國有企業智能報銷財務體系研究

摘 要：文章對當下國有企業智能財務建設體系進行深入研究，在智能化發展的大背景下以及智能化對國有企業財務管理與體系建設的影響，結合當前國有企業財務報銷系統存在的問題，提出了智能化背景下國有企業財務智能報銷體系建設的必要性和緊迫性;并通過當前國有企業智能財務建設的現狀，分析國有企業智能財務建設的不足以及國有企業財務面對突發情況難以采取有效的應對措施。為國有企業設計智能報銷財務體系方案，旨在利用數智化和人工智能等技術手段，提高財務管理和資源配置效率，以達到最優的效果。

關鍵詞：國有企業 智能報銷 財務體系

中圖分類號：F275? 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2023）05-097-02

在“互聯網+”時代下，與過去相比我國的經濟和社會發展模式有了很大的改變，在各行業的財務工作中有關部門都要根據當前“互聯網+”的發展趨勢對財務工作方式、工作流程進行改革，使財務工作更加高效、更加健康。當前，信息技術發展日益迅速，大數據、人工智能、云計算等技術的應用已深入各行各業，為各行各業發展發揮著重要的作用，現代社會信息的傳遞和處理都離不開信息和相關技術的支持，因此，信息的重要性也就越來越大。我國在“十四五”規劃中已經明確提出了建設數字中國的偉大愿景，并要求將其作為目標加快數字化發展和建設步伐。

國有企業在我國國民經濟中不可或缺并且處于核心地位，其數字化的發展備受關注，尤其是在財務信息化領域，如何能夠在該領域進行數字化轉型成為研究的熱點。同時在“互聯網+”的背景下，傳統的報銷方法已不能滿足國有企業發展的需要，需要企業各有關部門人員結合時代背景始終保持銳意進取的態度，正確地分析當前的財務報銷需要，并以此為指導不斷探索新的報銷體系和方法。

一、傳統報銷模式存在的問題

當下國有企業財務的傳統報銷模式一般為線上預約、線下投遞辦理的方式，該模式主要是以線上預約服務為輔，線下人工制單、人工記賬、憑證紙質歸檔為主的工作流程。這種傳統的報銷模式會帶來很多問題，例如，某國企在某國防科研項目審計中，發現單位財務紙質單據管理混亂，財務憑證因為人工手寫報銷單、人工審批簽字等原因，存在部分單據簽字不完整的情況。同時在多個項目并行審計時，又因憑證借閱流程統籌管理不足，憑證交叉借用過程記錄混亂等，使審計過程難以有效地推進。類似這樣方方面面存在的問題都可以看出線下報銷模式的弊端，下面主要總結弊端存在如下幾點：

（一）線上功能單一

目前，國有企業報銷線上功能一般僅能使用預約功能或有限的幾種功能，預約等功能在一定程度上提升了辦事效率，解決了業務辦理擁堵，人員聚集等問題。但是，未能將線上報銷的優勢充分發揮出來，造成了線上資源的浪費，線下辦理流程問題未能有效地從根本上解決，如將線下審批改為線上審批等。

（二）人員干預環節多

由于采用了人工制單、人工記賬的方式，導致了處理數據量依賴個人的處理能力，造成了處理數據的瓶頸。同時，人員干預的過程中不可避免地會出現差錯，容易給后續工作造成較大的影響。

（三）票據問題發現不及時

采用線下投遞報銷的模式，無法在單據提交前由專人進行預審，造成了投遞后出現大量有問題的單據，單據退回數量居高不下，報銷流程進展緩慢。

（四）紙質檔案易損壞

國有企業根據相關規定需對報銷憑證的保存、歸檔有一定的要求，便于后期的審計等工作。因此，國有企業單位報銷憑證仍需要采用紙質作為主要存儲媒介，但由于存儲時間長，紙質文件易受到自然因素的影響，紙質憑證容易發生老化、損壞丟失或被盜，一旦損毀或丟失將發生不可逆的后果。

（五）應對突發問題能力差

近年來新冠疫情的突發，給人們的工作方式帶來了諸多的不便，無接觸辦公的提出改變了現有的工作模式，傳統財務系統將無法適應特殊情況下的特殊要求，這對財務工作的開展造成了一定的困擾。

針對以上弊端，國有企業財務的傳統模式將不再適用于當下世界的發展，財務系統數字化建設迫在眉睫，該系統需要具備應對突發事件的能力，通過減少人員接觸來達到降低突發事件帶來新風險的目的，進而使財務工作有序開展進行。本文設計了一種全新的報銷系統方案，該方案基于零接觸報銷方式，降低了突發事件對報銷工作的影響，同時也解決了報銷人在審批環節中請示各部門各級領導審批簽字的情況，節省了大量的時間，縮短了報銷流程，能夠有效地提高工作效率。

二、無接觸式報銷流程設計

通過信息技術作為主要支撐手段，無接觸式報銷模式將所有線下流程轉移到線上，使得報銷網上辦理和無紙化歸檔等全新模式更加便利人們的生活。該報銷服務實現了全流程智能化，包括票據智能識別、自動填報單據、在線審批流程、智能業務處理以及智能轉賬支付等功能，并且基于“一網一門一次”的工作模式，著重突出了報銷自動化、數智化、無接觸化的特征。無接觸式報銷系統流程如圖1所示。

