效的避免。

2.4 為信息化平臺建立一套推廣模式

針對檔案管理搭建信息化平臺，是為了給有需求的用戶提供更好的服務，不是當成形象工程去建立的。因此工會檔案的相關管理部門，應該對此信息化管理平臺，進行大力的推廣宣傳提高知名度。首先，與使用此信息化管理平臺的有關單位，進行積極、有效的溝通、協調，讓有需求的用戶清楚此平臺，在信息化管理方面的便捷性，讓信息化平臺在知名度上得到提升。其次，要對一些相關的單位，在信息化的管理系統上，針對先進的經驗進行充分的借鑒，通過從相關系統平臺，借鑒而來的有關理念、知識，對信息化的管理平臺從根本上，針對信息的有效性、使用頻率進行提升[2]。

2.5 對工會檔案在管理工作中的信息安全采取保障措施

首次，構建相關的防火墻基于計算機的網絡技術，在對檔案的內部網絡實施高效的梳理，針對網絡安全全方位的加強防范意識，對整個數據庫的資源加大監控管理的力度。其次，在網絡中對線路實現層次性，讓IP數據包在攔截時更加精準、高效，進而讓整個工會檔案的信息化管理，在工作中更加安全、高效。

3 結束語

綜上所述，要想對工會檔案在管理方面，實現有效的信息化建設。首先在工會檔案的管理工作中，就要對數字化技術在應用上予以加強；其次針對相關的工作人員，組織定期的技術培訓，促進其在綜合素養方面得到提升；然后針對工會的檔案管理，在信息化的工作方面要實現體系的制度化；接著為信息化平臺在推廣方面實施有效的舉措；最后針對工會的檔案，在管理信息工作中的安全性，采取安全、有效的保障措施。