分析檔案管理改革對檔案工作的影響

孫曉芳

（永善縣檔案館，云南 永善 657300）

我國現階段檔案管理機構隨著社會進步和國家穩定不斷發展，且隨著檔案管理體制的多次改革，各級檔案行政管理主體也得到了有效確認。當前，我國已經確立了科學有效的檔案管理機制。

一、檔案管理改革對檔案管理工作的意義

1．能夠優化和完善檔案管理

檔案管理需要在較為嚴格的環境下開展工作，而檔案管理體制改革不僅能夠使管理人員積極總結過往的檔案管理經驗，還能夠使管理人員利用先進的計算機技術和大數據技術，將紙質化檔案進行統一整理并轉換成電子檔案，促使管理人員能夠按照相關要求，對電子檔案進行統一規范的整理、儲存和調動，進而提高檔案管理工作效率和質量。再加上檔案管理體系改革后的檔案管理工作具有便捷性、復雜性等一系列特點，不僅能夠強化檔案管理人員的工作效率，還為檔案使用人員提供了一定便利，使得檔案管理體制改革工作開展具有完善和優化檔案管理工作的意義[1]。

2．有助于檔案信息的優化整合

檔案管理人員能夠通過查詢方式快速了解不同檔案類型的信息資料，不論是對于企事業單位還是組織機構而言，檔案管理工作有助于幫助領導人員采取合理方式調整人力資源，進而完成對單位內部各工作崗位職能和工作任務的良好分配。且管理人員在更新檔案資料和信息內容的過程中，還需要充分結合檔案的具體內容和實際管理情況，明確檔案資料中的模糊內容，確保檔案中的信息內容能夠更加規范，使檔案查詢人員能夠一目了然。也就是說，檔案管理體制改革工作的開展，使得管理人員能夠結合實際檔案情況，對檔案信息進行優化整合，進而推動檔案管理工作各環節的平穩有序進行。

3．為各項規章制度的制定提供參考依據

檔案管理工作能夠詳細記錄人的發展、文化背景和各項管理數據，這就使得檔案資料在實際發展中具有很強的參考價值。而隨著檔案管理體制改革工作的推進，檔案管理工作更具真實性和有效性，能夠準確記錄人們的人生軌跡和重大業務活動進程，這樣的檔案資料根據說服力，也更讓人信服。不論是對于企業單位、事業單位還是其他組織結構來說，檔案管理工作都是數據行政管理工作的一部分，這就使得檔案管理工作變得非常重要，不僅能夠為其運營發展提供有力支持，還能夠提升其盈利和管理水平。也就是說，任何一個單位要想在運行中獲取規范性和科學性更強的規章制度，就需要參照各項檔案資料，制定行之有效的管理制度，并為管理工作的開展提供參考依據。

二、檔案管理工作的現狀

第一，檔案數量比較多。我國具有非常悠久的歷史和遼闊的國土面積，再加上人口數量比較多，這就使得檔案的數量龐大。對于這些海量的檔案信息，應該制定科學規范的管理制度，使這些珍貴的檔案信息和資料能夠得到合理處置，有效避免因為管理不恰當而造成資料損毀或者資料丟失的現象。并且，檔案管理人員在制定檔案管理政策的過程中，會忽視將相關方針和管理政策作為參考依據?？梢哉f，現階段檔案管理部門最重要的問題就是如何有效處理數量龐大的檔案資料。

第二，檔案類型比較復雜?，F階段檔案類型存在多樣性和復雜性等特征，有個人檔案、資源檔案、財務檔案以及政策檔案等多種類型，要想有效整理這些檔案，就需要檔案管理工作人員對這些檔案進行有效分類，并將合適的檔案類型分類到合適的檔案類別之中，確保檔案管理制度建設的順利開展。

第三，檔案信息量比較大。目前大多數檔案記載的資料比較多，這就直接造成現階段檔案管理工作的信息量比較大。所以，檔案管理工作人員在進行檔案信息的摘錄整理和開發利用的過程中，就需要采取更加細心謹慎的檔案管理工作態度，避免檔案管理過程中出現檔案信息錯亂以及忽視細微信息的問題[2]。

