淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑

王冰 韓寶海

摘 要：新時期辦公室檔案管理工作需要著眼于檔案管理工作的現實條件，改變傳統思想理念。本文分析了提升檔案管理工作質量和效率的相關策略及要求，通過構建完善的檔案管理體系、規范檔案收集、加快檔案管理信息化，進一步推進檔案管理工作創新。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;提升途徑

隨著社會的發展，檔案管理工作被提上日程，檔案管理內容和形式比較復雜，對管理工作人員是一個較大的挑戰及考驗。單位需要著眼于檔案管理工作的現實條件，在全面調整、改進過程中真正彰顯檔案管理工作的指導作用及優勢，了解不同單位辦公室檔案管理工作現實條件，分析提升檔案管理工作質量和效率的相關策略及要求，為推進檔案管理改革和調整提供相應參考。

新時期對辦公室檔案管理工作提出新要求，需要關注文化建設和制度改革，需要分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進檔案管理工作的創新與改革。在辦公室檔案管理工作比較復雜的局面下，需要以管理體系的構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。

一、辦公室檔案管理工作要求

1.檔案管理文化與制度建設要求

對于企事業單位來說，檔案管理工作的重要性和必要性不言而喻。檔案管理工作的質量和效率直接影響著企事業單位的穩定建設及發展，要想樹立良好的社會形象，單位必須要注重對檔案管理工作的有效創新，關注工作質量和效率提升要求。一方面需要關注文化建設和制度改革，另一方面需要著重分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，積極擺脫傳統管理模式的束縛，深化對檔案管理工作認知及理解，積極設置專門的管理部門來落實這一工作，確保檔案管理工作能夠大放異彩、重煥生機。目前，部分單位已經意識到了檔案管理工作的必要性和重要性，以辦公室為著眼點，確保辦公室管理工作人員能夠全身心投入其中，為檔案管理工作質量和效率的提升建言獻策，做出自身相應的貢獻。

2. 檔案管理工作手段創新

檔案管理工作主要以檔案實體和檔案信息的有效管理、歸納、總結、分析為基礎，涉及的服務內容和管理策略比較多元，與各項業務工作開展密切相關。單位需要著眼于檔案管理工作的現實條件，結合時代發展要求主動與國際接軌，不斷促進檔案管理工作的創新及改革。調整傳統管理模式，將現代化、高效化的檔案管理策略落到實處，保障檔案管理工作能夠發揮相應的作用。辦公室工作人員需要意識到自身的社會責任，掌握檔案管理工作的重點、難點，在全面調整及改進過程中主動實現個人工作能力的穩定提升，這對管理工作的改革創新和管理資源的合理配置及利用都有非常關鍵的影響。管理工作人員需要站在時代發展角度，抓住新時代背景下辦公室檔案管理工作的核心要求。

3. 檔案管理服務功能創新

從宏觀角度來看，辦公室檔案管理工作比較復雜。首先，辦公室檔案管理工作的服務性、管理性和政治性比較顯著，雖然可能無法直接產生物質財富，但是與整個單位的穩定建設及發展密切相關，具有全局性的影響，能夠為單位的穩定運作打下扎實基礎，真正實現單位綜合實力的穩定提升。其次，不同檔案管理工作之間的聯系和互動比較頻繁，逐步形成了一個全新的管理系統。辦公室檔案管理工作需要以管理體系的構建為基礎，針對不同內部管理工作分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，只有積極踐行與時俱進的管理理念，深入分析檔案管理工作具體要求才能夠實現對癥下藥。最后，辦公室檔案管理有助于為各項管理工作的有效運轉提供針對性的依據以及支持，促進各類管理活動和業務活動的順利開展。辦公室檔案管理要真正適應時代發展需求、全面調整工作思想及方向、保障檔案管理資源的合理配置及利用，這對單位的穩定建設及發展有著重要影響。

二、辦公室檔案管理工作現狀

辦公室檔案管理工作的難度系數偏高，因此對工作人員是一個較大的挑戰和考驗。有的工作人員對該工作的認知和理解不夠充分，工作經驗較少，沒有著眼于時代發展進程，沒有深入剖析辦公室檔案管理工作重點及難點。仍然按照傳統管理模式，最終導致整體管理質量大打折扣，與預期目標差距較為顯著。

