新時期國企檔案規范化管理的思考

中鐵八局集團城市軌道交通公司 蘇晉

檔案是一個國家、一個機構以往工作的記錄和證明，是一段歷史的寫照。

同時，檔案也是國有企業未來發展的決策依據。檔案管理不規范會造成檔案缺失、混亂，甚至會對企業工作開展造成影響，不利于企業作出正確決策，降低企業工作效率。因此，在新時代強調高質量發展的當下，國有企業各項工作的開展都必須以高質量為準繩，以現代化為目標，以規范化為原則，而檔案管理工作也不例外。

然而因國有企業本身的特殊性和所承擔促進國家經濟發展責任的繁重性，導致其長期以來將過多精力放在了生產經營上，而忽視了檔案管理等工作，如此就使得其檔案管理工作普遍存在無序狀態，且未能與時俱進，應順應信息化發展進行創新和變革。對此，面向新時代國企高質量發展目標，進行檔案的規范化管理建設，意義重大。

一、新時代國企檔案規范化管理的釋義

（一）新時代的定義

中國特色社會主義現階段已經邁入新時代，對于新時代這個詞，我們需要根據黨的百年歷史征程去理解，我黨的百年奮斗史可以分為四個不同的時期，分別為新民主主義革命時期、社會主義革命和建設時期、改革開放和社會主義現代化建設時期以及中國特色社會主義新時代?？偨Y起來，這四個時期的歷史任務分別為：救國、立國、富國、強國。社會主義革命和建設時期主要是中華人民共和國成立初期的建設史，從一無所有到打造了一個個重工業基地，不斷完善中國特色社會主義市場經濟體系建設，這一時期呈現的是一段艱苦奮斗的歷程，是中華人民共和國建設起步到加速的過程。改革開放和社會主義現代化建設時期主要是從改革開放以來中國經濟得到飛速發展，這一時期主要是描繪了中國發生的翻天覆地的變化。其中社會主義現代化建設時期以及中國特色社會主義新時代主要是從黨的十八大以來，我們堅持“四個全面”戰略布局和“五位一體”總體布局，至今我們已全面開啟第二個百年奮斗目標，開始了社會主義現代化建設的新征程，標志著中國特色社會主義已經邁入了新時代。

（二）檔案規范化管理

檔案作為一種記載過往的文檔，是以文字、表格、圖像等諸多呈現要素將已經發生的事件進行記載，以便于將信息進行存儲，在日后有需要的時候可以通過查閱檔案及時調取想要查閱的資料。這對于未來開展工作來說很重要，能夠提供很多的信息支撐，能夠使用規范化的管理制度來管理信息，對于國有企業來說能夠助力企業的發展，也能夠促進企業的檔案在安全的前提下發揮出最大的價值作用?，F階段我國已進入到信息化時代，互聯網信息技術被廣泛運用于各個領域，所以依托互聯網信息化技術越來越被人們所重視。所謂規范化就是需要建立相應的管理標準，比如檔案的歸類標準、檔案的提取標準、檔案的電子信息化管理等。在邁入新時代后，中央辦公廳與國務院辦公廳聯合印發了《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，為后期的檔案管理工作明確了工作的方向，這也體現了黨和國家對于檔案管理工作的重視，其中最重要的就是檔案管理工作一定要在習近平新時代中國特色社會主義思想的指導之下去開展，要認真研判現階段檔案管理工作所面臨的困局，針對檔案管理工作的重點領域，堅持系統管理的理念，將未來的檔案管理工作推到現代化的軌道上來。

二、國有企業規范化檔案管理的價值作用

（一）推動企業實現現代化發展的重要一環

伴隨著第四次工業革命，大數據引領的人工智能技術得到迅猛的發展?；ヂ摼W信息技術被廣泛地應用于各個領域，檔案管理也不例外，在國有企業的檔案信息管理中要引進很多現代化的管理設備，檔案管理要在這些現代化設備的加持之下進行，所以新時代下的檔案管理具有智能化的特點，這也就意味著檔案管理領域要進入現代化的范疇，只有實現了現代化的檔案管理才能使得相應的數據信息更為真實有效，其中最為重要的就是對檔案基礎信息的采集，只有檔案的采集端有保障、有序地管理工作才有價值，所以當下國有企業的檔案管理最重要的就是建立現代化的管理體系，這也是國有企業實現現代化管理的一部分，因此國有企業規范化檔案管理是推動企業實現現代化發展的重要一環。

