事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略

吳英

【摘? 要】為降低事業單位檔案管理安全風險指數，論文研究了事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略，闡述事業單位紙質檔案及電子檔案管理的理論背景，總結檔案管理問題，構建事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略。實例分析證明，應用了事業單位檔案管理策略后，事業單位檔案管理安全風險指數降低為0.50。

【Abstract】In order to reduce the security risk index of archives management in public institutions， this paper studies the standardized and unified management strategy of paper archives and electronic archives in public institutions， expounds the theoretical background of paper archives and electronic archives management in public institutions， summarizes the problems of archives management， and constructs the standardized and unified management strategies of paper archives and electronic archives in public institutions. The case analysis shows that the security risk index of archives management in public institutions is reduced to 0.50 after the application of archives management strategy in public institutions.

【關鍵詞】事業單位;紙質檔案;電子檔案;規范化統一管理

【Keywords】public institutions; paper archives; electronic archives; standardized and unified management

【中圖分類號】G271;D630.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0004-03

1 引言

記錄原始的實踐活動中各類主體行為數據的統稱為檔案，由于檔案在實踐活動中直接形成，這些數據是階級產生過程中累積和保管的數據資料。這種性質的累積和保管在維護個體運行時起到十分重要的作用。因此，檔案管理與促進文獻生成相輔相成，由此也產生了對檔案累積管理的部門。剖析事業單位檔案管理的內涵可以發現，信息檔案對于民族和國家而言是重要的，同時對于社會而言具有不可或缺的參照價值，而且檔案管理對于現今的社會發展意義重大。檔案管理是服務型政府職能改革的第一步，通過完善檔案管理改革舉措，可以實現檔案管理與網絡信息技術的大融合，促進檔案管理與政府職能相互完善并促進，并以新公共服務理論為依據促進事業單位檔案管理的改革?；诖?，為提升事業單位檔案管理安全性，本文對事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略進行研究。

2 事業單位紙質檔案及電子檔案管理理論背景

社會生活的日新月異增加了檔案管理的信息量，同時也彰顯了事業單位檔案管理的重要地位，并對事業單位檔案管理提出了全新的要求。為實現其良好保存，促進社會單位平穩度過檔案轉換初期，需要對檔案管理產生的物質文化資料做合理記錄，并向社會個體提供事業單位管理記錄的珍貴檔案資料，以記錄事實為基礎記錄歷史上的發展內容，作為有力的社會發展維護工具，并以此作為檔案管理的參照，還要采用數字化、信息化的方式促進事業單位檔案管理方式多元化。以信息化辦公為標準，對單位檔案管理的效率作出新的要求。而且檔案管理的規范化，也使得整個事業單位檔案管理的辦公內容變得更加輕松，在提高檔案處理速率的同時避免辦公經費的浪費。而且僅就工作性質的重要程度來說，檔案管理這一管理型的工作與物質財富的直接產生不發生實質性的關系，但這并不妨礙檔案管理與其他部門建立實質性的記錄關系，通過實踐服務記錄事業單位的資源數據，并將實際數據與公共服務相結合，以此為社會個體提供實質性的服務。由于其本身的不盈利性，所以檔案管理的收益不能以盈利多少來衡量，而是需要通過對事業單位各方面的資料采集，在保留機密信息不外泄的同時，在合理的范圍內為民眾個體提供信息資源服務，這才是事業單位檔案管理的意義所在。

分析檔案管理的功能可知，大部分檔案管理內容與單位工作業績掛鉤，其中包含了事業單位的發展歷史及管理內容，也包含單位發展歷程中取得的各項重要成果。這些重要資料甚至能夠決定一個單位未來的發展走向，所以檔案管理絕不僅是做檔案保存和收錄，而是衡量單位業績和發展方向的重要標尺。

3 事業單位紙質檔案及電子檔案管理中存在的問題

現如今，事業單位檔案管理制度對檔案信息資源的開發利用效果并不明顯，這使得檔案管理信息資源的利用率不斷下降，保管的許多檔案的信息資源質量參差不齊。出于對檔案信息資源采集的考慮，需要根據檔案管理制度類別作內容總結，但受部分檔案管理信息化資源的制度限制，同期檔案的收集整理分類與立卷編目不相匹配，對于單位間信息資源的共享機制沒有明確的把控，檔案信息化資源的質量也有待提高等問題日漸突出。由此可見，當前建立的信息化檔案管理數據庫已經遠遠不能滿足現今數據檔案存儲的需求，部分檔案管理空間還有待開發。

