事業單位文書檔案管理效率的提升路徑研究

趙亞娟

（朝陽市婦幼保健計劃生育服務中心，遼寧 朝陽 122000）

引言

隨著現代社會的快速發展，網絡信息的普及，事業單位辦公設備在不斷升級優化，辦公效率有了很大提高。文書檔案作為事業單位重要的辦公室文件資料，文書檔案管理效率與質量影響著事業單位各項工作的運行，加強對文書檔案的科學管理，對事業單位發展起著重大意義[1]。

一、加強事業單位文書檔案管理工作的意義

作為事業單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案管理關系到事業單位的長期發展和每個員工的發展。無論是單位在新時代的長期發展，還是基于向為員工提供優質服務的人性化考慮，都有必要提高新時代事業單位文書檔案管理的質量。首先，加強文書檔案管理是提高內部工作效率和外部社會影響的必要前提。從本質上講，事業單位的文書檔案管理作為日常管理工作的基本內容，也是事業單位早期發展的最有力證據和保留，仔細分析和整合文書檔案有助于為新時代事業單位的發展和相關管理系統的制定提供明確和有意義的數據支持。在此背景下，單位和全體員工的管理應加強文書檔案管理，優化事業單位文書檔案管理流程和管理規則，同時建立文書檔案管理信息系統，充分將文書檔案管理和信息技術整合起來。其次，拓寬事業單位文書檔案管理渠道，事業單位的文書檔案管理能夠準確記錄事業單位的各項任務，成為事業單位工作人員的重要材料，是提高相關人員管理水平的基礎，傳統的文書檔案管理具有效率低、復雜和易出錯的特點，科學技術的發展豐富了事業單位的文書檔案管理路徑，使歸檔和檢索時間更加方便；此外，可以建立相關文檔文件數據庫或相關網站，以提高文書檔案管理的整體信息水平，使文檔的檢索更加高效，最終提高文書檔案管理員的業務效率。最后，增強檔案保密性。文書檔案管理工作不僅是服務性工作，還是保密性工作，其主要是為公眾服務，檔案管理作為事業單位的一項基本服務職能，需要事業單位加以重視，事業單位檔案管理服務水平較高，組織保密性決定了檔案管理的保密性[2]。

二、事業單位文書檔案管理存在的問題

1．文書檔案工作過于傳統

通常，文書檔案工作主要是根據事業單位各項業務進行，是單位管理層與基層相互連接的橋梁。對于傳統文書檔案管理來說，有以下幾個特點：首先，檔案管理主要采用的是手工錄入的形式，存在許多問題，漏洞嚴重，影響著事業單位的經營發展；其次，在事業單位傳播信息方面，主要是口頭傳播，存在著嚴重的問題，對單位發展有著重要影響。此外，文書檔案管理工作受到不同條件的限制，無法進行有效的審查，這可能會在一定程度上阻礙事業單位的發展。傳統的檔案管理手法相與當時的工作效率相適應，但隨著社會的發展，傳統的文書檔案管理系統難以發揮出作用。因此，作為管理人員，要不斷提升自身的專業素養和信息技術應用能力，只有這樣，才能更好地與事業單位發展相適應，才有有效地促進事業單位的可持續發展[3]。

2．檔案管理人員綜合素養有待加強

在編制檔案信息時，高水平技術人員是至關重要的。換句話說，事業單位在錄用檔案管理人員時，需要對專業與學歷等方面提出要求。目前，事業單位檔案管理部門的員工大都不符合很高的學歷要求。雖然政府采用相應優惠政策，并通過集中培訓加強人才的基本技能。但整體效果不佳，人才紛紛流入大城市。集中培訓對資金要求更高，在資金不足的情況下，事業單位檔案管理的領導對培訓有所抵觸，因此教育的效果會輕而易舉地削弱，沒有相關的專業人員和技術人員參與檔案管理。隨著科學技術的高速發展，復合型人才數量不多，檔案管理部門的信息技術人才少，難以有技術來保障管理，使得檔案管理工作存在困難，難以向著信息化方向發展。通常，技術和人才是改善檔案管理質量的第一步，必須儲存充足的技術和人才，才能使檔案行政技術最大化，以保證檔案管理信息化[4]。

