醫院檔案管理信息化建設路徑分析

摘 要：在醫院的管理工作中，通過科學、合理的檔案管理，可以為提升醫療技術水平以及推進醫院科研工作提供數據基礎?，F階段，計算機系統以及信息技術，可以為我國醫療事業的發展及內部管理工作的自動化辦公提供有力輔助。加強對醫院檔案的信息化建設，借助專業化的計算機管理系統，形成更為完善的信息化檔案管理制度，可以保障檔案管理的標準化和規范化。尤其是利用大數據技術，對檔案數據信息進行深入挖掘，發揮檔案信息的最大價值，為醫療事業改革提供有力保障?；诖?，文章針對醫院檔案管理信息化建設展開研究，并進行路徑分析，以供參考。

關鍵詞：醫院檔案；檔案信息化；信息化建設；信息技術

隨著我國計算機網絡技術的高速發展以及在各行各業的廣泛運用，信息化建設已經成為各行業發展的必然趨勢。尤其是對于醫院的檔案管理工作來說，通過信息化建設，可以改善檔案管理效率，進一步降低檔案管理的成本投入，同時，傳統檔案管理工作中無法實現的遠程查詢功能也成為現實，對于改善醫院的綜合診療、內部管理水平具有重要意義。國內外研究學者一致認為，醫院檔案管理工作的信息化建設，其重要價值越發突出，由此，也會對新時期我國醫院檔案管理信息化建設提出更高的要求。目前，我國醫院的檔案信息化管理系統多是由其他行業的企業平臺改進而來，還缺少針對性的系統功能模塊自主開發，與醫院的實際情況結合不夠緊密，在使用過程中存在一定的不兼容問題。我國有關前沿理論研究也都集中于概念、問題解決辦法和技術模型研發，針對其系統建設過程和建設方法研究成果較少，因此，加強對其信息化建設的探討和研究，對于改善醫院檔案管理水平具有重要意義。

一、醫院檔案管理信息化建設意義

1.檔案存儲安全

在醫院的檔案管理工作中，檔案信息的存儲方式是否科學、合理，是影響檔案存儲效果的主要因素之一。在傳統的醫院檔案管理工作中，多是運用紙質材料來對有關信息進行記錄和保存，但是，紙質材料很容易受到溫度的影響，如溫度太高或者環境潮濕，容易導致紙質材料變化，如文字變淡、模糊不清，嚴重時會導致紙質材料損壞，導致有關工作人員在調取資料時，難以辨認其中信息。而對于運用硬盤存儲的影像類資料，也有可能會因為溫度和濕度的影響，導致其畫面質量下降、掉幀，影響后續檔案資料的使用。因此，在進行檔案管理時，若是可以加強信息化系統的建設，結合我國高新技術中的電子芯片，對檔案資料進行備份和存儲，則可以優化其綜合管理質量。例如，借助現代化計算機管理平臺來開展資料存儲工作，整體的系統存儲容量將會得到全面擴大，可以解決傳統紙質檔案管理所帶來的物理環境占地問題，也可以節省紙質資源，對于檔案管理的綠色化建設也有一定的促進意義，有效規避資源浪費。同時，也可以降低在購置紙質材料時所需要花費的成本支出，管理過程更為高效、安全，管理效率得到改善，管理過程也十分便捷，只需操作電腦進行數據信息的調用、存儲即可。

2.檔案管理高效

運用信息化系統來進行檔案管理，可以使得檔案管理過程更為高效，進而保障醫療科研和診療工作有序推進，醫療系統穩定運轉，帶動醫院的醫療改革事業更加順利。一般情況下，傳統的醫院檔案管理工作多是運用人工來進行管理，以紙質材料為載體，對醫院發展過程中的各類數據信息進行收集、整理和歸類，最終存儲在檔案室中。這種管理模式有著較為明顯的不足之處，如醫院每日將會產生大量的科研和診療資料，檔案管理工作人員勞動強度較高，管理效率始終無法獲得創新性突破，很容易由于工作量較大，導致管理過程存在失誤，對后續有關檔案資料的調用帶來負面影響。此外，近些年，在我國醫療體制的改革發展過程中，產生的數據資料越來越多，若是只依靠手工管理，資料存儲分類工作不夠完善，很容易導致各科室資料混為一體。但是，通過計算機系統進行信息化管理，可以解決這些問題，改善了檔案管理的綜合質量，同時，運用系統來進行分類存儲，可使得管理過程更為精準有效，管理效率將得到全方位提高。

