信息時代計算機技術在醫院檔案管理中的應用價值及優化

段東東

（阜新市中心醫院，遼寧 阜新 123000）

引言

隨著我國現代化建設和對外開放發展，計算機技術日漸普及。醫院信息化管理是醫院功能體系中的重要組成部分，既要處理患者病歷，又要處理其他信息。檔案信息化技術發展，極大地方便了醫學界交流，便于患者辦理相關手續。由于醫院檔案管理工作飽受社會各界普遍關注，管理部門則應更加重視檔案創新檔案管理工作，并將其逐步推向更加安全、有效的管理模式。檔案管理是醫院諸多工作中十分關鍵的一項工作，檔案管理在醫院日常工作中占有舉足輕重的地位，若想使檔案管理制度更好地適應醫院工作特點，則需不斷完善檔案管理技術，以達到現代化管理目的，提升檔案工作效率和質量。

一、信息時代計算機技術在醫院檔案管理中的應用價值分析

1．應用計算機技術改善工作效率和質量

在信息化社會，科學技術飛速發展，群眾生活和工作都離不開計算機。同時，隨著醫療事業發展，傳統醫院檔案管理模式也越來越不適應新時代要求，復雜管理模式使得醫院管理水平和工作效率大大下降。然而，在引入計算機技術后，快速拷貝、閱讀等電子文檔特性顯而易見，此種特性無法被傳統紙質檔案所比擬，可以便捷管理。因此，醫院在管理檔案時需發揮信息時代優勢，積極引進計算機技術，進而提高信息檔案管理工作效率，保障檔案管理工作質量。

2．應用計算機技術可合理應用人力資源

醫院檔案中存在海量檔案，包括病歷檔案、人事檔案及科研成果檔案等，這些均屬于醫院檔案管理的重要內容。與傳統檔案管理方法相比，計算機技術對人力資源的消耗將會大大降低，而計算機技術自動化系統能使新檔案資料得到及時更新。例如，在人事檔案管理中，計算機技術可以全面地記錄職員在不同階段的表現、能力和品德信息，從而為員工晉升提供數據參考?！八饕δ堋笔怯嬎銠C技術最大優點，通過這一功能可讓領導根據自身需求，掌握員工資料和能力，為其配置提供合理參考，從而實現自身價值最大化，切實保障人力資源價值得以發揮，促進人力資源價值和醫院發展價值雙提高。

二、信息時代計算機技術在醫院檔案管理中的應用必要性

一方面，考慮到醫院檔案工作效率不高的現狀，急需提高醫院信息化管理水平。近幾年，醫院檔案管理工作雖已取得一些成績，但整體上還未達到現代化水平，計算機技術普及率不高，部分醫院還處在發展初級階段。究其原因，主要是由于醫院人員管理觀念、設備及技術相對落后，基本上還停留在以經驗為主、人工操作的狀態，檔案管理與使用程度不高。若想徹底地解決這一問題，則必須不斷地更新觀念，改革管理方式，采用現代計算機技術與儀器，使之擺脫人工勞作，提高工作效率，確保檔案應用率達到預期目標，從根本上改善檔案管理與應用質量。

另一方面，隨著醫療事業快速發展，檔案管理技術水平亟待提高。在深化醫療體制改革時，醫院也在改革春風下迅速發展[1]。一是實現了檔案數字化管理，有利于提高人才隊伍素質。目前，醫學事業需要發掘、培養和培養大量的建設人員，而人事工作是“人”的工作，只有對人事資料進行詳盡、全面地了解，才能合理利用和發揮其優勢，保證醫院事業可持續發展。二是實行計算機檔案管理，可提高行政效能建設的速度，保障各項工作效率。眾所周知，利用計算機進行檔案管理，可以極大地提高其工作效率，更好地開發和使用檔案資料，并能延長其使用年限。三是實現電子檔案管理，提高檔案管理人員業務水平，使檔案管理人員擺脫繁重手工作業方式，集中全部精力去學習和研究新科技及新的檔案業務知識，從而使檔案科學管理水平得到進一步提升，推動醫院檔案管理工作順利發展。

