基于信息技術支撐的職業院校教務管理優化思考＊

黃夢之 項 彬 鄭 舸 涂麗華 曹方玲

（1.南昌健康職業技術學院，江西 南昌 330000；2.江西機電職業技術學院，江西 南昌 330000）

隨著信息時代的蓬勃發展，當今的職業院校對其教育、教學和管理團隊的能力要求越來越高。傳統的學校教務運行模式已經不能適應學生數量如此龐大的學校教務管理，必須更多地依靠當前的信息技術。教育部印發《教育信息化2.0 行動計劃》通知，提出要到2022年基本實現“三全兩高一大”的發展目標。其中，“三全”指教學應用覆蓋全體教師、學習應用覆蓋全體適齡學生、數字校園建設覆蓋全體學校；“兩高”指信息化應用水平和師生信息素養普遍提高；一大指建成“互聯網+教育”大平臺。隨著信息化時代和科學技術的飛速發展，職業院校教務管理的創新改革是必然趨勢，因為它符合新時代教育的本質特征。

一、職業院校教務管理信息化建設的必要性

1．職業院校自身發展的需要

目前，計算機技術、多媒體技術、通信和傳輸自動化技術以及計算機互聯網技術已經被人們廣泛而全面的研究和開發，并在社會中得到廣泛的應用。它們已成為世界各行各業管理現代化、科學化、規范化的又一重要途徑、形式、工具和科學方法。國內職業院校信息化建設已經歷近二十年的時間，大部分學校的人事處、學工處、教務處、財務處等核心部門都建設與其管理要求匹配的業務系統，已經完成以“人、事、物”為管理核心的各種業務系統建設。這些業務管理系統在學校的日常運營和校務管理中發揮重要作用，在提高學校校務處理的規范性與效率的同時，積累大量的業務過程數據和結果數據。近年來，隨著高職院校辦學規模不斷擴大，專業數、班級數、學生人數成倍增加，教學過程中各類新問題層出不窮，各種信息、各類數據的統計使得教務管理日益繁雜，僅依靠有限的管理人員去完成，既費時、又低效，必然影響教學管理水平。是否能夠利用各種先進的網絡信息技術工具，積極有效地協助職業院校教師進行現代教務過程和管理，收集、處理、分析、傳播、反饋、存儲相關決策和重要活動信息資源，涉及信息數據庫共享等，逐漸演變為我國現代信息技術職業院校的教務管理創新實踐領域新的發展熱點。因此，要進一步提高整個院校系統的綜合教育教學組織質量，必須全面系統地完善內部教務管理；建立起一套高效、完善的教務管理信息系統迫在眉睫[1]。

2．深化教育教學改革的需要

隨著職業教育改革的不斷深化，大部分高職院校都實行學分制教學管理體制，學分制的實施有利于建立競爭和激勵機制，充分調動和發揮教與學雙方的積極性和主動性，科學構建學生的知識結構和能力結構。學分制給職業院校帶來生機活力的同時也出現許多新問題、新情況，如選課制的靈活性，成績管理變為以單個學生為管理對象，修業年限使兩證發放時間不確定等問題。而在我國傳統的教務管理模式下，業務數據只能由教務管理員手工處理，相當繁重，效率低下；且存在教務的數據處理、匯總、文件傳輸過程中，甚至會出現內容理解上的重大失誤等問題。教務管理信息化管理建設正好彌補了這種傳統工作方法模式的不足。通過建立一套高效、靈活、有效的教務管理信息系統，借助信息系統和互聯網技術，對各類教務管理數據進行高效處理，不僅可以大大提高教育過程管理控制的統一性、科學性、準確性和執行效率，還可以大大減輕工作人員在實踐中帶來的實際負擔，從而顯著有效地提高職業院校教務系統的管理水平。這就要求教務管理建立與之配套的現代化管理方式，為教務信息的集中管理、分散操作提供一個方便快捷的信息操作平臺[2]。

3．規范化教學教務管理的需要

教務管理信息系統數據量大，包括教師、學生、課程、教學資源等信息，涉及的職能部門較多。教務管理信息化管理建設正好彌補了這種傳統工作方法模式的不足。通過建立一套高效、靈活、有效的教務管理信息系統，借助信息系統和互聯網技術，對各類教務管理數據進行高效處理，不僅可以大大提高教育過程管理控制的統一性、科學性、準確性和執行效率，還可以大大減輕工作人員在實踐中帶來的實際負擔，從而顯著有效地提高職業院校教務系統的管理水平?；谛@網的教務管理信息系統，有利于全校各部門資源共享、統一口徑。利用教務管理信息系統對數據進行處理后保存至服務器，各級管理人員和全體師生在任何時間、任意地點均可根據各自的權限通過校園網進行訪問，使教務管理工作更加方便、快速、高效、準確，促進教學管理過程的規范化、科學化、程序化，保證各項工作協調高效運轉，達到提高管理水平和工作效率的目的。

