機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略分析

文/徐秀娟

《中華人民共和國檔案法》規定：對于規定內立卷歸檔的材料，必須按期向檔案管理人員或檔案機構移交，必須集中管理，這就嚴格規定了檔案材料的性質。檔案是構成一定時期內歷史記憶的重要信息資源，檔案作為原始性的文獻材料，承擔著傳承文明、記錄歷史的重要責任。機關事業單位是我國社會服務、保障事業最為集中的部門，其存儲的檔案涉及各行各業，且極具機密性，加強機關事業單位檔案規范化管理工作是十分重要且必要的。

1 機關事業單位檔案管理內涵及其特征

1.1 機關事業單位檔案管理內涵

機關事業單位檔案管理指的是機關事業單位檔案室對相關的檔案信息與檔案實體開展有效的管理工作且提供各項服務的工作總稱，是國家檔案事業的重要組成部分，通過檔案收集、整理、保管、編研、價值鑒定，為機關和個人提供檔案保存、查找以及轉調等服務。機關事業單位的檔案管理工作是一項兼具服務性和政治性的管理工作。機關事業單位的檔案管理的主要職責是負責各相關部門在一定時期形成的歷史文件，該項工作不會直接產生物質效益，檔案工作人員或管理機構也無法利用所管理的檔案，且檔案管理工作是機關事業單位管理工作最為重要的一個組成部分。

1.2 檔案管理特征

機關事業單位的檔案管理工作具有公共性、服務性、非營利性以及機密性等顯著特征。首先，機關事業單位檔案管理工作顯著特征之一就是公共性。機關事業單位主要提供公共服務性產品，且該性質在一定程度上決定其產生和存在的基本條件，與此同時，機關事業單位的檔案管理工作涉及了具有較強公共性、公益性的科教文衛事業方面的內容。其次，機關事業單位的檔案管理工作具有顯著的服務性。機關事業單位的檔案與我國的教育、文化、公共科學、健康衛生等事業的資料信息管理工作緊密聯系，而且機關事業單位的宗旨就是服務人民，為人民謀幸福、謀利益，檔案管理工作也是機關事業單位的主要工作內容，因此具有顯著的服務性特征。再次，機關事業單位的檔案管理工作具有顯著的非營利性。機關事業單位的主要經費來源是國家財政撥款，有小部分是來源于社會籌集及捐贈等，且檔案管理的內容非商品屬性，不能進行市場交易，因此具有典型的非營利性質。最后，機關事業單位的檔案管理工作具有顯著的機密性。機關事業單位的檔案文獻中存有大量有關國家安全及社會安全的機密信息，關系到人民大眾的切身利益，這些檔案信息一旦泄露，被不法分子掌握和利用，便會給國家和社會造成難以彌補的損失，因此機關事業單位的檔案管理工作一定要注重其保密性。

2 機關事業單位檔案管理工作存在的問題及原因分析

2.1 管理制度不夠健全

首先是檔案管理缺乏科學、合理的監督制度。從整體來看，機關事業單位雖然建立了一定的檔案管理流程及相關事務工作程序，但缺乏明確的監督條例，在檔案管理監督工作層面沒有具體的監督措施以及專門的監督部門和機構。因此，不能對機關事業單位的檔案管理工作人員起到有效的監管效應，給檔案管理工作留下了潛在的管理風險，造成檔案管理制度在付諸實踐的過程中容易出現不規范問題。其次是相關管理部門及工作人員不夠重視檔案管理的開發，現有的制度沒有完全覆蓋檔案管理工作的方方面面，卻很少有單位足夠重視檔案研究開發。大多數機關事業單位僅僅是對檔案進行簡單的歸類整理，沒有形成充分挖掘檔案價值的意識。

2.2 管理人員結構不合理

檔案管理工作的主體是人，從事機關事業單位檔案管理工作的人員也是檔案管理建設的智力基礎，高素質的管理人才能夠為機關事業單位的檔案管理工作提供強大的智力支持和技術保障。而當前機關事業單位檔案管理規范化過程中存在的一大問題就是缺乏高素質、專業技術性人才。在現代信息技術高速發展的當今時代，機關事業單位檔案管理也逐漸趨于信息化，而檔案管理的信息化建設相應地需要綜合素質較高、專業能力更強的專業化人才，這就要求從事檔案信息管理的工作人員要同時掌握現代信息技術和機關事業單位檔案管理等多方面的知識。但從實際調查情況來看，目前從事機關事業單位檔案管理工作人員對檔案管理的相關專業知識內容及技能掌握尚處于中偏下的程度。機關事業單位檔案管理工作崗位嚴重缺乏復合型技術人才。檔案管理工作人員所學專業主要集中于檔案學和歷史學領域，而現代信息技術專業的人數相較于這兩個專業來說人數偏少，缺乏有力的人才支持，檔案管理的信息化建設工作開展起來的難度和阻力就會變大。

2.3 基礎設施不夠完備

首先，大多數機關事業單位的檔案儲存和管理方式仍然以紙質版為主，對電子檔案的開發力度不夠，不利于檔案信息資源共享，在檔案查找、翻閱中花費大量寶貴的時間和精力，造成極大的資源消耗。與此同時，絕大部分機關事業單位的檔案管理設備主要是一些低端的電子產品，跟不上檔案管理信息化建設發展要求，基礎設施建設與網絡技術發展不同步，不利于機關單位的檔案管理規范化。