三、信息時代醫院檔案管理面臨的問題

1．醫院不注重運用計算機檔案管理技術

盡管醫院檔案管理工作已十分普遍，但大多醫院并未意識到檔案技術創新潛在價值，僅將其視為維持醫院正常運作的基礎工作。此種落后觀念，導致檔案管理人員未經過科學、系統的專業訓練，僅僅把檔案的管理當作一項簡單的資料收集整理，為醫院的發展帶來了諸多隱患。同時，還有一些檔案工作人員把醫院檔案管理工作視為一般資料整理工作，此種工作認識和態度十分不科學，不但不能提升醫院工作質量，反而會降低醫院工作效率。采用此種模式管理醫院檔案，雖能取得一些成效，但卻無法達到預期效果，會出現諸多不必要的問題。同時，在實際工作中，缺乏科學、合理的檔案管理方法，往往根據醫院自身實際情況建立檔案系統，即便建立了科學的檔案系統，也會因管理人員不專業而導致無法高效地處理檔案內容，從而導致醫院檔案管理工作質量大打折扣。

2．檔案管理人員整體素質有待提升

目前，醫院檔案管理人員，大多從其他部門抽調而來，缺乏檔案室工作經驗，習慣用紙質檔案管理方法。在工作中，接觸到計算機技術，則很難迅速地改變管理方法，再加上其未經過計算機管理方面的專業訓練，便會對其檔案管理工作造成極大的負面影響。在計算機輔助下，醫院檔案管理工作效率和質量會有所提高，但如若檔案管理人員未順利掌握計算機技術應用方法，則難以在檔案管理工作方面發揮應有作用。

3．檔案管理工作中信息技術運用不到位

現階段，在實施醫院檔案管理改革工作時，逐步建立信息化管理體系，以提升競爭力和服務品質。但是，由于信息化管理存在周期長、投入大及更新快等特點，許多醫院還未完全覆蓋信息系統。因此，在醫院檔案管理中，傳統手工檔案管理模式仍是醫院主要模式，而醫院檔案資料工作系統龐大，將為工作人員工作過程帶來諸多阻礙，使得檔案管理工作難以有效、高質量地進行。

四、信息時代計算機技術在醫院檔案管理中的應用優化策略

1．更新檔案管理現代管理觀念

在醫院檔案管理工作中，應用計算機技術固然方便，但計算機應用過程中少不了工作人員的操作和支持，所以若想提高計算機技術運用效率，必須要加強對檔案管理人員現代化管理意識的培養。此外，醫院應有意識地把經驗豐富的計算機檔案管理人員引進到醫院，防止應用計算機管理檔案出問題后無人解決，防止出現更大的差錯，避免影響醫院正常運作。最后，通過建立檔案管理人員之間的溝通交流平臺，確保檔案工作人員在處理檔案工作中遇到疑問時，能與其他工作人員進行溝通，及時解決問題，提高檔案工作效率[2]。

2．建立醫院電子檔案數據庫

醫院在使用計算機技術管理檔案時，先要將傳統檔案轉換成電子檔案，這樣則可讓電子檔案管理工作便捷性提升，一旦所有檔案都被記錄下來，便可快速地將所有資料都整理好，按照統一格式進行保存。電子檔案數據庫使用者終端由電子資料庫所構成，能方便使用者查詢相關檔案資料。同時，完善通信系統。通信系統及計算機網絡向來都是檔案管理工作的重要組成部分，若想提高檔案管理效率，則必須使用通信系統和網絡。另外，重視應用檢索系統。在醫院檔案管理中，正確使用計算機技術的前提是建立高效的查詢服務體系，只有建立完整的查詢服務體系，用戶才能通過數據庫查詢到所需要的檔案資料。

3．設立網上檔案網站

在醫院檔案管理中，若想達到加強計算機技術管理效果的目的，必須要合理地利用計算機技術，以計算機技術建立檔案庫，但前提要嚴格遵循計算機特性和具體網絡環境，以保證建立檔案系統的效率。用戶可以在網絡上登錄網站，不會受到時間和空間的限制。同時，建立信息共享網站，采用正確方法，從根本上保證電子檔案安全，并使檔案信息使用更加規范，使用者在查詢文件時，也能為使用者提供方便。

4．加強提升檔案人才專業技能

在不斷變化的計算機環境下，加強檔案創新和管理十分必要。首先，醫院在運用計算機技術進行檔案管理時，必須保證檔案工作的規范性與統一性，并建立完整而科學的檔案管理制度，以保證檔案各環節工作正常運轉。其次，要具有高度創造性思維和職業實踐能力，在工作中不斷創新，使計算機技術的效能得到最大限度地發揮。此外，要求檔案管理人員不斷充實自身，熟悉新技術，提高自身素質。最后，在醫院招聘檔案工作人員過程中，要挑選專業人士，以保證其工作穩定性，善于發揮計算機使用優勢，充分利用計算機輔助檔案管理工作的作業，形成全新管理理念，加強對計算機操作技能的訓練，以及對工作人員專業知識的培訓，提升其檔案工作適應力。

