人事檔案數字化管理中數據安全與隱私保護研究★

王寧

（吉林大學人力資源處 長春 130022）

0 引言

人事檔案數字化管理是指通過運用現代化的信息技術，將存量紙質人事檔案進行數字化掃描保存，并在信息系統中進行歸檔、檢索和管理的過程。同時也包括增量原生電子人事檔案的數字化管理。與傳統認知不同的是，人事檔案的數字化管理并不僅僅是數字化技術的自然應用。實際上，人事檔案的數字化管理過程需要技術、管理、制度、人員等多維要素的協同。由于思維認知的局限性，在人事檔案數字化進程中，數據安全和隱私保護問題凸顯出來。[1][2]因此，本文將從數據安全和隱私保護的視角，探討機構或組織的人事檔案數字化管理過程中遇到的困難與挑戰，進行分析討論并提供相應對策。

1 人事檔案數字化管理中的數據安全與隱私保護

1.1 人事檔案數字化管理的意義

人事檔案是系統考查員工德能勤績廉的原始記錄，是進行人力資源管理和選人用人的重要參考資料，是企業、部門、機構的珍貴數據資產。人事檔案資源中記錄著大量基礎隱私信息，如身份證號碼、職務、教育背景、住址、聯系方式等。人事檔案經數字化處理后，由紙質采編變成機讀檔案，相比于傳統的管理方式有顯而易見的優勢。如存儲成本降低，檢索調用效率提高，可以支持遠程工作，并且易于備份與恢復等。因此，數字化技術與工具運用到人事檔案資料管理活動有著廣闊的前景與深遠的意義。

1.2 法律法規視角下數據安全與隱私保護

隨著信息化、數字化的進程不斷發展與推進，從全球法律法規的角度來看，數據和隱私保護已經成為了一個國際性的議題。為應對人工智能與大數據的新形勢變化，眾多國家和地區都頒布了數據隱私保護的相關法律條例。如歐洲的通用數據保護條例GDPR 與美國的加州消費者隱私法CCPA 等，都對企業存儲和使用個人數據進行了嚴格的規范。[3][4]違反這些法規，企業將面臨巨額的罰款，甚至可能導致運營許可的吊銷。我國也頒布了《數據安全法》和《個人信息保護法》來保障公民信息安全，維護公民的合法權益。[5][6]企業或組織必須在人事檔案數字化管理的同時，考慮如何遵照相關的法律法規做好數據安全與隱私保護工作，規避不必要的風險。

1.3 數據安全與隱私保護的必要性與緊迫性

在今日的數據驅動社會，數字技術賦能人事檔案資源管理已是大勢所趨。隨著人事檔案數字化進程的推進，數據安全與隱私保護等問題涌現出來，已經成為每個個體、企業與社會都不容忽視的主題。對個人來說，人事檔案資源是對于自身基本情況真實且詳細的記錄，隱私保護不僅是為了保護自己免受傷害，而且是一種基本權利。對于企業或者組織來說，人事檔案資源是珍貴的財富，確保數據安全與隱私保護，則是他們履行社會責任，提升競爭力的必要措施。人事檔案管理主體需要積極應對新的挑戰，認識到人事檔案數字化存在的難題，并靈活采取合理有效的應對策略。數據安全與隱私保護的有效保障是企業保持良好經濟效益、實現可持續發展的基石。

總的來說，數字技術應用和大數據安全與隱私防護在信息化快速發展的進程中對抗激烈，是未來人事檔案資源在進行數字化組織與管理過程必須重視和權衡的關鍵因素。[7][8]

2 數據安全與隱私保護的挑戰

（1）數據泄露。數字技術廣泛運用的場景下，數據泄露風險無處不在。一方面，企業的數據存儲與管理系統如果存在安全漏洞，惡意攻擊者可能通過這些漏洞入侵檔案數據庫獲取敏感數據。另一方面，企業的人事檔案管理人員可能出現疏忽大意、惡意操作，且企業的人事檔案存儲介質可能出現運行故障和損壞。一旦出現檔案數據泄露，將嚴重影響企業或組織的聲譽和公信力，甚至可能導致嚴重的法律糾紛和經濟財產損失。

