談配合教育部安全檢查化工類實驗室檔案的編制

張爽男，韓曼瑜，高玉婷，王鐸，孫慧超

（天津大學材料科學與工程學院，天津 300350）

2021 年教育部下發《教育部辦公廳關于印發〈貫徹落實國務院安全生產委員會成員單位安全生產工作任務實施方案〉的通知》的部署，要求各高校做好實驗室安全保障工作。 2021 年教育部對全國部分高校的實驗室進行了安全檢查，在檢查中主要涉及實驗室的12 類安全檢查項目， 共包含159 條分項，其中有65 條分項是關于檢查實驗室安全檔案的內容，占總檢查的三分之一，可見實驗室安全管理檔案已成為重點的檢查內容，在實驗室管理中實驗室安全檔案管理工作已成為一個重要組成部分。

實驗室安全管理檔案全面記錄了學生的安全培訓、安全考核、實驗室安全設施、實驗室特種儀器設備購買使用、實驗室易制毒、易制爆藥品的購買、保存、處理等管理情況；準確地反映實驗室安全的各級管理責任體系，真實記錄了各種安全檢查和隱患整改的全過程，為我們進行實驗室科學管理、 實驗室安全評估提供了可靠的信息源。 我院在實驗室安全檔案的實際管理中, 依據“教育部辦公廳關于組織開展年度高等學校實驗室安全檢查工作的通知” 中 “高等學校實驗室安全檢查項目表”（簡稱：檢查表）所涉及的檢查內容建立實驗室安全管理檔案，并設專人及時歸整資料，收到了良好的效果,具體作法如下。

1 建立對應的檔案編號

檔案文件的檔號既要保證唯一性,合理性，穩定性又要體現追溯性, 以達到簡潔明晰和快捷的檢索功能[1]。 在實驗室安全檔案管理中各高校都是根據自身的特點進行檔案編碼，沒有按照一個統一的系統的標準來做，在歷次教育部的實驗室安全檢查前，都要再按照 “檢查表” 項目內容再分類分裝檔案，有的還需要再補充材料，使得每次檢查前整理檔案成了一項繁重的工作。 教育部在對全國高等院校進行的實驗室安全檢查中，依據“檢查表” 中各項內容進行逐項檢查，在歷次 “檢查表” 中所涉及的檢查項目和條目編號只是略有調整，其檢查共分12 類，其中分別涉及到檔案類的有34 項，共包含65 條分項目，每條分項對應不同條具體檢查項目。

為配合教育部的實驗室安全檔案檢查，我院參照教育部 “檢查表” 中，涉及到檔案部分的各項檢查的序列號來編制檔案編碼。 在編碼上依次為：年號用兩位數字表示；學院用漢語拼音字母表示；一級分類項目共分為12 項，對應 “檢查表”中12 類檢查項目建立項目名稱并依次順序編碼； 二級分類項目是在一級分類項目下的36 個細分類項目，由數字依次編碼；三級分類項是在二級分類細項中的再次分類共65 項， 此項包含了具體的檢查資料內容與要求，所有材料均按照三級分類項中分類項歸檔，每一材料都有一個唯一同類的編號，用數字依次標定，按圖1 編碼。

2 編制對應各級分類項目

依據2021 年教育部 “檢查表” 對實驗室的安全檢查，在一級分類項中設12 項分別為：責任體系、規章制度、安全宣傳教育、安全檢查、實驗場所、安全設施、基礎安全、化學安全、生物安全、輻射安全與核材料管制、機電等安全、特種設備與常規冷熱設備，依次用數字1～12 編碼。 例如：責任體系這項，在 “檢查表” 中序號排序為1，我們在檔案的編碼分類中，同樣將責任體系在一級分類的中編碼也設置為1。 “檢查表” 中將責任體系又分為： 學校層面安全責任體系我們設置編碼為1.1、院系層面安全責任體系編碼設置為1.2、經費保障編碼設置為1.3、隊伍建設編碼設置為1.4、其它編碼設置為1.5，將此五項作為責任體系項的二級分類項。

在二級分類項的學校層面安全責任體系（編碼1.1）項目中，又包含校級實驗室安全工作領導機構項我們設置編碼為1.1.1；實驗室安全管理職能部門項設置編碼為1.1.2；校與院系簽訂實驗室安全管理責任書/告知書項設置編碼為1.1.3，將此三項分別作為學校層面安全責任體系項的三級分類項。

在三級分類項中，各項又分別對應相關的文件材料， 例如在校級實驗室安全工作領導機構（編碼1.1.1）這項中，檔案材料應包括校級實驗室安全的法人責任、校級黨政同責制度、領導機構及職責等材料，設置編碼采用數字(1)～(n)加以排序標明。

高校和各學院系在檔案編碼上可根據自身情況，對于列表中不涉及到的項目可以刪減或增加，但各級的分類編號不應改變，以便適應高教部的實驗室安全檢查，具體各項編碼見實驗室安全檔案編碼表(見表1)。

表1 化工實驗室安全檔案編碼表

表1 化工實驗室安全檔案編碼表

3 檔案的存放

檔案資料分別按照各級分類項的各項內容整理裝訂成冊，不同材料分別按照阿拉伯數字依次編號后放入對應的檔案盒中，檔案盒統一使用具有檔案長期保存不變質、不褪色并有防蟲防霉等特點的無酸紙制作的專用檔案紙盒，檔案盒封面上應按標準標明一級分類檔案號、二級檔案分類號和三級的項目名稱等信息，檔案盒盒脊上部采用豎式標注三級分類編號的項目名稱，下部采用橫式排版標明三級分類號，若同一個三級分類檔案需用多個檔案盒承裝，應在檔案盒盒脊底部標明盒號順序。

4 檔案的日常管理

實驗室安全檔案管理是實驗室工作的重要組成部分[2,3]，只有管理好、利用好檔案資料才能確保實驗室的安全保障工作，高校實驗室安全主管部門應制定完善的檔案管理制度，用制度來規范檔案管理工作。 設置專人負責實驗室安全檔案，做好有關資料的收集、整理、分類、鑒定、統計、保管等工作[4]。 需要查閱或借用檔案資料的，均應按校檔案管理的有關規定辦理查閱或借用手續并按時歸還。

在實驗室安全檔案的收集整理中，有些項目檔案資料的收集和編制要形成一個連續的完整閉環，例如：在安全檢查中檢查人員發現實驗室安全隱患后， 給實驗室下達了安全整改通知書，當實驗室相關負責老師簽收并整改完畢后，應填寫整改報告上交給安全檢查員，檢查人員在復檢合格后再在整改報告上簽字確認， 完成此次檢查—整改—檢查的一個閉環。 因此，在資料的收集上應有實驗室檢查記錄、責任教師簽收的整改通知書、安全檢查員檢查合格后簽字的責任教師填寫整改報告，將此三個文件整理裝訂一起編寫好相應的編號后存檔，才能形成一個安全隱患整改文件的閉環檔案。 只有堅持規范化、科學化管理實驗室安全檔案，才能真實反饋實驗室安全工作管理水平，管理好實驗室安全檔案是保障實驗室安全運行的有效手段之一[5]。