而且部分檔案信息內容的安全保護措施缺失，重要機密的檔案資料與普通檔案資料混淆，使得國家機密檔案信息存在不可控的泄露風險。對事業單位檔案管理的信息化處理不充分，缺乏足夠的檔案信息安全建設。此外，對普通的檔案資料與重要檔案的資料的區分度不夠，涉及很多機密信息的檔案管理未完全按照安全管理機制進行。對檔案的查借審閱制度把控不嚴格，在收錄、轉出、利用和銷毀時未規范操作等問題也十分明顯，亟需通過限制機密資料的審閱規制，保證在適當的情況下公開事業單位檔案管理資料，對事業單位的檔案進行管理與公開，確保安全。

檢索效率與檔案管理的關聯性極高，因此，部分事業單位對檢索工具十分執著，努力研發檢索工具以期提高檔案管理的效率，殊不知檢索設備的提高能夠較大程度地提高檢索效率，且當檢索設備上的檢索工具過于精密，可能還會導致檔案管理的效率降低，甚至在檔案檢索時容易出現檔案重疊的情況，這也會導致事業單位檔案管理陷入效率過低的困境中。

4 構建事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略

4.1 拓寬事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理渠道

為提高檔案管理信息資源利用率，應當對事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理渠道做拓寬處理。通過數字加密技術提高數字化加密技術的利用率，利用更多的檔案資料的轉換管理方式，對典型的數字化技術做升級處理。通過數字加密數據庫，提供檔案管理身份認證掃描功能，將數字化檔案信息與完整的檔案信息資料相結合。通過創造有利條件建設數字化檔案管理效益統計機制，并引進外來相關技術實現事業單位檔案收集整理。

另外，需要分析事業單位檔案管理改革組成，利用數碼掃描識別技術整理事業單位紙質檔案，并對紙質檔案設置數碼電子標簽，通過OCR識別推行檔案管理工作的自動化實現，并在購置前對檔案自動化建設的基礎設施作預先考量。利用自動提取的數據收集管理功能，確定篩選檢索的信息數據關鍵詞，建立批量處理檔案管理基礎設施，并根據自動化管理的方式選擇檔案管理的建設基礎構成，根據檔案管理的實際運用情況對包含信息進行數據分析。利用檔案自動化建設的基礎設施構建自動化管理單位，并設計更多的檔案管理模式。

此外，需要對傳統的檔案管理利用機制作調整，針對事業單位檔案互動率較低的部分做檔案管理聯動，通過以多對一的互動化管理建設，對事業單位的檔案管理平臺進行改革。增加檔案管理的需求服務開發人員，并針對在線同時交流互動增加檔案借閱功能。通過開發相應的服務軟件，提供交流互動的檔案管理服務模式，并針對交流互動率較高的文獻信息作整理，以提高檔案文獻信息的交流互動效果為主，提高公共服務檔案管理的查看功能。出于改變傳統檔案互動性的目的，建立互動化檔案管理建設機制，以交流互動為基礎做好多方同時在線檔案信息的優化處理。

4.2 構建事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理機制

為提高事業單位檔案管理的利用效果，需要從重保管利用的理念入手，建立起事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理機制。利用管理機制規范檔案管理工作開展的情況，對尚未歸檔的重要檔案做監督，并對于被利用的檔案管理資料做登記，通過利用率的高低對檔案管理資料進行分類，將不同類型的檔案管理資料歸置到一起。只有檔案管理的工作機制轉變，才能重新建立檔案管理的出發點，使得檔案管理工作獲得更高的認可度。

