淺析中小學校財務會計檔案管理制度的重要性及其執行的若干措施

李傳德

摘要：財務會計檔案管理工作在我國中小學校財務管理工作中一直以來都占有重要的地位，也是提升學校財務管理水平的重要途徑?；诖?，本文從中小學校財務會計檔案工作對于學校財務管理工作中的意義和重要性角度入手，探析了提升學校財務會計檔案管理工作水平的具體措施，目的是更好地讓中小學校認識到做好財務會計檔案管理工作的重要性，以建立和完善學校的財務會計檔案管理制度，不斷提升我國中小學校的財務管理水平。

關鍵詞：財務會計檔案工作;財務管理;重要性;措施

引言：無論是從學校財務管理工作的特點和性質，還是從學校財務管理工作未來發展的意義和作用角度來講，加強學校的財務會計檔案管理工作，是我國目前經濟社會建設與發展的對學校財務管理工作的內在訴求。學校的建設發展離不開各渠道教育經費的支持，教育經費運行中所形成的各種數據以及相關的會計信息都體現了學校建設的歷史進程。因此，如何切實有效、可持續地做好學校財務會計檔案管理工作，這就必然要求我們學校充分認識到財務檔案管理的重要性和加強其執行的措施。

一、財務會計檔案管理的內容

中小學校財務會計檔案主要含義指的是各中小學校管理財務活動中所形成的各種形式具有一定的科學保存和研究使用價值的會計檔案記錄和各種原始憑證及其附件，是中小學校管理財務活動中所形成的各類會計記錄及其客觀性的描述。對于財務會計管理檔案的高度重視和廣泛認可使用程度，也充分體現了中小學校的社會經濟秩序管理是否順暢與合法。財務會計檔案對于有效保證各中小學校的正常經濟運行工作秩序、教育教學管理工作秩序以及教育教學研究服務管理秩序等各個環節，都具有非常重要的實際使用價值。

財務會計檔案管理的主要業務內容大致情況可以這樣認為：一，資金流通管理過程階段中的各類記賬憑證，如學校會計的匯總記賬憑證、記帳記賬憑證等;二，學校的固定資產會計管理帳目，如學校資金流通過程情況、內部的固定資產會計帳目等;三，學校建立的電子財務檔案;四，財務會計檔案數據庫系統日常維護時的財務記錄;五，財務會計檔案移交和銷毀等檔案管理制度。

二、財務會計檔案管理工作在財務管理中的重要性

（一）提升財務管理精確度規范學校經濟發展

財務會計檔案管理工作的精細和科學，要求學校的各種經濟活動的開展也必須更加精細化、科學性。同時，社會各界對于學校資金的支出和使用的重視程度及其監督的力度都在一定的程度上要求學校財務會計檔案管理更加科學和可持續，否則，沒有財務會計檔案，對學校的監督管理就成了“無米之炊”。

（二）提升財務管理的合理性，降低學校運營成本

全面、完整、有序的財務會計檔案信息庫，不但能夠幫助財務人員認真反省、檢查以往的財務工作，為今后更好地做好開展財務工作提供一定的借鑒和參考;同時也將有助于學校管理層能夠更好的掌握學校的正常經濟和運行狀況，以便于學校合理的規劃和安排經費預算，最大限度地降低其運營的成本，為我們學校謀求更多的發展空間?？梢赃@么說，財務會計檔案工作既是學校財務管理工作的重中之重，又是衡量學校財務管理質量的重要標準。

（三）提升財務管理的有效性，為解決經濟糾紛提高可靠信息

學校內部的財務會計檔案管理工作的貫徹落實，可以為學校財務管理的工作提供大量的數據支撐，進而增強了財務管理工作的有效性，為可能會發生的經濟爭端及其所涉及金融問題的解決提供了相關信息和資料。財務會計檔案內容主要包含了學校與其他單位之間各種經濟活動往來的記錄和賬目信息情況，完整的統計資料和財務會計報表可以為學校及時有效地解決各種經濟爭端提供良好財務會檔案材料支持，降低了因資料不足等原因所導致的爭端解決困難，提高其實際工作效率。

（四）保障財務管理的規范性，落實國家相關經濟政策

財務會計檔案工作的開展，要求落實和規范財務管理行為，并能為國家經濟政策制訂與執行提供基礎性的參考。中小學校的內部財務會計檔案都主要是用來反映各所學校的發展史過程和學校的基本經濟狀況，國家可以能夠在學校的財務檔案中準確地了解得到該學校的發展歷史，并在這種基礎上研究制訂出一套符合大多數學校自身發展需求的經濟政策，推動學校規范、科學、可持續發展。

（五）提升財務管理的靈活性

財務會計檔案能夠為財務管理人員提供數據信息支持，幫助學校財務管理人員分析教育經費運行形勢，進而幫助學校更好的開展教育教學工作和服務廣大師生。財務會計檔案能夠為學校在社會中提供良好的管理經驗和指導，同時，其較為完備的經濟業務活動及與學校之間的交流往來情況的記錄，也給學校在社會中關系的建立提供了一定的保障。

