智慧司法下法院電子卷宗的歸檔模式與實踐檢視

謝登科 周鴻飛 /吉林大學法學院

隨著網絡信息技術在司法活動領域的運用，訴訟程序內的信息溝通和交流逐漸由線下物理空間移至線上網絡空間，由此帶來在線訴訟在司法活動中推廣使用。傳統紙質訴訟卷宗在制作、保存、流轉等方面已無法適應司法活動信息化和在線訴訟的發展要求[1]。很多國家和地區正在開展訴訟活動中電子卷宗的實踐與探索。在美國，“案件管理和電子案件檔案系統”（Case Management/Electronic Case Files）和“法院電子記錄” （Public Access to Court Electronic Records）兩大信息化系統在美國聯邦法院得到推廣使用。在歐洲，多個國家已使用電子訴訟系統并推行電子卷宗[2]。我國各地法院正如火如荼地推進在線訴訟和司法信息化建設，2020年6月修訂后《中華人民共和國檔案法》（下文簡稱《檔案法》）第三十八條規定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化?！边@為法院在線訴訟檔案信息化建設和應用提供了法律依據。雖然在司法活動中推行電子檔案有利于提高訴訟檔案管理效率，但當前理論界和實務界對電子卷宗適用單套制歸檔還是雙套制歸檔仍存有較大爭議。為確保電子檔案在司法實踐中有序推廣，化解電子卷宗歸檔的實踐困境，需要以電子卷宗雙重歸檔模式為基礎來完善電子卷宗歸檔制度。

1 電子卷宗的兩種類型：派生型與原生型

在貫徹《人民法院信息化五年發展規劃（2016—2020）》進程中，各級法院著力推進電子卷宗隨案同步生成，嘗試探索電子卷宗在案件辦理、訴訟服務和司法管理中的有序應用[3]。在司法實踐中，電子卷宗歸檔存在“單套制”和“雙套制”兩種模式。前者是對電子卷宗進行單一式歸檔，歸檔后以電子檔案的形式保存[4]；后者是對同一份電子卷宗進行雙重歸檔，歸檔后以“紙質檔案+電子檔案”兩種形式同時保存。隨著網絡信息技術不斷發展，既往“紙質單軌制+單套制”文件歸檔模式正在發生變革，當紙質文件和電子文件同時存在時，通常采取“雙套制”或“電子單套制”的卷宗歸檔模式[5]。

1.1 電子卷宗推行的正當基礎：功能等值

目前，我國各地法院對案件卷宗正逐步實現由紙質卷宗管理向電子卷宗管理的重大變革，此種變革主要依賴于“功能等值”理論。所謂“功能等值”理論，其最早用于電子商務中，旨在解決電子商務推廣中“原件”問題，即只要數據電文確實起到了功能上等同或基本等同于書面原件的效果，便可視為一種合法有效的原件[6]。

雖然電子卷宗與紙質卷宗的表現形式不同，但二者的價值功能并無本質差異。紙質卷宗所具有的文件存儲、查閱、復制、核證等功能，電子卷宗都可以實現：第一，在存儲功能上，雖然電子卷宗突破了傳統存儲物理空間，使用大容量硬盤存儲或“云存儲”，但紙質卷宗中所存儲的相關文件和信息，大多數也可以借助于電子卷宗來保管存儲。第二，在流轉功能上，紙質卷宗主要是在物理空間中移送、接收、保管，而電子卷宗既可以在網絡空間流轉，比如單位內部局域網，也可以借助于電子設備或存儲介質在傳統物理空間流轉。雖然電子卷宗改變了傳統紙質卷宗移送方式，通過線上申請的方式實現同步異地流轉，節約了司法資源，但也對電子卷宗流轉的軟硬件設備提出較高要求。第三，在查閱功能上，當事人和法院可以根據需要檢索、查閱電子卷宗系統中的案件信息和電子文件，大幅提高訴訟效率。第四，在核證功能上，紙質卷宗主要借助于流轉記錄、人工比對等方式來進行核證，而電子卷宗除了可以采取傳統核證方式外，還可以借助于完整性校驗、可信時間戳、區塊鏈存證等信息技術予以核證。

