加強行政審批檔案管理利用的若干思考

劉爽

摘 要：行政審批檔案是指行政機關在行政審批過程中直接形成的各種載體和形式的文件、資料，是各單位依法履行行政管理職能的重要證據。行政審批檔案涉及內容廣泛，包括藥品經營許可證、食品經營許可證、工業產品生產許可證等檔案。筆者結合工作實踐，對行政審批檔案的管理和利用有一點認識。

關鍵詞：加強;行政審批;檔案管理;若干思考

1行政審批檔案信息概述

1.1文件信息化

檔案信息是信息時代發展的產物。在國家檔案局的統一領導下，全國檔案管理活動加大了現代信息技術的引進力度。無論是檔案信息資源的收集和管理，還是后期檔案信息資源的開發利用，都離不開現代信息技術的支持，建立符合我國實際需要的檔案管理現代化建設體系。

檔案信息技術實現了從傳統實體檔案管理模式向新型信息管理模式的轉變，改變了檔案管理的傳統紙媒，轉變為對檔案資源信息內涵的管理，極大地提高了檔案信息資源管理和開發利用的質量和效率。

1.2行政審批文件

行政審批檔案是指行政機關在行政審批過程中直接形成的各種文件、資料的載體和形式，是行政機關依法履行行政職能的重要證據。目前，行政審批檔案的范圍包括食品經營許可證檔案、工業產品生產許可證檔案、藥品經營許可證檔案等行政審批檔案。

1.3行政審批檔案信息化的必要性

積極推進行政審批檔案信息化進程，是行政審批領域信息化發展的客觀要求。滿足群眾的實際需要。行政審批業務檔案是行政機關依法建立的對行政許可、行政確認等事項的批準的原始記錄。借助于信息管理平臺和技術，可以滿足日益增長的海量檔案查詢和利用需求;適合大數據時代檔案資源建設的需要。在大數據時代，人們對獲取檔案信息的要求越來越方便和迫切。由于行政部門的分類和分工管理，造成了檔案資源分割和分塊管理的特點，利用效率低下。加強行政審批檔案信息化建設，就是要整合行政審批檔案信息資源，實現信息資源共享，滿足大數據時代檔案信息資源建設和發展的現實需要;保障國家職業檔案安全的現實需要。2011年，國家檔案局制定了《國家基本職業檔案目錄》，將與公民關系密切相關的職業檔案納入檔案目錄。行政審批檔案關系群眾切身利益和公共利益，具有重要的備案價值。加強行政審批檔案信息管理，運用現代信息技術，確保專業檔案的安全完整。

2行政審批檔案管理與利用中存在的問題

2.1檔案管理思維落后

要加強行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環節。在檔案管理工作期間，經常有一些工作人員忽視了檔案的保存和檔案保存的重要性，對檔案管理后出現的一些具體問題未能加以防范。因此，當問題出現時，沒有及時解決，反而數據受到一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成嚴重損失，工作人員只會覺得保存檔案是工作的任務。難道他們不知道，保存檔案的重要意義在于后期繼續利用的目的。然而，事實上，檔案保存的意義在于在將來需要的時候提供給需要的人或物。它方便人們在很短的時間內查找到想要查找的相關信息，使人們可以隨時查找和閱讀。但是，對于現在的工作人員來說，他們并不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要把資料和檔案保存好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強行政審批檔案管理，需要從對從業人員的基本工作職能培訓入手，讓他們了解工作的意義。對于現代社會來說，雖然在一定程度上，工作需求變得越來越信息化和現代化，而網絡的出現也給工作帶來了很多便利，在一定程度上節約了工作費用和工作成本，為現代工作提供了極大的便利。然而，網絡雖然簡化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，還需要人工操作。例如，檔案管理在某些方面還需要人工保存，這并沒有隨著時代的進步而進步。因此，檔案的保管仍采用紙質方式保存和人工記錄，因此經過深入思考，我們會發現，檔案管理工作模式落后，會影響行政部門的工作效率。

2.2檔案的利用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實際問題。由于行政審批涉及多個行業、多個部門，由不同的部門管理和控制，可見數據的存儲過于分散，查閱比較麻煩，需要各級領導的同意，這在一定程度上給工作帶來了麻煩，它無法在很短的時間內找到所需的文件和數據。這樣，由于數據存儲分散的現象，很難最大限度地提高檔案管理的效率。2.系統不兼容。檔案保存工作中還有一個問題，那就是：從行政審批開始到工作結束，有一個漫長的過程，需要經歷許多復雜的過程。但一些事業單位改革后，零散的檔案已經集中辦理，行政審批人員能否及時完成行政審批工作，要看這些人的工作效率和個人的工作態度，這些工作的弊端會在一定程度上出現客觀問題，導致與檔案審批有關的信息和數據的遺漏，甚至使檔案內部數據信息零碎、過于分散。而且，由于工作不夠細致，行政審批的電子文件和相應的紙質文件無法相應保存，會出現電子文件和紙質文件不同時歸檔的記錄。因此，這也是導致檔案管理不兼容的主要因素。

3 促進行政審批制度管理的思路

3.1加強總體設計，提高改革整體性

長加強行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環節。在檔案管理過程中，一些工作人員往往忽視了檔案保存的重要性，對檔案管理后出現的一些具體問題未能加以防范。因此，當問題發生時，并沒有及時解決。相反，數據受到了一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成了嚴重的損失。工作人員只會覺得保存檔案是工作的任務。難道他們不知道保存檔案的意義在于以后繼續使用的目的嗎。但事實上，檔案保存的意義在于為將來需要的人或物提供方便。它方便人們在很短的時間內找到相關信息，使人們可以隨時搜索和閱讀。但是，對于現在的工作人員來說，他們不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要資料和檔案保存完好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強行政審批檔案管理，需要從對從業人員的基本工作職能培訓入手，讓他們了解工作的意義。對于現代社會來說，雖然在一定程度上，工作需求越來越信息化和現代化，而網絡的出現也給工作帶來了很多便利，在一定程度上節約了工作成本和成本，為現代工作提供了極大的便利。然而，網絡雖然簡化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，需要人工操作。例如，文件管理在某些方面需要手工保存，這是不與時俱進的。因此，檔案仍以紙質形式保存，人工記錄。因此，經過深入思考，我們會發現檔案管理工作模式落后，會影響行政部門的工作效率。

3.2檔案的使用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實際問題。由于行政審批涉及多個行業、多個部門，由不同部門管理和控制，可見數據存儲過于分散，咨詢麻煩，需要各級領導的同意。在一定程度上給工作帶來了麻煩，不能在很短的時間內找到所需的文件和資料。這樣，由于數據存儲分散的現象，很難最大限度地提高文件管理的效率;系統不兼容。檔案保存工作中還有一個問題，即從行政審批開始到工作結束，有一個漫長的過程，需要經歷許多復雜的過程。但一些事業單位改革后，零散檔案集中辦理。行政審批人員能否及時完成行政審批工作，取決于其工作效率和個人工作態度。這些工作的弊端會在一定程度上導致客觀問題的產生，導致與檔案審批有關的信息和數據的遺漏，甚至檔案內部零碎的數據信息過于碎片化。而且，由于工作不夠細致，行政審批的電子文件和相應的紙質文件無法相應保存，電子文件和紙質文件的記錄沒有同時歸檔。因此，這也是導致檔案管理不兼容的主要因素。

參考文獻

[1]韓輝.行政審批檔案信息化建設的思考和對策[J].辦公室業務，2016，37 （6）：99.

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