3．檔案管理建設工作有待加強

事業單位檔案管理工作需要加強，主要體現為以下兩點：第一，檔案管理是事業單位中最重要的系統工程之一，目前事業單位沒有對其進行重大調整，檔案管理需要大量的物質和人力資源支持，這必須得到檔案管理人員和管理層的支持，需要所有人的共同努力。遺憾的是，檔案管理和結構的價值沒有得到適當的承認，甚至對檔案管理人員和與工作直接相關的管理人員來說也是如此。導致的直接后果是，檔案管理無法跟上時代的步伐，相關設備不齊全，這對檔案管理的發展和規劃產生了不利影響。其次，檔案信息的安全性沒有得到充分保證，事業單位中保存的一些檔案信息可能無法公開，必須遵守嚴格的保密要求，并且與軍事、經濟、政治和其他方面密切相關，因此必須充分保障檔案安全。但在現實生活中，檔案管理的保密性和安全性在某種程度上沒有得到重視，例如，一些員工在使用計算機瀏覽和存儲檔案內容時，沒有對計算機進行保密和安全處理，并且很容易被不法分子盜取信息[5]。

4．文書檔案管理智能化水平不高

目前，隨著互聯網信息技術的發展，文書檔案信息管理的內容也得到了充分的發展，互聯網信息技術在文書檔案管理過程中的廣泛應用，不僅有效地改善了文書檔案的管理，而且在一定程度上促進了機構的更新和發展。目前，在經濟全球化之后，尤其是在中國加入世界貿易組織之后，全球貿易活動更加普遍，文書檔案管理人員需要提高管理質量，同時確保服務效率。在此背景下，信息化管理方法被廣泛應用于文書檔案信息的數據管理。此外，在文書檔案管理方面，對信息技術能力的要求越來越高，傳統的文書檔案管理已不再適應當今社會發展的狀況，對文書檔案管理人員的專業能力和專業水平的要求越來越高，這不僅要求文書檔案管理者具有豐富的理論，而且還需要在信息技術方面有一定的專業能力。在此背景下，文書檔案管理人員必須不斷自主學習，以應對事業單位的快速發展，為事業單位提供更好的服務，并提高事業單位的核心競爭力。

三、事業單位文書檔案管理效率的提升路徑

1．規范文書檔案管理

對于文書檔案的規范化管理，必須制定完整的標準化標準體系。第一步是注意歸檔。在歸檔過程中，需要確保所有文檔都完整，包括主要內容和附件。根據檔案材料的制作時間，將其排列有序，并將過時的手稿、重稿等除去。此外，重新歸檔文件和材料：對于重要或可重復使用的文件，根據部門的具體情況增加歸檔數量，復制材料并妥善保存。在歸檔過程中，各方可徹底審查文件內容，如果文件內容有問題，可拒絕接收或要求重新處理。第二步，整理文書檔案。通常以宗卷為單位，零散文件按分類創建，機密文件由單位處理，注意及時修復損壞的文件。第三步，綜合檢查文檔。主要對檔案整理情況及借閱情況進行審查，以及根據數據統計對檔案收進、提取進行詳細記錄，特殊情況應及時報告。第四步，使用檔案。根據檔案的類型和檔案的使用類型，應在借閱時要先提出申請，復制檔案資料時應先獲得批準[6]。