3.醫療資源可共享

利用計算機系統來進行檔案資料的管理，可以保證檔案資料在不同部門進行全面共享，提高了資源的綜合利用水平，可發揮出檔案資料的最大價值。舉例來說，通過信息化系統，實現各科室系統接口的全面銜接，可以實現檔案資料在醫院內部的跨部門傳輸、共享。在科室科研以及診療工作時，若是有檔案資料的緊急調用需求，可以直接在系統中發出申請，調用資料，實現了檔案資料的跨部門共享。

二、醫院檔案管理信息化系統搭建

1.系統技術結構

在系統搭建上，可以運用B/S結構系統。這一系統結構的最大特征是可以不限時間及地點，為用戶提供基礎的檔案查詢、調閱、打印及記錄等功能，更加適合醫院內部的檔案管理工作。同時，對管理人員的專業能力要求較低，即便是非計算機專業人員，也可以操作得較為熟練。B/S結構目前越發成熟，作為一類web瀏覽器技術，其技術原理是綜合瀏覽器中的ActiveX 技術以及豐富的腳本語言，利用瀏覽器來實現原本需要安裝大量專用軟件才可以實現的功能。利用該系統，可以減少醫院在信息化建設上所需要的軟件開發成本投入。

除此之外，B/S結構其最大的特征之一就是可以基于任何地區進行操作，無須設置專門軟件。在B/S結構之下，只需要擁有PC終端便可以操作，系統拓展過程較為便捷，具有系統免安裝以及免維護等多種優勢。近些年，B/S結構的使用越來越廣泛，并帶動了Ajax技術的進步。在醫院的檔案管理系統開發過程中，由于使用的客戶端為web瀏覽器，界面較為簡潔友好，使用過程較為簡單，無需對檔案管理工作人員進行專業培訓，只需要結合系統功能制作出簡單的操作手冊即可。若是軟件、硬件系統需要進行更換及更新，醫院管理工作人員可以直接和廠商服務器溝通，系統升級過程較為簡單靈活。

在技術結構上，可以綜合目前醫院已有的門戶網站，利用B/S結構來開發平臺。伴隨著新時期互聯網時代的全面來臨，信息更新速度日益加快，系統軟件的改進以及升級也變得越發頻繁，利用B/S結構來進行產品研發，可以符合這一發展趨勢。在系統層級設置上包括三層，分別是門戶層、應用層和數據層。門戶層是以當前醫院的檔案管理官方網站、客戶端登錄、信息查詢、信息錄入和用戶留言等界面為主；在應用層上，主要是對各個功能模塊進行分析，其中包括學術資源、檔案管理、獲獎情況、醫療技術、財務狀況等。同時，其中還涵蓋一些用戶和管理員的操作功能模塊，比較常見的有檔案查詢、錄入和借閱模塊；在數據層上，是以上不同功能模塊的數據集合庫以及輔助功能管理數據庫。

2.功能模塊

一是用戶權限。在醫院檔案管理系統的信息化建設過程中，可以綜合不同部門及崗位，為其賦予一定的系統操作權限。綜合醫院的實際情況，可以將醫院的檔案信息化管理系統權限分為四層，分別為檔案管理人員、系統管理人員、高級用戶、內部普通用戶。其中，檔案管理人員的主要工作內容是對該信息化系統進行常規管理和維護，保障系統運轉的穩定性；系統管理人員需要針對系統進行常規化檢查及維護，但不同于檔案管理人員，其工作內容側重于技術層面；高級用戶具有的權限較大，可對系統權限進行修改，但需要通過醫院領導部門審批，在系統中進行備案，才可以設置權限展開操作；普通用戶可在網頁上查詢有關檔案，不具有數據信息修改的權限。

二是檔案查詢功能。為便于醫院有關工作人員查詢檔案，該模塊的設置需要支持不同的模糊查詢需求。也就是在輸入關鍵詞之后，系統可以針對關鍵詞進行自動化匹配，提供最優化結果，用戶點擊鏈接之后，便可以獲取信息資料。

三是檔案管理功能模塊。普通用戶在使用這一功能模塊時，主要是針對個人及部門的檔案進行日常維護。因此，在用戶登錄系統之后，系統會為用戶提供操作步驟，并為其進行指引。在這一模塊中，又包括多個子模塊，包括數據錄入、修改、存儲和提交。

四是個人中心。這一模塊主要是面對用戶，但系統管理員也具有一定權限，可對其模塊內容進行修改。該模塊的功能在于，可對用戶信息及登錄情況進行修改和確認。例如，可以修正用戶的個人資料，調整系統密碼或提供一定的系統輔助功能。另外，為保障系統使用的有效性，還需在其中預留好用戶留言功能模塊。

