人力資源檔案管理信息化建設的必要性和保障條件分析

李軍曉 禚秋彤

摘要：如何運用現代化的管理技術建設信息化的人力資源檔案系統是目前檔案管理工作中亟需解決的問題，本文從多個角度分析了人力資源檔案管理信息化建設的必要性，結合醫院人事部門的現實工作情況，探尋了在人力資源檔案信息化管理中不可或缺的保障條件。

關鍵詞：人力資源檔案管理;信息化建設;必要性;保障條件

1 人力資源檔案信息化管理建設的必要性

1.1 檔案管理工作的本質客觀需求

檔案資料的管理會受到各種因素的影響，主要是受檔案信息的使用環境和保存方式的限制，由于現代信息傳播速度快，傳播廣度寬，這就導致傳統檔案管理模式無法適應信息的新存儲方式，這是檔案信息管理工作自身性質所決定的;人力資源檔案信息涉及包括校方、企業、個人等多個單位多方的利益和使用相關，其間的信息傳遞也比較繁雜靈活，這為人力資源的檔案信息保管使用和存檔帶來不小的壓力，為更加貼合檔案使用者自身的服務體驗，切實提高人力資源檔案的管理水平，建成更加信息化的檔案管理系統是人力資源檔案管理工作自身的迫切需求，也是目前檔案管理行業的客觀需要。

1.2 人才檔案管理工作的必由之路

社會的發展離不開各行各業、各種各樣的人才，社會的管理也離不開人才的管理，現代社會是一個競爭空前激烈的社會，人才戰略已經是社會繼續向前發展的必須戰略，不管是科技、經濟、醫療等各個方面都面臨著極為嚴峻的人才緊缺問題，所以，保障人力資源的正常有序運行是穩定社會發展的必須途徑，而人力資源的發展與人才檔案的管理密切相關，人才的變動問題直接涉及到檔案的變動，正確有效地管理人力資源檔案成為人力市場主要關注的問題;檔案信息的信息化建設減免了手工的人力消耗和繁瑣的保存程序，是人才資源檔案管理在現階段良好發展必須要經歷的途徑，只有實現人才檔案的信息化處理存檔和調檔，才能確保人才在社會中的良性運轉，保障人才不會流失。

1.3 提高人才檔案管理水平的必要手段

人才資源的檔案管理是社會檔案管理中最重要的一項，人工的查閱、存儲已經完全不能滿足現代社會的人才輸出，運用信息化的檔案管理方式，可以更好、更充分地利用人才資源檔案信息，展現人力資源信息的使用價值，同時提高人才檔案的使用效率;人才資源檔案信息化管理主要是通過搭建信息數據庫的方式，建立一個完整的檔案閱讀、提取、更改、改派的系統，這樣一個完善的檔案管理系統可以最大限度保護人才檔案，并最大程度提升檔案的使用便捷化，從根本上提高了人才資源檔案管理的整體水平。

2 人才資源檔案信息化管理的現狀分析

我國人才資源管理在近二十年來飛速發展，取得了從零到有的突破，但與發達國家的管理系統相比仍存在差距，我國人才資源檔案信息化管理現存的弊端主要有以下幾點：首先，在信息化建設的認識上還不到位，隨著經濟發展，許多單位引進了國外的先進管理理念，但許多國外的成熟技術并不能很好地適用于我國的工作體制和國情，存在很多局限性，這也使單位信息化管理建設喪失主動性，在信息化改革上的認識淺薄;其次，缺少統一的信息化平臺與系統，現階段我國已具備檔案信息化管理的技術條件，但在業務引進和應用上還比較冷清，尤其是像醫院這種人力資源集中的單位檔案信息化應用還十分欠缺，這主要是由于我國人力資源管理應用軟件開發廠商間主要靠相互效仿以應對競爭，而在信息化建設上相關部門又偷工減料，使整體的信息系統水平處于重復開發的情況，大多數單位在技術實施上也常常受阻;最后，檔案信息化管理系統的后期運行維護等技術支持欠缺，國內的人力資源檔案信息化管理軟件應用結構不穩定、系統革新緩慢、軟件種類單一，與此同時信息系統的需求量又較大，這對信息系統的維護應用來說十分棘手。從上世紀八十年代開始，計算機應用開發促使大量檔案數據業務軟件出現，例如一開始使用Excel、Access等信息管理軟件，現今對人力資源檔案信息的管理更加注重系統性的管理模式融合，旨在解決更加全面的檔案信息業務。

3 人才資源檔案信息化管理的保障條件

3.1 提升檔案管理者的重視程度

人力資源檔案信息化建設需要較高能力的管理者，人才資源的檔案信息可以涉及單位的所有在職或是潛在在職人員，管理者必須要了解整個單位的情況，在人員架構的了解基礎上管理所有的人才資源檔案信息，這樣才能向檔案使用者和存放者表明檔案信息的重要性，才能協調好整個單位的人才檔案信息;在檔案管理系統的信息化建設中，只有管理者重視信息化的建設過程，才能達到所期目標，在人才資源檔案管理者重視信息化建設的同時，檔案信息管理者還要向單位領導介紹信息化管理人才資源檔案的重要性，將人才資源檔案的信息化管理同單位的切實發展聯系在一起，保障檔案信息化建設的資金可以到位，這是檔案信息化建設的重要先決條件[2]。

3.2 切實打造人力資源檔案信息化管理平臺

人才資源檔案管理不能僅要求檔案信息存儲的信息化，還要注重業務上的信息化整合，對于醫療單位來說，一個有效實用的信息化管理平臺可以為單位省下大部分的人力資源，還可以為醫院創造更多的業務實效;人力資源檔案信息化建設中十分重要的一項就是搭建信息化管理平臺，一切檔案業務的操作都基于一個信息化充分的平臺，企業單位可以以人才資源檔案管理作為信息化平臺中的基礎功能，在此基礎上，發展更多信息化功能性平臺，也可以發揮信息醫療系統的優勢，將患者信息管理系統沿用于人事檔案的管理工作上，這對于人才和單位而言都是十分有益的選擇，只有打造完善的信息化管理平臺才能使人才資源檔案管理形成一個閉環，讓整個檔案管理的操作鏈條完整銜接。

3.3 提高管理人員的技能水平

信息化管理檔案不是簡單的看管工作，在信息化的檔案管理機制下，相關管理人員需要具備一定的信息化處理業務能力，而且人力資源檔案信息是十分重要的人身和單位信息，在管理當中不容有失，人才資源檔案信息管理要求管理人員具備更強的責任心和使命感，所以，必須加強管理人員的技能掌握程度和素質水平篩選，保證信息化的人才資源檔案信息系統可以被熟練地應用，創造檔案信息最大化的價值。

3.4 保證檔案信息管理數據的安全

信息安全是任何檔案管理中的首要條件，人力資源檔案的安全十分重要，而且檔案的管理還會受到各個方面的安全威脅，信息化管理系統中的網絡、應用、管理等方面都可能產生安全問題，要保證人才資源檔案數據庫的安全就要從以上各方面著手，在保證網絡硬件和軟件系統安全的同時，規范檔案的管理工作要求，制定更加完善的檔案管理規章制度，確保信息管理中的各個環節的信息安全。

參考文獻：

[1]高文峰. 淺談人力資源檔案管理信息化建設的必要性和保障條件[J]. 黑龍江檔案，2014（03）：40.

[2]陳靜. 淺談人力資源檔案管理的信息化建設[J]. 勞動保障世界（4Z期）：11-12.

[3]李曉倩. 人力資源檔案管理信息化建設的必要性分析[J]. 中文信息，2020，000（001）：93.