2．加強檔案管理工作人員的專業素養

為了實現健康和長期的發展，必須重視人才。如今，隨著信息化的趨勢越來越明顯，事業單位需要聘用專業人員和高素質人才參與檔案管理，以確保檔案管理真正適應時代的潮流，跟上時代的發展。因此，事業單位應充分加強福利待遇，通過各種方式吸引高素質的專業人員參與工作，通過對現有員工專業技能的強化培訓，有效優化員工的專業結構和學歷，打造一只高質量、專業的隊伍。對人才進行考核，保證管理人員素質水平，組建高素質、高技術水平的人事檔案管理信息化團隊。定期培訓，提高檔案管理人員能力與素養，鼓勵檔案管理人員學習更多先進知識，增強自身管理能力。在提高社會效益方面，事業單位需要完善內部獎勵和晉升制度，使檔案管理員能夠感受到穩定感，發揮他們的積極性和主動性。在人才招聘方面，地方政府需要提高福利水平，以吸引和留住機會更好、工資更高的人才。在當今一線城市人才日益飽和的時代，年輕人對大城市的追求越來越不受歡迎，政府充分展示了以適當方式發展地方檔案管理業務的潛力，或者通過將檔案管理信息建設業務發展為特色產業，提高吸引優秀高端人才的能力。在人才培訓方面，事業單位不僅要通過制定人才政策吸引更多高素質人才，而且要采用集中培訓和外出培訓等方式，促進全體員工素質的提高。同時，政府必須審查培訓的有效性，以確保原則上的培訓有效性[7]。

3．糾正認知偏頗，創新管理理念

在事業單位文書檔案信息管理中，及時糾正管理觀念上的錯誤，指導事業單位檔案管理人員和業務部門員工，及時更新管理觀念，以現代管理意識自覺推進事業單位檔案信息化管理實踐，將信息化管理理念真正滲透到日常文書檔案管理中，使文書檔案信息化管理能夠有條不紊地進行，使文書檔案適應現代化管理環境，能夠得到充分利用。文件管理應充分利用計算機信息技術。詳細分解復雜的文件管理工作，還應整理文書檔案中的零散信息。邀請不同業務部門的管理人員重視文書檔案信息化管理，參與檔案信息化管理的實踐，跳出傳統檔案管理模式，采用新的信息化管理理念和模式，使事業單位文書檔案管理成為一個完整的工作流程，使文書檔案信息化管理步入正軌，盡量減少人為操作，避免人為管理風險。事業單位在建立信息化檔案管理時，需要了解其重要性，分析單位運行狀況，結合事業單位實際發展情況，探索信息化發展道路，保證檔案管理質量與效率。同時，制定文書檔案管理系統的規則和準則，保證檔案管理有依據，盡量簡化文書檔案的收集、收納和存儲過程，真正實現事業單位文書檔案管理的信息化建設[8]。

4．信息化管理在檔案管理方面的應用

字化檔案管理是現階段十分新穎的管理模式，需要事業單位在開展數字化檔案管理時根據實際情況采購硬件設施，開發軟件系統，加大相關研究力度。數字檔案是現代信息技術的有機結合產物，是新型文書檔案管理信息化的必然結果。與傳統檔案相比，數字檔案具有信息的多媒體化、管理的計算機化、信息傳輸的網絡化、存儲的多載波化等一系列特征。數字技術的應用完全發展了文件的功能，妥善解決了各種文件原件由于保護和利用的矛盾，貴重的文件原件可以更長地保存。數字檔案檢索系統既方便又快捷，不僅大大滿足了利用要求，用戶無論在什么時候、何地都可以在關閉網站上檢索文檔。利用網絡交互方式，數字文檔提供專業、特色的歸檔咨詢服務，改變文檔信息的“孤島”形象，改善了文檔服務的落后情況。數字文檔為后勤管理創造了前所未有的有利條件，從根本上提高文檔服務質量，大幅加強文檔信息需求。數字文檔資源的建設是CCS 歸檔信息化建設的基礎，有序推進辦公室文書檔案工作的數字化進程，充分利用信息化手段，對文檔資源進行數字化加工和數據資源的整合推進事業單位文書檔案工作數字檔案的建設[9]。

結語

總之，在新形勢下，事業單位文書檔案管理工作要加大先進技術應用力度，創新事業單位文書檔案管理方式與方法，根據文書檔案管理工作實際需要，加強文書檔案信息化建設，以此帶動事業單位文書檔案管理工作的持續穩定發展。