（2）隱私侵犯。當前企業或組織對用戶隱私信息的收集、使用、共享日益加劇。由于信息利用過程不透明不公開、監督管理機制不完善、檔案主體自身道德素質欠缺等原因，大量的個人隱私信息可能被誤用或濫用。數據主體為了經濟利益而倫理失范，甚至是非法出售給其他個人或組織，導致用戶在不知情的情況下隱私信息被泄露、權益被侵犯。一旦員工的人事檔案信息泄漏，勢必會對員工的工作和生活帶來嚴重的影響。[9]比如，員工的身份信息和聯系方式貿然出現在各種商業或非法活動中，員工經常接收到與工作內容相關的詐騙電話等。

（3）法律法規跟進緩慢?；ヂ摼W技術的迅猛發展，數據技術不斷更新，人工智能展現出強大的數據分析與整合能力。使得立法者在跟進相關法律法規方面存在一定程度的滯后，數據隱私保護的制度要求不夠細化。[10]例如我國現有的隱私保護相關法律中，對于隱私保護的范圍沒有做出明確劃分，隱私安全邊界不夠清晰，相關法規體系不夠完整，配套制度不夠合理。企業或組織難以提供完全符合法規要求的保護，依靠現有法律難以維護檔案用戶自身的合法權益。用戶的數據隱私權存在被侵擾、泄露和惡意使用的風險。

（4）保護技術跟進困難。企業面臨著內外部不斷變化的安全威脅。數字智能技術的更新迭代速度加快，互聯網工具迭代不斷。人工智能大語言模型、區塊鏈技術、云計算等出現幫助企業、組織實現信息化、數字化的同時，也給內部管理主體帶來許多挑戰。[11]人事檔案管理主體如果不能與時俱進，主動掌握新工具、了解新知識、學習新技術，人事檔案的數字化管理流程面臨的風險也隨之增加。[12[13]企業或組織需要投入大量資源進行技術研發和更新，以及加強對人事檔案管理主體的培訓，提高其意識與能力來應對數字化過程中困擾，以達成數據安全和隱私保護的目標。

3 數據安全與隱私保護的應對策略

在人事檔案數字化的背景下，隱私保護與數據安全問題緊密相連。企業或機構要建立一個安全的數字化管理系統，在人事檔案數字化管理中實現有效的數據安全和隱私保護，需要采取可實施的策略。

3.1 采取基于區塊鏈技術的人事檔案數字化管理模式

區塊鏈技術作為革命性的數字技術，有著去中心化、分布式、不可篡改和匿名性等特性，它的出現與革新可以賦能數字化檔案管理模式?；趨^塊鏈技術記錄與存儲的數據無法被非法篡改，密碼學的安全技術為數據的完整性與可靠性提供保障，通過采取多次簽名數據鏈私鑰合并數據加密技術確保數據信息的安全，管理模式更合理高效。[14]

如建立區域內統一檔案管理平臺，檔案資源管理主體基于區塊鏈公開的接口程序開發的應用系統，可以實現機構、組織的人事檔案數字化錄入、存儲與調用。此外，區塊鏈的訪問需要通過公鑰和私鑰來完成，采取分配最低權限、按角色分配權限等管理方式實現訪問控制，對不同類型人員訪問權限進行管理[15][16]即檔案管理主體需要通過公鑰進行人事檔案的調用或變動等操作，人事檔案中部分資料可以由本人通過私鑰進行訪問查看。并對訪問操作進行審計，及時發現并消除不當訪問行為，從而將數據泄露風險降到更低水平。

