細節定成敗

蘭宇鑫

在會議領域，最不可忽視細節管理。細節是衡量會議服務質量的一桿秤。當前，隨著國際間交流日趨頻繁，國際會議儼然成為面向全球觀眾的新視角。在國際會議中，不論是“主角”的舉動，還是“主場”的設計，任何一個環節都會被民眾無限放大。甚至小到一個擺件都會成為大眾茶余飯后的談資。因此，不論是元首會晤、多邊會談，還是國際盛會、科研論壇。不管是線上召開還是線下舉辦。會議管理者在把握會議服務的細節方面，都提出了更高要求。

就在近期，金磚國家領導人第十四次會晤（簡稱：金磚峰會）與七國集團峰會（簡稱：G7峰會）相繼召開。作為全球矚目的兩場高端國際會議，在會議組織管理上卻形成鮮明對比。兩場活動雖然間隔時間不長，但都引起全球的廣泛關注，而在細節之處也引發民眾熱議。

23日，金磚峰會率先召開，雖然是視頻形式，但從畫面中不難看出在場地的選擇、空間的利用、擺臺的設計與燈光的布局方面十分考究。其中一個細節——領導人云合影，更被民眾“點贊”。讓觀眾在領略金磚峰會的典雅與莊重同時，又感受到科技帶來的前衛體驗。而于26日在德國舉行的G7峰會則選擇線下進行。雖然會場倡導簡約設計但布置卻過于簡單，以至于明顯的桌卡被替換成細小的桌簽。這讓參會領導人在會前一時困惑自己該坐哪？除此之外，另一件尷尬之事還讓英國首相約翰遜登上熱搜成為“網紅”。由于會場空間較小，他又被安排在距離媒體區較近的地方，當記者拍攝時鏡頭總是被他的魁梧身材擋住，拍不到其身后的日本首相岸田文雄。當圖片新聞發表后，日本網民直呼，“我們的首相了去哪了？”。并質問路透社的意圖是什么？險些引發外交風波。由此可見，國際領域涉及重大外交活動時，關注細節管理很關鍵。

此外，在國際會議活動上還有一些環節，也值得我們注意。我在這里提幾點。

要充分檢查翻譯器。翻譯器是政要會晤、政府會議、外事活動、國際峰會以及各類政府發布會類活動上非常核心的物件，但卻是最易出問題，而且單一風險因素很大的一環，萬一現場出問題，沒有其它因素可以予以完美補救。

重視燈光位置擺放。燈光的布置看似簡單、不起眼。但是其產生的后續作用卻十分明顯。因此，合理位置的燈光擺放在國際會議活動中，是一件十分重要的事情。頂光、面光、側光，燈光的布局決定著參會嘉賓的成像與宣傳展示。如果在人面部出現過重的陰影與暗部，是一件十分嚴重的事情，尤其在直播過程中很難補救。

嚴控人員現場走動。國際峰會是一場十分注重儀式感的活動。不論是參會者還是現場服務人員，現場不能夠出現過于頻繁的人員走動。服務人員應提前安排好特定時間段，有計劃性的安排服務。不能因人員走動干擾會議進程。

注意直播機位設置?，F場直播國際會議活動時，對機位的設計也有很嚴格的要求。要保證每個講話領導人至少多個機位同時拍攝，以及每個嘉賓的直播畫面設定時間。

除此以外，國旗擺放、桌簽大小、麥克風類型以至于現場紙張的選擇都是不可小覷的環節，畢竟事關政治外交。我們常講外交無小事，國際會議是一面窗，更是外交新名片。畢竟，當國家被直接展示在世界面前時，誰都不希望出現像G7峰會那樣的“外交風波”。所以，把握細節管理，畢竟它定成??！