三、無接觸式報銷流程優勢

無接觸式報銷系統，將報銷全流程實現網上辦理，報銷人想要發起報銷審批流程，只需提交相關憑證即可完成。報銷人可實時跟進、查看流程進度，真正實現了財務報銷無接觸，相對傳統的財務報銷方式具有明顯的優勢，具體優勢如下：

（一）報銷便捷性提高

與傳統報銷系統相比較，無接觸式報銷系統實現了全流程網上辦理，省去了票據的整理、粘貼、報銷單填報以及線下相關負責人審批、單據投遞等程序，節省了相關人員的時間，主要依靠系統的智能化處理也降低了報銷人、審批人的學習成本。

（二）審批時效性提高

與傳統報銷系統相比較，報銷人將不再以線下簽字的方式，請示各級領導審批，縮短了審批流程所使用的時間，節省了報銷人與審批人的時間，使得報銷審批更具有時效性。同時，報銷系統具備提醒功能，審批人會在第一時間收到審批提醒，審批人可根據自身的工作安排進行審批工作，在保證自身工作連貫性的同時，提升了審批工作的靈活性、提升了工作效率。

（三）人力資源得到釋放

財務工作人員只需要核對入賬信息和票據信息是否準確，該報銷系統就能夠自動生成財務憑證，無需執行其他操作。智能報銷系統也許會全面替代傳統的會計功能，改變了原有工作模式，后續主要以審核為主。因此，專業的財務人力資源得到釋放，釋放的人力資源可投入到其他工作中，有效地為企業節省了一定的人力成本。

（四）方便查閱會計檔案

該報銷系統將審核通過后的報銷憑證以附件的形式進行對應存儲，相關人員可隨時進行權限內的單據查詢工作，電子影像文檔支持打印等輸出功能，便于后續審計等工作的開展。

（五）完善內部控制制度

防范風險是國有企業財務報銷內部控制的主要內容，也是完善財務報銷流程的重要目標。智能報銷系統可以全方位、全階段地采集發票、業務申請單等信息;智能報銷系統可以連接國家稅務系統、發票查詢系統、工商系統等平臺，從而可實現發票批量查詢真偽、發票連號情況識別等報銷時重點審查的要素。與傳統人工手動查詢相比可極大地節省人力、物力，提高企業資源的有效配置與智能財務報銷業務的質量和安全。

四、無接觸式報銷流程的安全保護

該財務報銷系統基于云計算技術，在線上所有報銷流程均可完成，該方案可以完成報銷流程全覆蓋和財務數據電子化等基本要求。因此，目前最核心、亟待解決的問題是數據安全問題，對此方面也提出了更高的要求，包括財務系統的數據安全和網絡安全。

（一）數據安全

通過實現報銷檔案的全電子化，智能財務報銷系統將所有財務數據，如電子發票、報銷單據、紙質發票的電子影像和審批單等，全部保存在服務器設備中。雖然這提高了用戶體驗和便利性，但同時也要求系統必須保證數據的安全性。系統需要保證以上財務數據的準確性、完整性，防止數據被非授權訪問、篡改、刪除等，以保證數據庫中每條財務數據的安全。因此應建立完備的數據備份機制，確保面對不可預見的問題時，數據的完整性得到充分保護。通過訪問控制、防火墻、防毒墻等設備，加上完備的運維技術，采用雙機實時異地備份的方式，進一步使整體財務數據的安全性得到很大程度的提升。

（二）網絡安全

網絡安全至關重要。國有企業信息系統一般采用獨立的網絡系統，實現了與外部的物理隔離。財務報銷系統同樣遵循這一原則，其報銷數據可通過中轉擺渡的方式達到與外界稅務、銀行、工商系統的互聯互通，也可通過設立網閘等方式進行互聯互通。

五、結語

會計信息是國有企業發展的關鍵因素，它不僅可以公開公司的運營情況，還可以為公司的管理層提供決策和分析的數據。由于數據挖掘技術的迅速發展，數據的數量越來越多，數據的價值得到了越來越多的承認和重視。在“互聯網+”時代，數據具有實時、海量的特征，可以為企業的發展提供全面的業務信息，同時這也是結構化市場調研小數據難以滿足的特性。

國有企業財務智能報銷系統實現了無接觸式的報銷方式，極大地縮短了報銷時間，減少了人員接觸。智能系統可以不限地點地實時報銷或查詢報銷進度，避免了傳統報銷的地點限制;智能系統與國家各大平臺聯通的智能查詢可以減少會計人員工作量，提高資源的有效配置，也可降低內部控制的風險;財務報銷的基礎數據可全部妥善保存，為企業各類財務數據分析提供全面堅實的基礎。智能的無接觸式的報銷系統可提高國有企業的資源配置水平和財務管理能力，加快國有企業現代化的進程，將國有企業財務由基本職能拓展到其他管理職能，能為其他國有企業、事業單位提供良好的積極的示范作用。同時通過對大量財務數據的分析和挖掘系統的優化，完善數據信息處理平臺，可以制定出科學的市場營銷策略，從而提高公司的經濟效益。

參考文獻：

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[3] 周苗苗.智能報銷系統的現狀、問題及建議[J].教育財會研究，2021（32）：80-82.

（作者單位：航天恒星科技有限公司 北京 100091）

（作者簡介：吳亞平，航科五院航天恒星科技有限公司中級工程師，主要從事項目管理、經濟論證研究。）

（責編：賈偉）