由于電子卷宗能夠實現與傳統紙質卷宗相同的價值功能，故其應當具有和紙質卷宗同等法律效力。我國《檔案法》第三十七條第二款規定：“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@就主要源于電子卷宗能夠實現與傳統紙質卷宗相同的價值功能。從價值功能層面出發，電子卷宗與紙質卷宗在存儲、流轉、查閱等功能上發揮相同的作用，甚至在同等條件下，其適用效果比紙質卷宗更優。然而，由于電子卷宗是借助于網絡空間和電子設備來進行流轉、存儲，其在某些特定情況下的安全性可能要弱于紙質卷宗，因為網絡空間和電子設備可能會被黑客攻擊、植入病毒等而減損電子卷宗的安全性。

1.2 電子卷宗歸檔的運行流程

根據最高人民法院2016年發布的《關于全面推進人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應用的指導意見》的通知，電子卷宗既包括法院在案件受理時接收或辦理過程中形成的電子文件，也包括將紙質卷宗材料依托數字影像、文字識別等技術轉化形成的電子文件。前者主要針對電子卷宗形成之前的電子文件，其明確指向電子訴訟文件，依此形成的電子卷宗通常為原生型電子卷宗。后者主要針對法院已有的紙質文件，其直接指向紙質卷宗材料，依此轉換形成的電子卷宗通常為派生型電子卷宗。

關于派生型電子卷宗歸檔，其主要針對線下訴訟。隨著全面推進司法信息化改革，電子卷宗在案件辦理、訴訟服務和司法管理中得以推廣使用，當前對于線下訴訟的紙質卷宗也逐漸朝向“雙套制”檔案管理模式轉變。雖然此種歸檔模式可以同時存儲紙質卷宗和電子卷宗兩套文件，但其運行流程較為繁瑣，包括紙質卷宗的紙質歸檔和電子歸檔兩套流程。首先，紙質卷宗的紙質歸檔主要包括：第一，紙質訴訟文件的紙質歸檔。此類歸檔直接將紙質訴訟文件交由業務部門整理成卷后移交至檔案室保存即可。第二，電子訴訟文件的紙質歸檔。在線下訴訟中也可能會涉及電子訴訟文件，比如作為證據使用的短信、微信、電子郵件等電子數據。實踐中，對于電子訴訟文件紙質歸檔時，通常將電子數據刻錄光盤或者打印、復制，進而將其放置卷宗中入卷歸檔。其次，紙質卷宗的電子歸檔需要運用掃描技術將紙質訴訟文件掃描為可傳輸的電子訴訟文件，進而將電子訴訟文件轉化為派生型電子卷宗，通過網絡傳輸到檔案部門，或按檔案部門要求掃描、轉化后錄入指定網絡存儲空間地址。

關于原生型電子卷宗歸檔，其主要針對在線訴訟?；谠诰€訴訟中的法律文書、證據材料等訴訟文件主要是以電子形式存儲于在線訴訟系統平臺，故對其歸檔主要包括電子歸檔和紙質歸檔兩套流程。首先，原生型電子卷宗的電子歸檔。此類歸檔是將電子訴訟文件直接編目、匯總形成電子卷宗，進而對其進行電子歸檔封存。在原生型電子卷宗的電子歸檔流程中，電子訴訟文件僅以電子形式運行和保存，包括生成、辦理、歸檔管理、移交、保存和利用等業務活動，即文件、檔案的全程無紙化。其次，原生型電子卷宗的紙質歸檔。此類歸檔需要對電子卷宗的形式進行轉換，即將原生型電子卷宗通過打印技術轉換為紙質卷宗，進而對其進行紙質歸檔封存。雖然原生型電子卷宗“單套制”歸檔無需經過文件形式轉換即可直接實現，大幅提高訴訟效率，優化資源配置。但現有法律規范對電子歸檔形式大多僅采取以“可以”為主的裁量性規范形式，暗示了當前電子文件仍以“雙套制”為主的歸檔模式。

2 電子卷宗歸檔的制度障礙與實踐困境

實現無紙化檔案管理，由紙質檔案轉向電子檔案是加快推進法院信息化建設，使訴訟檔案成為動態檔案信息資源的重要前提。雖然當前我國各地法院對電子卷宗歸檔進行了如火如荼的探索，但其仍存在著電子檔案法律效力缺陷、電子卷宗“單套制”與“雙套制”適用順序錯位和超期歸檔等問題。