4．實現院校管理信息化的需要

有效的資源共享系統的理論基礎和核心要素之一是信息化，科學合理的教務管理模式為有效的資源共享系統提供了良好的信息基礎。通過對學校教務信息資源庫的實時管理，教師和學生可以了解到有關教學活動的有效信息，即可以通過學校的在線學習平臺與教務管理人員直接交流，進行有效的溝通、分享和實時互動。推進院校教務信息化改革是一項復雜的系統工程，教務信息化必然占據教育的基礎地位。

二、當前職業院校教務管理信息化建設存在的問題

1．傳統教務系統不適合院校需要

當前，部分職業院校的教務系統大多采用公司開發的教務軟件，軟件的系統架構和功能設置由企業人員開發定制。因為都是流水線產品，產品設計不可能考慮所有學校的實際情況，所以在設計上會有很多“不合理”的地方?！安缓侠怼钡脑蚴谴髮W的工作模式和軟件設計的工作模式不一樣；二是軟件本身的設計有弊端，不能適應職業院校常見的工作模式。目前，職業院校普遍使用的教務管理信息系統只是簡單地實現了學?；A模塊的管理，其教務管理系統建設項目主要包括教務管理平臺系統建設、精品課程信息系統建設、綜合教學資源系統管理等。教務管理平臺系統功能單一[3]。

2．教務信息化管理缺乏統一規劃

早在2004年，職業院校陸續啟動以數字化校園建設為核心的教學信息化建設項目，但縱觀職業院校教務教學信息化建設，呈現不同時期建設并多以散裝建設，缺乏統一規劃。第一，信息化系統建設方面，早期的教務系統沒有做整體規劃，為解決業務部門的需要建設有單機版的排選課、學籍系統、成績系統等，各個業務模塊之間互相割裂，信息共享程度不夠高。第二，在數據建設方面，信息標準缺乏統一的定義，信息使用參差不齊，缺乏統一的標準化規范，容易造成重要數據丟失，也對后期開展教學質量數據分析增加難度。隨著學校教育教學改革的深化和教學業務的變化，帶來教務系統的功能變更、重造需求。為了實現其教務系統管理的特定目標，通常需要購買其他相應的管理系統軟件平臺，平臺對接技術和信息資源共享管理的技術問題存在于多個管理軟件平臺之間。

3．院校教務管理隊伍建設滯后

教務管理信息化建設中的牽頭建設部門應為學院所在的教務處。教務處要設幾個系統管理員，學校各個部門系統的用戶管理人員都要經過系統的培訓。教務系統管理軟件系統功能強大、系統化程度高。要求所有的系統管理員都要熟悉現代教務軟件系統管理所需的管理方面的知識，具有比較高的專業操作和應用水平，需要較強的職業責任感和耐心。原則上，負責具體技術操作的人員必須具有一定時期的操作技能教學，并熟悉各種軟件操作。教務管理人員要明確承擔工作人員的崗位職責，杜絕教務管理人員崗位職責界定不清、矛盾推諉、拖延的新情況。同時全面收集教務管理人員工作整體推進中出現的突出問題，在一定程度上進一步減少整體推進帶來的阻力。

因此，尋求教務管理與應用管理功能系統之間的高度統一，從而全面促進現代教務管理系統全面發展，進一步提高教務管理的現代化水平，是當前職業院校必須追求的建設目標。

三、進一步推進教務信息化建設的措施

職業院校教務管理信息化是一項長期而復雜的任務，教務管理信息化是院校管理的重點。因此，從學校高層管理人員到具體負責教務管理的工作人員都迫切需要樹立信息化管理的理念，普及教務管理信息化建設的理念。

1．探索信息化教務管理的新理念

教務管理信息系統建設和發展的基本過程，本身就是教務管理現代化、思想系統化和服務方式現代化的過程。推進學校信息化建設，首先要進一步解放思想，充分全面地認識當代信息技術進步對我校教務管理創新的巨大潛力和推動作用。在我國現代職業院校教務管理現代化理論實踐的具體指導要求下，應該客觀理性地分析和正確選擇有效的職業院校教務管理新模式，積極吸收和借鑒國外職業院校的一些有益成果和經驗，探索教務信息系統建設的新思路、新技術和新方法。在此基礎上，教務管理的信息建設才是職業院校真正需要了解的。