三、做好財務會計檔案管理工作的措施

（一）樹立學校對財務會計檔案管理工作重要性的正確認識

1. 財務會計檔案能夠為各級部門檢查和審計學校經濟業務和事項提供必不可少的檔案材料，能夠清楚、如實的記錄學校的各項經濟業務和事項及其發展歷史。學校主要負責人需要組織各部門領導針對學校財務會計檔案的使用價值進行研究探討，在研究探討中樹立財務會計檔案管理對于學校財務管理重要性的正確認識，讓各個領導都意識到財務會計檔案對于學校的發展具有的重大促進作用。學校領導同時要對財務會計檔案機構和部門人員進行專業的價值觀認識宣傳教育，從學校檔案可持續發展出發的高度出發，提高其對于財務會計檔案的重視高度。

2.我們十分需要對學校財務管理工作需要給予大力的支持，讓各相關部門更好地積極配合我們進行財務會計檔案管理工作，同時，也要加強各個部門之間的相互協調溝通合作，提高財務管理工作的科學性。

（二）提高財務會計檔案管理人員素質

學校應以提升學校財務會計檔案管理為抓手，促進檔案員業務素養和業務技能的提升，采取以考促學、找差找茬、培訓提問、現場解讀、觀摩學習等形式提升財務會計檔案管理質量。學?？梢酝ㄟ^多樣化的培訓方式，對相關財務會計檔案管理制度的重點細則和要求進行解說，使培訓人員快捷、有效地規范掌握財務會計檔案管理的內涵。之后，對參培人員開展財務會計檔案管理知識問答競賽活動，從而不斷強化參培人員的檔案管理知識。

（三）加強財務會計檔案信息化管理

隨著我國科學技術和應用的廣泛和大眾化，學校也必然需要進一步加強新時代技術在我國財務會計檔案管理中的推廣和應用，不斷完善中小學校的會計電算化系統，加強財務管理工作的數據庫體系建設，提高財務管理工作效率。學校應該從上級檢查和審計的角度出發，了解檢查和審計工作的需求，針對學校對于各種財務會計檔案管理的不同特點而提供專業的服務與信息化技術支撐，建立財務會計檔案的信息化管理體系，真正實現標準化、專業化的檔案管理，為學校解決了統一管理困難、集中存放困難、相互之間借閱困難、檔案安全性較低等困難。

（四）建立專門的財務會計檔案保管庫房和管理制度

建設學校財務會計檔案庫房和財務會計檔案管理制度，是我們確保財務會計檔案管理可持續發展的關鍵所在。財務會計管理檔案的庫房建設應按按照國家以及相關法律規定單獨地來進行規劃興建。學校在建造時就需要充分考慮到各種財務會計檔案的存檔方式和所需的基礎條件，建設它們能夠同時支撐不同種類的檔案資料存儲的庫房，進行書籍或者文字類型的財務會計檔案時，就需要管理人員進一步加強對于庫房的干燥程度和庫室內部通風的維護工作的關注和重視，而且使用移動硬盤等科技型的數據庫存儲裝置就要求學校進一步加強技術控制。同時，學校要制定嚴格的財務會計檔案管理體系，統一管控，禁止無關人員入內，保障了財務會計管理檔案的安全，防止了財務會計管理檔案的潮濕、污損，做到了財務檔案相關信息以及資料的清晰、完整。

（五）設置專門的財務會計檔案管理機構

有了穩定的財務會計檔案管理工作人員，就應當在學校內設置專門相應的財務會計檔案管理部門，推行財務檔案管理目標的主體責任制，并將財務會計檔案管理工作納入該學校職能部門的年度管理目標進行考核，同時通過對財務會計檔案的組織建設管理工作人員進行獎優罰劣，來充分調動財務會計檔案管理業務工作者們積極性。

結束語

總而言之，財務會計檔案管理工作在中小學校財務管理工作中一直占據著十分重要的地位，其目的是能夠有效地為學校的財務管理工作提供實實在在的信息數據支持和原始憑據材料支撐。因此，財務管理工作者應當認真做好財務會計檔案管理工作，不斷培養和提升自己的綜合素質，建立完善的財務會計檔案管理制度，同時應用現代化技術，進行信息化的管理，全面提高對財務會計檔案的管理水平，為財務管理提供基礎與保障。

參考文獻

[1]孔利娟.高校財務會計檔案管理的內控制度建設探究.卷宗.2020，10（23）：25.

[2]張強.高校財務電子檔案工作面臨的問題與對策思考.商業會計.2020，（12）：94-96.

[3]張曉紅.財務檔案管理中存在的問題及對策探討.辦公室業務.2016，（5）：77.

[4]孫戰芳.財務檔案管理中的問題及優化方式研究論述.科技資訊.128-129.

廣西壯族自治區北流市高級中學