3.2 規范數據采集與處理的原則和流程

在復雜多變的市場環境中，員工對隱私數據的保護越來越敏感。在獲取、使用、存儲員工人事檔案及其他重要數據之前，應該獲得員工的明示同意，并向他們解釋數據會用以何種用途以及會以何種方式保存。組織或機構應定期開展信息安全與隱私保護的相關培訓，全面提升員工的網絡信息安全和個人隱私保護意識。鼓勵員工報告可疑行為，建立有效的獎懲機制，以增強員工的安全責任感。

組織或機構應合理控制收集數據的范圍和時機，采用“最小化”的原則來處理用戶的隱私數據，只收集必要的數據信息。只有在確實需要的情況下才收集、使用和存儲個人信息。增強對數據生命周期管理的認識，對數據的存儲、使用、分享、銷毀等各個環節進行嚴格的管理，針對不同類型的數據設定適當的數據保存期限，及時刪除超過保存期限的敏感信息，降低數據泄漏的風險。[17]

組織或機構應劃定隱私邊界，明確信息保護范圍，對敏感數據與非敏感數據進行分隔保存。通過運用現代加密技術進行處理，以防止未經授權的訪問，確保僅有擁有密鑰的管理人員才能訪問和讀取該部分數據。進而保障數據在傳輸和存儲過程中的安全性，降低隱私數據泄露的風險。

3.3 運行安全網絡并持續監控軟硬件常態運行

及時更新網絡安全設備，對安全設備進行定期維護檢查，確保其日常穩定運行。持續監控數字化管理系統的安全性能，及時發現并修復潛在安全漏洞。合理利用第三方資源，選擇可信賴的第三方安全評估機構，定期進行內部和外部數據安全的審查和評估。根據評估采取加強網絡安全措施，清理安全隱患和降低潛在風險，達成合規目標。

應制訂應急預案并采用多重備份策略，定期備份敏感數據并測試恢復過程，確?；謴筒呗缘挠行?。在數據庫維護以及數據管理與利用過程中出現異常情況可以進行及時且有效的處理，以減少因數據異常、泄露、丟失等對所造成的損失。

3.4 遵守法律法規與完善政策制度

組織或機構需要關注世界范圍內的數據安全法規，根據不同的法律法規要求制定合規策略。在跨境傳輸中，尊重各國法律法規，統籌協調數據傳輸問題。對檔案用戶數據的采集、管理、使用等環節，建立全過程嚴密的保護制度，將檔案用戶數據隱私納入《檔案法》，加強侵權責任法律保護，完善檔案用戶數據隱私權被侵犯時申請司法保護的途徑。[18]

組織或機構應根據國家法律及行業規定制訂與更新隱私保護制度，調整現行檔案法規政策，制訂隱私權保護條例，建立完善的保護體系，為員工提供明確的數據安全與隱私保護實施指導，確保管理層及員工了解并履行隱私保護的職責。對檔案用戶數據的采集、管理以及使用等環節建立全過程嚴密的保護制度。[19][20]同時，還應定期檢查和評估實施效果，確保政策能夠真正落到實處。

4 結語

數據安全與隱私保護不僅僅是技術問題，更是一門涉及戰略、管理、法律、文化等多個領域的復雜課題。從戰略角度看，企業或組織需要在確保員工在創造勞動價值的同時，保障其人事檔案及其他重要數據安全性與隱私性，這是企業或組織穩定發展之基礎。從法律角度來看，不同的地區與國家對于數據安全與隱私保護的法律法規不同，企業或組織需要合規導向，主動調整策略以適應政策和法規的變化。從管理角度看，完善的數據安全與隱私保護管理體系是必不可少的，例如數據最小化處理、權限控制、加密處理等都需要在管理層面進行規定與執行。從文化角度看，則需要建立健康的數據安全與隱私保護企業文化，提升員工的信息安全素養與隱私保護意識，讓每個員工都能積極參與到數據安全與隱私保護的實踐中。數據安全與隱私保護還是一個持續的過程，而不只是一次性的任務。由于網絡環境日新月異，安全威脅和隱私挑戰也在不斷變化，企業或組織需要保持警惕，實施預警，及時進行策略調整。