三、檔案管理改革給檔案管理工作帶來的機遇和挑戰

1．機遇

第一，檔案館和檔案局相分離的新局面。為了全面改善檔案管和檔案局合一管理模式造成的問題，我國開始實行檔案管理體制的改革和優化。并且，在檔案管理體制改革開始之后，黨委辦公廳也具備了檔案局的行政管理工作職能，檔案局也自然而然地成為黨委辦公廳的下屬部門。并且，在黨委辦公廳的管理范圍之內，檔案管理體制的改革能夠有效破開我國現階段檔案管理工作的新局面，有效避免局館合一管理模式造成的機構職能及崗位職責混淆，管理主體不明確等一系列問題，還能有效解決現階段檔案管理工作人員的配備等問題。

第二，采取科學合理的方式劃分檔案行政指導和業務指導，為檔案管理工作中的各崗位明確分工提供有利條件。在開展檔案管理體制改革之前，檔案管理工作的行政指導和業務指導基本都屬于相同的主體單位，但檔案館和檔案局分離的局面，使統一單位的行政指導及業務指導也發生了一定變化，檔案局的主要工作職責就是行政管理指導工作，而檔案館的主要工作職責就是搜集整理檔案和保管利用檔案。

2．挑戰

第一，檔案管理工作的行政管理職能被弱化。在檔案管理體制改革之后，很多省份、城市以及自治區的檔案局已經將自身的行政工作職能劃分到黨委辦公廳中，這種方式使檔案局失去了原本的獨立性，而是被劃分到黨委辦公廳的內設部門之中，這就使得檔案局的主體性也受到一定制約和限制。并且，在分配檔案管理工作人員的過程中，由于隨著檔案管理投入黨委辦公廳的工作人員數量不多，這就使得這些工作人員經常被抽調到黨委辦公廳的其他部門分擔緊急任務。在這樣的背景下，就無法充分發揮檔案行政管理的監督職能。

第二，檔案管理工作的數字轉型。雖然我國現階段檔案館的數字化程度已經得到了有效提升，但其信息處理速度和發展水平還與世界領先的檔案數字轉型存在一定差距。檔案館在實際運行過程中，部分工作內容和工作職能存在一定的公益性質，檔案館的日常運行資金主要來自國家財政部門的支持，這就使得檔案館在采購信息化管理設備的過程中存在資金支持不足等問題。再加上檔案館的檔案管理人員沒有充分了解和掌握檔案管理相關政策，使其并未重視檔案管理數字化設備的采購工作，檔案管理工作的數字化、網絡化以及智能化發展速度逐漸變得緩慢。

四、檔案管理改革背景下檔案工作的具體對策

1．加強檔案管理體制的多樣化

隨著經濟形勢的轉變，非公有制經濟正處于蓬勃發展的新時期，但政府檔案管理部門沒有權力干涉民營企業中的各類檔案，民營企業享有獨立自主處理相關檔案的權利。然而，很多民營企業為了追求更高的經濟效益，而忽視了檔案管理工作的開展，長此以往，企業檔案管理工作就無法獲得更好的規范和完善。并且，對于企業中的檔案管理工作而言，高度集中的統一檔案管理制度還需要進行不斷優化和完善，檔案管理機制也需要不斷改革。所以，相關部門應該在執行檔案管理體制的過程中，實施針對各種所有制共存經濟制度的檔案管理體制。例如：檔案管理部門應該針對企業單位、事業單位等采取統一的檔案管理體質，而對于非公有制經濟的民營企業，則應該在尊重民營企業處理自身檔案的前提條件下，充分結合檔案管理工作的特征，統一開展檔案管理工作。

對于民營企業中一些對社會有保存和參考價值的檔案，仍然需要將其歸納到檔案行政部門進行管理，可以說，對于現階段非公有制的民營企業，檔案管理部門還需要對其檔案管理工作進行一定干預，但這種干預一定是在尊重民營企業自主管理的前提下，政府檔案管理部門進行適當管理。以某市當地人力資源部門下屬人才市場為例，其接收民營企業托管職工檔案的過程中，雖然是按照企業托付代為管理，但相關政府部門對這些檔案也具有一定的查閱權限和分類權限。

