中職學校檔案信息化建設探究

摘 要：在當今的大數據時代，數據儼然已經成為一種重要的社會資源，互聯網信息數據不斷推動時代的發展變革。在此背景下，各行各業都發生著劇烈轉變。其中，中職學校檔案管理是學校管理工作的關鍵核心，它也是教學研究工作開展的重要依據，對于檔案信息化建設發揮著不容忽視的重要作用。文章對中職學校信息化建設的途徑展開研究，分析了檔案建設的必要性，對中職學校檔案信息化建設的路徑提出了幾點淺顯的意見，以供參考。

關鍵詞：大數據時代;中職學校;檔案信息化建設

中職院校要緊跟大時代的發展步伐，緊緊抓住大數據時代的機遇，克服建設過程中面臨的一系列困難，利用大數據技術，構建出信息化的檔案工作中心。南寧市第四職業技術學校綜合檔案室是科技事業單位檔案管理自治區級檔案室，庫房面積達115㎡，學校的綜合檔案室數字化建設啟動于2018年，通過運用數據信息化的數據管理，為第四職業技術學校的檔案信息化建設做出了實質性貢獻。通過利用建設數字化的檔案室，改善南寧市第四職業技術學校檔案工作現狀，進而推進我國中職院校整體的信息化管理水平。

一、中職學校檔案建設工作的現狀和問題

南寧市第四職業技術學校數字化建設的檔案室，檔案收藏共分為10個大類，分別是：黨群類、行政類、教學類、科研類、基建類、設備類、財會類、聲像類、實物類、電子文件類?，F存有自1969年至2019年共51年的檔案，檔案總數3939盒，總計43848件。黨群類共計110盒2994件;行政類共有199盒9964件;教學類共有1000盒24174件;科研類共有108盒578件;基建類共有83盒484件;設備類共有27盒122件;會計類共有1371盒3323件;聲像類共有1358件;實物類共有616件。根據南寧市第四職業技術學校數字化建設檔案的數據，分析其中存在的問題和成因進行總結歸納，總結出了以下幾點問題。

1.檔案意識薄弱

據調查分析，學校檔案管理工作的信息化管理處在一個滯后階段，這明顯與學校的發展進度不相符。通過深度分析，發現了其中的問題。由于部分學校領導以及師生的檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作的理解不夠，出現工作不能順利進行的情況。

第一，部分學校領導檔案意識較為缺乏，學校領導對于《中華人民共和國檔案法》等相關法律并不熟悉，對檔案管理工作的認識度不夠，沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作對于學校事業的發展，發揮著舉足輕重的作用。當前中職學校之間辦學競爭激烈，因此為了學校的生存，各類中職學校的領導就把重點放到招生就業上來，往往忽視檔案管理工作。甚至部分領導認為檔案管理工作純屬浪費資源，投入的人力與物力都是無效的，不能產生辦學效益。據調查，由于領導檔案意識的不清晰，導致目前有50%的中職學校沒有對檔案管理工作進行規劃，70%的中等職業學校沒有設置檔案管理工作的相關經費。

第二，教職工的檔案意識薄弱，大部分教職工對檔案相關法律規定和檔案工作認識不清晰，對檔案和檔案工作的認識較為淺薄，對學校的檔案管理工作并不予以重視。甚至有時中職學校會出現部分管理人員為了平時方便，不愿意將檔案材料轉移至學校檔案室的情況，最終出現檔案材料收集不齊甚至丟失情況。

第三，學生檔案意識缺乏。大多數中職學校學生不知道“檔案”到底有什么作用，在哪里保存。因此常常會出現學生在填寫入學登記表時，往往會出現姓名、出生日期或是戶口所在地與畢業登記表上的信息不一致，個人信息不符情況。此外，據調查發現，部分中職學生畢業后會把個人檔案自行放置家里，因為他們認為檔案沒有什么用，把檔案放置到人才管理中心的費用較高且麻煩。

2.檔案機構以及基礎設施不健全

在當前環節，檔案管理工作得以正常開展，離不開檔案庫房的安全保存。但據調查分析，在南寧市區內僅有55%的中等職業學校為檔案管理工作提供了專門的、獨立檔案庫房，至今仍然有45%的中等職業學校因為辦公室緊張等因素，沒有設立獨立的庫房和辦公室，促使辦公室、庫房都集中在了一起，檔案實體安全無法得到保障。另外，目前市區內的中等職業學校中只有40%的學校能夠達到庫房規定的安全要求，有些學校雖然提供專門獨立的檔案庫房，但是庫房條件一般，設備并不健全，檔案柜的數量沒有得到保障，這些問題都促使檔案的安全保管存在著較大問題。在庫房設施管理方面，也存在著多種問題，檔案庫房要求配備相關的設備，從而全面做好防盜、防潮、防蟲、防鼠、防火、防光、防高溫、防塵的“八防”準備。然而現階段的設備配置還不齊全，存在基礎設施條件一般的情況。

