基于Web的圖書館檔案管理信息系統架構設計與功能實現

鄧 敏

（中共四川省委黨校 四川行政學院，四川 成都 610000）

在進行圖書館檔案管理信息系統的架構設計時，需要立足于圖書館日常檔案管理工作的主要內容，根據具體的業務情況來進行有效的設計，這樣才能夠確保檔案管理信息系統能夠符合圖書館的日常管理需求，才能夠進一步提高管理信息系統的實用價值，為圖書館檔案管理工作提供更多的便利，實現圖書館公共服務能力的有效提升，實現數字化圖書館的順利轉型[1]。

一、系統總體架構設計

1.軟件體系結構

圖書館檔案管理信息系統的總體架構主要分為三層結構，分別為用戶工作層、業務邏輯層和數據訪問層。其中，用戶工作層的主要內容是實現與用戶的交流，向用戶展示檔案信息數據。這些信息數據通過業務邏輯層實現動態傳輸，同時借助CSS標記、HTML以及動態腳本等工具來提高數據信息的傳輸效率[2]。同時，業務邏輯層還可以對數據庫進行訪問，通過對數據訪問層提供功能的有效調用完成數據的處理工作，并將處理的結果反饋給用戶工作層。數據訪問層主要是面向檔案管理信息系統數據庫，能夠實現對數據的有效存儲、修改、刪減、添加等處理。數據訪問層會根據業務邏輯層發出的數據請求，對數據庫中的各類數據進行有效的操作。一般情況下，在整個管理信息系統中，訪問數據庫是最頻繁的操作之一，同時也會消耗大量的資源。因此在進行系統設計的過程中，需要進一步強化數據庫訪問的優化處理，這樣才能讓管理信息系統具有更高的性能，保證整個系行的穩定性。如圖1所示，就是整個系統的軟件體系示意圖。

圖1 系統軟件體系結構

2.網絡體系結構

檔案管理信息系統是圖書館信息管理系統中的一個重要組成部分，整個系統是以Web為基礎構建的網絡模式，能夠與整個圖書館系統實現有效的網絡連接。工作人員只需要通過圖書館的計算機瀏覽器就可以進入到檔案管理信息系統所處的局內網之中，然后登入系統展開工作。為了確保檔案管理工作能夠正常開展，也為了檔案管理信息系統能夠正常運行，在進行架構設計時加入兩臺數據庫服務器，一臺作為主服務器，另一臺作為備份。同時，可以通過與圖書館管理信息系統實現硬件資源共享來進一步完善檔案管理信息系統的硬件，例如防火墻等，這樣就能夠有效地降低系統構建時的成本，有利于促進系統建設工作的盡快落實。在此次設計中，系統中一共設置了三臺服務器，一臺是主服務器，一臺是備份服務器，一臺是Web服務器，如圖2所示。

圖2 檔案管理信息系統網絡體系結構

3.總體功能模塊設計

根據圖書館檔案管理工作的基本需求，在進行系統模塊的設計時，將其分為六大功能模塊。第一，是系統管理模塊，這一個模塊中主要進行用戶信息的管理工作，完成用戶權限的授權，并實現對數據庫的備份處理，同時對登錄系統的用戶進行全面管理。第二，是檔案征集模塊，這一個模塊主要進行檔案的接收工作，完成對檔案的審核，并管理檔案的征集信息，同時有效的規整接收到的檔案。第三，是檔案出入庫模塊，這一個模塊主要進行檔案的出入庫管理工作，對入庫檔案進行審核，有效的維護出入庫檔案的信息內容，并對出入庫的檔案進行憑證制作，同時根據需求注銷檔案信息。第四，是檔案目錄編制模塊，這一個模塊主要完成檔案目錄的編制工作，制定規范的目錄方案，完成目錄的詳細編制，劃分出目錄專題，并制作更加高效的檢索工具。第五，是檔案提供利用模塊，這一個模塊主要是對檔案利用者進行管理，如實記錄借閱檔案的信息，并對檔案利用的情況進行有效的分析和統計。第六，是檔案技術保護模塊，這一個模塊主要是對檔案進行有效的保護，完成檔案防治規劃工作，并對檔案進行實時監控。這六個模塊是面向檔案管理信息系統的特定功能模塊，并且通過同一個數據庫實現有效的連接，能夠滿足圖書館檔案管理的日常需求。