2.1 電子檔案法律效力的制度缺陷

電子訴訟文件的立卷、歸檔、儲存、利用等應當按照檔案管理相關法律執行。目前，《檔案法》《電子訴訟檔案管理辦法》等法律規范在明確電子檔案（電子訴訟檔案）效力時，通常將其放置在與傳統紙質檔案的比較視角之下，雖然此種規定方式可以凸顯電子檔案與傳統紙質檔案在法律效力層面的共性，但其也存在如下缺點：

第一，原生型電子檔案的法律效力缺乏獨立性。我國《檔案法》雖并未明確區分“原生型電子檔案”和“派生型電子檔案”兩個概念，但其在第三十五條之規定中區分“電子檔案”和“傳統載體檔案數字化成果”兩種檔案數字資源，其分別屬于“原生型電子檔案”和“派生型電子檔案”?！稒n案法》第三十七條第二款在規定電子檔案法律效力時，賦予電子檔案與傳統紙質檔案同等效力。從法律概念和實質內涵來看，該款中的“電子檔案”應當屬于原生型電子檔案。在原生型電子檔案中，電子檔案是其最初表現形態，而紙質檔案是其派生形態。此時，若以原生型電子檔案來對比紙質檔案并賦予其相應法律效力，則既忽視了原生型電子檔案的最初表現形態，也無法彰顯其自身的獨立價值和法律效力。

第二，無法涵蓋派生型電子檔案法律效力。雖然我國《檔案法》區分了“電子檔案”和“傳統載體檔案數字化成果”兩種檔案數字資源，但《檔案法》第三十七條第二款在規定電子檔案法律效力時，僅明確賦予了“電子檔案”同等法律效力，而并未規定“傳統載體檔案數字化成果”的法律效力，這就意味著其僅明確了原生型電子檔案的法律效力，而無法涵蓋派生型電子檔案的法律效力。

2.2 “單套制”與“雙套制”的適用順序錯位

根據人民法院大數據和管理服務平臺數據顯示，2020年，全國新收案件中匯聚了電子卷宗的共有16782423件，電子卷宗覆蓋率為90.64%，其中原審案件電子卷宗檔案合并率平均為94.88%，全國范圍內所有地區的電子卷宗檔案合并率均達到95%以上[7]。截至2020年底，全國93%以上法院建成了電子卷宗隨案同步生成系統，從技術上實現電子卷宗目錄編制、網上閱卷、法律文書輔助生成、電子卷宗歸檔等核心功能。

通過上述數據可得，雖然全國法院電子卷宗覆蓋率正穩步推進，不斷增長，但實踐中法院對于“單套制”與“雙套制”的適用順序錯位。第一，線下訴訟中電子卷宗歸檔呈現出“雙套為主，單套為輔”的實踐態勢。對于派生型電子卷宗而言，其歸檔前需要將紙質卷宗轉化為電子卷宗，為了確保卷宗的真實性，法院通常將紙質卷宗作為原件予以留存，以便后期核證，對其歸檔也更傾向于采用“雙套制”歸檔模式。雖然“雙套制”歸檔有利于保障司法卷宗的真實性，但其既增加了司法工作量，也導致歸檔效率低下。第二，在線訴訟中對電子卷宗歸檔“單套制”的適用存在地區差異。實踐中有些法院主要采取電子卷宗“雙套制”歸檔模式，比如吉林省地區法院。而有些法院則主要采取電子卷宗“單套制”，比如北京、杭州、廣州三地互聯網法院。

2.3 超期歸檔現象較為嚴重

隨著法院信息化建設全面推進，電子卷宗隨案同步生成正逐步實現，如江蘇省昆山市人民法院在電子卷宗同步生成的基礎上全面推行全流程無紙化辦案的“千燈模式”，廣東省深圳市鹽田區人民法院全面推行全流程無紙化辦案，紙質卷宗不再流轉，真正實現了網上辦案的“單軌制”和“無紙化”[8]。