3.規章制度以及管理機制不健全

現階段，大部分中職學校缺乏檔案管理工作的相關章程制度，檔案管理工作沒有相關章程的限制，檔案工作只能憑借自己的經驗進行下去，難以實現檔案的規范化與科學化管理，某些學校雖然明文規定了相關制度，但是因為缺乏一定的管理制度，導致規章制度難以真正地落到實處。在進行規章制訂的同時，出現了執行不嚴格或是未真正貫徹執行現象，導致部分學校沒有充分發揮規章制度，分析其原因，大多是學校檔案管理機制不健全。

4.檔案數字化建設進程滯后

伴隨著社會科學技術的逐步發展，各個領域的行業自動化不斷加快，中等職業學校也實現了校園數字化。而檔案室作為學?；A性部門，在數字化校園環境中也遭遇了前所未有的挑戰。在此情況下，全體師生對整個社會的信息需求量也不斷擴大，對檔案信息服務有了更高要求，要求快速而準確地將信息進行歸類總結。這也促使人工檔案管理逐漸被現代化檔案管理設施所取代。但由于中職學校的檔案管理正處在從傳統管理向信息化管理轉變的重要階段，大部分基層檔案工作人員信息化水平較低，在檔案信息化管理中還存在操作不熟練問題，尤其是對檔案原件進行掃描及掃描后掛接系統的操作還不熟練，還需加強專業培訓。這一點，也成為中職學校檔案數字化建設遠遠落后于學校信息化建設步伐的重要因素。

二、中職學校檔案信息化建設的必要性

1.現代社會發展的需要

在當今時代，信息技術發展迅猛，信息化發展速度讓人意想不到，人類社會的生活方式、信息獲取途徑都發生著前所未有的改變。在新時期，檔案作為承載信息的重要載體，記載著組織或個人的重要社會實踐活動，記載著事物的發展過程，傳統的人工管理模式已經無法滿足時代的發展需求，呈現出單一、片面的記錄形式。因此，檔案管理建設需要創新模式，適應時代發展變革，沿著數字化方向進行發展演變。

2.數字化校園建設需要

在當今“大數據”時代背景下，教育領域也逐漸實現自動化、數據化轉變，大部分中職學校建成了校園自動化辦公系統，將信息化無形地滲透至教學領域，檔案信息化也成為中職學校進行轉變的重要趨勢。

3.檔案管理與服務水平提升需要

在數據化背景之下，檔案收集與整理都會有質的轉變，檔案管理人員的角色直接從整理人員轉變為檔案資料的提交、審核人員，極大地降低了工作量，縮短了檔案管理利用周期，提高了檔案查找和利用的效率，從而提升檔案管理與服務水平。另外，檔案信息化建設，減少了檔案原件的丟失和損壞，更有利于檔案原件保存，也進一步提升了檔案管理的水平。當信息化程度一點點加深后，檔案管理人員的服務能力也實現了專業上的提升，從而擴展了檔案工作的服務領域。

三、中職學校檔案信息化建設的路徑探究

1.硬環境建設

（1）基礎設施建設。若想打造一個現代化、信息化的中職學校檔案室，離不開基礎設施建設?；A設施應當包括應用系統建設和硬件管理設施建設。就目前情況來看，針對南寧市第四職業技術學校的現狀進行分析，現有檔案管理系統設置和功能不能滿足數字化建設需求，有待更新和升級。因此檔案室的現代化建設需要依托相應的配套設施，急需引進檔案管理系統，通過引進、更新，加強對系統平臺的管理與運用，從而深入挖掘平臺內部的潛在功能。

（2）信息資源建設。學校要進行電子文檔的匯總與收集，將所有資料進行統一整合，將紙質檔案進行錄入，實現校內辦公自動化，落實檔案管理信息化。將檔案室現存的紙質、音像、實物等載體形式的檔案，通過掃描、數字格式加工等技術手段，儲存至學校內部局域網絡平臺，實現非密級檔案信息的網絡查詢。通過網站建設，為中職學校拓寬檔案征集渠道，以開放性檔案信息資源形式，為學校與社會的檔案利用提供方便?？梢越柚F有的電子檔案，建立相關數據庫，尤其是建立突出中職學校的特色檔案數據庫。以南寧市第四職業技術學校為例，數字化建設的檔案類別有：黨群類、行政類、教學類、教科研類、基建類、設備類、財會類共7類。檔案室主要對永久和長期兩個保管期限的檔案進行數字化，從1969年到2018年共50年，目前已經完成1485卷33434件283273頁。形成的成品有三套備份光盤，每套光盤共61張，每套光盤容量共305G。目前南寧四職校檔案室已基本實現了檔案信息化，通過掃描對接，為檔案管理提供了更高效、更便捷的方式。就目前的情況來看，檔案室電子檔案已經形成自己的特色，形成分類匯總，大大提升了檔案室信息的利用率，通過提高查閱檔案的速度，降低了對檔案原件損害的風險。