（二）提升企業職工的綜合價值

企業職工的綜合素質也能在規范化的檔案管理進程中得到提升，其提升的主要人員包含有相關檔案管理的從業人員以及設計檔案管理的培訓人員。因為想要實現規范化的檔案管理就必須要結合一定的標準對相關的管理人員展開培訓，要讓從事檔案管理的企業員工熟悉標準化的檔案管理流程和相應的管理標準，這些接受培訓的企業職工一方面能夠了解相關檔案管理方面的知識；另一方面還能學習到最新的智能化設備操作的技術。這不僅對于從事該項管理工作有幫助而且也能使其他的多種管理工作也都逐步實現智能化和現代化，知識是具有遷移性的。所以在檔案管理的規范化管理中所學習到的知識同樣也可以應用到其他的領域和環節當中。

（三）有利于企業提升檔案管理的效能

企業在生產經營中管理效能的提升能夠有助于提升生產力，所以管理效能的提升是管理能力增強的顯著表現。在國有企業中，原有的企業檔案管理是比較混亂的，沒有成體系的管理，沒有專門的機構來負責檔案的管理，同樣也沒有形成智能化的管理體系，所以想要調取檔案就需要花費很長的時間，而相關重要檔案也經常會發生遺失或者保管不善的情況，這對于企業的信息安全來說都埋下了重大的隱患。所以建立規范化的檔案管理體系與流程，能夠促進檔案信息采集的全面、檔案分類存放的科學以及檔案提取查閱的安全。從一定程度上來說能夠促進企業管理效能的提升。

三、現階段國有企業檔案管理中存在的問題

想要探索如何實現國有企業檔案的規范化管理就需要先找準現階段國有企業檔案管理工作中存在的問題，結合問題有針對性地整改，從目前的管理現狀來看，大多數的國有企業已經在向檔案管理的信息化方向逐步推進，但是對于一些文件現在很多的企業還是采取多頭管理的方式，這種管理方式的初衷是為了避免完全數據化的管理會由于技術原因導致部分信息保存不妥當，但是隨著現在技術水平的不斷提升，信息化管理技術已經逐漸趨于成熟，所以基本不會出現由于技術原因導致信息出現遺失的問題，反而現階段隨著技術的不斷成熟，可以對很多的檔案信息進行加密保管，從而能夠增強檔案信息保管的安全性。

（一）對于檔案管理工作的重視程度不夠

國有企業的檔案管理工作涉及的領域比較廣泛，企業中諸多的重要信息都依靠檔案來進行存儲，所以檔案管理工作量一般都比較大，因此檔案管理就需要大量的人力來對于檔案數據和資料進行梳理與存放，這不僅需要專業的檔案管理人員，而且還需要企業中的各個部門協調配合，共同來完成此項工作。但是很多企業認為國有企業的重心就是在生產經營方面，只看到了眼前生產帶來的價值效益，并不能看到這些基礎工作所帶來的潛在價值，檔案管理就屬于一項基礎的工作，能夠為后續提升企業的管理效能提供支撐，但是很多企業對于該項工作并不重視，所以在該領域的資金投入與人力投入并不多，但是企業的檔案管理又有著較大的工作量，這就會導致工作出現失衡，使得國有企業的檔案管理工作開展面臨較多困難。

（二）檔案管理缺乏相應的標準體系

由于大部分企業對于檔案管理工作不夠重視，所以也就沒有建立起相應的管理流程和管理體系，具體表現出兩個方面的問題，首先最主要的問題是很多國有企業缺乏檔案管理的專業人員，大多數企業會認為企業的檔案管理工作就是簡單地保管檔案，但是其實檔案的管理是一項系統復雜的工作，如果沒有專業人員來從事管理工作，就會使得檔案管理變得十分混亂，所以現階段企業檔案管理面臨最核心的問題就是缺乏專業的管理人員。其次是缺少專業化的管理標準。管理就是在標準化的原則之下開展相關的管理工作，只有制定統一的標準才能真正做到管理規范化與流程化。

三、新時代國企檔案規范化管理的對策建議

（一）堅持在黨的領導之下開展檔案工作，走正確的檔案管理道路

黨的事業包含各個領域的諸多類型，其中檔案管理也是黨的事業中非常重要的一部分，所以在開展檔案管理時首先要堅持的就是其政治定位，明確開展檔案工作是黨和國家賦予我們的使命，要牢記黨中央對于檔案管理工作的要求和部署，尤其在國有企業的檔案管理工作中，要堅定不移地堅持檔案管理工作的政治屬性和政治功能，要堅定不移地走黨領導檔案工作的道路。中央辦公廳與國務院辦公廳聯合印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也明確指出，要全面堅持黨的領導。具體來說，就是在黨的領導下開展檔案管理工作最重要的是要壓實各級黨委主體責任，尤其在國有企業中，不能將所有的重心全部都只放在生產經營上，要將重點也逐漸轉移到企業的檔案管理工作中，明確黨委各領導的責任，在開展工作時要秉承一個原則，就是堅持在黨的領導下進行檔案管理，一定要強化檔案管理的政治性。