2．加強檔案管理工作的一體化

檔案管理工作一體化不僅僅是屬于業務問題，還屬于體制問題。對于檔案管理工作來說，文書工作是檔案管理工作的前提和基礎，而檔案管理工作則是文書工作的延伸和發展。從檔案管理工作發展的角度看，應該將文件管理工作和檔案管理工作看作一個有機整體，并采取統一制度和方式，強化檔案管理工作的連續性以及銜接性，確保對檔案管理部門的超前控制和進館檔案的質量，最大程度減少檔案管理部門的工作壓力，避免檔案管理工作人員的重復作業。所以，檔案管理部門應該建立科學完善的歸檔制度，并將檔案部門和文書部門的工作職能相結合，構建完整的一體化文書檔案管理平臺。除此之外，檔案管理部門還應該有效結合不同地區的實際檔案管理情況建立文件中心和檔案管理中心，最大程度發揮集約優勢和作用，有效降低檔案管理的運行成本，為檔案管理機構的建設提供新思路和新思維。

3．加強多個主體之間的合作，充分發揮檔案治理作用

我國檔案管理體制先后經歷了四次改革，傳統檔案管理工作也逐漸轉變成檔案治理模式。并且，檔案管理工作作為檔案管理部門的主要工作職責，指的是專業工作人員通過科學規范的方式，對個人資料或單位信息進行有效管理，有效協調檔案管理部門的內部關系和外部關系。而檔案治理工作則指的是相關部門和其他組織機構對檔案事業的共同治理。將檔案管理工作轉變成檔案治理工作，能夠使國家在進行檔案管理體制改革之后，加強檔案管理部門工作職能的深層轉變?？梢哉f，只有充分發揮檔案治理工作的作用和作用，才能有效應對檔案管理體制改革帶來的問題和挑戰。

4．統一管理并整合檔案資源

在開展檔案管理工作的過程中，應該集中統一檔案管理工作的指導思想，并克服檔案分散保管以及檔案管理人員工作職能不集中的問題，從而推動我國現階段大規模檔案管理工作的建設。并且，在開展檔案管理工作的過程中，還應該始終堅持統一管理的指導思想，并強化對檔案管理工作的統一領導和規劃，使其能夠加強黨和政府對檔案管理工作的領導，確保檔案管理工作的完整性、安全性以及規范性，強化對檔案信息資源的管理程度和開發利用，維護黨政檔案資料管理的有機聯系。與此同時，檔案管理體制的集中統一管理是與國家現階段的經濟發展狀況相吻合的，應該符合我國現階段的國家制度以及文化觀念等基本原則。并充分整合優化各項檔案資源，使其在宏觀上符合基礎管理的原則，真正實現國家各類檔案資源的社會共享[3]。

5．增強檔案管理人員的服務意識

檔案館不僅要保存大量的檔案信息數據，還需要對相關檔案信息數據進行整合及管理，使檔案館在面向社會機構的過程中，具備開放功能和服務功能。并且，檔案館中一個最重要的工作職責就是服務大眾，這種工作職責不僅可以增加管理人員的使命感和光榮感，還能夠提升管理人員的個人價值，最大程度體現出檔案館的作用和價值?？梢哉f，檔案管理機制的改革給檔案館帶來了多種影響，不僅能夠改變檔案管理工作的原本的形象，還能夠有效改善檔案管理人員對檔案的保存程度和利用程度，全面提升檔案管理人員服務大眾的意識和能力，使檔案館成為我國現階段建設社會主義文化的中堅力量。

6．提升檔案管理人員綜合素質

在檔案管理體制改革之后，檔案館的工作人員避免了行政部分的工作內容，只需要負責檔案收集、整體、鑒定、保管、利用以及開發工作，而檔案局的工作人員則避免了業務部分的工作內容，只需要負責檔案管理工作中的行政管理工作。所以，檔案工作應該通過檔案管理機制改革，加強檔案管理人員的專業性和建設程度，為我國現階段檔案管理事業培養更加專業的高質量人才。與此同時，相關部門還需要適當補充檔案管理部門的工作人員，確保檔案管理人才市場不會出現供不應求的現象。此外，相關部門還應該對檔案館和檔案局的工作人員進行定期培訓，提升檔案館和檔案局的專業水平及綜合素養，促進我國檔案事業的長遠發展[4]。

結語

綜上所述，檔案管理工作對我國經濟發展和社會穩定來說具有重要作用，檔案管理工作人員應該采取科學合理的方式，建立適應檔案管理機制改革的工作制度，促進檔案管理工作質量的提升和檔案事業的迅速發展，為人們提供更加便捷的檔案管理服務。