根據人民法院大數據管理與服務平臺數據顯示，從2016年1月至2021年1月，全國電子檔案覆蓋率已達到61.32%，但電子檔案及時率僅有31.98%[9]（詳見表1），而影響電子卷宗歸檔及時率除了技術原因之外，主要在于法院工作人員對電子卷宗的使用積極性不高。雖然當前電子卷宗“單套制”歸檔模式正逐步推進，且部分試點法院已取得較好成效，但在實踐中，法院仍存在著電子卷宗錄入不及時或有誤的情況：第一，電子卷宗掃描不及時。一般而言，電子卷宗與紙質卷宗應當保持一致，同時生成，而實踐中卻存在案件承辦人未及時錄入相關卷宗材料，或將案件卷宗材料堆積到一定程度后集中掃描的情況；第二，電子卷宗掃描有誤?；趻呙杈碜诓牧蠈τ诎讣修k人有相關技術性要求，而部分承辦人并不熟悉或習慣電腦、掃描儀的操作，由此導致卷宗材料掃描、錄入錯誤，存在卷宗材料“二次掃描”現象。上述兩種現象都將導致電子卷宗無法按期歸檔，既影響了司法檔案統一管理，也給檔案后期調閱產生不利影響。

表1 2016年1月—2021年1月電子檔案質量情況分析

3 電子卷宗歸檔的未來發展與制度完善

隨著全面推進司法信息化改革，深化智慧法院建設成果運用，當前司法活動中各種言詞證據、實物證據都可以通過網絡方式傳達信息，并以掃描文本、原物模型或攝像錄像片等形式被使用和存檔[10]。然而，通過對電子卷宗歸檔現有實踐困境分析可以發現，我國電子卷宗歸檔制度還存有不足之處，以下就結合電子卷宗歸檔的實踐困境，提出相應完善措施。

3.1 明確電子卷宗直接歸檔的法律效力

雖然《檔案法》第三十七條第二款和《電子訴訟檔案管理辦法》第二十九條都明確規定了電子檔案（電子訴訟檔案）與傳統紙質檔案具有同等效力，為電子卷宗歸檔提供了法律依據。但此種規定方式僅是將傳統載體檔案作為比較對象，對于由電子卷宗直接歸檔形成的電子檔案沒有作出獨立性規定。

首先，對于原生型電子卷宗而言，其無需經過形式轉換即可直接實現電子文件編目、歸檔，若強制要求原生型電子卷宗進行紙質歸檔，則既浪費司法資源，又不利于提高司法卷宗按期歸檔率。故原生型電子卷宗應當直接進行電子歸檔，由其歸檔形成的電子訴訟檔案應當具有獨立的法律效力。其次，對于派生型電子卷宗而言，其能夠在訴訟中流轉使用主要在于與原始紙質卷宗的功能等值，即派生型電子卷宗能夠實現對原始紙質卷宗的“鏡像復制”，并起到替代原始紙質卷宗進行流轉、查閱、歸檔。故在司法活動中，當案件承辦人完成對原始紙質卷宗的掃描、轉換后，應當及時對派生型電子卷宗進行審核，發現卷宗掃描錯誤、缺失的，及時核實更正。對于案件紙質卷宗全部轉化為電子卷宗，并已經完成電子歸檔的，應當明確其與傳統紙質檔案具有同等效力。

3.2 厘清“單套制”與“雙套制”的適用順位

隨著法院全面推行全流程無紙化辦案，雖然大多數法律文書、證據材料都可以在辦案系統中直接形成電子文件，為推行電子卷宗“單套制”歸檔提供了有利條件，但改革并非一蹴而就，當前在線訴訟中原生型電子卷宗更適宜“單套制”歸檔，而線下訴訟中派生型電子卷宗則更適宜“雙套制”歸檔。

首先，在線訴訟中，基于立案、舉證、質證、庭審等訴訟環節都是在線上進行，且所有的訴訟文件都是以電子形式呈現、流轉，故有學者主張，在線訴訟中應確立電子卷宗“單軌、單套制”的運行模式，以“單軌制”運行、“單套制”保管為目標，歸檔方式逐步從“以電子卷宗為主、紙質卷宗為輔”模式轉向“電子卷宗單套歸檔保存”模式[11]。為了提高原生型電子卷宗的按期歸檔率，在線訴訟中應當全面推進原生型電子卷宗“單套制”歸檔，強化原生型電子卷宗“單套制”歸檔的制度剛性。

