分析信息化對檔案館管理模式的影響

李素芳

摘 要：信息化是在互聯網“成長”中衍生而來，為多個領域開辟了新的建設空間。在檔案館的管理中，信息科技內化徹底顛覆了原本的管理模式?；诖?，本文大致分析信息化的工作形式、當前運行狀況，重點探究在信息技術持續滲透融入的趨勢中，管理模式所受的影響，主要有實現革新升級、人性化特點突出、更加便捷、提升保管水平、擴大館藏范疇、形成新的工作標準等，并提出改進管理模式的建議，包括優化意識、兼顧“質量”增加館藏。

關鍵詞：信息化;檔案館;管理模式;網絡系統

在國家整體發展速度持續提高的過程中，民眾對檔案服務的需要有所調整，此項管理服務發揮的現實價值也越發突出。目前，信息科技為檔案館的全面革新予以技術支持，合理簡化單一重復性的工作，將管理工作從紙上發展到網上，減低資料整理工作的難度，并為資料使用創造便利條件，更加符合快節奏的社會運轉趨勢。

一、檔案館信息化管理模式的現狀分析

信息化建設是基于計算機技術，形成智能化的工具，成為一種新型的生產動力，逐步提升社會整體的文明程度。管理模式的信息化發展，是綜合通訊科技、互聯網以及數據庫等技術為依托，把全部分析數據歸納到信息庫內，以供功能性應用，和社會活動有直接的關聯性，此類技術的全面推進應用，能提升數據使用者查閱檔案的落實效率，對改進工作模式具有較大貢獻。將信息化技術應用于檔案館的管理工作中，對本館的整體建設發展，具有實質性的作用。但現實情況卻未能與理想化程度縮短距離。

首先，個別工作者對此種管理形式缺乏正確的理解及認識。目前，在檔案管理工作中運用信息化的手段已經實現基本普及，但大多數一線管理者已經習慣傳統的工作模式，雖能認識到信息化管理的便利性及高效性，但實際運用效率不高，甚至出現手忙腳亂的情況，逐漸形成排斥的心理。加之，部分地區檔案館的經費安排可能不合理，在此方面缺少應有的投入。開始應用此類管理模式后，建設初期勢必要購進一批計算機和管理程序，并聘用專業技術員，建立符合本館管理需要的網絡架構，同時實施運維升級，及時組織開展專業培訓指導。一系列的準備工作，導致前期資金耗費量較多。因為檔案館的部分管理者對于此種管理模式的實際認知還略有偏頗，為控制成本，導致信息化建設不徹底。

其次，培訓活動落實不夠深入。部分檔案館在購進各類相關輔助性的技術時，經費投入量過大，目的是增強信息化程度，改進有關的管控工作。雖然信息化管理的硬件裝置完備，但人才軟實力方面建設不足，基層管理工作者由于缺少系統化的培訓教育，導致其在專業技能方面有所欠缺。再加上，有部分年級較大的從業者，對新事物的接受能力及效率偏慢，無法在短時間內達到熟練的程度，同樣限制信息化管理建設的效率，降低此類系統開發使用的價值。聯網辦公模式的實際落實程度有限，部分檔案館以單機管理為主，不利于實現信息共享，削弱信息化管理的優勢。

最后，對于檔案本身的重視程度有限。近年來，國內的檔案機制持續完善，且檔案資料對社會整體建設及發展具有突出性的價值，在今后較長的時間內，檔案依舊具備實用價值。但現實情況卻不盡如人愿。傳統的檔案管理模式已經無法滿足現代高節奏的運轉狀態，而信息化的實現，可以促使檔案館擁有順應時代的實力，應當將檔案資源合理共享作為終極目標。

二、信息化對檔案館管理模式產生的影響分析

在科技信息持續建設成熟的過程中，此類技術對檔案館的工作結構形成較大的影響。在當前的時代背景下，信息技術逐漸滲透到社會的各個領域中，快速被大眾認可及接受。但在享受信息時代所創設的快捷性生活空間時，檔案館方面的工作模式也悄悄地受到影響，利用信息科技，優化工作模式成為檔案館今后發展的主流方向。

1.推動改進及升級

信息化程度持續加深進程中，電腦和網絡也得到大范圍普及。檔案館在該種發展環境中，獲得實現升級改進的物質條件，成為館內保存檔案資料的主要工具。網絡技術員需根據檔案的保密級別及具體需要，制定全方位的網絡完全方案，運用高嚴密性的信息安全手段、資料查找方式、快捷的數據保存模式等，合理運用到現實的管理工作中。擴展檔案館的服務內容，從最初單純意義上的信息保存發展成如今兼顧保存、查閱、交互等多項職能，促使檔案館逐步成為綜合性的機構，確實提升其管理模式運作級別及層次。比如，在傳統運作模式下，查閱檔案要求相關人員帶著真實的證明，才能獲得相關信息。而此時接待人員需要在大量的文件資料中，找出所需的文件，雖然每個檔案均有對應的編號，但實際篩選過程也需耗費一定的時間及精力，還不利于提升資料應用效率。信息技術的融入，幾乎所有工作均在計算機上便可完成。還是以檔案查閱為例，管理工作者僅需在計算機程序中輸入所要文檔的有關信息即能搜索到對應文件?；蛘咧苯佑少Y料使用者獲得到查閱該檔案的資格后，無需到檔案館，使用任意一臺電腦即可查閱，有效控制此項檔案服務的成本耗費。

2.增強管理便捷性

現如今，檔案館儲存的檔案資料經過多年的累積，實際儲存量幾乎是難以估計的，相應的管理難度及工作量較大，如若依舊采用以往的工作模式，勢必要增加檔案館在額外資源上的投入量，才能保證可以維系基本的運作。信息化的建設使得檔案館本身的管理任務得以便利化及快捷化。在檔案資料總量持續擴大的情況下，依舊無需增加其他的成本，定期維護管理系統即可，檔案服務工作也不會受到任何影響，甚至在管理效率方面還有提升的趨勢。信息科技的運用，在提高管理效率的同時，確實節省大量的人工及時間成本，從整體上增強管理模式的便捷性。

3.建立人性化模式

常規的管理形式以人工為主，完成所有的檔案服務工作，大量的紙質版資料保存難度大，實際管理成效也易被影響。因為此項服務工作推進程序極為繁瑣，管理工作者長時間重復相同的工作，雖會逐漸熟練，但難免會有情緒波動或受到其他因素干擾的情況，做出錯誤的舉動，導致管理行為實施的準確性及高效性降低。管理工作者找尋檔案文件時，會耗費較多的時間。實現信息化建設后，能有效解決此類工作缺陷，直接使用搜索引擎查詢。并在日常管理中，利用計算機系統完成分類存放，提高管控的有序性。借助信息化系統，既可以控制存檔管理工作中出現失誤的概率，又可直接查找資料，大幅度縮短獲取文件的時間。繼而提高管理模式的人性化，為管理人員提供更優的工作環境，利于降低管理工作的難度。