計算機基礎課程Word目錄自動生成機制

徐雪峰

摘? 要： Word的目錄自動生成功能，簡單易用，但長文編輯、多人協作時極容易出錯，這也是很多高?！坝嬎銠C基礎”課程Word部分教學的一個重點和難點。從目錄自動生成的功能看，涉及列表、樣式和目錄三部分內容，文章以Word2016為例，從分析三者特征入手，研究其關聯機制，并提出典型應用方式，方便學習者深層次地學習和應用Word的目錄自動生成功能。

關鍵詞： 列表; 樣式; 目錄; 自動生成

中圖分類號：P315.69? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1006-8228（2021）04-54-03

Absrtact： Word's directory automatic generation function is simple and easy to use， but it is easy to make mistakes when editing long texts and cooperating with many people. It is also a key and difficult point in the teaching of Word of “Computer Fundamentals” course in many colleges and universities. The function of directory automatic generation involves three parts： list， style and table of contents， taking Word2016 as an example， starting from the analysis of the characteristics of the three， this paper studies its correlation mechanism， and puts forward typical application methods to facilitate learners' deep learning and application of Word's directory automatic generation function.

Key words： list; style; table of contents; automatic generation

0 引言

Microsoft Office Word是微軟Office家族中的成員之一，是文檔處理應用程序，用于創建專業優雅的文本文檔。Word的目錄自動生成功能，為構建文檔目錄提供了極大方便，很容易上手，但在長文編輯、多人多電腦協作編輯時又極容易產生混亂，極端情況下甚至迫使編輯者放棄使用目錄自動生成功能。

Word的目錄自動生成功能，是很多高?！坝嬎銠C基礎”課程Word部分教學的一個重難點，從功能講涉及列表、樣式和目錄三部分內容。本文以Word2016為例，從分析三者特征入手，研究其關聯機制，并提出典型應用方式，方便學習者深層次學習和應用Word的目錄自動生成功能。

1 樣式、列表和目錄的特征

1.1 樣式特征

Word中可創建的樣式類型包括字符樣式、段落樣式、鏈接段落和字符樣式、表格樣式和列表樣式。

鏈接段落和字符樣式是Word2007引入的一種新樣式類型，兼有段落樣式和字符樣式的特點，應用于段落時對整段生效，應用于字符時對字符生效[1]，所以Word內建標題樣式采用的類型是鏈接段落和字符樣式。

1.2 列表特征

在Word中，列表是若干段落之間關系的格式，描述的是多個段落間的整體控制和強調關系[2]。

從類型看，列表有項目符號列表和編號列表之分。從級別看，列表分單級列表和多級列表。特定列表的同一級別，具有相同的層次結構和縮進，不同的則相反;對于多級列表，列表級別是組合多級列表的關鍵，最多包括九個級別[3]。

通過類型與級別的組合，可構建多級符號列表，如圖1（e）;及多級編號列表和符號編號混合多級列表，如圖1（d）。多級編號列表和不同級別編號之間存在依賴關系。多級列表定義通過“定義新的多級列表”功能面板實現，如圖1（c）所示，其中數字1指明當前在定義新多級列表的第5級的編號或符號，編號或符號樣式通過數字3處功能選擇，符號、編號格式通過數字2和3處的功能編輯，起始編號或不同級別編號的依賴關系通過數字5處功能實現，設置作用范圍通過數字6處的功能實現。

列表操作時，需要關注兩點：一是文中如果存在多個列表，要理清作用于若干段落的列表是否為同一列表，其列表的類型是什么，此點可通過列表管理器的當前列表和點選列表編號查看，如圖1（a）;二是明確列表項所屬級別，可通過查看縮進效果和使用更改列表級別功能區分，如圖1（b）。

1.3 目錄特征

Word目錄通常由各級標題及其所在頁的頁碼組成，是文檔的概述，目的在于方便閱讀者直接定位到特定內容。

目錄的自動生成包括三個步驟：一是標記目錄項，作為目錄構建依據，可標記最多九個級別。二是明確目錄級別和目錄樣式，用于生成目錄文本。目錄級別和目錄樣式一一對應，Word提供了九級目錄樣式。三是選擇目錄建立規則，構建目錄項標記和目錄級別映射，自動生成目錄。

