試論文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護

摘?要：近年來，隨著當今社會經濟建設及城市化發展的持續推進，各地區的大量基礎設施正在逐漸完善，此時傳統的紙質檔案管理模式已經不能保障新時期工作需要得以充分滿足?；诖?，各企事業單位進行文檔管理工作時，應跟隨著信息化時代發展步伐加強信息化建設力度，借此保障文書檔案安全性的同時，促使文書檔案利用率顯著提高。國家檔案局于2018年強調，下屬單位及其他單位都應該在檔案管理效率方面進行提升，檔案管理工作中應融入新時期背景下涌現的先進信息技術，進而為信息化及數據化的文書檔案管理方向發展提供技術支撐?；诖?，對于本管理站來說，尤為必要的就是在現有管理模式方面進行積極優化和改進。

關鍵詞：文書檔案管理;信息化;利用率;安全保護

新時代背景下，逐漸普及的網絡多媒體技術，給文書檔案管理提供了全新方向和更多機遇，顯出推動了檔案管理信息化及數字化發展局面逐漸形成。傳統紙質檔案的開發和利用環節，不可避免地會受各種主客觀因素影響、導致檔案數據信息存在缺失、不準確等因素，不僅不利于水利工程、防震減災等工作的良好開展，同時也難以提高文書檔案利用率?；诖?，在開展文書檔案管理工作時，應考慮到城市規劃、基礎設施建設、社會發展等的現實性需求，進而與時俱進，整合多種信息技術加強信息化建設，進而實現文書檔案高效利用的目的，為上述工作開展提供可靠的基礎保障和準確數據信息支撐。

一、傳統文書檔案管理現狀

當前，各單位的文書檔案工作基本已經全面趨于信息化方向發展，但值得注意的是，受用房條件這一限制性因素影響，加之落后檔案管理方式、人員匱乏及大量歷史資料數據等因素存在，使得一些單位的信息化模式仍未貫徹實行，給檔案工作的科學規范、信息化發展造成了影響。從目前一些單位文書檔案調閱實際情況來看，查閱檔案的方式，仍沿用目錄、人工檢索等傳統形式，導致大量庫房空間被占用的同時，查閱過程往往也會消耗大量時間和人力。之后，雖然大部分單位跟隨信息化時代發展，在電子檔案歸檔目錄方面加強建設力度，但因此方式對文件目錄查閱時，只能以電腦及文本為主，原文信息難以看到，因而通常還需要到庫房對相應文件進行調閱，所以仍然有調卷效率低及原件易破損等問題存在。

二、文書紙質檔案及電子檔案特征分析

（一）紙質檔案

載體以紙張為主的檔案形式之一就是紙質檔案，如公文及會議材料等的保存。從傳統紙質檔案形式來看，其存儲形式對閱讀、保存等能提供極大便利，同時通過瀏覽紙質檔案、也能夠清晰可見其字體及字跡等內容，并且具有不可更改性的紙質檔案內容、其真實性往往會更高。具體來說，紙質檔案特征體現在以下方面：穩定性，載體以紙為主的紙質檔案，往往具有較高穩定性，并且也會存在相對穩定的字跡顏料及染料等，具有較長使用壽命[1]。值得注意的是，傳統紙質檔案也存在較為顯著的缺點，如受環境及條件等因素影響，保存紙質檔案時需要大量的存儲空間，且具有較高的維護成本，同時在查閱過程也會耗費較多的時間和人力，而在傳統紙質檔案保存及搬遷環節，一些自然災害性的潛在風險問題較為嚴峻，如破損及丟失、火災等。

（二）電子檔案

在信息化時代背景下，文書檔案發展的必然趨勢就是電子檔案，所以必然會產生以電子為載體的檔案形式，此種檔案的顯著特征體現在以下方面：第一，載體小，卻具有很大的存儲量，如U盤、硬盤等，在把資料向電子數據進行轉化的情況下，使得以往以紙為載體的檔案存儲模式開始被取代，隨之檔案管理過程的各種資源也得到了有效節約。第二，存儲多樣性特征，在新時期背景下，以往單一且以文字為主要形式的紙質檔案開始發生巨大改變，通過信息技術的應用，能夠從數字化角度來綜合處理文字及音視頻等資料，之后在同一介質內進行存儲，使得傳統紙質檔案僅能對文字加以存儲的局限性被突破，因而逐漸豐富了文書檔案資料內容[2]。第三，便捷的異地利用和資源共享，在逐漸形成電子檔案的背景下，使得以往檔案信息資源的空間及地域等限制性因素被一一突破，隨之文書檔案的高效利用目標逐漸實現，加之備份方式的多元化，也限制提升了檔案安全性。

三、提高文書檔案信息化利用率的途徑

（一）建立文書檔案信息化長效機制

規范性質機制。數字化的檔案應與真實性管理要求相符，在進行數字化檔案建設過程，應全面收集元數據，同時數字復制件應以原貌保持為主，之后向電子檔案管理系統中納入，以統一管理的方式進行檔案管理[3]。文書檔案信息化建設過程，需要從數字化角度來復制紙質檔案，借此有效識別紙質檔案全文內容的同時，把單位現有的圖像數據向文本信息方面進行轉化，為檢索、開發、利用等提供便利作用，同時應統一要求檔案信息化格式，并且把電子文檔和電子版管理制度積極建立起來，以相應管理規范為依據，把職責充分明確，并且電子文檔管理工作開展時，應以分離式的規范性原則為主，進而把對應規范及制度積極建立起來，確保有序化及規范化的數字文檔建設全過程良好工作局面得以逐步形成。