5．強化軟硬件設備建設

加強檔案信息化建設，必須加大資金投入，配備符合檔案管理現代化的軟硬件設施，實現檔案網絡化管理目標[3]。計算機是現代管理不可或缺的一種工具，利用計算機保存全院各種業務、行政文件，便于使用者及時查閱、查閱，可節省大量的人力、物力及財力，提高工作效率。同時，采用計算機進行管理，能有效地壓縮文件存儲空間，便于存儲和維護檔案。計算機儲存數據數量大，且范圍十分廣泛。計算機可打印文件分類、主題等目錄，有一套完整的、安全的及可靠的查詢系統。因此，要根據實際情況，積極創造各種條件，利用電子計算機進行管理，使之成為整體，強化檔案管理自動化、網絡化、現代化。

6．利用計算機技術建立檔案信息管理系統

若使醫院檔案管理工作達到更高水平，更好地發揮其應有價值，則必須通過計算機技術改進檔案管理工作。在實施過程中，要建立和研究計算機管理系統，根據醫院自身檔案管理需求，開發相應的管理軟件和硬件系統，并利用信息化系統對檔案信息進行電子管理，從而使檔案管理服務的質量有所提高。此外，要加強對計算機技術的運用，建立信息共享的網絡，從而使檔案資料的使用更加有效。在實施檔案信息管理系統時，必須加強對計算機軟件、硬件設施的維護，確保軟件和軟件的安全性和穩定性，充分利用計算機技術優勢[4]。

7．加強檔案管理基礎設施投資

為了更好地發揮檔案作用，擴大檔案應用范圍，必須加強檔案管理基礎建設，提高檔案管理服務水平，把打印機、刻錄機等設備與檔案管理信息系統相連，使檔案信息的服務功能得到最大程度的發揮。同時，在強化檔案管理基礎設施投資過程中，需要有關主管部門對其進行管理，展開合理的分類、歸檔，保證檔案完整性，為檔案的使用提供基本服務，防止資料遺失等問題，從而完善電子病歷檔案，為醫院病案研究提供有力信息資源，切實提高醫院醫療服務水平。

8．強化醫院干部檔案管理

若想加強對干部檔案的管理及應用，則需充分發揮醫院人力資源作用。醫院人事檔案是醫院檔案中的重要組成部分，直接關系到醫院的整體管理和人才配置。員工檔案是一份記錄員工工作過程、質量和科研成果的文件，屬于對各個級別的工作人員進行分配的重要依據。若想使人事檔案信息化管理得以進一步實施，必須運用計算機技術進行科學的管理，并運用先進的管理體系來完善管理體系，利用計算機對人員信息進行綜合管理，確保在培訓、晉升、錄用等各方面都能做到公平、公正，優化專業人員配置，為醫院和諧發展奠定堅實基礎[5]。

9．注重提升醫院檔案安全性

在醫院檔案管理中，運用計算機信息技術時，必須重視及時搜集和更新檔案資料。換言之，在醫院檔案管理工作中，既要確保對其進行有效控制，又要積極地對其進行適當優化。同時，利用“互聯網+”技術，對每一份檔案進行科學訪問和使用，以達到資源共享的目標，加強維護性，并保障效率，真正提高檔案管理的安全性。為了切實提高醫院檔案安全性和保密性，需注意下面幾點：其一，在檔案管理體系中，要結合實際情況，從全局出發，運用計算機信息技術，全面提高檔案管理的品質。其二，對檔案信息進行有效監管，并做好信息審核工作。其三，運用計算機技術進行安全隱患排查，防止發生無謂的事故。所以，將計算機技術運用到醫院檔案管理中，必須遵循科學發展觀的基本理念，通過與外界數據進行交互，在多層安全防護之下，保證醫院檔案安全工作。

結語

綜上所述，隨著醫學事業迅速發展，計算機技術應用日益普及，計算機技術在醫院檔案管理工作中的應用，將進一步促進醫院檔案管理工作現代發展。只有在檔案管理中實現信息化，利用計算機技術高效管理檔案，才能最大限度地共享檔案資源，提高檔案工作實效。所以，醫院應注重提高計算機檔案管理重視度，注重檔案管理人才培養，制訂和完善的計算機技術管理制度，使醫院經營效率得到提高，從而達到經濟效益和社會效益最大化目標。