2．完善信息化建設相關管理制度

財務管理體系標準化是實施信息系統建設活動的主要基礎。未能完善科學合理的信息管理等制度規定，將直接影響職業院校信息化建設和實施的整體質量，導致財務管理系統建設內容與其制度體系的要求不協調、不統一，必然導致整個教務管理體系的混亂。因此，管理制度的具體制定者也應充分、全面地考慮實施中的實際要求和建設目標，并據此對各項管理制度進行適當的修改、細化和具體的完善。財務管理制度的設置應符合學校教務管理的特點和規律以及改革發展的總體要求，并具有規范性、統一性和綜合性。財務管理制度的設計與財務管理信息系統的建設應緊密協調結合，相輔相成。在管理信息平臺建設實踐中，要充分體現標準化管理創新體系，規范信息化教務平臺管理，提高財務人員工作執行效率和財務管理專業化水平。

3．充實職業院校教務管理隊伍

在推進學校教務管理系統信息化工程的過程中，信息技術水平的高低并不是信息化建設成功的主要關鍵，但信息管理者必備的信息化素質是職業院校信息化建設成功實現的關鍵基礎。職業院校要著力加強專業技術人才資源的智力引進，有針對性地有計劃、有重點地選拔培養職業院校教務管理人員，增強其教學信息意識，了解教務改革實踐的總體現狀、特點和最新發展趨勢，掌握職業院校教務管理人員管理所必需的相關專業知識，提高信息技術的基本應用能力。只有提高教務管理人員的整體素質，信息技術水平才能在實踐中得到更充分有效的應用，教務管理的信息化建設才能真正實現。

4．加大教務管理信息化經費投入

教務管理系統信息化的建設也是一個需要長期、穩定、持續建設和發展的過程，是一個逐步完善和發展的過程。還需要消耗相關的人力、物力、設備資源以及需要大量時間。一些學校因學校發展而出現資金和財力極度短缺，在財務管理信息系統的建設和開發中，減少了建設資金和投資資金的投入。學校在教務處的各種平臺配套設施等硬件設施，還只是維持和運營原始狀態。這在很大程度上不僅制約甚至影響了職業院校財務管理信息化建設能力的進一步快速發展，而且進一步影響和制約了教務管理工作人員的專業學習積極性、主動性和業務創造性以及人員能力建設，使職業院校教務系統的信息化建設流于形式。職業院校財務部門要多渠道積極籌措資金，增加學校每年對學校教務管理信息化基礎設施的投入，平衡院校財務管理信息化基礎設施建設相關工作需求，為促進財務管理信息化建設科學、長期、協調、發展創造了有利條件，提供了更加有力的保障。

5．合理規劃和部署教務系統建設

在這個時代科技高度發展的情況下，為了進一步實現教務管理信息化建設這一長遠科學的發展規劃目標，需要進一步做好職業院校教務管理信息化建設實踐工作，保證教務處工作模式的創新性和合理性。隨著我國科學技術的不斷發展，我國對于教務管理信息化建設也有了更高的要求，然而部分職業院校教務管理缺乏全面、合理、細致的實施規劃和整體部署，往往可能導致教務管理信息系統建設和投資資金的極大浪費。實現高職院校教務管理信息化改革是一項艱巨而長期的重大系統工程。只有實施科學的戰略規劃，穩步推進，教務管理信息化發展才能最終進入良性增長軌道。同時，教務管理應用系統的研究也是實現教務管理信息化的基本任務之一。因此，必須整合校園資源，優化教師資源管理，整合學校資源平臺，推進職業院校教務系統信息系統建設，從而共同推進和諧數字化校園的整體建設。

結語

隨著我國社會科學技術的快速發展，我國信息科技事業飛速發展，社會經濟建設對現代科技水平的要求越來越高，難度也越來越大。我國對于職業院校財務管理信息化建設提出了更高的要求，需要我國職業院校對于教務管理的信息化建設提起高度的重視，進入新時期以來，高職教育管理面臨著轉型期的任務挑戰。借助信息技術，職業院校迫切需要建立一套符合現代發展特點的教務管理信息系統，培養一支適應新時期教務發展需要的教務隊伍。在此基礎上，職業院校將能夠圍繞國家對學生的培養目標和社會對人才的需求，培養出合格的綜合型人才。