1.思想理念傳統單一

思想理念對實踐行為的影響非常直接及深遠，正確的思想理念能夠為后期的實踐活動打下扎實的基礎，真正促進各類活動的開展。目前，辦公室檔案管理工作質量不夠理想，有的工作人員沒有意識到檔案管理工作的必要性，思想認知出現了偏差，思想理念比較單一和傳統。他們的工作往往以檔案的簡單擺放陳列為主，整個管理模式比較機械和單一，管理混亂、資料丟失等問題時有發生，單位管理層很少能著眼檔案管理工作的現實條件，沒有加強對管理崗位的有效分析。整體運作模式比較單一，同時運轉效率停滯不前，工作人員無法結合檔案管理工作要求，對具體數據以及所需要材料進行整理、歸納、總結，無法實現不同材料妥善保管和有效調取。因此，出現了許多管理矛盾和沖突，不利于整個單位的穩定建設及發展。

2.工作效率偏低

內部管理模式的改革及創新是一個長期過程，很難在短期內取得明顯成效。辦公室管理人員需要拉長戰線，意識到這一工作的艱巨性，進而重新調整工作思路及策略。但是，有的工作人員沒有意識到這一工作的重要性，忽略了對檔案管理工作的實踐分析及研究，沒有對整個工作改革的現實條件進行相應調整，整體工作質量和工作效率偏低，無法更好地利用自己的專業技能促進各項工作穩定落實，最終導致一部分管理資源被浪費;有的工作人員行政效率偏低，心浮氣躁，出現了許多消極應對情緒，因此整體的檔案管理質量不斷走下坡路。

當前辦公室檔案管理工作局面復雜，但只要抓住思想理念傳統單一、工作效率偏低的主要矛盾，以管理體系構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用，以期系統提升辦公室檔案管理工作利率。

三、辦公室檔案管理工作效率提升途徑

1.全面創新思想理念

首先，管理思想的有效創新是辦公室檔案管理工作改革的前提及基礎。為了有效促進辦公室檔案管理工作的改革及創新，管理層需要加強專業人員工作創新素養提升。有的檔案管理工作人員對檔案管理技術、會計技術以及信息技術了解不夠充分，出現了許多偏差行為，因此在實踐運作過程中非常消極、被動。為了避免這一不足，管理層需要以思想理念的創新為基礎，深化管理工作人員對檔案管理的認知和理解，加強開展專業講座、培訓以及技術交流合作。通過信息資源有效共享來深化檔案管理人員對該工作的理解及認知，保障檔案管理人員主動學習優秀的做法以及經驗，在掌握專業技巧基礎上為檔案管理實踐工作的穩定落實建言獻策?；ヂ摼W+思維的融入非常關鍵，有助于全面提升工作人員的專業素養及能力，為檔案管理工作的改革及創新做好前期鋪墊工作。管理層需要注重工作思路和方向的有效調整，了解檔案管理工作的重點及難點，在全面調整、改進的基礎上確保后期培訓工作的有效改進以及創新提供支持。只有保持檔案管理工作的持續性和一致性才能夠實現與時俱進，真正為檔案管理人員的職業生涯規劃保駕護航。

管理層需要更新管理理念，確保檔案管理意識的有效增強?，F階段的單位檔案管理工作難度系數偏高，工作人員還沒有樹立良好的管理意識，管理理念比較單一和機械，因此嚴重影響了檔案管理工作的有效改革。必須增強單位所有員工檔案管理意識，只有在正確檔案管理意識的指導下進行工作，才能夠更好實現檔案管理理念的全面創新及優化。單位需要留出更多時間關注對檔案管理規范化關系的分析和識別，了解目前辦公室檔案管理工作所存在的各種不足，始終堅持以人為本的管理理念，積極構建現代化的管理體系。對單位自身發展與社會的實質需求進行相應的調整以及改進，單位服務意識的樹立最為關鍵，這有助于進一步體現單位檔案管理工作的針對性和有效性，真正促進崗位責任制有效落實。規避不科學、不合理的規章制度，保障每個工作人員都能夠做到兢兢業業、愛崗敬業，有效建設和強化單位檔案管理體系，實現不同管理資源合理配置與利用。

2.全面提升工作效率

為了有效避免上文中存在的各種不足，辦公室管理人員需要加強工作質量和效率的提升，關注對不同應用管理元素的分析研究，了解目前的管理現狀，真正實現不同管理資源的合理配置及利用。保障每一個位工作人員都能夠意識到自身的社會責任，主動為檔案管理工作創新及改革建言獻策，做出相應的貢獻。另外，工作人員自身還需要抓住學習和提升的機會，關注專業能力的發展及經驗的有效積累，積極參與各種學術交流與技術提升活動。

管理技能和管理水平的提升是一個長期過程，有助于檔案管理工作的全面改革及落實，管理層需要站在宏觀角度注重對員工的培訓教育，保障其能夠擁有較強的管理技能。目前，我國辦公室檔案管理工作存在許多不足，檔案管理人員多是兼職，他們大多對檔案管理技能認知不夠全面，缺乏專業的管理素養。管理層需要意識到這一問題的嚴峻性，應加強與檔案管理人員之間的聯系溝通，抓住問題的核心所在，以提升其管理技能和水平為基礎，明確檔案管理專業人才的核心要求，以專業技能培訓為重點，確保檔案管理人員能夠擁有較強的管理技能。