2 樣式、列表和目錄的關聯機制

2.1 列表與樣式的關聯機制

在新建列表時，可設置特定級別列表與特定樣式關聯，如圖1（c）數字7所示的功能，通過選擇有效樣式，建立列表與樣式集的關聯。與樣式關聯的列表在列表管理器中，項目符號或編號與樣式名稱同時展示，如圖2（b）所示，注意與圖1（a）數字3處無樣式關聯列表展示的區別。關聯后，在樣式窗格中可查看到對應樣式的多級列表詳細信息，如圖2（a）和圖2（e）所示。

列表和樣式的關聯包括兩個層面：實例層面和類型層面，實例層面的關聯可斷開和重建。把光標移動到要斷開實例關聯的特定列表的某個列表項，再選擇列表管理器中其它與樣式無關聯的列表，或者與同一樣式集關聯的列表，可一次性斷開特定列表與特定樣式集的實例關聯，如圖2的（c）和（d），（c）中已無項目符號和編號格式信息。如果在此操作前，在列表管理器中，把關聯樣式的特定列表從“當前文檔中列表”保存到了列表庫，則特定列表與特定樣式集的類型層面關聯仍然存在。選擇若干段落文本，再選擇列表庫中與樣式關聯的特定列表，文本將被列表和樣式同時格式化，此時列表與特定樣式集建立實例層面的關聯。

使用關聯樣式的多級列表，發生類型錯亂、編號混亂的主要根源，在于對實例和類型關聯的誤用。

2.2 樣式與目錄的關聯機制

標記目錄項的方式，包括有效樣式（圖3（a）-（1））、大綱級別（圖3（a）-（2））和目錄域。簡單且常用的是有效樣式和大綱級別。

能作為目錄建立依據的有效樣式類型，只能為段落樣式、鏈接段落和字符樣式。以段落樣式、鏈接段落和字符樣式格式化整段文本標記目錄項時，段落文本出現在目錄文本項中;以鏈接段落和字符樣式格式化段首文本標記目錄項時，只對應字符文本出現在目錄文本項中，非段首的不能作為目錄建立依據。目錄項標記文本段首如果有多級列表編號，則目錄文本對應出現編號。

有效樣式（圖3（a）-（1））與目錄級別（圖3（a）-（3））可建立映射關系（圖3（a）-（4）所示），作為目錄建立依據。目錄級別決定目錄文本樣式級別（圖3（b）-（1）），每一級目錄文本樣式可修改（圖3（b）-（2））。

可為段落設置大綱級別，使之作為目錄項標記，之后單選大綱級別為依據，建立目錄。此時，大綱級別與目錄級別和樣式級別對應，段落作為目錄文本。

有效樣式可與大綱級別混合使用?；旌鲜褂脮r，大綱級別自動作為目錄級別，但這個級別編號可以修改（圖3（a）-（3））。

3 典型應用方式

3.1 多級列表關聯內建標題樣式生成目錄

目錄自動生成，基于有效樣式是效率最高的方式，有效樣式采用Word內建提供的九級標題樣式則是最方便的選擇。如果同一臺電腦要編輯多個文本，所采用的標題格式差別較大，則最好基于內建標題樣式，針對性新建標題樣式，并賦予不同的樣式名以示區分;建議不要輕易直接修改內建標題樣式。之后，建立自建樣式與多級列表的關聯。文本和標題編輯完成后，選擇適當的位置，以有效樣式和大綱級別（內建標題有大綱級別設置）為依據建立目錄。

3.2 樣式共享實現長文目錄多人協作編輯

多人多電腦協作編輯長文時，首先通過樣式共享的方式，確保多臺電腦Word軟件環境，都存在公用的關聯標題樣式的多級列表。樣式共享較簡單的方式，是分發一個Word文檔，其內存在示例標題，標題被關聯樣式的多級列表格式化。在目標電腦中，打開此Word文檔，把多級列表保存到列表庫，樣式保存到共享模板。

相同環境下編輯的長文標題列表，在正文合并時，Word依據樣式類型，自動識別成一個統一的列表，此時再按規則自動生成目錄即可。

4 結束語

本文從機理的角度分析了Word目錄自動生成的過程，文中所描述操作的再現，需要學習者具備初步的列表、樣式和目錄的操作技能，在此基礎上正確地使用列表、樣式和目錄的特征，注意三者的關聯機制，遵循典型應用方式，必定能充分體驗Word自動生成目錄功能的方便性和快捷性，提高工作效率。

參考文獻（References）：

[1] 劉凡馨等編著.得心應手學Word2007[M].電子工業出版社，2007.

[2] 唐鑄文.計算思維與計算機應用基礎[M].華中科技大學出版社，2020.

[3] 張強華等編著.捷足先登Word2000[M].南開大學出版社，2000.