檔案管理信息化建設對策研究分析

鐘蕊

（四川省內江市市中區交通戰備服務中心，四川 內江 641000）

檔案管理一直以來都是一種非常重要的工作，其可以保證檔案信息資料的價值和作用得到切實有效的發揮。不同時期檔案管理方式方法也會有所不同，進入信息時代后，實現檔案的信息化管理成為必然的發展趨勢，也是當今時代檔案管理工作的主要方式和模式，開展檔案信息化建設，可以進一步提高檔案信息資料的完整性、安全性以及使用效率，有助于檔案信息資料價值和作用的全面發揮。因此有必要對檔案管理信息化建設做出研究，推動檔案管理不斷向好發展。

一、檔案管理信息化建設概念及其內容

對于檔案管理信息化建設而言，主要指的是在對檔案開展管理工作的過程中，借助現代化網絡信息技術等，來對檔案信息資源開展開發以及整合工作，同時開展數字化建設，以此來為其他部門應用檔案信息資源提供更為高效便利的服務[1]。其屬于檔案管理實現現代化發展的一個重要過程，也是時代發展對于檔案管理工作的一個必然要求。檔案管理信息化建設的主要內容包括以下三點：一是檔案信息資源建設，主要指的是對檔案信息資源收集、整理以及歸檔的形式以及內容等做出的信息化要求。二是檔案基礎設施建設，主要指的是落實檔案管理信息化建設時相應的軟硬件設施配置，以此來提高檔案信息資源開發以及利用的效率。三是檔案標準化建設，主要指的是針對檔案信息化建設過程中提出的一系列相應標準、要求以及規范等，以此來保證電子檔案可以實現規范化管理。

二、開展檔案信息化建設的重要價值

（一）能夠提高檔案管理效率和質量

以往較為傳統的檔案管理比較注重對實體檔案信息資料的管理，在實際管理過程中往往需要借助大量的人力資源來開展信息數據的收集以及整合工作，同時還需要定期進行維護，避免檔案出現損壞以及遺失等問題。傳統的檔案管理流程給相關工作人員帶來了非常沉重的工作負擔，同時檔案部門運行效率也非常低，很多時間以及人力物力資源都得到了浪費[2]。通過開展檔案管理信息化建設工作，一般僅需一次正確的檔案數據信息錄入，便能夠有效實現檔案信息的反復利用，不但呈現出自動化以及實時性等特點，同時還能夠實現網絡信息共享，使得檔案信息檢索查詢變得更為方便快捷，這要比以往人工調取、運送等節省很多的時間、人力以及物力資源。

（二）能夠進一步提高檔案管理人員業務水平

通過開展檔案管理信息化建設工作，可以將檔案管理人員從以往較為機械的檔案管理工作中解脫出來，從而有更多的時間以及精力去學習和掌握更多先進的前沿知識和技術，能夠幫助檔案管理專業領域實現開拓創新，不斷提高檔案管理人員的專業能力和業務水平，促使其迎合時代發展特點做出優化和提升，從而在思想和行為等方面都可以保持良好的先進性，更好地適應檔案管理工作的發展變化趨勢[3]。

（三）能夠增強檔案信息安全性

以往較為傳統的檔案信息資料主要以紙張作為載體進行存放和保管，但是由于檔案信息資源具備著較高的使用率，所以翻閱查找的次數較多，容易導致部分紙質檔案資料出現破損或者是遺失等問題，如果未能開展及時有效的修復工作，很有可能導致部分信息資料徹底遺失，難以再補全。借助檔案管理信息化建設，可以構建現代化網絡檔案信息數據庫，借助U 盤、云存儲以及光盤等信息載體實現永久性保存，再加上各類防護系統以及軟件的應用，可以切實保證檔案信息資料的完整性以及安全性[4]。

三、檔案管理信息化建設對策

（一）注重加強檔案管理信息化基礎設施建設力度

需要建立健全數字化檔案管理中心，具體建設內容包括：一是檔案數據庫建設，二是檔案檢索工具建設，三是檔案管理規章和制度建設，四是數字化檔案管理部門建設等。大力推行計算機檔案管理模式，加強對各種現代化信息技術以及網絡技術的應用力度，以此來不斷提高檔案信息化建設水平[5]。

