軍貿科研項目檔案管理問題解析與對策

樊華 張永麗

船舶領域軍品貿易是國際軍品貿易的一個重要組成部分，涉及國家關系、地區局勢、國際規則、國防安全和政治形象等諸多重要方面，在調整國際戰略多變關系、改善全球軍事戰略格局等方面發揮著重要的作用，極具政治、經濟、軍事作用。隨著船舶領域軍貿規模不斷擴大，產品結構不斷優化，市場開拓不斷深入，相應的制度法規在軍貿工作中逐步出臺，保證軍貿管理工作的規范操作。通過軍貿科研項目的規范管理，產生了大量軍貿科研項目檔案（以下簡稱軍貿檔案）。軍貿檔案是軍貿科研項目設計、生產、交付使用的必備條件，也是軍貿科研項目后期生產、推介、交付、售后等工作的重要依據和憑證。目前，國家對軍工單位的軍貿項目檔案管理越來越嚴格。

一、軍貿檔案管理工作的重要性

軍貿檔案是指軍貿項目從立項、設計、驗證、鑒定、推介、洽談、批產、交付及售后等全過程形成的有保存價值的各種文件、圖樣、聲像以及電子文件等不同形式、不同載體的文件材料，軍貿檔案無論作為一種資產形式，還是一種知識信息資源，都是軍貿項目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好軍貿檔案對提高軍貿科研工作效率、軍貿項目經濟效益都具有十分重要的意義。

1.做好軍貿檔案管理工作有助于提高軍貿項目管理效率。軍貿項目從立項、設計、鑒定到出口的全壽命周期內會產生大量的具有保存價值的文件資料，這些文件資料真實地記錄了軍貿產品的研制過程和出口過程的貿易活動，是驗證科研成果、追溯責任、解決經濟糾紛的有效憑證，是寶貴的檔案資源。檔案部門做好軍貿檔案管理，不僅是對軍貿項目全過程資料的收集、整理與利用，更是通過對軍貿項目過程文件的規范化與系統化，從文件的角度對軍貿項目的推進實施有效的監管和控制，從而實現對軍貿項目更有效管理。

2.做好軍貿檔案管理工作是軍貿項目科研階段鑒定驗收的有力保障。目前，國家對軍貿科研項目管理越來越嚴格，現已將檔案歸檔情況納入軍貿科研項目驗收條件中，在驗收結論中占比一定的權重。 同時軍貿項目檔案驗收工作納入檔案部門年度工作計劃中，作為檔案工作重要考核項。由此可見，做好軍貿檔案管理工作是非常重要的。

3.做好軍貿檔案管理工作是軍貿產品出口的前提條件。從軍貿檔案管理的現狀來看，軍貿科研項目的驗收不代表軍貿檔案管理的結束，而是軍貿產品實現其價值的開端。對軍貿產品的推介、洽談、批產及售后過程的文件資料跟蹤，雖然是軍貿檔案管理工作面臨的新挑戰，但卻是加強軍貿產品出口管理的有力保證。軍貿檔案是真實、全面反映軍貿項目生命軌跡的完整記錄，軍貿產品的出口受經濟、政治、軍事等多方面影響，為確保軍貿產品出口工作順利完成，必須做好軍貿檔案管理工作。

二、軍貿科研項目檔案管理現狀及存在的問題

1.缺乏全壽命周期的管理，管理形式過于單一。軍貿科研項目依照軍品型號檔案管理制度執行，著重于科研階段文件的管理，按立項、設計、試制、試驗及鑒定整個科研過程規范檔案管理，保證了軍貿項目科研階段檔案管理的完整性和準確性。但軍貿科研項目不同于軍品型號，有其自身的特點。一是軍貿項目的周期流程與軍品型號有所不同。軍貿項目主要面對國外市場，立足于項目出口，除了立項論證、科研生產、鑒定驗收階段外，還包括市場推介、合同談判及簽約、培訓、交付驗收及售后等其它幾個階段。軍貿項目包括科研和市場兩部分，軍工產品定型后面對的是部隊，軍貿項目鑒定后面向的是國外市場，客戶不同、周期不同、產生的檔案也大有不同。 二是軍貿科研項目全壽命周期的流程形式多樣，流程內立項論證、科研生產、合同簽訂、交付驗收及售后等各階段內不同項目間也會有區別，跟軍工產品由國家層面統一管理形式不同，軍貿項目由軍工集團公司負責，其受政治、經濟、市場、技術等因素影響較大，使軍貿項目具有較強的靈活性。

從軍貿科研項目全壽命周期角度來看，軍工產品檔案管理制度對軍貿科研項目檔案管理來說就顯得頭重腳輕了。就筆者單位來說，軍貿項目普遍存在的一種現象，面向市場部分產生的大量文件沒有要求且沒有方法集中歸檔，有的保存在項目主管部門、有的留存在技術人員手中、有的甚至已經被銷毀。例如軍貿項目的推介資料、合同文件，成套維修規程、使用說明書的原稿及譯文等等，沒有歸檔進行集中保管，嚴重破壞了軍貿項目檔案的完整性，造成軍貿項目檔案憑證價值的丟失。