3 機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略

3.1 完善檔案管理制度

3.1.1 規范人員檔案管理工作。機關事業單位的檔案管理工作必須要從制度上保證檔案管理工作的規范性，更新檔案管理理念和管理方式，樹立服務公民的管理宗旨，從根本上加強檔案管理工作規范化的思想意識。首先，機關事業單位要充分意識到檔案管理在收藏文獻資料以及信息保存等方面的意義和價值，重視檔案的規范化管理。其次是要重新建立方便群眾利用的檔案管理制度，轉變傳統意義上事務性的檔案管理模式。再次，機關事業單位要積極引導公民加強對檔案管理建設的監督，多聽取群眾的意見和建議，把滿足人民群眾的需要放在檔案管理工作的首位。機關事業單位的檔案管理與普通的企業檔案資料管理不同，機關事業單位的檔案管理工作復雜得多，其所涉及的單位主體、數據和人員信息比較龐雜，且程序也較為復雜，這就需要相關工作人員在管理過程中更為小心、細致地應對和處理問題。最后，機關事業單位應該要進一步完善相關檔案管理工作制度，加強單位的內部監督，同時積極引導公民進行外部輿論監督，設立專門的檔案工作監督管理部門，合理規定監督內容及監督標準。此外，充分發揮群眾的外部監督作用，積極引導群眾參與到機關事業單位檔案管理工作中來，為推進機關單位檔案管理工作的健康發展汲取民眾智慧，貫徹落實為人民服務的宗旨。

3.1.2 嚴格按照法律法規管理檔案。文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。根據我國《保密法》規定可知，在我國，保密檔案的密級分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊幎ā芬幎ǎ撼刑厥庖幎ㄍ?，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。由以上法律法規可知，在機關事業單位檔案管理過程中，首先要將機關事業單位的檔案按照其重要程度進行分類，根據機關事業單位檔案的秘密程度分為三類，然后依法對這三類的機關事業單位檔案進行不同程度的嚴密的管理，其次是要統計檔案年限，對于已經過了保密期限的檔案根據實際情況和秘密等級，再進行審查，將已經失去保密價值的檔案和秘密等級較低的機關事業單位檔案予以公開。因為機關事業單位的檔案可能關系到我國國防，涉及國家秘密，所以想要提高人防工程檔案管理的工作保密僅僅靠完善管理制度和提高檔案管理人員的保密意識是不夠的，還需要法律為管理制度提供保障，為檔案管理人員的管理工作安裝一個警報器。

3.2 提高管理人員素質

在現代信息技術迅速普及的時代大背景下，機關事業單位需要加大相關技術人才的引進力度，同時對老員工進行理論知識和專業技能的培訓，積極探究新型檔案管理工作模式，推進機關事業單位檔案管理工作的現代化發展。機關事業單位可以從高素質人才的引進、提高檔案管理工作人員的福利待遇以及強化專業技能培訓等幾個方面來吸引更多的優秀人才加入到檔案管理工作中來，激發檔案管理工作人員的工作積極性，優化管理人員結構，提高機關事業單位檔案管理工作人員的綜合素質和管理水平。首先，機關事業單位要建立健全的工作福利待遇制度來吸引高素質人才的到來，與工資待遇不同的是，福利待遇是保障工作人員各項權利的制度安排。在激烈的市場競爭中，機關事業單位要建立完善的福利制度來吸引相關人才。此外，機關事業單位還應該加大高素質專業人才的引進力度。高素質人才作為檔案管理現代化、信息化建設的智慧基礎和技術保障，能夠在檔案管理建設過程中提供強大的智力支持。因此，機關事業單位應該加大人才引進的投入力度，把檔案管理工作往特色產業的發展方向上引導，并將之投入市場，從側面提升其吸引人才的能力。最后，機關事業單位還可以加強單位內部人員的知識培訓和技能培訓，提高原有工作人員的綜合素質和技能水平，通過留崗留薪等方式鼓勵員工進行再教育和學歷的再提高，全面提升機關事業單位檔案管理工作人員的專業素質和管理水平。

3.3 合理利用現代信息技術

針對機關事業單位在檔案管理過程中出現的技術難題，機關事業單位要積極順應時代潮流，合理利用現代化信息技術，建立自動化和數字化的現代檔案管理平臺。就目前來看，掃描技術、加密技術、身份認證技術以及數據庫技術是幾種比較典型的數字化技術，且能夠有效將機關事業單位檔案信息資料轉換成數字化檔案信息，有助于檔案信息管理平臺的建構，實現機關事業單位各部門之間的檔案信息資源的共建、共享。其次，機關事業單位可以加強檔案管理工作的自動化建設，例如電子標簽、光學字符識別、以及數碼掃描識別等自動化技術的引進。檔案管理自動化主要涵蓋了檔案信息數據的自動化收集、篩選、檢索和檔案信息中主要關鍵詞的自動提取等內容，該模式的建立能夠有效實現機關事業單位檔案信息管理的自動處理和批量處理，大大節省人工處理的時間和成本，這就要求機關事業單位要加大對自動化基礎設施的投入力度，解決好檔案信息管理自動化建設過程中的硬件設備問題，運用自動化管理方式來促進機關事業單位的檔案規范化管理。最后，要促進機關事業單位檔案規范化管理，就要擴寬資金渠道。機關事業單位在檔案規范化管理過程中所面臨的一大問題就是資金不足的問題，只有擁有充足的資金支持，才能夠保證機關事業單位檔案管理信息化、現代化和規范化建設。

結語

就目前看來，機關事業單位檔案管理工作的規范性問題已經成為相關領域的關注重點，為了更進一步推動機關事業單位的檔案管理規范化、信息化和現代化建設，各級部門和相關單位都相繼發布文件，旨在促進機關單位檔案規范化管理。針對機關事業單位在檔案管理過程中存在的問題，深入分析問題產生的原因及其影響，從實際問題出發，提出了幾點可供參考的建議和措施，涵蓋了合理利用現代信息技術、提高管理人員的綜合素質以及完善檔案管理制度等幾個方面進行建議，希望能對事業單位檔案的規范化管理研究添磚加瓦。