實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

摘要：精細化管理是當前各種大型企業、組織管理的全新發展方向，它以傳統的科學管理思想為基礎，追求精、準、嚴、細，并在這種思想的基礎上不斷地降低管理費用、有效地提高管理的效率。辦公室行政管理的精細化，實際上也就是一種特別多樣化的企業經營管理模式，其主要意義就在于全面地提升了辦公室的行政管理工作水平。

關鍵詞：辦公室;行政管理;精細化;研究

所謂的精細化管理，主要目標就是為了促使社會分工的精細化與對服務質量的精細化，這樣也可以說是對現代管理的一項重要需求，它是建立在傳統和常規管理模式的基礎之上，并將其進一步加強和深化。在此次流動性管理的整個過程中，精細化的管理方法和模式把他們的思想、觀點以及做法等，有效落實至企業各個環節。

一、辦公室行政管理精細化的意識

1、大局意識

辦公室的活動是一項具有政策意義和總體意義的工作。要做好工作，必須有自己的整體意識。有一個交代，對各部門的工作要非常清楚，要善于把組織結合起來，才能創造性地、順利地開展這項工作。

2、服務意識

為行政部門和員工服務是辦公室最重要的職責。為了更好地完成辦公室的各項任務，首先要加強和提高工作人員的服務意識。衡量一個辦公室績效的標準是看它所從事的服務是否能讓領導和員工滿意，要自覺提出更高標準、更嚴格措施、更務實工作，不斷擴大服務范圍和水平，提高服務水平。

3、參謀意識

辦公室本身就是一級負責領導和決策工作的參謀部，辦公室的人員也不能僅僅聽從他們的命令而去辦事，應該緊緊地圍繞著這項工作中的核心，全心全意地為他們做好決策而服務。一是要更好地貼近領導的工作思路，為了領導著想，要謀求在這個問題上的關鍵所在。二是必須提前操作。在制定決策前先對各個崗位進行調查和研究，結合實際情況，提出一些具體的建議，以供領導們借鑒。

二、辦公室行政管理精細化的內容和要求

1、定崗、確立崗位負責，保障了企業權力的有效制衡

在實踐中發現要嚴格恪守遵循崗位定崗、訂責的基本原則之間的基本要求，對于各級辦公室的崗位責任編制結構管理體系，需要進一步研究建立和不斷完善。管理定責主要工作目的就是對每一個工作崗位的管理職責都進行明確的職責界定，并且為了更好確定每一項管理工作相互之間銜接的工作程序和職責界定，從而清晰地明確分工，各司其職;然而所謂的職責定位和標準則主要目的就是按照對企業局部或整個總體工作功能的成本最小化管理要求，把企業管理的工作標準直接分解和傳給到具體的企業工作崗位上，從而建立一個完全科學合理的企業工作職責規范。^[1]

2、流程的管理優化和成本運作管理得到了有序的有效保障

科學且簡約的辦公室財務管理工作業務流程，對于促進辦公室財務管理工作的流程科學化和工作精細化來說具有十分重要的指導意義?；诮Y合現代企業經營管理學的思想，對社區辦事處的管理工作以及流程管理，做出了逐步優化和不斷完善。根據自身的業務功能，開展了公司相關的業務信息和數據分析，從而大大促進了公司辦公室的其他工作流程，可以依照工作流程順利地進行開展。對于本次業務流程來說，其在流程設計的整個操作過程中，不僅應當切實做到保證業務目標清晰明確，并且最重要應當做到各個環節的無縫連通和相互之間協同有效配合。

3、考核建立評議和績效改善

首先需要明確考核的標準與技術要求，對于程序性和容易被量化的事務處理辦公室項目，應該盡可能多地做到保障質量考核的目標和設計科學性;非程序性或者主觀性比較強的項目，應當針對其特點進行穩定性評估指標的設計。通過采用科學合理和技術手段，結合現代行政管理的信息系統，生成一套科學的行政管理工作指標。對于實踐中難以被量化為基礎的指標，可以采用人工手段的方式加以優化，從而提高考核之有效性。

4、制度的不斷完善，夯實了理論基礎

建立健全企業單位管理，盡可能多地避免了目前存在的服務管理體制空白。對當前的企業管理機制和政策措施都進行了充分清理，合理的就業也會被充分保留了確定下來，并對其他一些方面進行必要的重新修改和予以補充，過時的就會被給予了及時的刪除和予以廢止，從而真正建立運行起一個更加科學、完善、有效的企業經營財務管理制度。

三、實施辦公室執法管理的精細化有效戰略

1、加強企業文化建設

通常情況下，一些有經驗的領導對下屬的工作作風和性質有清楚的認識，知道最容易出現問題的領域。當前，在管理上，要積極倡導‘大抓小的理念，即從各個細節體現和展示其管理的有效性，這樣更有利于企業效率的提高?！胺糯蟆笔侵腹竟芾韺迂撠熑藢舅袉T工職責范圍內的一切事情都要放手。比如，在公司經營戰略的指導下，如何組織開展各類市場業務、洽談、市場推廣等工作，需要公司高層和基層管理人員進行協調和討論，讓他們一起去做，做好監督檢查工作。^[2]

2、推進制度化

要切實保證精細化管理方案落到實處，取得既定效果，就必須建立激勵約束機制。在實施精細化管理之前，要總結出一套健全、系統、詳細的規章制度，作為實施精細化管理的依據。企業出于自身生存和發展的需要，制定了本制度化、專業化的統一法律規定和準則，要求全體員工按照各自的職責、行為和管理目標，統一行動、統一工作，并按照與企業的經營、生產和管理密切相關的規范和方針。如果企業沒有這樣統一的規范，企業就沒有機會實現自己未來的發展戰略。

3、全面提高員工的素質

要實現管理的專業化、精細化，必須培養一大批優秀的專業技術人才，實現管理全過程的專業化、精細化、規范化。企業需要高度重視細節的管理。雖然這些細節的管理落實起來并不難，但要一如既往地堅持發展，將變得非常困難。在辦公室每月編制的月度工作計劃中，可以在月初根據計劃對辦公室各領域的各項工作進行量化、細化分解，明確各工作階段的主要負責人和任務，使工作成果和工作現狀一目了然。

結束語：

辦公室業務管理工作的特點，決定了它必須始終堅持走一條規范化、科學性以及精細化的道路，同時也需要進一步構筑公文信息處理、接待以及服務等各項工作的標準化流程，強調人員的精品意識，從而實現全面推進辦公室業務行政管理工作精細化。

參考文獻

[1]肖華麗.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].魅力中國，2020，（6）：357-358.

[2]毛益鴻.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策探討[J].家庭醫藥，2019，（12）：167.

作者簡介：姓名：黎明，出生年月：1992.12，性別：男，民族：漢，籍貫：四川會理，學歷：本科，職稱：初級政工師，研究方向：綜合辦公室行政工作。