以“區塊鏈+電子公文”實現電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理研究

馮群敬

摘要：隨著全球現代信息技術的快速發展，以及全國“互聯網+政務服務”工作的全面部署推進，越來越多的政務辦公場景中產生大量電子文件，探索電子文件單套歸檔成為新時代發展的必然趨勢?！度珖鴻n案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出了電子檔案單套制管理先行先試的相關要求，即“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質檔案）管理試點”。本文結合南京市建鄴區實施的國家單套制試點項目，談談利用區塊鏈技術實現電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理的實現路徑。

關鍵詞：區塊鏈+電子公文;歸檔;管理;

一、何為電子文件單套制歸檔

按照文件生命周期理論，可以廣義地分為兩大階段：形成階段、歸檔階段。

在文件形成階段：文件在生成、處理、流轉過程中會出現：純紙質流轉、純電子流轉、紙質和電子同步流轉、電子流轉和簽發環節打印紙質領導簽字后再掃描以電子形式進入系統繼續流轉等情形?！败墶敝傅氖俏募纬蓵r有幾種載體，如果只有一種載體（紙質或電子）則稱為“單軌”運行，如果有電子和紙質兩種載體則稱為“雙軌”運行。

在文件歸檔階段：在文件歸檔時，主要有：只歸檔紙質文件、只歸檔電子文件、紙質和電子同時歸檔三種情況?！疤住敝傅氖窃谖募w檔時有幾種載體，如果只有一種載體（紙質或電子）則稱為“單套”歸檔，如果有電子和紙質兩種載體則稱為“雙套”歸檔。歸檔后文件就變成了檔案。

在檔案“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略背景下，目前在文件歸檔時均采用“雙套”歸檔方式：即在歸檔檔案時需要同時歸檔紙質和電子兩種載體。

雖然有些地方早已經實現在文件形成時的電子載體“單軌”運行，但是在歸檔時專門打印出紙質載體與電子載體同步歸檔。此種做法造成資源重復浪費、增加管理成本、增加檔案管理人員的工作量，人力、物力和財力都造成了極大浪費，有違實現信息化提高工作效率和降低工作成本的初衷。

所謂電子文件單套制歸檔，即文件在形成時以電子形式“單軌”運行，在歸檔時只歸檔電子載體文件不歸檔紙質載體文件。

“單套制”的管理模式能極大的節省空間和資源，可以充分、高效利用人力、物力、財力，也為實現真正的無紙化辦公奠定了基礎，踐行習近平新時代中國特色社會主義思想的綠色發展觀。

2021年1月1日實施的《中華人民共和國檔案法》：“第三十七條 電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！泵鞔_了電子檔案的法律地位，為單套制管理的電子檔案作為憑證使用掃清了法律障礙。

二、區塊鏈技術概述

區塊鏈技術是利用塊鏈式數據結構來驗證和存儲數據、利用分布式節點共識算法來生成和更新數據、利用密碼學的方式保證數據傳輸和訪問的安全、利用自動化運行的智能合約來編程和操作數據的一種全新的分布式基礎架構和計算范式。

從區塊鏈的組織結構和運行原理來看，可以狹義地將區塊鏈視為一種以區塊為單位的、按照時間順序前后相連的單向鏈式數據結構，通過共識機制、密碼學組件和系統容錯等技術保證分布式網絡中節點共享數據的一致性和安全性。從應用角度來看，區塊鏈是一種集成了密碼學算法、分布式網絡、共識機制、博弈論等技術的復合分布式網絡技術，利用鏈式區塊結構存儲數據，利用共識機制實現數據的更新和共享，利用密碼學技術保證數據的安全性，利用自動化腳本代碼實現可編程性和自治性，利用經濟學激勵機制激發節點自主維護系統穩定，構成了一種全新的、自治的分布式系統。

區塊鏈具有以下幾個特點：

1、在技術層面上，區塊鏈具有“去中心化”、無需信任、透明開放等特征。

2、在數據層面上，區塊鏈能夠通過共識機制保持各節點數據一致，防止數據被篡改，并能夠實現數據應用全過程的記錄和追溯。

3、在業務層面上，區塊鏈能夠自動執行智能合約，通過合理設計優化業務流程、創新應用模式。

在此基礎上，最終實現區塊鏈上的數據難以纂改、全程可追溯、開放共享等特征，與電子文件單套制歸檔對真實性、完整性、安全性、可用性、全生命周期管理、開發利用等方面的要求不謀而合。

