淺談檔案信息化建設的難點和重點

楊 潔

（青海省人民醫院，青海 西寧 810007）

1 檔案信息化建設的幾個難點

1.1 各類檔案信息大，錄入工作量大

一個單位或企業不管架構大小，其檔案信息量都是非常大的，各種分類檔案信息層出不窮，各種信息含量更是驚人。就拿北京天運北京天運中興物業管理有限公司來說，檔案文本信息巨大，錄入工作量是巨大的。該公司屬于市屬國有企業的三級單位，主要經營范圍為本市市屬國有企業職工住房等非經營性資產實施專業管理的物業管理單位。該企業現有文書檔案380卷，其中永久85卷，定期30年203卷，定期10年92卷；科技檔案以基本建設檔案為主，共有560卷，專業分別為土建、水暖、基礎管線等。根據單位的業務經驗范圍，有業主房屋檔案6500卷，以業主租賃和買賣合同為主。這些案卷為原產權單位移交，保管期限為永久；會計檔案有會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他核算資料，共計3623卷；人事檔案86卷。自2019年以來，單位檔案室共收集各類材料文件5600件，整理各門類檔案530卷，整理庫存資料660卷，累計800多件，底圖、藍圖204張、1026張。因此要想把這些信息錄入到電腦中，組成完整的數據庫系統，難度可想而知，不僅需要大量的時間，而且還要花費大量的人力、物力和財力。一個物業管理公司這么一個小單位就包含這么多的文檔檔案信息，何況哪些大型企業公司呢？由此可想，檔案信息化建設初期的文本信息的數據化和電子化，工作量是出奇的大。

1.2 檔案信息化方面建設物力、財力投入大

檔案信息化建設需要專業的硬件設備和軟件設備，比如電腦以及專業的軟件系統本身就是一筆很大的支出，同時這些設備設施不要不斷的更新，如果硬件設備和軟件不能得到及時的更新，很難有效地開展信息化數據檔案的高效管理工作，因此設備和系統的更新換代仍需要一定的物力和財力作為保障。另外，在建設初期，大量的整理、錄入、管理工作需要大量的人力來作保障，這些工作離不開人員的付出和勞作，這更是一筆很大的支出。雖然在建設后期隨著整個工程的逐步完成，檔案信息化物力和財力需要較先前少很多，但是其維護運行仍需要投入，特別在檔案信息管理者的培訓仍需要投入。我們知道，檔案信息化管理是個新嘗試和新發展，原有的檔案管理工作管理先前都是采取紙質化管理，對電腦中的數據庫建設和電子化運用大多是一知半解，他們不僅在信息化建設上面缺少經驗，而卻在計算機運用以及數據化管理方面更顯得力不從心。因此，各大中小企業或者單位必須要加強對檔案管理人員的招入和培訓，新進員工的工資福利以及培訓各項經費仍是一批很大的費用。由此可見，充分保障的物力、財力和人力是推進檔案信息化建設必不可少的重要條件，如果缺少這方面的投入和保障，企業或單位要想取得檔案信息化建設的成功簡直天方夜譚。如果資金投入較少，這將直接導致檔案管理部門的硬件系統陳舊、軟件系統更新落后，缺少相應的配套軟件，使得信息查詢慢，適應能力差，軟件功能少且速度慢，勢必會嚴重影響了信息化數據檔案管理工作的順利開展。但是，隨著檔案信息化建設各項費用的增加，給企業勢必帶來一定的影響。

1.3 檔案信息化數據資源收集、利用效率較低

由于檔案信息量大，單位和企業在收集和整理時難免能面面俱到或者眉毛胡子一把抓，使得信息整理沒有進行分類，也沒有對信息進行嚴格的篩選，沒有考慮到信息的使用價值，只是直接地記錄下來、輸入到電腦中，這樣一來，就容易造成信息數據化和電子化雜亂無章，沒有真正形成一個系統，使得檔案信息化數據資源收集和利用效率低，給后面的系統運行和信息查詢帶來很大困難，不能真正發揮檔案信息化查詢方便、管理便捷的重要作用，這對信息化數據檔案的管理工作，會產生極其不利的影響。與此同時，由于企業或單位檔案管理部門的工作人員觀念沒有得到改變，服務意識不強，專業能力不高，這更加加深檔案資料流于形式，沒有產生實質性的效果。

2 檔案信息化建設的工作重點

2.1 前期錄入信息必須準確、全面、無誤，更新及時

錄入信息準確、全面、無誤是搞好檔案信息化建設的前提和保障，信息完備、準確直接影響到后面數據庫的完整，影響以后檔案數據庫的管理。因此，企業和單位檔案工作人員必須高度重視信息錄入工作，在錄入前必須對各類信息進行整理和分類，篩選出有使用價值的信息，并把這些完整、準確地輸入到檔案信息數據庫中。同時，在設備系統運行過程中，有很多信息需要補充和更新，因此還要做好數據化信息的及時更新和添加，確保整個數據庫里的信息是最新的，也是最完備的，為以后檔案信息化的建設和管理提高可靠的數據保證。

2.2 加強培訓，不斷提高檔案操作人員業務素質

檔案信息化工作是一項重要的工作，但是不少企業或單位檔案管理人員專業能力和計算機操作能力不強，使得他們不能很好地管理和運行檔案信息化工作，使得檔案信息化的優勢和作用沒有很好地展現出來。因此，為順應時代發展，不斷加強檔案信息從業人員的業務技能和業務素質的培訓就顯得非常重要，各單位、企業要重視檔案工作，積極開展培訓班或者業務人員去外面專業技術班進行培訓，培養工作人員的信息技術水平，努力提高他們業務能力和素質。檔案操作人員的培訓要注重實際運用，要把檔案信息化和傳統管理模式相結合，很好地利用信息化和傳統管理的優勢，逐步讓他們掌握電腦知識和軟件系統操作技能，提高現有工作人員的工作效率，進一步完善檔案管理工作，促進檔案信息化建設。

2.3 科學構建檔案信息資源體系，確保檔案工作系統化

檔案信息資源是檔案信息化建設的重要內容和核心內容，它是查詢的資源庫、數據庫，所有的信息資料都來源于這里，因此把檔案信息資源按照一定的規律和規則建成一個體現，實現檔案信息資源體系的科學、合理構建，對檔案信息數據化、電子化的快速運行和管理具有舉足輕重的作用，它不僅能解決檔案紙質信息數據化實現的很多問題，而且還能解決前面所提到的資源收集和利用效率較低的問題，使得檔案信息數據化更加完備、準確，安置更加科學、有類，也確保了檔案工作的系統化、規范化和高效化。

3 結論

總之，檔案信息數據化、電子化之路是檔案工作發展的必經之路，各企業和單位要高度重視檔案信息化建設，把握好建設工作中的難點和重點，高速有效地推進檔案信息化建設和管理，努力提高檔案工作的服務效率和服務質量。