4.數據庫設計

數據庫設計是圖書館檔案管理信息系統架構設計的關鍵內容，需要完成數據庫結構的有效設計，從而完成數據庫的建立和完善。一般情況下，數據庫的設計主要分為以下幾個環節。

4.1 數據庫需求分析。進行數據庫需求分析，就是為了更好的了解用戶對圖書館數據庫提出的各類處理請求，了解用戶的信息需求范圍，并對數據庫的安全性和完整性進行有效的界定。立足于圖書館檔案管理信息系統的建設需求，并對圖書館的檔案數據流進行分析，確定圖書館檔案信息管理系統應該具有以下結構：第一，檔案征集管理模塊主要分為檔案征集信息、檔案審核和檔案規整。檔案征集信息中的數據主要包括信息代號、信息標題、信息發布時間、信息內容和征集方式等；檔案審核中的數據主要包括信息標題、信息內容和檔案狀態；檔案規整中的數據主要包括信息標題、信息內容、宗號、分類號、目錄號、整理者、整理日期等內容。第二，檔案管理模塊主要分為檔案入庫信息、檔案出庫信息和檔案監控信息、檔案銷毀信息，檔案入庫信息主要包括編號、名稱、內容、分類、位置和入庫時間、入庫負責人等；檔案出庫信息主要包括編號、名稱、出庫原因、時長、出庫負責人、提檔人、日期等；檔案監控信息主要包括編號、名稱、庫房溫度、庫房濕度、庫房負責人、日期等；檔案銷毀信息主要包括編號、名稱、銷毀原因、銷毀日期、銷毀負責人等。第三，檔案利用管理模塊主要分為檔案利用申請信息和檔案利用信息，檔案利用申請信息主要包括申請編號、申請人姓名、申請人身份證、申請原因、申請方式、申請時間；檔案利用信息主要包括編號、名稱、利用方式、利用者、利用時間、利用次數等。第四，檔案保護管理模塊主要分為檔案破損信息、檔案修復信息、檔案裝裱信息和檔案防治信息，檔案破損信息主要包括破損檔案的編號、內容、管理負責人、時間；檔案修復信息主要包括編號、修復內容、修復負責人、修復時間等；檔案裝裱信息主要包括編號、裝裱負責人、裝裱時間等；檔案防治信息主要包括編號、防治負責人、防治內容等。第五，系統用戶模塊主要是用戶信息，主要包括用戶登錄ID、用戶名、用戶類型、用戶密碼等。

4.2 概念結構設計。在進行概念結構設計的過程中，一般會通過Entity-RelationshipApproach（E-R）數據模式來進行表示。

4.3 邏輯結構設計。數據庫的邏輯結構設計就是將概念設計中的E-R圖進行有效的轉換，從而使其能夠與DBMS產品的數據模型相匹配，形成相應的數據庫表格，并實現不同數據庫表格之間的有效聯系。

二、系統詳細設計和實現

在完成了圖書館檔案管理信息系統的總體設計之后，還需要進行系統的詳細設計，這樣才能夠順利實現系統的運行。利用軟件工程的思想，在進行系統設計時，要始終遵循面向用戶的基本原則，可以將圖書館檔案管理信息系統的設計劃分為以下幾個部分。

1.系統主要分析類設計

根據上文的分析，在進行檔案管理信息系統設計時，主要分為檔案、人員、征集、利用過程幾個分析類。其中，檔案的主要屬性相對較多，比如檔案的編號和檔案的名稱，檔案所屬的宗號、分類號，檔案所處的地點、檔案產生的時間、檔案的狀態、檔案的大小等等，同時針對檔案進行的操作主要包括檔案目錄的編制、檔案的審核與查詢、檔案的刪除與添加、檔案的移交等等。人員的主要屬性包括人員的名稱和編號、人員的性別和年齡、人員所在的部門與崗位、人員的聯系方式，針對人員進行的操作主要包括信息的添加、信息的查詢和信息的刪除等等。檔案征集業務是圖書館獲得檔案資源的主要方式，因此屬性主要包括檔案征集的目的和目標、檔案征集的內容和方式、檔案征集的時間和地點，針對檔案征集的主要操作包括但征集信息的添加、查詢和刪除。在檔案的利用過程中，需要對檔案的出入庫進行嚴格的管理，主要信息包括檔案出入庫的編號、檔案的名稱和編號、檔案出入庫的原因和負責人、檔案使用者等等，需要進行的操作主要包括添加、審核、查詢、修改、刪除等。

