電子檔案和紙質檔案的優勢互補與共存發展

趙培珍

（內蒙古鄂爾多斯市準格爾旗征地移民辦公室，內蒙古 鄂爾多斯 010300）

隨著信息化時代的到來，人們生活和工作的各個方面都發生了巨大的變化。電子檔案也在悄然興起，其高效、少空間、易共享、多樣性等特點越來越受到檔案管理者的青睞。然而，傳統的紙質檔案也有原始性、穩定性強等不可替代的優勢。電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的組成部分，他們都具有各自的優勢，這就需要利用兩種文件的特點，實現紙質檔案與電子檔案優勢互補的管理。

一、電子檔案較紙質檔案的優勢分析

（一）高效性

一是電子文件傳輸發送文件速度快。紙質檔案只能在某一時間某一地點，小范圍內讓能夠接觸到它并且有權限的人傳閱。而電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件,不受時間和空間的限制，利用網絡可以實現快速發送、傳閱電子檔案。二是電子文件可以使用智能檢索。傳統紙質檔案的檢索是對各種文件歸檔后進行的分類、編目、編制和檢索工作，檢索人員只能按目錄逐卷進行有形檢索。而電子文件作為科技發展的產物,利用計算機就可以實現智能檢索；實現信息的存儲、傳遞、編輯、加工等程序，能夠在短時間內高效完成人工無法完成的工作。

（二）少空間

隨著水庫移民工作的持續發展，水庫移民的基礎設施不斷完善、后期扶持項目每年跟進，水庫移民的紙質檔案不斷增多，尤其是那些工程圖紙、設計報告、文件批復等等，紙質文件的持續增長與有限的存儲空間形成一對矛盾，而電子檔案所占用的空間很小這一優勢就可以很好地解決這一矛盾。與紙質文件相比，電子文件的體積相對小到可以忽略占用的空間。電子文件是以現代信息技術為基礎，以數字形式進行信息整合的技術。它的存儲介質是磁盤、磁帶、CD 等新型材料，這些材料的優點是存儲容量大，占用空間小。一張普通CD 所包含的信息量是驚人的。數字信息被壓縮并存儲在高科技載體上，這就減少了對存儲空間的使用，電子檔案可大大節省庫房存儲空間。

（三）共享性

電子檔案具有共享的特點，具體來說就是電子檔案可以實現不受時間和空間的限制實現資源共享。電子文件可以在虛擬計算機環境中搭載網絡技術，擴大信息交流，實現資源共享。不同的人可以在不同的地方同時閱讀或使用相同的文件，一個電子文件可以被所有需要它的人共享。在當前條件下，檔案網站是電子文獻及其檔案信息網絡傳播和利用的重要信息交流平臺。檔案部門也應以此為契機，在互聯網上建立自己的網站，開展廣泛的檔案信息咨詢服務。而傳統的紙質文件閱讀通常只能在小范圍內傳閱,一般只有一個原始文件,即使有復印件,有限的數量也很難實現大范圍的資源共享,有時還容易導致文件丟失或損壞。

（四）復制性

對于傳統的紙質檔案而言，文件是原始的，檔案就是原件，而且一般只有一份原始文件。然而，電子檔案的可連續復制性是電子檔案區別于紙質檔案的重要特征之一，它可以從一個載體復制到另一個載體，也可以從一臺計算機轉移到另一臺計算機上，在對原件進行數字化處理時，可根據需要制作出不同分辨率的副本，甚至獲得比原件更好的質量。電子檔案是對紙質檔案傳統認知的挑戰和顛覆。

（五）多樣性

鑒于電子文檔的可操作性，用戶的使用空間和利用方式變得更加廣泛，用戶可以結合自身需求，利用計算機進行多種形式的信息處理和分析。一般紙質文件不可輕易改變文件的內容，如改變文件的格式，增加、刪除和更改文件的內容。而電子文件可以很容易地改變文件的內容和格式。在電子文件形成之前，內容增減、更改等都非常方便，且不留任何痕跡，檔案文件頁面依然保持整潔、干凈。人們還可以利用電子文件對文檔信息進行分類、統計、匯總、打印、復印等，電子檔案的高標準性使得電子檔案的檢索也更加方便。有了電子檔案，可滿足用戶多種形式的需求，而且使用起來更方便、更快捷了。

（六）重復性

電子檔案在網絡計算機環境下可以被人們多次使用,因為電子文件的重復利用是無損耗的,電子檔案的重復性利用也不會使電子文件丟失,老化，檔案原件也不會輕易受損。而對于那些需經常閱讀的紙質檔案來說，隨著利用次數的增加，文件的移動和翻閱會磨損檔案材料，使檔案起毛，進而影響到字跡的清晰，字跡會變得越來越模糊，原始的紙質文件就容易受損。而電子檔案無論是復制還是打印，文件的內容都不會被損壞，電子文件的正常使用行為不會對電子文件產生任何影響。即便如此，電子檔案也并不是可以永久保存的，由于技術、載體材料等多種因素，電子檔案的原件也需得以較好的保護。

（七）經濟環保性

隨著數字化、電子時代的到來，電腦已經成為人們生活的一部分，查閱檔案只需要在計算機上閱讀電子文件就可以找到相應的檔案信息，無需閱讀紙質文件，這樣紙張的消耗就少了。使用電子文件可以節省紙張，節省空間來保存文件，利用電子檔案存儲傳閱文件相比較紙質檔案更加經濟和環保。

