規范財政部門檔案管理工作的幾點思考

王曉麗

（河北省石家莊市平山縣財政集中支付中心，河北 石家莊 050400）

財政部門檔案信息化管理主要就是指在通過對互聯網相關技術以及計算機技術進行利用之后，來將財政部門的營銷合同、電子文檔以及使用以及設計合同等一些相關文件以及資料，在計算機網絡的這一環境之下，可以實現財政部門檔案相關信息之間的共享。這樣不僅可以在很大程度上提升財政部門檔案信息管理的整體效率，還可以進一步推進財政部門檔案管理信息化的科學發展。所以本文主要針對規范財政部門檔案管理工作的幾點思考展開以下相關的分析和研究。

1 財政部門檔案管理建設的基本要求

1.1 加強信息化資源的創建

財政部門相關信息檔案的資源主要包含對象數據、原始數據以及目錄數據，從財政部門的檔案管理工作之中可以通過編寫接口相應程序來獲得原始數據以及目錄數據，而且針對數據化的掃描紙質檔案，可以更為廣泛的采集一些數據對象，通過條碼來識別對象數據進行自動化的傳輸到互聯網服務器之中，使得原始數據以及目錄數據等進行關聯和存儲。而且，進一步有效完善財政部門檔案信息化管理的系統，優化檔案相關檢索以及收集等系統化模塊，可以為客戶提供更多便利條件，同時利用數碼相機以及掃描儀器等相關的信息化設備，將財政部門之間的檔案信息傳輸到財政部門檔案管理的系統之中，創建出十分穩定的數據庫。同時需要考慮到財政部門之間的交易以及相關低壓業務的基本特點，需要做到滿足多個角度的檢索系統之上所提出的主要要求。

1.2 實現資源共享

更為積極的推進數字化財政部門檔案管理室的進一步發展，一方面可以實現財政部門檔案的信息數據，創建出數據庫，并且進一步完善。另一方面，需要實現財政部門現代化建設的檔案數字化相應工作，科學健全財政部門檔案相關信息化體系，并且結合實際的財政部門檔案的相關信息，針對其進行更多方面的分析以及闡述。

1.3 加強檔案的安全性

財政部門檔案信息化管理制度一定要進一步加強自身管理的安全性，避免因為軟件系統以及硬件系統受到外來病毒的侵害以及人為的破壞，針對財政部門的檔案相關數據需要展開保密工作，保證系統可以更為安全的運行。而且財政部門之中的檔案管理部門需要針對不同的用戶所擁有的權限展開科學控制，核心以及機密的財政部門檔案相關數據，通過分散的使用以及集中管理基本方式，財政部門內部工作人員在訪問部門或者是單位的財政部門檔案信息之時都需要做到向檔案管理部門進行申請，然后才可以查閱，確保財政部門檔案相關信息和資料具有安全性。

2 規范財政部門檔案管理工作的對策

和其他檔案管理信息化管理工作進行比較，相關單位內部財政部門檔案管理工作的整體利用價值會更高，因為其主要是針對各個方面財政部門工作的科學記錄，對日常的工作有指導作用，也是單位內部財務決策的重要依據，所以展開財政部門信息化管理具有十分重要的價值和意義。

2.1 強化思想上的認識

隨著當前現代化科學技術的不斷發展，應用信息化的方式，針對當前在不同的領域與行業之中，需要具有一定的重要的意義。而在對于財政部門的單位之中，做到加強認識，對于內部財政部門檔案信息化管理的時候，對于單位的可持續發展來說，有著相對積極的意義，特別是結合單位自身的實際情況來說，需要不斷的投入人力、物力，還有財力，并且做好財政部門的檔案信息化方面的管理與建設。另外，財政部門管理部門還需要通過宣講的基本形式提高財務部門工作人員的整體對于檔案管理的安全意識，而且需要采取相應措施、利用比較先進的網絡信息化技術有效加強網絡信息的保護工作。單位內部的財務部門還需要提高檔案管理工作人員的思想素養，并且針對工作人員展開定期的檔案管理工作素養的考核。

2.2 做好健全信息化的管理體系

在進行財政部門檔案信息化管理的時候，不能夠和正確的思想認識相背離，還需要對于財政部門檔案資料加強管理，保證檔案的管理人員，能夠對于財政部門檔案信息化管理的重要意義有正確的認識，對于自身工作職責進行不斷地強化，進一步提升工作人員的積極性。充分與財政部門行業發展趨勢和社會需求相結合，不但的引入各種自動化的軟件，還有相應的設備。這樣才能夠更好地保證財政部門檔案資料自身具備一定的準確性和完整性，對于日常的檔案做好規劃。而且，財政部門檔案信息化管理人員也需要做到嚴格按照《檔案管理制度》之中的每一項要求進行檔案資料的收集、整理以及歸檔等。財務部門還需要在完善檔案管理制度的基本之上，還需要根據實際的發展水準對于每一個檔案管理基本規則展開細化分析和制定，最后使得制度得到落實。為了做到進一步保證信息化檔案管理相關制度被科學推行，那么需要設置責任追究的相關制度。針對泄露財政部門檔案信息的行為以及一些違反規則的行為都需要做到依法制裁。

