高等院校行政管理中信息化建設的思考

□王文鹓

高校能夠為我國培養出社會發展所需的各類人才，且隨著我國素質教育改革的深化，高校教育行政管理逐漸成為高校教育教學、思想政治管理的重要機制，高校行政管理在保障高校日常工作正常運行中發揮著重要的作用。在信息化時代，利用信息化設備輔助高校進行行政管理，有助于提高高校的管理水平，并增強其管理質量。高校行政管理信息化是具有現實意義的，利用信息技術能夠簡化行政管理流程、優化行政管理的模式，但當前我國高校教育行政管理仍存在很多問題。為此，探索現代高校行政管理的創新手段，推動行政管理組織模式的變革，展現信息化時代的強效生命力很有必要。

一、完善高校行政管理的信息化機制

(一)高校行政管理的現狀。行政工作是高校工作中的重要組成部分，高校行政管理是保證學校各類活動正常開展的基礎，運用賦予權力對學校事務進行管理活動，行政管理服務的對象特殊。高校行政管理工作的靈活度有待提高，行政工作的連續性和可持續性也有待加強。為了提高高校教學、科研的實現，高校行政管理必須借助現代科技設備，建立完善的行政管理信息化機制，在一定的機構和制度基礎上，通過現代互聯網技術，發揮行政管理的作用和行政職能，從而實現高校預定行政管理目標的組織活動。高校行政管理工作是學校日常運作的支撐和保障，目前，高校行政管理水平有限，不能有效地推動學校建設、發展和改革。

(二)完善行政管理信息化機制。完善行政管理信息化機制，高校必須要借助數字設備優化行政審批流程，從而提高行政管理效能、行政管理水平，這與學校的辦學水平和辦學效益直接相關。通過數字設備對行政管理工作的各項流程進行全程實時監督，并能為教職工提供相關的審批、移交材料服務，切實改變傳統且復雜的審批流程狀況。通過信息化建設，優化行政管理信息化機制，設置更為科學、合理的行政管理機制。通過完善的行政管理信息化機制，做到有效地精簡和規范辦事行政工作程序，改進管理服務質量，縮短行政事務的辦理時限，讓高校教學科研人員能夠節約更多的時間，用來開展科研，從而提高學校的整體科研能力[1]。

在信息化時代，高校行政管理的信息化建設，需要依托“互聯網+”，積極推動高校行政服務事項的網上辦理，簡化工作流程，減少浪費環節，提高行政辦事效率。利用信息化管理的方式，將“放管服”政策有機地引入行政管理工作中，借助互聯網讓教職工了解校內的最新政策，提升教職員工工作的積極性、活力，從而實現高校行政管理的合規、科學。通過數字設備，充分授權行政服務中心窗口，確保審批運作的有序、高效。優化傳統行政管理的流程，實現行政事務工作流程最短、程序最簡的方式流轉。搭建行政管理的大數據平臺，將高校各類行政管理檔案電子化存儲，系統提供綜合查詢，利用嚴格的權限管控，確保檔案文檔安全。建立全文檢索功能，方便管理者快速應用和完整索引。

開展行政管理，高校應該根據多元的社會需求去設定專業、引進教師、制定培養方案，進而形成特色專業，以此來構筑高校的核心競爭力。這是高校內涵發展的必由路徑，也是“放管服”的積極意義。高校要想增強競爭力，具備特色和活力，就必須根據自身的發展規律，建立良好的運行機制。通過數字設備輔助新政管理工作的考站，簡化內部審批流程，去繁就簡保證降低時間、成本。利用數字信息的大數據平臺，整合校內最新的行政管理制度措施和手段，便于教職員工查看、了解。通過信息化行政管理平臺，推行行政管理教學、科研活動的開展，積極調動教職員工的工作積極性，從而提高學校的整體實力。

二、提高行政管理隊伍的信息化水平

(一)行政管理隊伍的現狀。高校開展行政管理工作的隊伍建設還有待加強，行政管理隊伍內部組織成員的水平參差不齊。缺乏長期、科學的行政管理工作監督機制，行政工作監督不到位。行政工作的流程多，過程復雜，審批流程難，不利于高校行政工作的開展，行政工作落不到實處。行政工作的實效性不強，難以達到高校的預期目標和應有效果，行政管理組織成員的思維混亂，管理內部損耗過大，行政管理隊伍操作信息化技術的水平不高，不能有效地依靠數字設備準確分析管理機制的合理性。高校行政管理的行政督辦立項、任務管理分解、任務管理反饋執行耗時長，難以實現全過程督辦管理工作的數字化、智能化處理。在行政管理工作中，管理者利用數學設備的程度低，多采用傳統的人工管理，管理成本高，且管理效果低，管理者思路不明確，行政管理工作的重心把握不準確[2]。

(二)提高管理隊伍的信息化水平。高校應該提高行政管理隊伍的信息化水平建設，確保行政管理的質量，認真查找管理中存在的問題，借助互聯網手段找出對策，理清楚行政管理工作的重點思路，樹立科學的行政管理理念。信息化行政管理系統可以一鍵調用會議、公文、日程事務模板，快速發起業務審批，通過行政管理信息化建設，緩解管理者的工作壓力，從而節省更多的時間投入到其他更有價值的工作之中[3]。

