事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及優化策略研究

關鍵詞：檔案信息化建設；事業單位；檔案管理

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

科技是一個國家發展的強大動力，是推動社會全面發展進步的重要力量。量子通信、云計算、區塊鏈等信息技術的出現，推動了各行各業的數字化、信息化發展。信息化是以數字化、網絡化、智能化、可視化為基礎，是建立在計算機體系和通信網絡基礎上的一種數字時空，只有數字化后，各種信息資源才能在網絡空間得以生存和利用。

在事業單位的發展過程中，檔案發揮著關鍵的作用，是記錄事業單位人員信息的重要資料，也是事業單位各項數據信息中至關重要的組成部分。此外，檔案是企業的重要信息資料，在企業的經營中發揮著越來越重要的作用。加強檔案利用實踐，是提高企業綜合經營能力的一個重要環節。檔案管理工作是其他工作的基礎，檔案管理信息化建設有利于提高事業單位檔案的利用率，提升檔案服務工作質量。

1信息化時代事業單位檔案管理創新的意義

事業單位發展速度較快，經濟業務的復雜性顯著提升，資金流、業務流具有多元化的表現形式，對單位經濟管理與發展提出了更高的要求。隨著信息技術的普及和應用，檔案形式逐漸以電子信息資料為主，傳統檔案管理方法與手段暴露出諸多的問題。只有深入創新檔案管理理念和策略，檔案管理的有序性、安全性方可以得到保證，管理人員才能夠對事業單位經濟發展狀況進行全面掌握，進而制定科學的發展決策。同時，檔案將經濟活動全貌真實、完整地反映出來，只有積極創新檔案管理模式，才能夠高效利用檔案資源，以便更好地監督與評價事業單位各項經濟活動的開展成效。

2加強檔案信息化管理的必要性

（1）更加便捷，管理效率提高。相較于普通的紙質版的人事檔案，信息化的人事檔案查找更加便捷，將信息技術應用到檔案管理中后，僅用一臺計算機即可快速查閱并找到相關檔案，大大提高了工作效率。因此，利用互聯網強大的存儲和搜索功能，可以使檔案信息化管理更加便捷，提高檔案管理的效率。

（2）信息安全加強。信息可以在后臺通過網絡隨時被調取、查詢，這種智能化管理模式是建立在管理制度上的重大突破，不僅提高了工作效率，使工作變得更加便捷，同時利用信息技術管理檔案，便于有效統一管理檔案，還可以避免因紙質檔案丟失造成個人信息泄露的情況，保障了檔案管理工作的安全性。檔案管理中心也要順應社會的發展需求，不斷地創新檔案管理工作，提高檔案管理的質量和效率，改變固有的管理模式，融入新的管理手段，確保管理工作更加便捷，能夠更好地發揮檔案管理的社會效能和價值，結合信息化手段進行高效、智能化管理，不僅可以提高檔案管理效率，也能降低人工成本。

3檔案信息化管理中存在的問題

3.1專業人員配備不足

檔案管理人員中檔案類專業人才非常稀缺，信息類專業人才更少。檔案管理不是管理物件，而是管理信息，需要處理圖片、整理數據庫、維護系統，而這些工作都要應用到計算機技術。所以，檔案管理部門要加大對檔案管理人員的培訓力度，定期組織檔案管理人員分享和交流工作經驗，學習先進的檔案管理知識，提升自身業務能力和專業素質，為檔案管理工作提供更加優質的服務。

3.2網絡安全意識薄弱

受網絡開放性的影響，也容易出現一系列網絡安全隱患，對財務檔案的安全性與完整性造成嚴重威脅。目前，部分事業單位在制定檔案管理制度時，沒有專門制定網絡安全制度，很多人員缺乏良好的網絡安全意識，甚至出現一些不安全操作行為。

3.3檔案管理工作未跟上數字化步伐

檔案工作主要是收集、整理對單位有價值的文件材料，為單位未來的生產提供幫助。傳統的檔案管理模式一般是定期依照單位檔案歸檔范圍及保管期限向單位開展收集工作，整理組卷后歸檔入庫。而從目前的發展方向和發展速度來看，傳統的檔案管理模式已經無法滿足信息化單位的發展需求。隨著信息技術的發展，單位越來越多的流程和工作都全程使用線上操作，無須產生傳統紙質載體的文件。這就造成檔案部門在查檔利用方面形成時間相對滯后、利用方式相對單一、檔案查閱費時費力可能還查不到等尷尬局面，致使檔案利用率下降。

3.4檔案管理信息化管理意識不強

檔案管理是一項日常工作，與事業單位的經濟效益無關。因此，部分事業單位沒有重視人事檔案的管理。檔案管理人員的崗位相對固定，甚至有的事業單位中沒有專人負責人事檔案管理，多項管理工作由一人承擔，這導致了個人檔案管理中容易出現混亂和遺漏。一些檔案工作者管理觀念淡薄，對個人檔案的重要性認識不足，檔案管理粗心大意。部分人員在未完成學業和專業經歷的情況下填寫了個人檔案的相關內容，新獲得的后續教育或培訓信息未及時上傳到個人檔案，影響后續職稱、選拔任用等相關工作開展。