2.3 完善檔案的編研

針對現代化的信息時代發展的背景之下，為了能夠更好地提高在財政部門檔案方面的管理與工作水平，需要根據財政部門檔案信息化的管理原則進行積極的管理。在開展檔案編研的時候，進一步保證財政部門檔案管理工作，涉及營銷合同與電子文檔，還要包含設計合同與投標標書等各種文件與資料。根據目前日常工作之中的服務要求與檔案需求來說，需要依照一定的規律規范，并且合理地將分散的資料進行編制，積極開發利用財政部門方面的檔案資料。

2.4 加強對于檔案管理的人才培養

近些年來，財政部門的發展十分迅猛，而且在單位之中的財政部門工作十分繁雜，涉及的錢款和賬務都比較復雜，需要工作人員具備更為專業化的工作素養，這會使得針對財政部門相應檔案管理工作之中的查閱基本需求也會不斷增強。所以，在內部的財政部門相關檔案管理系統需要實現容易操作、更為便捷以及準確性，進而可以做到滿足實際的財政部門相關檔案資料查閱的基本需求。為了可以有效提升財政部門檔案信息化整體的管理水準，需要創建出一支更加成熟的現代化科學技術，并且需要精通財政部門檔案管理工作的專業化管理團隊，財政部門相應的檔案管理部門也需要具有科學技術、文化素養以及檔案管理經驗等多個領域以及學習的相應知識技能。所以，財政部門單位需要進一步加快對于檔案管理人才的培養工作，鼓勵相應的管理工作人員需要更加積極的學習財政部門檔案信息化技術知識，還需要更加熟練地使用以及操作去那面的計算機信息技術，更為全面地掌握一些數字化相關的處理技術，并且可以在計算機網絡系統之中收集以及整理各種與財政部門檔案管理工作之間相關的信息。比如：在計算機信息技術的環境之下，雖然可以在很大程度上提升檔案管理工作的效率，但是也會面臨很多安全性的威脅，這對于財政部門檔案管理工作方面具有很多威脅。所以工作人員需要優化服務器機房的主要配置，通過科學有效的防雷以及防火等方面的科學化工作，防止外界一些不良信息或者是人員的入侵。還需要針對財政部門的檔案信息數據展開備份，加強對于病毒的防治以及處理，避免財政部門一些數據出現丟失現象。

2.5 充分認識財政部門檔案信息化建設在中的地位

首先，需要做到提高單位之中領導層來入手，使得領導才可以明白財政部門檔案信息化建設的重要程度，并且可以在很大程度上爭取獲得領導針對工作的進一步支持。其次，在內部的財政部門檔案管理相關部門需要將每一份管理工作都做到細化和分工。針對每一項具體和信息化建設之間相關的檔案管理工作都需要設置專門的管理崗位。并且使得信息化檔案相關的管理工作從比較被動的管理局面逐漸轉向主動的管理局面。最后，內部的財政部門管理部門還需要展開更為豐富的宣傳實踐活動，為工作人員普及信息化檔案的相關管理知識，進而做到提升內部對于財政部門檔案信息化建設的整體重視程度。

2.6 完善財政部門檔案信息化建設之中的基礎設施

針對財政部門檔案信息化建設的管理之中所需要的軟件和硬件設施，都需要給予一定的完善和更新。第一點，這樣做可以幫助財政部門檔案信息化的基礎性建設；第二點，可以提高財政部門檔案信息化管理整體的質量以及效率。所以，不僅要做到為財政部門檔案管理配置質量良好的計算機和相應系統，而且還要做到防患于未然，并且在進行財政部門檔案信息化建設的過程之中投入一些資金來聘請專業的信息技術專員，為網絡信息系統設置更為嚴密以及安全的網絡防護系統。

3 結束語

總而言之，內部財政部門檔案信息化的管理屬于科學管理方式以及現代化科學管理技術的科學結合，是有效滿足當前財政部門行業進一步發展十分重要的措施。當前，每一個領域以及行業的相關信息化建設處于快速發展的進程之中，財政部門檔案信息化管理可以有效提升財政部門檔案資料整體的利用率以及開發的主要能力，進而可以促進財政部門現代化的管理水準以及相應的工作效率。