從軍貿科研項目全壽命周期的多樣性來看，軍工產品檔案管理方法就顯得不夠靈活，整齊劃一的項目檔案管理方式反而造成軍貿項目檔案的混亂。例如，同一軍貿產品出口多國時，針對客戶不同要求，科研、合同、售后等過程產生不同的文件資料，如果仍按同一軍貿項目管理，就會導致同名文件的混亂、階段標記的雜亂無章。另外，有的軍貿科研項目結合多個軍工產品或已有的軍貿產品技術，由多個項目技術共研完成，這種情況的項目檔案如何實現既完整又獨立的個性化管理，是軍貿檔案管理工作者進一步探索的課題。

2.項目實施周期較長，缺少對關鍵節點的把控。對于周期較長的項目，需按性質劃分節點，并嚴格按節點完成任務。目前，軍貿檔案管理缺少對項目節點的把控，對節點的檔案收集任務完成度不高。產品檔案管理制度突出對檔案的整理和保管，對歸檔提醒、歸檔約束等檔案收集方面的要求存在空白。被動接收造成大量文件未能及時歸檔亦或未能歸檔，例如某系統或組件的設計工作完成后其相應的設計任務書、方案和工作總結應歸檔齊全;軟件設計完成后其相應的需求規格說明、設計說明、測試計劃和測試報告等文檔也應一并歸檔，由于歸檔人的歸檔意識不強，檔案人收集檔案責任不明確，造成在項目鑒定驗收時經常出現項目檔案的不完整現象。對于軍貿項目市場階段產生的沒有被規范到歸檔范圍內的文件，若是沒有對節點的控制及歸檔要求，會使這部分檔案的收集更難完成。

3.沒有統一的歸檔整理規則。我國在軍貿領域發布的上級標準較少， 在出口立項、軍貿產品研制、市場拓展、 談判、交付及售后服務的整個流程中有較大空白， 不能全面規范軍貿工作各階段文件資料的形成及歸檔要求。例如，在軍貿項目談判階段形成的往來文件，在合同履約過程中產生的使用說明書、校準規程及其譯文等文件，沒有統一的歸檔整理標準，造成想要歸檔不知如何整理、合訂文件歸檔題名不規范、已歸檔文件版本不一致的現象。

4.歸檔責任劃分不清、責任落實不到位。針對市場階段產生的文件，對于需要統一整理歸檔的文件，誰來整理、誰來歸檔成為軍貿檔案整理歸檔過程中面臨的問題。例如，設備的使用說明書，由多部門多人員編制，固化后的成套原文及譯文由于歸檔責任不明確，沒有負責人組織整理并歸檔，導致軍貿項目檔案應歸未歸。

三、解決軍貿科研項目檔案管理問題的幾點對策

筆者結合軍貿科研項目檔案特點及軍貿科研項目驗收要求，分析軍貿檔案管理存在的問題，以多年軍貿檔案管理經驗為基礎，結合軍貿檔案管理現狀，提出以下幾點對策。

1.建立全壽命周期的歸檔范圍。軍貿項目的持續發展，生成文件資料范圍的不斷擴大，軍貿項目檔案勢必要剝離軍工產品檔案歸檔范圍，建立一套完整的切合軍貿項目全壽命周期的歸檔范圍期限表?？紤]軍貿項目周期長和市場靈活性強的特點，可采取以下措施。①軍貿項目市場推介、合同簽談及履約過程，適時安排檔案專人進行現場跟蹤，了解現場資料的源頭及流轉過程，聯合兩線人員判斷文件的歸檔價值，為歸檔范圍的確立奠定實踐基礎。②與兩線人員多溝通，提取有效的歸檔信息，搭建軍貿項目歸檔范圍框架，再逐步完善。③多訪問、多思考、多總結，有針對性地開展行業內外的調研活動。

2.明確歸檔責任，提升檔案管理水平。①根據軍貿科研項目驗收要求，確?？蒲须A段歸檔資料的準確性與完整性，設置三線一體管理模式，行政、技術、檔案既分工明確又協同管理，行政線設專人負責節點歸檔情況監督，技術線設專人負責鑒定驗收檔案的梳理，檔案人員依據檔案管理制度全方位管理軍貿科研項目檔案。②針對軍貿項目出口的特殊性，首先需明確歸檔責任部門，遵循“誰形成，誰歸檔”的原則，將歸檔責任劃分清楚。 鑒于軍貿項目的靈活性，需明確文件資料的收集和整理部門，并將責任落實到位。檔案人員按照軍貿項目節點任務，檢查歸檔完成情況，進行歸檔提醒，在此檔案人員不僅負有保證歸檔完整的責任更要擁有要求及時歸檔的權力，這樣才能真正做到應歸盡歸。

3.推行軍貿項目檔案歸檔標準化，合理設計軍貿項目檔案庫結構。形成獨立的軍貿項目檔案歸檔標準，使文件整理標準化、歸檔文件題名標準化、著錄規則標準化，使軍貿項目檔案的整理歸檔有章可循。搭建合理的軍貿檔案數據庫，既保證軍貿檔案的完整性也要體現軍貿檔案的特殊性。如何搭建一套科學合理的軍貿檔案數據庫還需進一步研究探討，請教資深的檔案學專家，做更專業的理論指導及技術支持。

（作者單位：中國船舶集團有限公司第705研究所檔情中心）