文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護研究

王精莉

摘要：信息化已經隨著網絡信息技術和計算機技術的發展成為現階段我國各個行業和領域的主要發展趨勢之一。文書檔案作為記載著各單位重要的文件信息的重要檔案資料，在推動其朝著信息化方向發展的同時，也要保障好檔案資料的安全。本文以文書檔案管理工作為主要研究對象，著重對文書檔案管理的信息化建設利用率以及安全保護措施進行研究和分析，旨在促進我國文書檔案管理信息化水平的不斷提高。

關鍵詞：文書檔案管理;信息化建設;安全保護

文書檔案管理工作在現階段我國各單位工作的開展過程中占據著重要的地位，無論是生產經營企業，還是促進國家和社會發展的政府單位，都需要依靠文書檔案的管理工作來保證各項資料的安全。而在現代社會的發展過程中，文書檔案管理工作的信息化發展趨勢在提高工作效率的同時，也很容易產生一定的安全問題。對文書檔案管理信息化建設的利用率與安全保護進行分析，對提高我國文書檔案管理工作的安全性具有重要的意義。

一、文書檔案管理信息化建設和安全保護的必要性

在工業4.0時代的背景下，網絡信息技術以及互聯網技術在促進現代各個行業發展的過程中發揮著重要的作用。其在發展的過程中推動各單位朝著更加信息化的方向發展的同時，也使得信息化建設逐漸成為各單位內部各種工作的主要發展趨勢之一[1]。對于文書檔案管理工作來說，由于各單位在開展工作過程中會涉及到許多機密的資料和信息，以往的紙質檔案在記錄和管理過程中存在著管理和記錄難度比較大的問題。在促進文書檔案管理的信息化建設過程中，盡管信息化的檔案管理工作能夠大大提高整理和分析文件資料的效率，但對于這種機密性的文件來說，只有保障文書檔案管理的安全才能夠促進各單位工作的正常有序開展。

二、提高文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護的具體措施

信息化建設在提高文書檔案管理工作效率的過程中發揮著重要的作用，對于文書檔案管理工作來說，其在工作的開展過程中最主要的就是要保證檔案資料的安全。而在推動文書檔案管理工作朝著信息化的方向發展的過程中，提高信息化建設的利用率與安全保護工作質量，會對文書檔案管理工作的質量和保密性造成較大的影響[2]。在對提高文書檔案管理信息化建設利用率以及安全保護的措施進行分析時，主要可以從以下幾個方面來入手：

（一）建立文書檔案的信息化管理機制

管理機制是能夠對文書檔案管理工作的行為進行有效規范的最主要措施。對于文書檔案管理工作的信息化建設來說，由于其在建設過程中會應用到許多現代化的網絡信息管理系統和信息化技術，這一技術在連接網絡的過程中會因為網絡的虛擬性而產生比較嚴重的安全問題。為了能夠更好的保證各種檔案資料的安全，在促進文書檔案管理工作朝著信息化的方向發展的過程中，最主要的就是要建立文書檔案的信息化管理機制。

具體來說，在建立文書檔案的信息化管理機制過程中，首先要對各種檔案資料的文件來源以及復制、備份、整理等工作的相關信息和數據進行明確，以便能夠在更好的分類整理各種檔案資料的同時，也能夠提高檔案資料管理工作的質量。其次，在建立文書檔案信息化管理機制的過程中，由于文書檔案管理工作的信息化建設本身就需要借助一定的網絡信息技術，因而其檔案資料的儲存和整改方式也會產生一定的變化?，F階段，電子檔案已經成為文書檔案管理的主要工作形式之一。在應用電子檔案的過程中，管理機制的建立不僅需要符合法律法規的相關規定，還要能夠建立與電子檔案相適應的管理機制，對電子檔案的工作行為進行更加有效的規范，在一定程度上保證檔案資料的安全。

（二）提高文書檔案管理的信息化水平

信息化作為現階段我國文書檔案管理工作的主要發展趨勢之一，在提高文書檔案管理工作信息化水平、提高信息化建設利用率的過程中，需要重點滿足信息共享、信息查詢以及信息核查等三個方面的要求。信息共享主要是指在推動檔案管理工作朝著信息化的方向發展的過程中，通過管理平臺的建立來實現檔案資料的查閱和分析。信息查詢則主要是通過信息化管理平臺的建立來提高查詢信息資料的時間和效率。信息核查則主要是能夠通過網絡化的信息管理系統和平臺來提高信息核查工作的質量，在突破以往的資料查詢受到的時間和空間限制的同時，保證檔案信息管理的高效性。

（三）建設高質量的專業文書檔案管理人員隊伍

檔案資料作為各單位在開展工作過程中重要的機密性文件，在促進各單位的發展過程中發揮著重要的作用。檔案管理工作的信息化建設在改變了以往檔案資料的儲存和管理方式的同時，也對管理人員的專業能力提出了更高的要求。在開展檔案管理工作的過程中，為了能夠在保證檔案管理工作質量和效率的同時也能夠保障檔案管理工作的安全，最主要的就是要在做好安全防范工作的同時，通過提高檔案管理人員的專業能力和水平來建設高質量的專業文書檔案管理人員隊伍。通過開展一定的專業培訓工作和制定引進人才的政策，不僅能夠對提高管理人員的專業能力起到一定的效果，還能夠在不斷壯大文書檔案管理專業隊伍的同時，推動文書檔案管理工作朝著信息化的方向更好更快的發展。

結論

保障好文書檔案資料的安全，對提高我國文書檔案工作的質量和水平具有重要的作用?，F階段，各單位在開展工作的過程中越來越認識到文書檔案管理工作的重要性。在推動各個行業和領域朝著信息化方向發展的過程中，要想保證文書檔案管理工作的質量和安全，不僅要健全和完善信息化建設的管理機制，還要在做好安全防范工作的同時，積極轉變檔案管理人員的工作態度，促使其積極提高自身的專業知識和技能。

參考文獻

[1]孫英.試論文書檔案管理信息化建設利用率與安全保護[J].科技風，2021（13）：113-114.

[2]李曉莉.淺談文書檔案管理信息化建設利用率和安全保護[J].農家參謀，2019（21）：170.