（二）加強檔案管理的系統建設，著力提升檔案管理的效能

隨著國家邁入了高質量發展的軌道，現代化建設成為了未來我們發展與建設的主要目標。對于國有企業來說，檔案工作屬于企業中的一項基礎工作，所以檔案工作要能夠跟上時代發展的步伐，做到與時俱進，在新時代下著力提升檔案管理工作的效能。隨著我國轉向高質量發展，國家治理體系和治理能力現代化加快推進，檔案工作在黨和國家各項事業發展中的基礎性、支撐性作用日益凸顯，檔案工作與時俱進、檔案治理效能不斷提升成為新時代的迫切要求。國有企業要在繼承和發展檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設的基礎上，加強檔案管理的系統建設，這個系統的前端是要堅持在黨的領導下開展檔案管理工作，中端是要以創新驅動做法發展核心動力，堅持以互聯網信息技術為抓手，末端是完善相關的法律法規作為依法治理的核心保障。國有企業中的各個部門要積極參與到檔案管理工作中，加強相互之間的協調配合，要健全檔案管理體制機制、完善檔案法規制度和標準規范、加強重點領域檔案工作監管以及創新檔案業務監督指導方式方面細化任務措施，特別是明確要求“全面建立和落實檔案工作責任制”，補齊檔案治理短板，提高檔案管理效能。

（三）加快完善檔案的服務建設，著力提升檔案服務水平

黨的十九大之后明確指出，社會矛盾發生了深刻的變革，新時代人民群眾的生活水平不斷提升，所以對于各個方面的需求也越來越高，在國有企業中也是如此，廣大企業職工的生活工作條件得到很大的改善，所以對于檔案信息的需求也在不斷的增加，這就需要檔案管理工作也能夠加快發展步伐，為廣大企業職工提供更加高質量的檔案服務。作為檔案管理的從業人員，我們要在“放管服”思想的引領之下，不斷提升檔案服務的供給水平，在檔案管理方面，我們要將檔案該公開的公開，便于廣大職工日常查閱學習，同時要加強檔案管理方面的服務。具體來說，在公開檔案方面需要首先將檔案分級分類，涉及核心機密的檔案要做好相關的保管，如需查閱需要嚴格履行查閱的流程和手續，一些日常不涉秘的檔案需要分類公開，方便廣大職工查閱；其次在管理方面要配備專業的人員進行管理，同時加強相關檔案的信息建設，做到信息的清晰明確；最后就是要大力開展相關服務培訓，提升檔案管理人員的服務意識和水平，要以廣大職工的滿意度作為評價檔案管理工作的標準。

（四）利用好新興的科學技術，強化現代化檔案管理

隨著互聯網信息技術的崛起，現在的很多產業都在向數字化進行轉型，國家也在著力打造數字政府，所以未來的發展都是建立在數字化的基礎之上，數據信息也會成為全新的生產要素。國有企業要以中央辦公廳與國務院辦公廳聯合印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》依據，結合企業工作實際，對檔案信息化建設提出具體要求，加快實現以檔案信息化為核心的檔案管理現代化。首先是培養專業化的信息人才，在人才的培養方面需要加強現代化技術的培訓，尤其是針對電子信息技術方面，讓相關的企業職工能夠具備操作現代化設備的基本技能。同時要盡快建設電子檔案信息化的管理平臺，實現檔案的信息化管理，將電子化的檔案存儲在平臺之上，企業各部門之間通過線上的平臺即可實現對于檔案的存儲與提取，這樣可以更好地實現檔案管理的智能化和現代化，也能夠節約相關的時間成本。

四、結語

綜上所述，檔案管理工作是企業管理當中的一部分，承載著企業信息記錄、歷史傳承等相關的功能作用，能夠為企業的發展提供基礎的信息數據支撐。所以在未來的檔案管理工作中，國有企業要始終堅持在黨的領導之下，朝著正確的方向前行，并在此過程中不斷深化管理理念的創新與管理技術的革新，打造政治素養過硬、專業能力突出的企業檔案管理人才隊伍，以此推動國有企業檔案管理向規范化、現代化方向發展，使國有企業邁向高質量發展的道路。