同時，檔案管理不僅是為了單位，同時也是為了社會和個人，保護社會個人的原始資料不被泄露。因此，檔案管理機制應轉變服務對象，建立維護自身合法權益的憑證查詢機制。以供給管理、科研等工作服務資料為基礎，依托團體組織的重要等級信息總結檔案管理工作內容。重新整理檔案統一管理資源的服務內容，可以使得檔案管理資源更加豐富多樣化，能夠滿足更多利用者的實際需求。利用每年的檔案工作會議培訓指導兼職檔案人員，并普及檔案法規等重要工作機制，指導并對業務工作中的具體問題作出及時有效的解釋。收集并保管處理完畢的檔案信息資料。統計缺失或存在錯誤的事業單位紙質或電子檔案，將統計結果匯總并統一報告處理。

4.3 建立事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理制度

事業單位的檔案管理觀念與當前單位的改革形勢不符，導致檔案管理制度也遠遠落后于當前的檔案管理環境，因此，在革新舊的落后觀念的基礎上，利用檔案管理制度建立便民服務資源開發管理制度。在檔案管理的工作中，從本質上加強檔案規范化管理的信念感，從新公共服務理論的角度思考社會組織管理的切實任務。不以單純地追求效率為目標，以保存信息的完整度和收藏文獻資料的價值高低作為衡量檔案管理的好壞。針對保存的檔案做機密性保管處理，利用檔案管理資源開發程度建立新的檔案審核標準。

對涉及單位的具體數據進行處理，通過相關業務往來的民眾的基本信息作出數據統計。對于涉及的主體比較多的事業單位的檔案管理資源，反復核對涉及單位的具體數據，并與單位人員信息進行對照核實。按照檔案資料管理流程細致審核檔案內容，同時建立檔案管理工作監督制度。對檔案管理的程序以及流程的規范化做流程檢查。

從加強其檔案管理的工作制度入手，對事業單位的檔案管理監督機制作修正，將具體的單位檔案管理分成2個部分進行。據此建立檔案管理監督機構，成立監督隊伍。審視檔案管理的監督的內容，重新擬定檔案管理的監督標準，根據外部監督制度確定人民群眾的監督方式，并鼓勵事業單位管理監督中多元主體參與，并對檔案管理做有效的宣傳。

5 事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略應用實例

5.1 檔案管理概況

為驗證事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略的優化思路，合并某區事業單位檔案管理的劃分關系，并針對本區內的單位檔案管理作出調整，根據區內的分類標準劃分社會保障及各項科教文衛的資料數據，針對檔案管理的制度和方式作情況敘述，通過事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略，對涉事業單位檔案管理對象的內容作總結。

5.2 檔案規范化統一管理策略的具體內容

在總結檔案規范化管理機制的基礎上，對事業單位檔案管理的功能作減法處理，合并并調整檔案管理工作內容，以減少事業單位檔案管理的工作分散性，降低檔案管理部門對檔案管理不作為的可能性。根據檔案管理的內容劃分檔案管理風險的計量標準，對某區內事業單位的檔案管理風險等級作調查，借助分析工具整理得到的部門檔案管理情況，按照從1～10的權重比對檔案管理信息作評分，據此分析單位檔案管理的安全等級對比結果，以遠離標準參照線的距離為風險值的計算標準，以9個月為安全風險指數的計算周期，計算應用管理策略前后的風險指數。

5.3 結果分析

為更好地考察當前我國事業單位檔案管理進程以及受到時間以及空間、資源的限制，研究者選取了比較具有代表性的H區作為研究的對象。通過對H區檔案管理的信息化的研究，得出事業單位檔案管理安全風險指數統計圖，如圖1所示。

分析圖1中事業單位檔案管理安全風險指數統計可知，在應用事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略前，事業單位檔案管理安全風險指數較高，在第1月時風險指數達到了0.75，在應用了事業單位檔案管理策略后，事業單位檔案管理安全風險指數最高為0.50。因此，應用事業單位紙質檔案及電子檔案規范化統一管理策略確實能夠有效降低事業單位檔案管理安全風險指數。

6 結語

本文通過建立事業單位紙質及電子檔案規范化統一管理制度，以期為改善事業單位檔案管理化建設投入不足的窘境，為加快事業單位檔案管理的發展進程提供一定幫助。但單位檔案管理監督機制仍然比較單一，需要社會各界融入參與并提出更好的建議，以此促進單位檔案管理全面化發展，因此還需進一步研究。

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