二、電子檔案較紙質檔案的劣勢分析

（一）不穩定性分析

電子檔案在使用過程中，其存在形式是以網絡計算機為載體，在使用或傳播的過程中容易受到木馬病毒或黑客的攻擊，電子文件中的信息就很容易被破壞，所以電子文件很不穩定。一旦計算機損壞，存儲在其中的電子文件就無法保存。而紙質的檔案不會被輕易修改的，因為紙質文件一旦被修改就很容易被識別。存儲在計算機中的電子文件可能因計算機中毒和設備故障而損壞，電子文件在倉庫中保存時，會因疏忽或人為因素造成損壞。保存電子文件的U 盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲室的溫濕度的變化，都會導致文件內容的丟失和破壞。另外如果人為修改電子檔案中的內容不僅十分方便，而且也不會留下任何痕跡。電子檔案的原始記錄性就被破壞了，這樣會給檔案信息相關單位帶來重大的損失。這一點上紙質檔案的穩定性、原始性更具優勢。

（二）對設備的依賴性

電子檔案對計算機和其他設備有很強的依賴性。電子文件的保存、讀取和傳閱都依賴于計算機設備。電子檔案依靠電子設備和軟件的支持來還原檔案的內容，沒有計算機設備就無法查閱電子檔案。技術和設備變化如此之快，以至于多年以后，當硬件和軟件無法與電子文件形成時期相匹配時，就會使大量的電子檔案讀不出來而形成歷史黑洞。而紙質檔案是以紙質為載體的，無需任何特殊設備的幫助，方便用戶進行閱讀。從這個角度來看，紙質檔案具有電子檔案不可替代的優勢。

（三）不安全性

電子檔案的安全和保密存在著巨大的風險和隱患。因為電子文件容易被復制的特點，電子文件很容易被不法分子盜用。即使是機密性文件在軟硬件設備中做了加密處理和使用權限設置，一些不法分子利用非法技術手段依然有可能侵襲保存檔案的計算機，計算機中的檔案就會被竊取，導致珍貴和機密文件泄漏出去，這就會對國家和社會造成危害，損害國家利益。通常紙質檔案是按保密級別分類的。對于重要文件，會有最高級別的機密存儲方式，相對而言，紙質檔案的安全性還是比較可靠。

（四）鑒定原始性難度大

在電子檔案的管理中，由于電子文件的數字信息屬性、信息與載體分離等特點，已不可能再用傳統的識別方法來識別歸檔電子文件的“原始記錄”，識別電子檔案的原始性質則更加困難。紙質檔案原始記錄的識別可以通過“原始文件”進行比較和識別，而電子檔案的識別相對復雜，因為其信息和載體可以分離，涉及學科多、知識多、難度大，一般檔案管理員也不可能進行身份鑒定。電子文件易于復制、修改和刪除，不易被發現，大大降低了文件的真實性、可靠性和原創性。

（五）耐久性差

電子檔案的載體通常是光盤、硬盤等，對環境溫度、濕度、抗磁性、防損壞、抗病毒等條件要求較高，使用壽命一般不超過20 年，載體易碎、不穩定。此外，為保證電子檔案的可讀性和有效性，電子檔案還應保留其配套軟件和軟件文檔、表達電子文件內容的基本格式、相關元數據等。這些特殊要求使其歸檔和管理程序比紙質檔案更加復雜和困難。計算機形成的電子檔案存儲介質遠不如紙質的物理壽命，纖維素是主要的紙質材料，耐久性強，只要能有效避開高溫、高濕、磨損等環境條件，對于那些不經常閱讀的紙質檔案，儲存壽命可延長至上百年甚至更久。

三、電子檔案與紙質檔案優勢互補,共存發展

由于電子檔案存在以上弊端，特別是存在著巨大的保密和安全隱患，為了保證檔案的可靠性，必然要將電子檔案轉換為紙質文件進行歸檔保存。同時，電子文件歸檔有著紙質檔案所不具備的優點，重要紙質文件簽字蓋章后，掃描成電子圖片進行電子歸檔。這樣，重要的文件就形成了一種雙重歸檔的形式，他們可以發揮各自的優點，避免缺點。在日常工作中，筆者主要使用計算機直接生成電子文件，考慮到文件證據或長期可讀性的需求，將電子文件轉換為紙質文件。存儲的文件就有兩種保存方式，形成了電子檔案與紙質檔案共存的“雙檔”狀態。目前，將電子文件和紙質文件轉換為檔案，一般采取“雙重檔案”的方式，即將紙質文件和磁、光文件一起歸檔，形成內容相同的兩套文件?？紤]到電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，應對紙質文件進行備份，采用不同的編目方法和不同的存儲設備，以確保數據的安全性。例如，作者在每個紙質文件的編制形式或內部目錄的“備注”項中注明相應電子文檔的編碼和存儲地址，同時，表示電子檔案歸檔目錄“備注”項中注明相應紙質文件的文件編號和存儲地址，以便在使用時相互參考和補充。在解決磁光介質文件的耐久性留存的問題之前，紙質文件彌補了其缺點，“雙檔”文件將長期共存。

結束語：根據目前電子檔案和紙質檔案的優缺點，在發揮各自的優勢的基礎上互補發展。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案發揮在檢索、利用、傳輸、存儲等方面發揮優勢，在實際管理過程中二者之間可以進行優勢互補。作為檔案管理人員需要清楚地認識各自的特點，以檔案工作的基本原則為標準，結合工作實際情況選擇檔案保存形式，采用電子檔案紙質化，紙質檔案電子化的“雙檔管理模式”，既要重視電子檔案的發展，也要正確對待紙質檔案的特點，發揮各自的優勢，只有這樣才能促進檔案事業的高質量發展。