2.系統動態模型設計

系統動態模型設計同樣圖書館檔案管理信息系統的重要設計環節，主要是通過順序圖和活動圖的方式，對系統的具體操作行為進行有效的驗證。

2.1 維護系統信息順序圖。當系統的管理人員登錄到平臺之后，通過系統選擇對應的操作模塊，然后進入到界面完成操作。管理人員可以根據系統提供的功能實現信息的查詢、添加、修改、刪除等處理，將處理的結果保存到數據庫中，最后再返回到結果界面中。如圖3所示，就是管理員維護系統的信息順序圖。

圖3 維護系統信息順序圖

2.2 檔案信息發布順序圖。圖書館負責檔案信息發布的管理人員在進入到系統之后，根據選擇模塊進入檔案征集信息發布界面，根據工作的具體需求上傳檔案征集的相關通知，發布征集檔案的具體內容、征集時間和征集方式，在完成操作之后進行保存，由系統將相關信息反饋給管理人員。

2.3 檔案出入庫活動圖。圖書館檔案管理人員在登錄系統之后，首先選擇檔案出入庫管理模塊，然后進入到管理模塊的操作界面。操作界面中會彈出待辦事項的相關提示，能夠快速引導工作人員完成出入庫檔案資料的有效審核，在完成了相關檔案的審核之后，對檔案進行有效的分類，然后再根據系統功能生成出入庫憑證，進行簽字和蓋章。完成上述操作后，再通知工作人員及時完成檔案的出入庫操作。

2.4 檔案提供利用活動圖。檔案利用管理人員在進入系統之后，根據功能模塊進入到利用管理操作界面中，審核系統中提交的各類檔案資料利用申請，在完成申請審核之后對申請信息進行有效的處理，并保存到數據庫之中。此時系統會將處理結果反饋給工作人員，并在系統后臺生成檔案利用的相關記錄和統計，能夠幫助工作人員更加快速的查詢檔案信息的利用情況。

2.5 檔案技術保護活動圖。檔案技術保護人員登入到系統之后，根據模塊功能進入檔案保護管理模塊操作界面，對需要進行檔案保護的各類資料進行有效的查詢，并完成相關的信息登記和修改，將處理后的結果存入到數據庫之中，并生成相應的反饋信息。

3.功能模塊設計

根據圖書館檔案管理業務需求，規劃了圖書館檔案管理信息系統的主要功能，并構建了系統動態模型，在此基礎上，圖書館檔案管理信息系統的主要功能模塊的具體實現如下所示。

3.1 登錄界面設計。在進行用戶登錄時，不同的用戶會通過登錄名和密碼進入到不同的界面之中，主要根據不同業務內容來合理劃分不同人員的權限，比如檔案管理部門處長、檔案信息征集人員、檔案出入庫管理人員等等。

3.2 主界面設計。

在登錄成功之后，用戶會直接進入到檔案管理信息系統的界面之中。例如，系統管理員在登錄之后，彈出系統主界面。在進入系統主界面之后，管理人員就可以根據需要完成的業務項目來進行模塊的選擇

3.3 主要功能界面。檔案的出入庫管理主要是記錄檔案的出入庫的數據信息，為日后的信息查詢提供有效的依據，并完成對出入庫申請的有效審核。系統管理主要是針對用戶權限和用戶信息進行管理，目錄編制主要是針對入庫檔案進行有效的分類，便于后續的查詢和使用。

結語

綜上所述，在信息技術快速發展的背景下，Web技術在圖書館檔案管理信息系統中的應用也日益成熟。因此，需要立足于圖書館檔案管理信息系統的建設需求，設計更加完善的系統架構，這樣才能夠進一步提高管理信息系統的實現質量，為圖書館方案管理質量的提升奠定良好的基礎，推動圖書館檔案服務功能進一步優化和升級。