信息化時代高校檔案管理存在的危機及對策探討

吳巖

摘 要：高校檔案涉及多方面內容，如學生個人信息、教師個人信息、教學科研信息、教學資料、學習資料等。高校開展規范有效的檔案管理工作，不僅能夠為高校各部門管理及各項工作的開展提供有力依據和幫助，還能進一步推動高校教育的發展與提升。在信息化時代背景下，傳統人工開展的檔案管理工作存在一定的滯后性，雖然近年來高校已針對檔案管理做出改進，但整體信息化建設水平較低，難以符合新時代發展要求?；诖祟惽闆r，還需要高校管理人員能夠全面分析和明確現階段檔案管理存在的危機和相關問題，結合信息化時代要求，制訂合理的解決對策，有效應用信息技術的情況下提高檔案管理效果。本文就高校檔案管理做出分析，提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：信息時代;高校檔案管理;危機;對策

高校教育工作開展過程中檔案管理屬于較為重要的工作內容之一，但目前很多高校管理人員對檔案管理缺乏正確認知，通常會將更多的注意力、資金和重心放在教學工作、師資隊伍建設、教學研討工作等相關項目工作的開展上，對檔案管理缺少重視。對于檔案管理來說，其不僅收集、存儲大量的重要檔案和文件信息，如學生檔案、教學科研成果等，還能夠對存儲的檔案資料進行合理開發和利用，更好地為高校教育事業的發展提供有力幫助。而在信息化時代背景下，借助信息技術，開展檔案管理信息化建設工作，能夠極大程度提升檔案管理的實效性，為高校教育信息化發展與應用打下堅實基礎。但現階段高校檔案管理還存在諸多影響因素和危機，需要高校加強重視，積極進行問題查找、原因分析，充分利用信息技術，結合檔案管理實際要求采取針對性對策。

一、高校檔案管理信息化建設特點及有效性分析

檔案管理轉變以往的傳統人工管理方法，創新應用信息化管理模式，主要指利用互聯網、大數據技術、云計算等信息技術手段，借助智能設備，將紙質檔案轉化為電子檔案，發展為數字資源，以更好地對檔案進行收集、處理、管理和開發利用。該管理模式具有高效性、自動化、信息化等特點。而開展信息化建設，對于高校檔案管理來說，主要具有以下兩方面優勢。

1.改善提升檔案管理質量

在互聯網、信息技術未廣泛應用時，高校檔案管理工作的開展一般由人工進行，主要涉及人工書寫、人工編輯、人工整理歸檔、人工調取管理等。這種管理工作的開展模式，存在滯后性和誤差性，很多檔案資料從收集至歸檔需要耗費較長時間，且人員在進行管理時也容易因工作量大、工作能力等因素產生工作失誤，導致檔案缺失、檔案歸檔錯誤等。而應用信息技術，可借助互聯網、大數據、智能設備，對檔案資料進行高效處理和管理，在一定程度上提高檔案資料的安全性、保密性、完整性和真實性。同時，信息技術的應用可提高檔案管理的共享性和自動化，達到減少工作量、降低管理失誤、提高管理質量的效果。

2.促進高校資源與社會資源有效連接

高校檔案管理工作職能涉及服務社會、傳承文化等方面，高校內所包含的相關教育資源都會以不同形式的檔案資料存放于相應的檔案室中。借助信息技術，能夠以互聯網搭建資源共享平臺和信息交流平臺，各個高校的教育資源都可以呈開放共享狀態。這種管理方式也能夠更好地為社會發展服務，滿足社會文化傳播需求。

二、信息化時代高校檔案管理工作開展中存在的危機問題

1.缺少正確的檔案管理意識

檔案管理在高校管理工作開展中屬于基礎且較為重要的內容，但現階段很多高校管理者對檔案管理的重要性意識不足，在日常管理中會將更多的關注度投放在課程改革、教學科研、教育活動等相關工作中，對檔案管理不予重視。這種情況下缺乏檔案管理意識，自然不會針對高校檔案管理制訂相應的制度、管理方法和保障措施，難以促進檔案管理得到發展和滿足新時代要求，甚至還會因管理落后而引發危機。

2.缺少充足的檔案管理資金支持

檔案管理的開展需要基礎的設施和完善的設備技術，但很多檔案管理在開展中基礎設施建設不足，信息化設備技術投入程度也相對較低，這主要因為高校教育發展中對檔案管理缺少資金支持。首先，信息化時代下，很多高校管理者對檔案管理模式等方面雖然做出了相應的改進和完善，但改進完善力度不足，使得檔案管理信息化水平得不到提升。其次，目前部分高校并沒有將檔案管理納入整體評價體系，缺乏對檔案管理現狀及需求的了解。這種情況下資金投入不足，會導致信息化建設進度滯后，無法對檔案資料進行有效的保密保護工作。

3.檔案管理基層人員能力不足

對于檔案管理來說，不僅需要由基礎設施和智能設備技術為其工作的開展提供技術保障，還需要由專業能力較強的檔案管理人員為其工作的開展提供基礎條件。但目前檔案管理人員能力不足，難以推動檔案管理信息化建設。對于檔案管理基層工作人員來說，其多年來都依靠人工管理的方式開展各項工作，在信息化建設初期很難立刻轉變管理方式。同時，很多高校缺少對基層工作人員的技術培訓，使得多數人員對智能設備和信息技術的操作能力較低。這種情況下即使開展信息化管理，也難以突顯該管理方式的有效性。

4.高校檔案信息化管理缺少保障體系

首先，很多高校在對檔案管理時，并沒有針對檔案管理工作內容、信息化建設需求和相關要求，制訂相對應的管理制度，如考核體系、激勵機制等，這種情況下導致檔案管理基層人員缺少工作熱情，當基礎工作需求無法滿足后自然會降低檔案管理工作效率。其次，建設資金缺位、信息化建設缺少管理中心，導致檔案管理在信息化建設過程中整體進度滯后，缺少可依托的核心力量，整體信息化建設工作開展效果較差。

5.檔案管理存在諸多安全隱患危機

對于檔案管理安全方面，現階段很多高校在管理中還存在以下兩方面危機。（1）實體檔案資料管理危機。即使開展檔案管理信息化建設，很多較為重要的檔案資料還是需要以紙質的形式進行保存管理，這種情況下除了要求檔案管理人員專業能力滿足要求外，還需要確保檔案室的安全性。在信息化建設過程中，檔案室內會引進很多智能設備，以及基礎的電氣設備，這些設備若未進行定期檢查和維護，極易引發超負荷運行、設備故障等問題，導致安全事故的發生。同時檔案室內的通風、潮濕度也會對紙質檔案產生影響，且若未配備監控報警系統，容易發生檔案失竊事件。（2）電子檔案管理危機。電子檔案與紙質檔案在管理方式上存在一定差異，其主要借助計算機等相關設備開展一系列管理工作。所以對于電子檔案來說，若計算機及相關設備軟件的性能不滿足管理條件，容易發生檔案文件格式轉換錯誤、無法生成等問題。另外，網絡具有虛擬性，電子檔案與紙質檔案相比缺少真實性，在管理過程中若沒有在網上對電子檔案的管理過程進行監控管理，極易發生檔案被隨意更改的問題。這些不加以重視和有效解決，不僅會影響檔案資料的開發利用，滯后高校檔案信息化建設，還會降低高校整體發展水平。