3.構建完善的檔案管理體系

辦公室檔案管理工作的實踐性比較明顯，包含不同工作環節，因此有的工作人員因為工作能力不足而出現工作偏差或失誤。辦公室檔案管理工作環節的聯系互動比較少，有的工作步驟直接被無視，使整體的檔案管理質量和效率停滯不前。為了避免這一問題，單位需要構建完善的管理體系，加強不同管理部門之間的聯系，確保管理人員工作有章可循。其中，工作流程的有效簡化最為關鍵，管理層需要與時俱進，關注辦公室檔案管理工作中所存在的各類問題并進行有效整理及歸納，真正實現對癥下藥和舉一反三。日常檔案管理工作中所出現的問題比較普遍，工作需求的優化升級與合理設計是基礎，這有助于全面提升檔案管理工作的穩定性與針對性。辦公室檔案管理人員需要掌握現代化網絡技術，加強與其他部門之間合作，構建完善的管理體系，積極實現檔案管理信息的有效共享。只有這樣才能夠突破傳統檔案管理模式的束縛，將更多的新鮮血液融入辦公室檔案管理活動環節，真正實現管理資源的合理配置，保障管理質量穩定提升。

4.規范檔案收集

檔案搜集工作的難度相對偏高，是整個檔案管理工作中的重點。辦公室檔案管理人員需要構建完善的辦公室檔案管理體系，將工作重心放在檔案搜集，做好前期的鋪墊工作，確保檔案文件管理工作的有效利用。單位管理層需要注重管理思路的優化升級，針對目前檔案管理工作的現實條件，對管理瓶頸進行分析研究，在強化檔案收集工作基礎上進一步優化操作程序和檔案管理制度，明確各項管理工作的核心及重點，確保檔案管理工作能夠嚴格按照相關程序一一落實。另外，檔案管理體系的構建也非常關鍵，管理層需要深入分析各個部門檔案管理系統建設的實質要求，了解目前管理現狀，確保不同檔案管理流程能夠按照相應的程序一一落實，只有這樣才能夠實現辦公室檔案管理工作的有效改革及創新。

5.推進檔案管理信息化

信息化建設符合時代發展的要求，能夠更好體現現代化管理工作優勢，推進辦公室檔案管理工作的改革及創新，真正踐行與時俱進的管理理念。單位管理層需要針對辦公室檔案管理工作的現實條件，了解其工作重點及核心要求，積極完善現有的辦公室檔案管理體系。辦公室檔案管理工作與各項業務工作的開展存在緊密聯系，如果無法確保其有效落實，就會導致整體的管理質量大打折扣。關注文化建設和制度改革，需要分析新時代背景下檔案管理工作的思路及方向，需要不斷促進檔案管理工作的創新以及改革。在辦公室檔案管理工作比較復雜的局面下，需要以管理體系的構建為基礎，深入分析檔案管理工作的具體要求，全面調整工作思想及方向，保障檔案管理資源的合理配置及利用。全面創新思想理念，全面提升工作效率，構建完善的檔案管理體系，規范檔案收集，推進檔案管理信息化。管理層需要以信息化建設為基礎，將更多的現代化管理技術融入其中，以計算機、大數據、云計算為基礎，對現代化檔案管理工作的實踐要求以及所存在的各種不足進行多方面考量。針對檔案資料搜集和保存的現實條件，加強對檔案種類的有效歸納、整理，確保各種精細化管理策略的有效利用，全面提升檔案管理信息化水平。

四、結語

提升辦公室檔案管理質量非常有必要，單位需要意識到其重要價值，全面創新思想理念，積極提升工作質量和效率。辦公室檔案管理工作比較復雜，需要運用全局觀為單位的穩定運作打下扎實基礎，真正實現單位綜合實力的穩定提升。運用系統觀構建全新管理系統，針對不同內部管理工作的分析及研究，盡量避免互相隔絕和孤立靜止，積極踐行與時俱進的管理理念，深入分析檔案管理工作的具體要求，才能適應時代發展需求。全面調整工作思想及方向，保障辦公室檔案管理資源的合理配置及利用，對單位的穩定建設及發展有重要影響。加強不同管理環境之間的聯系互動，著眼于時代發展進程，在全面調整以及優化升級的過程中實現穩步推進。

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（作者單位：1.山東省濰坊市婦幼保健院;2.濰坊職業學院）