我國不動產登記檔案管理程序研究

肖松樂

（天津市市區不動產登記事務中心，天津 300202）

2014年，國務院國土資源部下設不動產登記局，主管全國各類不動產登記工作。地方上，各地國土資源局下設不動產登記中心負責當地的不動產登記。原先的由不同部門分別負責不同的領域：國土資源部門登記土地和礦山產權、林業部門登記林權、海洋漁業部門登記海域等局面將逐步消失，轉換成由不動產登記中心統一管理的局面。

1 不動產登記檔案管理的主體

依據法無授權即禁止的樸素法律理念，行政機關必須在法定職責范圍內行使權力。不動產登記機構的統一大致上被分為了三步：第一步，類型內部的統一：原先的登記體系中各個類型內部先實現統一。城鄉統一、建筑物統一、東西中部統一等。第二步，土地與房屋的統一：房屋、土地上的物權登記是不動產登記中的大頭，所占的份額比較大，也與群眾生活息息相關，是政府重點關注的地方，所以將原先分散在不同登記機構的房屋、土地都集中到一個登記機構；第三步，在土地和房屋統一登記后，再分步將礦產、海域、森林、草地等不動產進行統一登記。

2 不動產登記檔案的管理形式

不動產登記檔案是指在不動產登記過程中所形成的反映不動產產權歸屬、變化、轉移等過程的記錄性材料，也就是我們常說的不動產登記簿。不動產登記檔案資料是不動產登記的真實記錄，直接決定了不動產登記工作的好壞，重要性不言而喻。隨著不動產登記制度的實施和檔案資料數量的增加，不動產登記檔案的管理形式也在與時俱進。選擇一個科學有效的不動產登記檔案管理形式是非常重要的。不動產登記檔案主要是由兩種介質組成：電子檔案和紙質檔案。按照現今通用的管理形式來看，電子檔案是按照虛擬管理形式進行管理，紙質檔案則是物理管理形式。

1）虛擬管理形式。虛擬管理與物理管理相對，主要是針對不動產登記檔案中的電子檔案。電子檔案從來源角度來看，主要來自四個方面：申請人申請時錄入信息、登記人員登記錄入信息、共享數據庫中的信息、以及通過申請人的上傳、審核人員的掃描或拍照所得的圖像信息。虛擬形式以“四統一”要求作為基本要求，搭建不動產登記檔案信息管理平臺，整合各個機構，簡化工作流程，實現信息的共享與流通，消除“信息孤島”，強化產權保護和便利百姓。不動產登記信息平臺一體化包含了檔案管理形式，接收和生成的數據自動形成電子檔案，簡單快捷，減少人工輸入，保證了數據的準確性，直接形成完整的電子檔案。不動產登記信息管理基礎平臺是對各級各類不動產登記信息資源進行整合，實現國家、省、市、縣縱向四級，公安、國土、財政、稅務等橫向多個部門的信息共享?；A平臺按照管理層次與管理權限進行設置查詢權限，確保信息安全，保護個人隱私。

2）物理管理形式。物理管理形式對應的是實體管理，主要是指不動產登記簿等紙質檔案以及權籍圖冊等圖像檔案。由于各地的資金投入、人員配置、管理水平、庫房條件不一，所以各地在解決檔案管理過程中出現的問題時，采用不同的管理形式?！耙罁y一管理程度不同來劃分，物理管理形式被分為高度集中式、相對集中式、集約管理式三種形式?！?/p>

3 不動產登記檔案的分類

“依據《不動產登記暫行條例》，我國不動產登記檔案的歸檔范圍大致分為以下9種：集體土地，房屋等建筑物、構筑物，森林、林木，耕地、林地、草地，建設用地，宅基地，海域的權屬證明以及相關資料，不動產的地役權、抵押權不動產登記的各類申請材料和申請人（法人）的身份證明材料、相關法律文書等材料?！睔w檔范圍廣泛，大致可以包括我國農業、林業、耕地、海域、住房等相關材料，這些材料都是民生檔案的重要組成成分，統一管理與查詢，對于發展民生檔案服務具有重要的意義。

4 不動產登記檔案信息的查詢與利用

1）不動產登記檔案信息的查詢難點。不動產登記信息涉及產權隱私問題，所有權人不愿意配合查詢，怕引起不必要的麻煩。另外，擁有多套住房的干部職工，認為進行不動產統一登記和聯網查詢會損壞到他們自身的既得利益，不愿意配合登記查詢工作。不動產所有權人的隱私觀念有待改變，同時應從國家、集體、個人三個方面加強隱私的保護。嚴格遵照法律，保護個人隱私是解決這一難點的關鍵所在。2015年以前的不動產登記制度，是各個部門按照分類分別管理、分別登記，沒有統一的標準，這需要原先的登記部門、檔案館的共同合作，涉及許多部門，需要大量的人力、物力、財力。

2）不動產登記檔案查詢的具體方式。不動產登記檔案資料按照法律規定，屬于依申請才能公開的資料，公民、法人以及其他組織可以根據自身生產、生活、科研需要，申請查詢相關信息。

權利人、利害關系人的合法查詢。依照相關法律規定，權利人、利害關系人可以查詢、復制不動產登記檔案資料。權利人，指依法對不動產享有所有權或者對該不動產享有占有和使用、處分權利的法人、其他組織或自然人。不動產的物權變動是以登記為生效要件，而動產物權變動則是交付。權利人可依法查詢與權利相關的不動產登記信息。利害關系人，是指與交易的不動產沒有直接的利害關系，但存在一定的現實利益，會因為登記結果變動對其利益產生一定影響。如不動產的繼承人和受遺贈人、不動產的擔保人、配偶以及直系親屬、訴訟案件的當事人等。不動產利害關系人可以申請查詢不動產登記信息，但是要滿足5個條件：一是有利害關系，利害關系人與不動產標的物具有法律上的因果關系；二是不動產交易影響到利害關系人切身的利益；三是發生了繼承、擔保、贈予等法律事實；四是利害關系人利益受到了侵害，依法尋求法律保護；五是有證據證明權益受到侵害。查詢人需要提供足以讓人置信的材料證明存在利害關系，比如授權委托書、經法院或仲裁機構受理、判決、裁定的證明材料、經公證的繼承、贈予證明材料、婚姻存續期間的證明材料等。

司法調查。司法調查是指法院、檢察院、紀檢、公安等政府部門，因司法辦案需要，可依法攜帶司法文書前往不動產登記檔案部門查詢、調閱、復印當事人不動產信息，但是這僅僅只限于辦案需要，不能用于其他方面。不動產登記機構應當為國家征信機構提供相應的資料，共同建立社會信用檔案，為信用社會做貢獻。

國家機構查詢不動產信息，主要分為兩類：第一類是為了辦案過程中獲得相關的線索和證據材料，需要不動產登記機構相應的配合，這主要是紀檢、審判、檢察、公安等部門；另一類則是為了落實相關政策，查詢相關人員及其家庭成員在本行政區域內是否有房屋以及房屋的數量，比如限購房屋政策，這主要涉及公積金、住房保障、房產稅等部門。第一類我們將之稱為“線索型權限”，而第二類查詢主要通過數據接口完成，所以稱為“接口型權限”。

5 結論

將不動產登記職責整合到一個部門，是不動產登記制度一次重大變革，也是對物權法的重要完善。在己有的成果基礎上進一步的完善，形成簡潔高效的檔案管理體系，是目前我們工作的重中之重。不動產登記檔案信息資源的整合，是一項非常復雜且龐大的工程，涉及多個領域，我們應該緊扣實際，緊扣制度改革的要求，規范檔案管理，完善管理模式。