其次，線下訴訟中，基于立案、舉證、質證、庭審等訴訟環節都是在線下進行，且大多數訴訟文件都是以紙質形式存在，故紙質卷宗是線下訴訟卷宗的原生形態，而電子卷宗則是基于紙質卷宗的派生形態。由紙質卷宗向電子卷宗的轉換，不僅需要考慮轉換效率，更要考慮轉換過程中可能存在的問題，比如在紙質卷宗掃描過程中，因承辦人操作失誤而導致卷宗掃描模糊或缺失等情況。因此，雖然我國各地法院正逐步推行電子卷宗“單套制”歸檔管理模式，但改革并非一蹴而就，當前線下訴訟應當采用“雙套制”歸檔，在法院完善相關配套軟硬件設施之后再全面推行電子卷宗“單套制”歸檔模式。

3.3 提高電子卷宗的按期歸檔率

目前，雖然實踐中部分法院采取電子卷宗“雙套制”歸檔管理模式，但在電子訴訟檔案制作過程中仍存在著紙質卷宗向電子卷宗轉化不達標、不及時等問題，從而導致紙質卷宗重復掃描，加大法院工作負擔。因此，應當優化電子卷宗生成、轉化流程，提高電子卷宗按期歸檔率。

首先，對于在線訴訟而言，當事人通常按照法院要求將法律文書、證據材料等文件直接上傳至在線訴訟系統平臺。然而，當前在線訴訟平臺并不能對當事人提交的訴訟文件進行自動分類、自動編目，當事人需要根據法院提示將不同的訴訟文件提交至不同端口，但當事人受到技術能力和專業知識的限制，往往無法準確地將訴訟文件提交至正確端口，從而導致電子訴訟文件混亂，無法及時完成歸檔。因此，對于采取線上審理的案件，應當增設專門的協助人員，通過電話服務或網頁交談方式對當事人提交電子訴訟文件的格式、類型、編碼等予以指導，如果確有必要，協助人員還應當幫助操作困難的當事人完成電子訴訟文件上傳，并對上傳的電子訴訟文件予以先行審核，審核通過后再編目歸檔，從而避免辦案法官對當事人上傳的文件重復識別、調整，提高原生型電子卷宗按期歸檔率。

其次，對于線下訴訟而言，基于線下訴訟中的訴訟文件主要是紙質形式，對其進行電子化歸檔主要是將當事人提交的紙質文件通過掃描、拍照等技術手段轉換為電子形式。為了確保派生型電子卷宗的按期歸檔率，對于需要轉換文件形式的，應當由訴訟各階段的業務部門分工負責。立案前，應當由當事人將紙質文件交由立案中心統一掃描、編目后再提交立案審查。立案后，當事人在訴訟中提交的訴訟文件應當由各訴訟環節的業務部門自行完成紙質文件的掃描工作。在庭審結束后，應由案件承辦人將判決書、裁定書等訴訟文書及時轉化為電子文書，并對其進行歸檔封存。對于案件承辦人而言，若其未及時將當事人提交的紙質文件掃描上傳，導致電子卷宗歸檔前存在“二次掃描”等問題，則可以對相關工作人員給予紀律懲戒，以倒逼其積極履行電子歸檔職責，提高電子卷宗的按期歸檔率。

4 結語

隨著網絡信息技術的高速發展，實現從紙質檔案向電子檔案的變革，不僅是為了滿足“互聯網+”時代背景下訴訟文件快速流轉、海量儲存的需求，更是為了讓人民群眾享受智慧法院帶來的“數字紅利”。雖然《電子訴訟檔案管理辦法》第二十九條明確了電子訴訟檔案與傳統紙質檔案具有同等效力，但當前實踐中仍存在著電子檔案法律效力缺陷、電子卷宗歸檔模式適用順序錯位和超期歸檔等困境。為了確保電子檔案在司法領域中得以準確運用，應當優化電子卷宗生成轉化流程，并在明確電子卷宗直接歸檔的法律效力基礎上，強化原生型電子卷宗“單套制”歸檔的制度剛性。