在信息資源共享下高校檔案管理共建與共享探究

盛娟

摘要：隨著信息化社會的建設，我國各個行業、各個領域對信息資源的需求與日俱增。當前，高校檔案是我國目前最大的一種資源儲存與管理平臺，但在實際應用中，仍存在缺少職責和統一規劃、缺少信息資源立法制度、缺少檔案管理專業人才等問題。如何利用信息資源的共享，促進高校檔案的共建和共享，成為整個社會的共同課題。本文就目前我國高校檔案工作中存在的問題，提出了一些與之相適應的對策。

關鍵詞：信息資源共享；高校檔案管理；共建與共享

高校在教育、科研、管理等方面都提供了大量的資料，高校檔案管理的“共享” 與“共建” 已成為當前高校檔案工作與信息資源建設的主要內容。但“互聯網+” 時代，我國高校檔案的信息資源共建和共享還處于初級階段，針對當前高校和高校存在合作意識薄弱、信息資源標準化不足、信息安全風險加大、專業技術人員短缺等制約高校檔案資源整合與共享的問題，高校檔案與教學管理工作必須有一個清晰的認識，并提出相應的具體措施，以提高檔案管理與教學工作的整體水平。

一、信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享的意義與必要性

（一）意義

一方面，檔案資料共享使高校檔案資源的廣度和深度都得到了極大提高，而隨著大量的資料資源的支持，檔案利用與服務的發展，將會呈現出多元化的趨勢，比如，人事檔案的共享，可以促進學校人才隊伍和基層黨建隊伍的建設；另一方面，加強高校檔案資源共享促進了高校檔案工作的高效運行。檔案是一種寶貴的信息資源，而檔案管理員的二次處理，會使檔案的價值提高。檔案編目、研究、描述等工作的實施，對高校檔案的查詢與使用起到了很大的推動作用，使學校的檔案資源得以共享，能夠收集地方、地區的檔案工作，為學校的日常工作提供了有力的支撐。此外，檔案資料的共享也能促進學校的經營與運作，如信息、通告、意見及其他資料，主要通過地方的教學平臺傳送至各附屬機構，而檔案的搜集與儲存，則是由各大學自行處理。但從文獻交流的角度來看，如果只進行一次保存，就會造成資源的重復、浪費，有些學校的保存工作還不完善，很難為以后的參考和利用提供方便。因此，檔案管理共享則是一個很好的解決方案，它可以在一個平臺上記錄、發布檔案，從而降低工作的重復，從而提高管理和運行的效率。

（二）必要性

一方面，高校檔案管理共建與共享是社會與高校發展的實際需要。近年來，高校為促進社會生產力的持續發展與進步做出了巨大貢獻。從高校檔案工作的角度來看，它包含了大量的文獻資料，其中包含了大量的前沿性的研究資料和科學研究成果，這些資料都具有重要的學術價值，深入挖掘、有效利用和共享，將有利于促進社會生產的可持續發展。同時，推進高校檔案資源的共建和共享，也是高校檔案事業發展的需要。通過全面的檔案資料資源交換，可以為高校的管理、教育、科研工作提供有力的支撐，同時也能為學校的管理、教育、科研工作提供充足的信息支撐，使學生和學生的檔案資料得到更好的利用。另一方面，滿足檔案資源的客觀需要。檔案是一種具有實際價值、具有重要意義的信息資源，對其進行二次處理，可以使其具有更大的價值。比如，文獻的著錄和編研方便了文獻的利用和檢索，廣泛的檔案管理成果可以集中體現區域的檔案管理成果，有助于學校的檔案管理工作。高校之間的信息資源交換，有利于高校之間工作與管理的優化，如有關部門之間的溝通、意見等，都可以經由地區教育平臺傳送到有關院校；信息資料的搜集與儲存與各高校無關。但是，從共建和共享的角度來看，各高校單獨存儲會造成工作內容的重復，造成資源的浪費。

二、信息資源共享背景下高校檔案共建與共享存在的問題

（一）缺乏全面合作認識

高校檔案管理工作的建立和共享，需要各相關主體之間的合作，一是要加強高校之間的合作，實現檔案資源的內部流動，減少部門之間的隔閡；二是高校與其他組織必須進行交流，共享數據，打破信息障礙。但是，從當前高校檔案管理、服務對象、信息資源建設和業務發展等幾個方面來看，當前高校檔案建設與共享工作仍有很大的差距[1]。當前，我國高校的檔案管理與共享機制尚不健全，缺少與之相適應的權力，不能有效地協調各行業、領域和系統的永久性行政組織。高校在檔案資源的共建與共享方面，缺少統一的規劃與管理，缺少對檔案信息共建與共享的戰略制約。這就使得高校難以做到全方位的合作、不合理的分配、難以實現信息的交換。其具體表現是：高校在檔案信息化方面存在著各自的問題，而學校檔案館之間缺乏有效的合作，以及人力、軟件、硬件設備的重復，造成了資源的重復和浪費。