實用性機制。數字化檔案管理工作開展時，應以自身實際情況相結合，注意檔案信息化發展進程及具體范圍的全面考量，同時從統籌角度來綜合考慮檔案重要性及實際利用率等內容，進而優先處理重要文書檔案的信息化建設及管理工作。此外，針對一些不具備較高利用率和使用價值的文書檔案來說，這些檔案的信息化加工處理可暫緩，確保檔案管理工作效率以及成效得以顯著提升。

同歸檔機制。建設信息化文檔時，一項重要工作內容就是共同歸檔紙質文件及電子文件，在信息化文檔建設工作初次進行時，應注意以往紙質文件向電子文件的轉變，借此使得電子文件因自身特征而造成的存儲風險問題得以有效避免，在同時歸檔紙質文件及電子文件的情況下，能為檔案安全性提供進一步保障，并且選擇同時歸檔的方式、也能夠為答案間相互聯系的良好保持提供便利作用，使得檔案的整體優勢得以充分發揮，對檔案保管及利用等也十分有利[4]。（二）提高文書檔案信息化管理水平

首先，在管理人員水平方面進行提升，從目前一些單位實際情況來看，普遍存在人員匱乏及工作任務量大等問題，雖然說大多數檔案管理人員已經熟悉紙質檔案管理原則及方式方法等，但要想使得文書檔案管理與信息化檔案發展相符，確保檔案信息化管理環節產生的問題得以及時有效解決，應注意人員素質水平的提高，并重視當管理方法的創新。具體來說，要加強培訓力度，或者邀請專業的信息化檔案管理專家來指導工作，為管理人員高效高質完成檔案管理工作提供幫助。

其次，建設科學化及現代化的管理，通過檔案管理模式的積極創新，加之選擇先進數字化管理模式應用，能使得新時代下文書檔案發展需要得以充分滿足?，F代檔案管理進行健全的必然途徑就是信息化管理，為確保傳統檔案管理思想得以切實轉變，必須要在單位的整體規劃中充分納入數字化文書檔案管理，同時基于各部門溝通協作力度的加強，加之領導的支持和幫助等，盡可能在年度預算中納入數字化檔案管理，以充足資金保障數字化檔案管理有序、順利進行[5]。

四、加強文書檔案信息化管理安全保護的措施

（一）加強組織領導力度

對于各單位內主管文書檔案部門來說，應注意明確信息化的管理趨向及發展空間，之后具體落實各項任務及責任，基于安全管理制度的積極制定和執行，強化管理人員文書檔案安全管理意識。在建立文書檔案安全保障機制的過程中，組織管理者主導作用尤為重要，具體來說，需要組織管理者和具體管理人員、在檔案信息化管理中共同參與，加之各項職能及職責的充分明確，為更具安全性的信息化檔案管理工作提供保障。

（二）加強管理人員培訓

新時代背景下，對文書檔案信息化管理、管理人員等都提出了新要求，即不僅要保障業務功底扎實，同時其管理能力及服務意識也應該較強。作為山東省調水工程運行維護中心牟平管理站的檔案管理人員來說，應針對管理設施、水土保持工程、管道段遷占補償資料等進行及時主動收集和存檔，同時注意檔案的按時歸檔及定期整理等工作，加之經常性的檢查工作開展，實現有序性、科學化的檔案管理局面[6]。

（三）加強安全防范力度

首先，注意內部網絡的積極建立，要想實現可控可信的內部網絡有效建立目的，應把內外網通道管理工作做好，同時注意妥善管理計算機中個人使用的重要文件內容，也可以在單位局域網上對監控點進行設置，借此來監控短信息安全。其次，數據備份和容災，其主要是指在發生損害事故的情況下，基于特定手段及方式方法的應用，最大限度還原丟失數據，進而促使信息系統正常運行得以良好保持。

五、結語

目前，我國城市化、城鎮化建設正在持續推進，加之國家開始高度重視水利設施、防洪減災等工作的情況下，日益凸顯了文書檔案重要性，同時也在一定程度上提高了文書檔案利用率。面對此種情況，要想為社會各界對文書檔案資源的利用提供便利，必須要重視文書檔案信息化建設，基于信息化管理模式的應用、加之各種安全保障措施的積極制定，為文書檔案高效、安全利用提供全面保障。

參考文獻：

[1]史坤.事業單位文書檔案管理工作常見問題及對策[J].辦公室業務，2020（20）：127128.

[2]王鳳.探討文書檔案管理的辦公自動化應用[J].蘭臺內外，2020（20）：1618.

[3]凌小英.信息化背景下優化事業單位文書檔案管理的措施[J].辦公室業務，2020（11）：101+103.

[4]潘曉梅.大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究[J].辦公室業務，2020（10）：8182.

[5]林英華.信息化背景下文書檔案管理工作研究[J].辦公室業務，2019（23）：107108.

[6]趙國偉，胡愛真，劉襄軍.淺談文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護[J].高原地震，2019，31（02）：7174.

作者簡介：孫英（1979—?），女，漢族，山東煙臺人，大專，館員，研究方向：檔案管理。