三、建鄴區“電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理”建設實踐

長期以來，職能部門對雙套制的依賴心理主要來自于對電子文件的不了解、不信任以及對電子簽名、電子印章的法律效力存在質疑等諸多因素，其中，最大的難點在于由于電子文件信息本身的不穩定性、可操作性及信息內容與形式之間的可分離性等特性，對如何長期安全地保管電子檔案缺乏行之有效的應對辦法及管理經驗。

而隨著區塊鏈技術的不斷成熟，在公共服務、金融經濟等領域的應用不斷深入，人們對區塊鏈技術的認識逐漸清晰。在區塊鏈中，數字簽名、時間戳、數字摘要等技術得以集成運用，采用分布式數據存儲方式，每個節點都保存同樣的數據塊并參與數據驗證和維護，通過共識機制構建了去中心化的信任機制。而且，在區塊鏈環境下，電子文件和電子檔案的元數據與源文件特征信息均可捆綁封存在區塊中，實時記錄，在電子文件形成、流轉、歸檔、長期保存和利用過程中產生的行為都會留痕，實現電子文件全生命周期的可追蹤、可監管，以上特性大大提高了電子文件和電子檔案信息的真實性、完整性、安全性和可用性，有利于實現電子檔案信息的長期保存和利用。

建鄴區信息中心在前期“全國示范數字檔案室”和“全國示范數字檔案館”建設的基礎上，利用區塊鏈技術與協同辦公系統、數字檔案管理系統有機結合，探索形成電子公文以電子形式歸檔和管理的有效路徑，實現了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理目標。

1、打造協同辦公系統單套制環境

建鄴區系統辦公系統采用集中建設模式，區委區政府統領，區委辦區政府辦負責業務需求，信息中心負責項目建設，承擔全區黨委政府部門和園區街道的公文和通知的收發交換業務。

電子公文形成辦理階段的業務流轉集中在協同辦公系統中完成。通常發文要經過擬稿、核稿、簽發和蓋章等環節，形成正本、正本轉換件、擬稿紙、定稿文件和痕跡文檔五個組件;而收文要經過登記、擬辦、批示、辦理和辦結等環節，形成正本、正本轉換件和傳閱單三個組件。為了保證電子公文達到“四性”要求，首先在形成的源頭就要保證元數據采集的全面性，電子文件組件的完整性與電子文件的安全性。

為了滿足電子公文單套歸檔的要求，在原有的協同辦公系統的基礎上，對電子公文發文流程和收文流程進行改造，重點加強電子公文生成全過程的“四性”保障，實現元數據采集、文件安全檢查、關鍵元數據和文件信息上區塊鏈存證、與數字檔案管理系統的接口完善等功能。

2、打造數字檔案室管理系統單套制環境

建鄴區數字檔案室管理系統采用集中建設模式，區委區政府統領，區檔案局（館）負責業務需求，信息中心負責項目建設，承擔全區62家檔案室的檔案整理編目、歸檔、保管利用和移交等業務。為了保證電子檔案達到“四性”要求，從電子公文流轉至檔案管理系統、整理編目到歸檔再到長期保管、移交的全過程都要保證元數據采集的全面性，電子文件組件的完整性與電子文件的安全性。

為了滿足電子檔案單套管理的要求，在原有數字檔案管理系統的基礎上，按照核心業務流程“電子公文歸檔管理階段、電子檔案移交接收階段”要求，對與協同辦公系統的接口進行改造，重點加強電子公文歸檔階段和電子檔案移交接收階段的“四性”檢測，實現關鍵階段檔案管理數據上區塊鏈存證，以及鏈上鏈下檔案數據的比對審計。

將協同辦公系統與數字檔案管理系統對接，利用數字簽名、電子簽章和區塊鏈技術，在文件辦理完畢后即時向檔案室的電子檔案管理系統提交需歸檔的電子文件數據。確保在電子文件形成、流轉、歸檔、長期保存和利用的整個生命周期中都不會出現非電子形式的文件載體。

3、應用區塊鏈技術在電子文件全程管理中保障“四性”

區塊鏈是分布式數據存儲、點對點傳輸、共識機制、智能合約、加密算法等多種計算機技術融合的新型應用模式。在“區塊鏈+電子文件“的應用場景中，通過搭建區塊鏈底層設施，緊緊圍繞電子公文生成、歸檔、管理全生命周期嵌入智能合約，自動執行電子公文元數據及組件的采集、校驗及上鏈動作，加強電子公文和電子檔案“四性”檢測，確保上鏈數據真實、完整、安全和可用，為實現單套制管理奠定基礎。