3.5檔案管理信息化建設缺乏規劃

當前，從事業單位檔案管理信息化建設的開展情況來看，很多單位仍處于檔案管理信息化建設的起步階段，缺乏對本單位檔案管理信息化建設的統籌規劃，在建設過程中，檔案管理信息化建設的原則、目標不明確，使事業單位檔案管理信息化建設工作無法順利開展。

4加強檔案信息化管理的策略

4.1健全和完善檔案管理制度

健全和完善檔案管理制度，以確保各項檔案管理工作的有序展開，做到有據可依，有標準可供衡量，提升工作的規范性、合理性。在信息在采集完后，工作人員要按照要求進行分類整理，然后存儲并進行歸檔；檔案的文件格式要標準，要根據儲存的要求和不同部門給出的文件格式進行整理，方便調取關鍵信息。由于涉及資料版本的迭代更新，需要進行檔案的周期管理，以確保信息的完整性，并定期對系統進行檢查，做到信息有據可查。

4.2加快檔案信息化管理隊伍建設

提高檔案信息化管理隊伍的綜合素養，在應用檔案信息化管理人員時，不僅要考核人員的專業能力和道德素養，還要考核其創新能力、應變能力以及信息化設備的使用熟練程度。對現有的檔案信息化管理人員進行定期培訓，使其緊隨時代潮流，不斷學習和適應電子化的管理。還要組織檔案管理人員定期進行思政培訓，努力學習檔案相關的各種法律法規等，培養出更多德才兼備的檔案信息化管理人員。

人才是檔案信息化的建設者，更是檔案信息化建設的重要組成部分。應提升檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理信息化人才隊伍建設，造就一支具備現代化信息素質，具有寬厚的知識背景，能夠掌握新知識、新技術、新技能的復合型人才隊伍，進而為事業單位檔案管理提供人才支持。檔案管理工作人員的綜合素質直接影響檔案管理信息化建設，因此，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質，加大檔案管理人員的培訓力度。

4.3開發檔案信息管理系統

在對單位的檔案管理工作體系進行信息化建設與改革的過程中，需要及時開發檔案信息管理系統。根據電子檔案管理系統的相關功能參數，可以將檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定處置、檔案統計分析以及系統管理等各項主要業務功能的基本操作流程進行全面規劃與詳細設計。在根據單位的主營業務內容設計實現管理系統的過程中，可以進一步突出關鍵業務數據信息的實際流轉模式和數據接口響應機制等內容，從而實現更加科學有效的電子檔案管理目標。

4.4提升檔案信息化管理意識

（1）管理者要提升檔案管理意識。事業單位要提高管理者對人力資源檔案管理的理解，并增加管理人力資源文件所需的人力、財力和物力資源投入。其他部門要積極配合和支持人事檔案管理工作，提高人事檔案管理效率。（2）事業單位應該提高人員管理意識，調動他們的積極性，增強他們的責任感，充分利用他們的潛力，提高工作效率和質量。（3）事業單位應該提高職工對個人檔案重要性的認識。定期或不定期組織有關檔案知識的講座，介紹個人檔案在事業單位的重要性，從而提升所有人員的意識。

4.5加強網絡安全管理

單位的電子檔案管理者需要建立電子檔案使用權限，采用用戶信息驗證的方式對用戶查詢檔案信息進行設置，從而有效對電子檔案信息進行保護。工作人員還需要為檔案系統安裝比較先進的殺毒防毒軟件，利用計算機防火墻來阻止計算機病毒和黑客的入侵，避免電子檔案信息被惡意破壞和篡改。此外，單位的電子檔案工作者也可以采用密鑰管理或者是數字式簽名的手段來對電子檔案進行管理，并為電子檔案管理工作構建良好的運行環境，以有效提升安全性。最后，對于單位內部管理人員來說，也需要設置相應的權限，對電子檔案的管理工作進行全過程監控，避免工作出現差錯。

4.6優化信息共享平臺

制定相關制度，使電子病歷檔案具備統一的規范，并對相關數據平臺進行進一步的優化，使其功能與選項更具有合理性，針對實施過程中出現的一些問題進行有針對性的分析，形成統一的解決途徑。由于互聯網時代信息技術也是在不斷的更新過程中，因此，還應該根據其互聯網技術的革新進一步對共享信息平臺進行改革，不斷地引進先進的專業技術，促進數據化改革的發展。檔案信息共享已是當前我國的檔案館領域的主要發展趨勢，特別是在跨地區的檔案館之間可以進行資源共享。另外，積極開展網站建設，以提高個性化服務水平。同時，檔案部門必須積極地應用先進的信息技術，根據用戶的要求提供相關服務。

4.7加強檔案管理的專業知識培訓

面對當前我國企業檔案管理專業人才匱乏、檔案整理基礎薄弱等問題，必須多方面、多角度、有計劃地進行人才培養，為單位檔案利用工作的開展提供強有力的人才輸送。單位檔案工作人員應通過業務培訓、交流研討、考察調研等形式，不斷提升業務素質和操作技能，培養復合型檔案管理人才。同時，要為檔案事業發展開辟一條新的途徑，保證檔案管理人員的工資和福利，以吸引更多的優秀人才。

作者簡介：李欣欣（1979—），本科，研究方向：檔案管理