（二）信息資源標準化不足

信息資源共享的目的在于充分利用檔案價值，提高檔案資料的儲存能力，為其經營與服務模式的發展提供豐富的資源支持。但是，由于信息資源的共享，高校檔案面臨的數據數量以幾何倍數的速度增加，管理工作的壓力也隨之增大。目前，各高校的檔案收集整理歸檔工作存在著較大的問題，導致檔案資料的收集、整理、歸檔等方面存在著一定的問題。但也存在著管理體制差異、信息資源共享等問題。

（三）缺少規范制度對大學信息資源的制約

信息資源共享的基本目標是使各種信息價值最大化，優化信息存儲的效率，為信息服務和管理業務的實現提供了必要的資源支撐。當然，信息資源共享也是高校檔案管理機構面臨的信息量激增的信號，給各有關單位和管理人員帶來了極大的壓力。由于沒有充分了解學校的整體合作意識，有關部門的數據收集、收集和歸檔沒有規范化的制約，各類標準化的信息資源都集中在信息資源的共享過程中；下載與登記的數據量有顯著差別，嚴重影響了其他高校的數據處理能力。另外，在為檔案管理提供信息的時代，檔案管理部門也遇到了與資料共用終端不兼容、管理體系不統一等問題，對檔案管理的共享與組織架構造成不利的影響。

（四）信息安全的多方面風險

檔案的安全是學校命脈，特別是在高校檔案工作中，存在著大量的師生檔案、教學檔案和科研檔案，這些檔案不僅涉及到學生的個人隱私，也涉及到許多珍貴的科研資料、圖書版權等[2]。在信息資源共享的背景下，高校檔案建設和共享存在著兩個問題：第一，建立和共享是建立在網絡基礎上的，海量的檔案資料往往也存放在第三方云端，隨著網絡時代的到來，檔案的管理和使用變得越來越方便，但也面臨著被人惡意破壞、盜取、篡改的危險；第二，由于各管理主體之間的檔案信息資源的流轉，對整個系統的信息安全管理能力都有很高的要求。檔案管理的共建共享具有明顯的“去中心化” 特點，其成員的地位、作用、職責均是一樣的，任何一方的信息安全管理出現差錯，都可能造成所有成員的信息安全事件。

三、加強合作和共享的應對措施

（一）建立檔案管理共建和共享機制

一般而言，高校信息資源的傳播途徑不僅覆蓋了校園內的傳播系統，還包括了各學校內部系統之間的信息交流，呈現出了多維、多層的特點。因此，要建立有效的實施機制，保證各系統間的信息資源流通，使信息資源的共建和共享目標得以落實，從而推動高校檔案工作的改革。具體可以從以下方面進行：一是建立利益制衡、法律法規以及標準規范等方面的機制，保證高校檔案管理工作能夠真正地、長久地進行共享[3]。建立健全的檔案管理規范體系，可以有效地促進檔案資源的共享，是實現檔案管理工作的重要前提。在元數據規范和著錄標引規則中，必須遵守相關的國家標準和行業標準。為此，一是要在協調委員會的領導下，對各有關部門的檔案資料資源進行調查、整理、制訂總體的實施框架、做好“兜底” 設計、實施過程的監控和管理，實現多個業務之間的協同作用，從而極大地提高信息處理的效率。其次，要實現軟件集成、后臺代碼和數據的統一化、規范化，以便后期文件管理、利用、服務等方面的統一開發；二是建立一種鼓勵與合作的制度。高校檔案工作的交流與共建要以大學的全面合作為前提。在資源分配中，要明確各方面的責任、權力，并運用合作機制，使檔案資源與檔案管理相結合。同時，要通過建立各種激勵機制，增強各方面的了解與交流，有效地將資源配置的效益整合起來，讓各方面都能共建和共享各自的利益，從而激發各主體對檔案管理和共享問題的積極性，積極提高檔案管理質量共享程度，不斷為實現機制建設和推進注入活力和動力。