為了更好發揮區塊鏈特性，實現電子公文單套歸檔和電子檔案單套管理的目標，建鄴區在搭建區塊鏈過程中，著重把握以下三個要點：

一是區塊鏈類型的選擇。區塊鏈按準入機制來分，可以分成三種類型：公有鏈、私有鏈和聯盟鏈。公有鏈公開透明，世界上任何個體或者團體都可以加入公有鏈，在公有鏈發起交易，合法的交易均能夠獲得該區塊鏈的有效確認，但共識的效率較低。每個人都可以接入公有鏈，公有鏈的每個節點都是平等的，去中心化程度最強，比特幣區塊鏈就是公有鏈的典型代表。私有鏈有點像一個屬于個人或者公司的私有賬本，只對個人企業內部開放，效率會比公有鏈高很多，但過于封閉，去中心化程度最弱。聯盟鏈半公開，是某個群體或組織內部使用的區塊鏈，需要預先指定幾個節點為記賬人，每個區塊的生成由所有預選記賬人共同決定。而且聯盟鏈的數據由聯盟內部成員共同維護，只對組織內部成員開放，去中心化程度適中。鑒于檔案管理的特殊性，筆者認為，建鄴區單套制管理使用的區塊鏈宜采用聯盟鏈進行建設。

二是電子文件上鏈方式的確定。一般來說，電子文件上鏈方式具體有兩種：一種是電子文件封裝上鏈，即將電子文件全部組件和電子文件元數據以封裝簽名的形式上鏈存儲。其優點是安全性高，電子文件各組件及元數據全部上鏈，確保了電子文件本身的無法纂改及過程可追溯，適用于電子檔案單套制管理的要求，其缺點是對于存儲空間要求較高;另一種是電子文件組件不上鏈，電子文件組件的哈希值上鏈。即計算出每份電子文件的哈希值，將哈希值傳輸至鏈上，電子文件組件在鏈下可信保存的管理模式。哈希值是每份電子文件的身份證，不同的文件得到的哈希值均不相同。將哈希值存儲于鏈上，鏈下同時多節點存儲電子文件組件，即使鏈下某份電子文件被篡改，只需將鏈上的與鏈下的哈希值比對，即可判定哪份電子文件為真。該上鏈方式對鏈上存儲的空間要求較小，安全性較前一種略低。建鄴區經過綜合分析，統籌考慮了效率和安全，選擇電子文件哈希值上鏈的方式建設。

三是電子文件上鏈節點的選定。為確保電子文件的真實性、完整性、可用性、安全性并結合“前端控制”理論，區塊鏈技術應從文件的起草、簽發開始，到文件的整理、歸檔、保存、移交的全過程均進行“四性”保障，電子文件生命周期的各重要節點都均上鏈存證。首先，在電子公文生成階段，系統應按照《DA/T46-2009 文書類電子文件元數據方案》的相關要求實時捕獲元數據，并將包含電子文件組件哈希值和元數據的信息包上鏈存證，電子文件組件同步存入可信存儲中;其次，在電子公文歸檔階段，應將符合《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》包含有組件、元數據信息的電子檔案封裝包哈希值再次上鏈存證，電子檔案封裝包同步存入可信存儲之中。在電子文件的全生命周期的各個環節的業務操作行為都應上鏈存證，并可通過區塊鏈對電子文件進行溯源。

四、結束語

電子文件單套制歸檔及電子檔案單套制管理是時代催生的產物和發展的必然結果，建鄴區在本次試點過程中牢牢守住檔案安全防線，認真研究區塊鏈技術，做好電子公文源頭管理、前端控制，完善電子公文在線歸檔管理流程，做好電子檔案“四性”保障，運用先進的信息技術確保電子檔案的真實可信、長期可用，實現了貫穿電子公文生命周期全過程的“單軌”運行和“單套”管理，是在“無紙化”辦公條件下電子文件在線歸檔的一種創新模式，也是新技術賦能傳統業務的一次突破，具有較強的示范意義。目前，該試點項目得到由國家檔案局、國務院電子政務辦公室、國家電子文件管理部際聯席會議辦公室組織的驗收專家組的一致好評，并順利通過了電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理試點工作驗收。

參考文獻：

[1]區塊鏈與可信數據管理：問題與方法[J]. 錢衛寧，邵奇峰，朱燕超，金澈清，周傲英.? 軟件學報. 2018（01）

[2]云計算在電力用戶用電信息采集系統中的應用研究[J]. 何恒靖，趙偉，黃松嶺，王勍.? 電測與儀表. 2016（01）

[3]李曉坤，邵娜，劉清源，楊婧宇，陳虹旭，鄭永亮.基于BlockChain的電子公文交換加密方法研究[J].電測與儀表，2019，56（12）：37-43.DOI：10.19753/j.issn1001-1390.2019.012.007.