五是權限審核。這一功能模塊主要是為了方便檔案管理工作部門的日常管理，其中包括審核待完成事項、已通過審核事項以及駁回事項等。其他部門申請人若是有檔案查閱、調用需求，可以直接在系統中填寫表單，表單內容包括申請部門、原因、內容以及檔案信息使用有效期，直接提交到上級主管部門，主管部門線上審核之后，申請部門可以獲得系統操作權限。

三、醫院檔案管理信息化建設路徑

1.建立統一的檔案管理信息技術標準

對于醫院的各類檔案資料來說，需要獲得充分利用才可以展現出其最大價值。因此，在進行檔案信息化系統建設時，需要加強與其他公立醫院、衛生院、社區衛生服務中心、本地疾控中心和有關科研院校的溝通及交流，實現上下級單位在檔案信息上的高度共享。首先，需要在遵守檔案保密制度的前提條件下，尋找可以彼此開放檔案資源的系統建設路徑，為當地的醫療系統提供一定的檔案互訪權限。需注意的是，醫院在其發展過程中存在大量的私密性檔案信息，對于這類私密性檔案，需要加強對共享訪問權限的管理。若是無特殊需要，要求這類私密檔案無須共享。其次，需要形成云端檔案數據管理庫，醫院可以將其可共享的檔案資料直接傳輸到云端檔案數據庫中，任由醫院各科室及有關合作單位訪問。需要形成合作單位、醫院各科室的檔案信息技術統一標準，對檔案的系統存儲格式、傳輸模式以及加密技術進行統一，有效規避系統接口不一致所帶來的檔案共享障礙問題。如此一來，可以實現醫院檔案在各部門之間的有效共享、合理利用，實現檔案資料的最大限度開發，體現出檔案資料的最大價值。

2.加強對大數據的合理應用

目前，在醫院檔案信息化系統的建設過程中，信息技術水平仍有很大的進步空間，對于先進技術的運用還不夠完善。舉例來說，大數據技術對于挖掘檔案價值有著非常重要的促進作用，因此，在系統建設時，需要有目標、有意識地運用大數據技術，改善醫院檔案資料的挖掘深度。目前，大數據技術的存儲技術主要包括New SQL、No SQL以及分布式文件系統，檔案信息化系統建設需要加強對這些技術的合理運用，以基本滿足醫院在大數據挖掘上的基本要求。另外，醫院需要加強對大數據分析技術的使用，這也是發揮出大數據技術最大價值的主要途徑。大數據分析技術主要包括情報檢索、機器學習、深化分析、專家系統、梳理統計分析。醫院可以綜合在檔案管理工作上的基本特征以及在信息分析上的具體要求，運用不同的大數據分析技術，為后續臨床診療以及科研工作奠定有利基礎，保障醫療衛生決策服務的準確性，為各部門提供更為豐富翔實的數據資料。

3.強化醫院檔案管理信息安全建設

醫院存儲著大量的科研信息和病人就診資料，檔案信息較為私密，因此，有著較高的保密性要求。其中以患者臨床和過往病歷資料為主，不可遺失，否則會導致患者的個人隱私權被侵犯，患者日后的病情診治缺少針對性的治療依據。因此，醫院需要在信息化系統的建設過程中，加強信息安全防護工作，從根源上消解信息安全隱患。首先，需要注意對服務器進行定期維護，運用專業的數據存儲設備，有效規避系統受到水、空氣、濕度等相關因素的負面影響。其次，是需要加強對檔案的加密防護，如在進行檔案傳輸時，應該運用虛擬專用網絡，形成更為私密的信息傳輸通道。最后，需要加強對訪問控制、防火墻、身份認證、人臉識別技術的運用，以改善整個系統的安全管理水平。通過安全防護技術，可以盡最大的可能防御來自外部的信息安全攻擊和黑客入侵。此外，對于醫院的重要信息需要定期進行備份，可運用異地備份辦法，避免由于檔案的物理性損壞，導致醫院檔案信息資料丟失，提高醫院在信息化系統建設上的容災能力，一旦出現數據信息的破壞和損毀，也可以第一時間恢復數據，降低損失。

四、結論

綜上所述，新時期，數字化信息化時代全面來臨，醫院的診療及科研工作也逐步走向了信息化的發展之路，檔案管理工作也需要與時俱進，跟上醫院的改革發展步伐，明確檔案管理信息化建設的重要價值，掌握系統的正確搭建策略。須結合醫院的實際發展情況，確定信息化建設的具體路徑?？蓢@制定統一的信息技術標準、強化對大數據技術的合理運用、加強系統的安全防護建設，以發揮出信息技術的最大優勢，改善醫院在檔案管理工作上的綜合效率，為醫院的醫療事業改革打下基礎。

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（作者單位：臨沂市中心醫院）

作者簡介：劉文斌（1986—），男，漢族，山東沂水人，黨校研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理。