（3）安全保證體系建設。檔案管理的信息應用平臺是檔案信息化不可或缺的一部分，然而怎樣才能在提高檔案提供利用率、方便廣大師生查閱的同時，保證檔案信息的安全性，已經成為檔案管理事業的新挑戰。檔案信息化在一定程度上存在著風險，保證檔案信息的安全面臨著一定難度。檔案信息化程度越高，信息被泄露的風險就越大。安全管理的風險體系要以硬件設施為基礎，通過構建合理的網絡框架，為技術的進一步發展提供支撐，從而保障檔案的信息安全。另外，可以通過制訂切實可行的管理措施，安裝專用防火墻，或是進行權限分級設置，降低信息化過程中存在的風險問題，提高監管能力。

2.軟環境建設

（1）相關政策法律建設。檔案事業的順利開展，離不開國家出臺的多項法律法規，堅持“以法治法”，如《檔案法》和2015年上半年中共中央辦公廳、國務院印發的《關于加強和改進新形勢下的檔案管理工作的意見》等法律法規，這些法律的出臺為檔案管理工作提供了依據，為檔案信息管理的開展提供了法律依據，通過利用相關法律，保障了檔案信息資源的合理利用與開發，中職學校需要根據上述法律法規，完善現階段運行的檔案規章制度。

（2）信息化標準建設?，F階段，各個學校檔案信息化建設工作缺乏建立統一的規章制度，各個中職學校以自我發展、自我完善形式進行檔案數字化建設，采用獨立發展形式探索學校信息化建設的新路徑，形成一個較為孤立局面。這種情況往往會導致信息共享不及時、人才資源流失、進度緩慢等問題出現。信息化建設是一項煩瑣而又浩大的工程，不應該只通過單方面進行開展，需要進行各方的通力合作，共同制訂出統一的信息化標準，從而進行衡量。

（3）人才隊伍建設。在近年來，隨著中職學校的辦學規模逐漸擴大，各中職學校的檔案資料也逐漸增多，面對龐大的檔案資料，出現了檔案管理人員短缺、檔案管理人員年齡結構偏大、專業技術水平落后等問題，他們沒有時間與精力去完成整套檔案管理工作，更不能完成檔案數字化建設工作。因此需要學校及時引進精通檔案業務、又懂得信息技術的復合型人才隊伍，讓他們有足夠時間與精力去完成收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、統計和編研等工作。一是要通過多種渠道向社會公開招聘檔案專業型人才，及時補充到學校的檔案人才隊伍中去;二是要重視檔案人才隊伍的素質建設，加強對團隊培訓，以培訓、座談會等形式，讓管理人員加強信息化知識學習，從而優化檔案人才隊伍建設。同時，各級檔案局（館）等業務主管部門要加強對現有檔案人才隊伍的專業培訓，傳遞最新的檔案管理理念，傳授最先進的檔案管理專業技術，讓中職學校檔案工作人員突破舊理念、舊思維，更新專業理論和技術，從而加快檔案數字化建設。

（4）建設中的注意事項。首先，需要加大資金投入。在中職檔案信息建設過程中，需要進行前期投資，購買計算機、服務器、掃描儀等硬件設備和檔案管理軟件系統;中期的系統維護和后期的設備更新，同樣需要提供大量的資金支持。另外，設備老化、壞損時，也需要足夠的維修資金。

其次，需要建立以明確服務為導向原則。搞好檔案管理工作是檔案信息化的根本目的，始終堅持檔案管理與資源開發同時進行。只有讓檔案體現價值，才能服務質量，積極主動地開展相關服務。通過咨詢、查閱、編制等形式不斷強化服務功能，拓寬領域，進一步加強服務質量，全面促進中職學校的穩定發展。

再次，要以“循序漸進”為原則，結合學校自身的實際情況，制訂出符合自身信息化建設的長遠規劃，分步實施，循序漸進，從而維持穩定發展，這也是一項長遠而復雜工程。

最后，始終把檔案管理事業置于核心，明確檔案信息化建設內容，在此基礎上加強數據化建設，檔案信息化建設是中職學校不可忽視的重要環節。國家檔案局在2002年制定了《全國檔案信息化實施綱要》，在其中明確了檔案信息化發展的大致方向、主要內容，要依據相關制度進行實施與完善。

四、結語

綜上所述，中職學校的檔案信息化建設，需要依托信息技術，從而增強信息資源的收集與歸類，實現中職學校檔案管理水平的有效提升，通過建立智能化、數據化檔案，為數據的整理與搜查環節提供方便。為此，中職學校需要將檔案管理與信息化相結合，有效利用先進的信息技術，提升檔案管理效率，更好地服務于全體師生，實現學校教學管理水平的提升。

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（作者單位：南寧市第四職業技術學校）

作者簡介：蔣冬梅（1982-），女，漢族，廣西灌陽人，本科，館員，研究方向：中職學校檔案管理。