大數據時代背景下Excel在會計與財務中的應用分析

郭賢賢

關鍵詞：大數據；Excel;會計與財務

1引言

大數據作為數據集合，主要是指在一定范圍內使用對應的軟件工具進行捕捉以及處理。在多種服務模式下使用其能夠在數據更新時確保流程更加優化，整體情況更加優良。2014年3月，大數據首次寫入相關部門工作報告，大數據開始成為熱點。近年來，隨著國家加快推進數字化產業的發展，我國正逐步從數據大國向數據強國邁進，2021年教育部印發的《職業教育專業目錄（2021年）》對財務會計類相關專業目錄進行了調整，大數據引發了教育大變革，大數據與會計的結合也引起了財會人員對專業技能的積極思考[1]。

大數據處理主要是選擇專業化的處理工具，如Python，PBI等大數據分析工具，當前在專業化的處理工具中，采用Excel進行分析，一般不采用G或T進行衡量。但是，對于大多數普通的財會人員來說，一方面，這些專業的數據分析工具顯得過于專業，與Excel相比，短時間內學習并應用難度較大：另一方面，如果僅僅是完成一些簡單的數據分析，在數據規模適量的情況下，Excel就是財務實務中企業財會人員的優秀助手，特別是在會計核算及財務管理的決策、分析、預算、預測、控制等方面，可以實現圖、文、表的完美結合。

結合Excel豐富的計算、分析工具以及靈活多樣的表達方式，不僅有助于財會人員高效、準確地從事財務管理工作，而且可以為企業財務分析、決策提供依據，進而提高企業經濟效益。具體來說Excel在會計與財務的應用中具有以下功能及優勢[2]。

2Excel的功能及優勢

Excel作為Office系列辦公軟件之一，其功能全面、操作簡單易學、運算快速準確，具有豐富的電子表格處理功能以及強大的數據統計分析功能、豐富的數據處理函數功能、豐富的制作圖表功能等。

2.1電子表格處理

Excel的一個顯著特點是以工作表的形式管理所有數據和信息，以表格的形式管理數據，使其處理和管理更加直觀、方便和易懂。對于常規財務事務，如添加或刪除行、列或表以及配置單元格格式，可以從Excel“開始”選項卡輕松完成Excel表格的處理。

2.2數據統計分析

除了簡化各種表格的處理，Excel還具有強大的統計和數據分析功能，這些功能在通用電子表格軟件中是不可用的。例如，可以對表格中的數據進行分類和計數，包括財務、時間、數學和三角函數、統計、搜索和鏈接、數據庫、文本等。它提供數百種內置功能（包括邏輯和信息功能），以滿足跨多個領域的數據處理和分析需求。Excel的數據統計分析能力可以將復雜的數據通過簡單獨特的可視化方式進行展示[3]。

2.3圖表處理

圖表是顯示數據處理結果的最佳方式，以使其更清晰、更易于理解。使用圖表細化曲面數據的許多特征。財務數據分析將數據集成到文本、照片和電子表格中，并為業務發展決策提供數據分析和戰略預測，以支持業務發展。例如，圖表顯示了數據的最大值和最小值、相互關系和趨勢，使數據更具動態性、趣味性、吸引力、可理解性和可測量性，并幫助我們分析和比較數據。

如上文所述，Excel具有全面而廣泛的數據處理功能、繪圖功能，能夠自動生成統計表和具備強大的自動訪問功能，幾乎可以處理各種數據，而且操作簡單方便，運算快速準確，極大地提高了會計工作效率。

3Excel在會計與財務中的具體應用

財務管理是現代企業管理中的一項重要經濟管理活動，能夠為企業發展提供有用的決策信息，提高企業經濟效益。在Excel軟件中可以完成“證、賬、表”的填制、財務分析等項目。下文主要從會計與財務中的四項常見業務來分析Excel的具體實際應用。

3.1Excel在會計憑證中的應用

會計憑證的正確填制與審核，是會計核算工作的開始，也是反映和監督經濟活動不可或缺的重要環節。而在利用Excel完成會計核算工作時，首先要建立會計科目表，采用Excel中“記錄單”的方式大大有利于會計科目的錄入、修改、刪除以及查詢。其次，可以根據實際工作需要，設計會計憑證表表頭項目，其中年、月、日、摘要、科目編碼等項目，均可以對單元格設置數據有效性，對其進行內容上和數量上的限制，極大地提高數據錄入的正確性和效率性。最后，將IF（）函數、ISNA（）函數和VLOOKUP（）函數結合使用，使會計科目根據科目編碼自動顯示，大大節約了財務人員填制憑證時間，提高工作效率[4]。