對于檔案數據庫建設而言，主要指的是建設存儲檔案數據信息的軟硬件存儲系統，例如：云存儲以及U 盤等。在建設過程中，要合理選用存儲設備類型，并對其進行有效安裝、調試以及使用，在建設過程中需要做好需求分析工作、方案確定工作以及設備購買工作等，所選存儲設備必須要與服務器具備良好的匹配性，一般網絡存儲設備需要考慮到這一點。除此之外，還應該根據檔案管理工作實際情況，定期對檔案數據庫進行升級以及維護，以此來保證檔案數據庫可以長期穩定地發揮效用[6]。對于檔案檢索工具建設，需要根據檔案管理實際情況進行選取，一般在檔案信息資源不多的情況下，Excel 軟件便能夠提供數據庫以及檢索等功能，建設簡單，使用方便快捷，如果檔案信息資源相對較多，可以選擇多媒體技術，其不但能夠提供全面系統的檢索功能，如：圖片信息檢索、視音頻信息檢索等，同時還可以實現檔案信息資源的共享。對于檔案管理規章制度以及檔案信息化管理部門建設而言，兩者需要同步進行，其屬于保證檔案管理實現科學化以及規范化和標準化建設的主要內容。首先，應建立健全檔案信息化管理部門，然后制定相應的檔案管理規章制度，要保證檔案管理制度與檔案管理部門建設具備良好的適應性，利用制度來明確劃分好檔案管理部門甚至個人的具體權責以及任務，保證檔案信息化管理部門能夠切實發揮出應有的價值和作用。其次，在建設檔案管理制度時，需要明確檔案標準化管理程序以及基本工作要求，要對檔案信息分類、利用、歸檔以及保管和保密等一切工作流程以及制度進行完善和制定，以此來保證檔案管理工作的標準化以及規范化。最后還應該建立健全管理責任制度、責任追究制度以及檔案管理獎懲制度等，以此來依法依規追求相關工作人員責任、調動檔案管理人員工作積極性等，切實保證存檔有依據、查詢有規定以及管理科學有效，從而進一步推動檔案管理信息化建設不斷向好發展[7]。

（二）注重加強檔案現代化管理力度

需要逐步豐富現代化管理手段，構建檔案信息管理系統和共享平臺，實現檔案資源共享[8]。目前信息技術呈現出高速發展的態勢，并且完全進入了網絡化以及數據化的時代，相應的檔案管理系統的建設必須要充分實現“網絡化管理”以及“數字化管理”，保證檔案的完整性以及共享性。對此，需要對檔案管理軟件進行科學合理的選擇，必須要具備較強的包容性、規范性以及通用性，同時對于檔案安全管理軟件以及系統的選用也需要保持同等特性，從而促使檔案現代化管理能力能夠不斷增強，以此來切實實現安全共享和存儲[9]。

（三）注重加強檔案管理人員培養以及信息化管理隊伍建設力度

檔案管理信息化建設，離不開擁有先進技術水平以及知識的檔案管理人員的支撐，所以應注重加強對檔案管理人員的培養力度，并建設一支復合型信息化檔案管理人才隊伍[10]。對此需要將數字化檔案特點以及數字化檔案管理規范等予以明確，然后針對檔案的自動登記、歸檔輔助以及記錄、檢索還有信息網絡傳輸等各個方面開展培訓教育活動，以此來更新檔案管理人員的專業知識和技能，促使其檔案信息化管理素質以及工作水平不斷提高。除此之外還應該鼓勵檔案管理人員積極主動地去學習有關計算機、網絡工程以及與檔案信息化管理等方面的知識，以此來推動檔案管理人員保持良好的先進性。有必要的情況下，還應該加強對高素質、高水平專業人才的引進，從而推動復合型信息化檔案管理人才隊伍快速形成，以此來推動檔案管理信息化建設加速推進。

結語：綜上所述，進入到信息時代之后，檔案管理開展信息化建設工作屬于檔案管理工作在新時代背景下的一個必然發展趨勢。有必要對檔案信息化建設給予足夠理解和認知，然后在此基礎上，做好檔案信息化基礎設施建設工作、檔案現代化管理加強工作以及檔案管理專業人才隊伍建設工作等，如此才能夠推動檔案管理信息化建設速度不斷加快，為檔案信息資源價值和作用的發揮打下良好基礎。