通過數字設備強化導入行政管理培訓，提高行政管理的質量，激發管理者的潛能和工作熱情，提高執行力。借助數字設備，行政管理科研、教學、師資隊伍建設等方面時，結合數字系統整合的信息數據，進行更好的管理和決策，營造尊重知識、尊重學術自由的行政管理文化。定期通過數字設備向管理者推送有關優質管理的文章，并通過數字設備對管理者進行培訓，提高行政管理人員注意禮儀與行政工作的關系的思維方式，增強管理服務意識和大局觀念，規范行政管理，提高管理隊伍的信息化建設，營造良好的工作氛圍。

信息化行政管理系統能夠提供豐富的組織數據、表單控件等，能夠對行政管理工作的流程分支條件進行引用，實現行政管理自動化流程判斷。通過信息化行政管理平臺，提供與行政管理工作內容相關的數據，協助管理者完成填寫、審批，有效提升管理效率。加強高校行政管理隊伍應用信息化技術建設，增強行政管理人員的整體素質，保證高校各項工作的正常運轉[4]。

三、強化高校行政管理數字設施的建設

(一)行政管理設施的現狀。高校作為學術單位，在日常的行政管理中，高校行政管理還存在一定的不足。缺乏先進的行政管理設施，不能充分發揮出信息化行政管理在學術評價、人才培養、學科發展、其他教學和科研領域中的主導作用。行政管理的人工處理環節較多：對會議前期的議題收集、組織、通知、會議室安排以及對公文的擬稿、會簽、發文、收文等環節全靠人工處理，審批效率較低。管理校內各種會議通知、請示等上傳下達工作的方式較為單一，行政事務的審批工作量龐大。事務績效缺抓手：針對高校各項重大、特殊事項的落實工作，由于缺乏有效的數字設備，導致無法對落實過程進行實時的監管、監督，信息化科學考核數據庫難以建立。缺少相應的數字管理設備，不利于多校區管理分散，高校本部到二級學院，高校管理呈現出多級管控的特點，而且校領導、分管業務負責人的“多崗現象”普遍存在，缺乏確保各項行政審批工作的及時有效落實。

(二)強化數字管理設備的配置。高校進行行政管理信息化建設，需要強化數字設備的配置。高校進行行政管理可以基于互聯網協同運營平臺，聯動高校內部的核心業務管控，幫助高校打造一體化、規范化、數字化的行政管理模式，有效提升整體的管理效率。高校會議管理一體化行政管理方案價值強化制度執行基于高校的管理需求，全面梳理和構建行政管理制度，實現嚴謹、合理的權限分配、分級分責、落實責任。

實現行政管理統籌通過對日常行政工作的全場景覆蓋，明確不同業務類型的流轉程序、特例程序、應急程序，實現統一呈現和按序運作。完善高校信息化設備建設，保障行政管理的目標達成，實行工作量制度，保障基礎，目標牽引，實現自上而下的目標分解，落實到人；實現自下而上匯總，確保個人與組織目標的高度一致。提高行政管理服務水平，通過數字設備提供統一網上的教職工服務中心，通過對辦事流程的不斷優化和改善，提高服務質量，營造良好、專業的高校管理形象。通過建立信息化行政管理模式，明確教師基本工作量制度和管理服務崗位責任制度，保障高校各項工作的正常運行。通過數字設備，智能評估崗位類別，設置以質量和水平為核心的細致化、多樣化的激勵績效考評機制，并將考評機制落到實處，對于工作表現較好的行政管理人員，應給予獎勵，而對于工作表現欠佳者，應嚴格懲處，最終提升行政管理的效率和效能，從而促進并推動廣大教職工積極創新創優、促進高校及學科整體發展和水平提升[5]。

利用信息化行政管理手段，整合教職工的基本工作量和績效任務數據信息，作為行政管理崗位考核、績效分配的基礎和依據。通過信息化行政管理手段，形成一體化、移動化的智能行政管理模式。通過數字設備智能深度還原高校人工行政管理處理工作的流程，自動化處理高校內各個類型會議的準備、申請、審批、通知、會務等流程情況，實現從會議申請、發布通知和回執、會議資源管理到下發會議紀要、會后督辦落實等全流程的會務服務，覆蓋高校辦會全場景，以電子化手段實現行政管理的在線化處理，提高行政管理水平。

四、結語

隨著信息化技術的不斷發展，加上高校競爭日益劇烈的今天，我國高校要想在其中立于不敗之地，并提高行政管理能力，就必須打破傳統行政管理的模式，需要根據高校本身工作的實際情況和發展的需要提升管理水平。高校應該利用信息化設備輔助行政管理，不斷創新和完善管理理念，充分融入創新管理思想，并借助數字化手段實現整體行政管理效率的提高，進一步促進我國高校教育事業的蓬勃發展。