3.2Excel在會計賬簿中的應用

會計賬簿的設置和登記，是連接會計憑證和會計報表的重要紐帶，是編制報表和會計分析的重要依據，全面、系統、連續地登記會計賬簿，對于加強經濟管理具有非常重要意義。會計賬簿分類標準不同，有很多不同分類，而不同種類賬簿格式的設置均可以利用Excel輕松完成。首先，經過比較發現，日記賬與明細賬最基本的賬頁格式均設有“借方”“貸方”“余額”三欄，因此在利用Excel設置明細賬時，可以利用日記賬的數據，根據總賬科目和明細科目的不同，通過“數據——高級篩選”，篩選出各種明細分類賬。其次，在引用日記賬數據的基礎上，應用數據透視表的功能，快速匯總大量數據，建立總賬、科目匯總表等，并可以隨著數據源數據的更新進行自動更新。最后，在整個會計賬簿登記過程中，始終以“有借必有貸，借貸必相等”作為記賬規則。為了避免出現由于工作疏忽造成“借貸不平衡”的情況，可以利用IF（）和SUM（）函數的結合，實現會計核算中“借貸不平衡”的自動提示。

3.3Excel在會計報表中的應用

會計報表是會計核算的最終成果，也是會計工作的總結，是企業加強和改善管理的重要依據，這里主要介紹資產負債表、利潤表以及現金流量表。首先，財務人員可以根據企業的實際情況，利用Excel的基礎功能輕松設計出相應的會計報表格式。其次，利用Excel的公式設置、函數等功能進行報表間數據的直接或間接引用，完成會計報表各個項目的填制，與傳統手工填制會計報表相比，其省去了財務人員大量的計算工作，與財務軟件相比，其中的公式設定具有可操作性，即可以自行更改公式，以達到相應的目的。最后，Excel的圖表功能強大，可以根據報表中的相關數據自動生成不同形式的報告圖表，使不懂財務信息的使用者一目了然，通過對比圖表更容易發現相應的問題。

3.4Excel在財務分析中的應用

財務分析是指在財務報表基礎上，對財務報表提供的數據進行系統和深入的分析，而利用Excel提供的各種功能來輔助財務分析決策，可以快速、準確地完成財務分析工作。財務分析指標有很多，以“償債能力指標——流動比率”為例，如根據A公司近三年資產負債表相關資料（表1），進行財務指標分析，計算流動比率。

操作步驟：首先，將A公司三年的流動資產合計數，即B12：D12單元格區域，復制粘貼到表2中B3：D3單元格區域，同理，復制粘貼流動負債的合計數。其次，在B5單元格輸入“=B3/B4”，可以計算出2018年的流動比率，通過Excel快速填充的方式，向右拖動公式填充C5，D5單元格。最后，可以快速、準確地計算出A公司2018. 2019，2020年年末的流動比率分別為1.82，1.48和1.42，如表2所列。

在此計算結果基礎上，還可以利用Excel的圖表處理功能，將2018，2019．2020三個年份的不同流動比率進行展示，本例采用柱形圖來進行分析（圖1）。

通過圖1流動比率趨勢圖，可以更加直觀地看出2018～2020年三年流動比率呈現逐年下降趨勢，說明A公司的短期償債能力在不斷減弱。但通過進一步分析，三年來，流動資產雖然不斷增加，但其增加速度小于流動負債增加的速度，最后導致流動比率不斷下降。結合資產負債表數據可以看出，流動負債的快速增加，究其原因是應付賬款大量增加，一方面是由于公司經營業務的大量增加，另一方面體現出本公司信譽也在不斷提升，因此綜合考慮，流動比率的下降，并不意味著A公司償債能力的減弱。

4結束語

在大數據時代背景下，會計業務數據計算量越來越大，而且大部分會計工作都是對數據和表格進行處理，并要求數據處理快速、精確。憑借Excel獨特的功能及優勢，其在會計與財務工作中充當著不可或缺的實用工具，這不僅極大提高了財務人員的工作效率，也將為我們以后學習Python等專業的數據分析工具打下一定的基礎。因此，作為財務人員，在日常的會計工作中，應積極學會應用Excel的一些技巧來分析和處理會計數據，提高財務管理水平，以及會計信息化應用能力，推動我國會計事業不斷發展。