新時代高等學校檔案管理信息化創新的研究

鄒晏秋 李育紅 潘高峰

◆摘? 要：新時代新征程，隨著高等學校教學和科研的全面發展，高校檔案管理工作也要借此契機進行改革創新，本文論述了高校檔案管理工作提高思想認識，更新檔案管理理念;構建創新思維，發揚檔案管理創新精神;運用先進網絡技術，進行檔案管理信息化建設。

◆關鍵詞：檔案;信息化;創新

新時代對高等學校的管理工作提出了更高的要求，同時也對高校檔案管理工作展開了新的發展平臺，我們要把握時機加快高校檔案管理工作改革創新的步伐，積極探索高校檔案管理工作的新方向，打開高校檔案管理工作的新思路，展現高校檔案管理工作的新氣象，創造高校檔案管理工作的新篇章。

一、高校檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作的重要性認識不足

高等學校是國家培養高級人才和進行科學研究的重要場所，主抓教學和科研工作是重中之重，在高校發展的總體布局上對檔案管理工作沒有準確的定位，因此對高校檔案管理工作有所忽略，檔案部門的人員、設備、財力配備明顯不足，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的進一步發展。

2.檔案服務有局限性

高等學校的檔案管理工作基本上停滯在傳統的收集、整理、裝訂、保管、查詢這一狀態中，被動的服務于高校的教學和科研工作，來則找、問則答，忽視檔案資源的利用與開發工作，致使一些有價值的歷史資料長眠于檔案部門，沒有發揮應有的作用，縮小了高校檔案的利用范圍，限制了高校檔案工作的持續發展。

3.檔案管理人員嚴重不足

高等學校是以人才培養為目標、以科學研究為主的重地，需要配備領軍人才的師資隊伍，由于發展需要招聘普遍偏重于高級人才，相對教學輔助部門配備人員明顯不足，導致工作有所積壓。檔案部門缺少具有專業知識和豐富工作經驗于一身的專門人才，部分檔案管理工作人員在工作中簡單機械式工作，為完成工作而完成工作，沒有提升自我的意識和不斷的創新精神。

二、高等學校檔案管理人員隊伍建設的思考

新時代，高校檔案管理工作創新非常有必要，有助于將檔案作用更加充分的發揮出來，為高校發展提供助力。為此需要檔案工作者積極更新傳統管理觀念，注重自身能力的提升。 新時代賦予我們新的思想理念，在高等學校檔案管理工作中不僅需要愛崗敬業、任勞任怨、無私奉獻，更需要發揚傳統、破舊立新、集思廣益，積極轉換思想，提升創新意識，培養創新精神。同時要強化檔案管理人員的服務意識，以全新的精神面貌進行檔案管理工作，使檔案管理工作更加的標準化、科學化、全面化。

檔案管理人員應從自身出發重視和加強高校檔案管理工作，為高校的發展承擔責任和義務，甘當綠葉配合高校高層領導決策和各部門的日常工作，協調好校內校外各個方面的關系，形成校內校外全方位的優良的檔案工作環境，努力做到檔案資料無遺漏、管理工作無死角、服務工作無偏差，保證高校檔案管理工作高效順利的進行。

三、高等學校檔案管理信息化創新的思考

隨著信息技術的迅速發展，高校檔案館只有加快檔案資源的信息化建設步伐，才能適應形勢發展的需求。

1.拓展檔案管理工作空間

網絡技術的運用打破了高校各部門的限制，無限的拓寬了檔案信息化建設的空間，以高校檔案部門為中心建立信息資源管理體系，結合高校工作的實際情況，以輔助高校的發展為目的，協調高校黨政辦公室、教務處、科研處等各部門建立互聯互通快速高效的網絡化辦公。在每一項工作完成之后及時將電子資料傳送至檔案管理部門，減化了檔案日常管理工作中繁瑣程序，實現了無縫對接，真正解決了長期以來文書工作和檔案管理工作分立狀態，在統一的信息化管理的體系中，提高了歸檔的時效性，保證歸檔的準確性，避免了紙質檔案的損耗，延長了檔案信息的保存時間，實現了高校檔案管理信息化的終極目標。

2.加強服務意識

高等學校檔案管理信息化創新建設需要加強服務意識，不能只停留在傳統的保管和查詢層面，新的時代要有主動的創新思維，在“全心全意為人民服務”的基礎上，加深檔案的服務層次，對有價值和歷史意義的存檔資料，運用先進的辦公設備和先進的科學技術對其進行全面的開發和利用。如真實的記錄了高校在偉大的中國共產黨領導下百年滄桑、文化積淀、勵精圖治的校史資料，教書育人、科學研究的重要歷史資料，這些不僅是高校也是國家的寶貴財產。不能讓它們沉睡在原地，而是想高校之所想，從各個角度進行深入研究，助攻高校發展，服務于廣大教師，教育學生傳承高校文化、領略高校精神、樹立正確人生觀，使全體師生從心里熱愛學校事業、尊重學校歷史、發揚學校精神，發揮了高校檔案管理工作信息化的作用，實現了高校檔案信息資料的最大價值。

3.建立健全規章制度

高等學校檔案管理創新工作離不開完善的規章制度，特別是信息化建設中電子檔案的管理工作更是需要明確嚴謹的規章制度進行支撐，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》、《高等學校檔案管理規范》等國家法律法規及針對互聯網等相關法規政策，來建立健全相應的規章制度，同時制定崗位責任制，細化到每一個檔案管理工作的環節，最大限度減少檔案管理工作的失誤，從收集、整理到歸檔、查詢，遇到問題有章可循，形成環環相扣、合理對接的良性工作循環，以達到高校檔案管理工作的標準化、規范化。

參考文獻

[1]冼玉華，如何在新形勢下實現高校檔案管理工作創新[J].傳媒論壇，2021（01）：146-147.

[2]方照燃.網絡環境下學院檔案管理工作創新研究[J].辦公室業務，2018（05）：112.

作者簡介

鄒晏秋（1970-），女，吉林省吉林市人，吉林化工學院館員，主要從事檔案管理和研究工作。