（二）健全信息安全保障系統

在信息資源共享的大背景下，高校檔案信息安全保障系統應該從“人防”“物防”“技防” 三方面著手：第一，要強化信息安全、防范、問責、危機處理等方面的意識，明確其權利和義務，并使其操作流程規范化。第二，要構建統一的信息安全管理系統。高校檔案的信息資源交流應當包括師生檔案、財務檔案、科研檔案等。協調與管理委員會應根據法律、法規、信息資源的特性，制定適合各主體的信息安全管理制度，保障檔案資料的安全，并在信息資源交流中建立靈活的尺度。第三，加大技術創新力度。所有的參加者都應該積極地研究高安全性技術。與“去中心化” 的檔案共建與共享特性相比，云計算和區塊鏈技術更具適應性和安全性，可以作為發展的重點。

（三）改善組織結構

要切實實現高校檔案信息資源的有效整合，實現各方面的共享，必須建立健全組織結構，進一步規劃和完善檔案管理頂層設計[4]。隨著時代發展，高校檔案管理水平、財力、人力等方面的資源狀況都有所改善，但要一次性將全國高校的檔案資源共享，難度很大，因此，可以采取分區統一的辦法，建立高校檔案聯盟，逐步推進，并對其進行統一的組織與協調，既節省了經費，又是一種行之有效的方法；建立的聯合組織，其主要任務是制定學校（館際）間的檔案信息資源收集、共享等相關的管理標準，制定出比較完整的檔案信息系統。在此基礎上，進一步細化、明確各方責任、權利和義務，并制訂高校檔案資源共享方案，搭建共享平臺，制定相關規范。

（四）加強資源建設

高校檔案信息資源的整合和交流，是實現高校檔案信息資源整合和交流的重要環節。這一領域的資源建設主要有兩個方面：一是要加強對高校檔案的搜集，要對高校檔案進行全面的認識，為實現檔案數字化打下堅實的基礎。二是增強平臺建設。從目前的高校檔案管理體系來看，雖然形式多樣，但是質量參差不齊，技術規范還沒有形成一個完整的體系，因此，作為區域機構，應結合“互聯網+” 技術的發展，積極運用大數據、云計算、移動通信等新技術，建立適應高校檔案信息發布與共享服務平臺，保證該平臺滿足高效、方便、安全和互操作性的目標。該平臺可以為用戶提供收集、管理和檢索檔案資料功能，并為用戶提供了信息反饋途徑，并創建一個具有特色的數據庫。

（五）改進人力資源體系

要促進高校檔案的共建和共享，必須從培養專業的專業人才入手。一方面要加強檔案工作中的信息共享、信息安全保護、檔案利用和服務等方面的技能培訓，要提高檔案信息素養、傳播素養、審美素養等綜合素質，以滿足檔案業務多樣化的需求[5]。另一方面，要大力引進高層次的專業技術人員。新技術的開發和運用，以及檔案業務的創新，都離不開專門的技術人員。為了實現這一目標，高校檔案管理部門可以通過將部分技術工作外包到第三方專業機構的方式進行優化；同時，通過引進專業人員，可以建立兩三個技術崗位，為聯合機構和共享檔案管理工作提供技術支持。

四、結束語

高校檔案資源共建與共享是一項長期、系統性的工作，涉及到資源整合、統籌規劃與合作等諸多要素，因此，高校檔案管理方式也在不斷地改變，建立一種新型、高效的信息資源共享系統，它可以有效地將高校檔案信息資源整合起來，為社會各個方面的工作提供相應的服務。但高校檔案管理體系與模型的建設還有待于相關從業人員的不斷完善和探索，要在信息資源共享的基礎上，構建高校的檔案管理與共享機制，健全高校檔案資源共享的規范化制度，健全檔案管理人才隊伍，從而促進高校檔案管理工作的信息化建設。

參考文獻：

[1]?? ?肖寧生.信息資源共享環境下高校檔案管理共建與共享研究[J].蘭臺世界，2021，（12）：123-125.

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[3]?? ?馬燕妮.新媒體環境下體育新聞傳播途徑創新：推薦《新中國體育新聞傳播發展研究》[J].新聞記者，2022，（9）：97.

[4]?? ?趙維超.高校突發事件檔案管理探析：以高校疫情防控檔案管理為例[J].檔案天地，2022，（3）：53-55.

[5]?? ?陳丹.基于大數據視閾芻議高校檔案文化建設策略[J].蘭臺內外，2022，（7）：49-51.