事業單位退休干部人事檔案管理現狀研究

李曉蕓

［摘 要］隨著社會的不斷進步和事業單位干部人事檔案管理的規范化，事業單位退休干部人事檔案管理亟須引起重視，本文通過文獻研究法、經驗總結法對其管理流程現狀進行研究，針對收集、鑒定、整理中的問題提出相應策略，從而為事業單位做好退休干部人事檔案管理工作提供一定的參考。

［關鍵詞］事業單位；退休干部；檔案管理

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

事業單位退休干部人事檔案記錄著所有事業單位干部的學歷水平、工作經歷、績效考核、黨性修養、職稱職務等各個方面的具體情況。隨著退休高峰期到來及人均壽命增長，事業單位退休干部人數不斷增加，干部退休之后的檔案管理工作日益重要。然而，事業單位對人事檔案管理流程中基礎性環節不夠重視導致退休干部人事檔案管理中的問題日益暴露。本文對退休干部人事檔案管理流程中的基礎性環節進行分析，針對收集、鑒定、整理中的問題提出相應策略，從而為事業單位做好退休干部人事檔案管理工作提供一定的參考。

1 事業單位退休干部人事檔案的管理現狀

事業單位退休干部人事檔案是從在職干部人事檔案角色轉變過來的，是在職干部人事檔案的延續。退休干部人事檔案是養老保險待遇核算的依據，干部人事檔案的齊全完整關系著每一位退休干部的切身利益，因此要重視干部人事檔案管理中的收集、鑒定、整理這些基礎性環節。

1.1 事業單位退休干部人事檔案收集現狀

退休干部人事檔案由早年學習工作所形成的檔案材料以及退休時所形成的材料構成，由于時間跨度大，所以檔案材料收集不全面。隨著現代通信技術的發展，事業單位負責退休干部人事檔案收集的工作人員根據《干部人事檔案工作條例》《中共中央組織部關于完善干部人事檔案材料的通知》要求，通過電話、微信、短信等方式與退休干部或者與退休干部原工作單位聯系，催要退休教職工未歸檔的檔案材料或者讓原工作單位移交未歸入本人檔案的原始檔案材料?，F階段退休干部人事檔案需繼續收集以下三階段的檔案材料。

首次就業在事業單位，且從參加工作到退休都沒有調離原工作單位的退休人員，即只收集齊全完整干部本人在本單位所形成的干部人事檔案材料。例如，大學畢業后被分配至事業單位工作的人員，檔案材料主要包含：干部（職工）履歷表、事業單位工資表、學籍檔案、各類證明材料、職務任免表、職稱評定材料、事業單位轉正定級審批表等。

首次工作但不在本事業單位的，此類人員檔案收集所涉及的內容較多，即除了收集本單位工作中形成的檔案材料，重點收集來本單位之前所形成的特殊檔案材料。例如，退伍軍人轉業的，這類人員的檔案包含的內容豐富且特殊，由于部隊的管理體系與其他單位不同，導致所形成的檔案材料目錄名稱不同于常見的檔案材料，收集和辨別難度大，涉及入伍體檢表、入伍登記表、退伍鑒定表、部隊的各種獎勵登記表、士兵警銜報告表、退出現役登記表、安置退伍軍人審批表等；通過調動手續來到事業單位的，來事業單位前有可能是通過招工首次參加工作或者是有民辦教師、插隊等經歷，后來從全日制大中專畢業再次分配就業的，這類退休職工經歷復雜，在職時干部基本信息審核認定或退休核算養老保險待遇時都可能會短缺工作經歷材料，所以在退休前此類職工檔案材料收集應盡量齊全，最大限度維護干部職工的檔案權益。

干部退休時及退休后的檔案收集，即收集干部退休時及其以后的檔案，主要有退休審批表、各種退休金領取情況登記表等材料。

1.2 事業單位退休干部人事檔案鑒定現狀

鑒定是檔案管理工作的關鍵性環節，如果鑒定標準不嚴格、鑒定人員工作不認真，就會影響事業單位退休干部人事檔案的價值［1］。在整理檔案的過程中要根據制定的鑒定原則和標準對檔案材料進行鑒別斟酌，但是筆者在查閱退休干部人事檔案及整理檔案的過程中發現有不少退休干部的人事檔案中，同一退休干部出現多個參加工作時間的證明材料，退休干部人事檔案材料是否屬于干部本人有待考證，尤其是同名同姓干部的檔案材料，存在錯裝、漏裝、誤裝等情況。由于歷史原因以及干部人事檔案整理鑒定政策的變化，退休干部人事檔案的鑒定工作需要在與時俱進的同時保留時代特征，鑒別剔除多余重復檔案材料，保護原有檔案中特有的檔案材料。

1.3 事業單位退休干部人事檔案整理現狀

目前仍有部分事業單位沒有嚴格按照干部人事檔案分類要求整理退休干部人事檔案。大多數檔案管理人員并不具備專業的檔案知識，他們完全是憑借經驗對檔案進行分類。由于檔案整理工作量大，緊急時事業單位采用檔案外包服務，專門整理退休干部人事檔案，導致整理粗糙，抽檢達標率低。筆者通過實地走訪了解事業單位退休干部人事檔案具體情況，有相當一部分事業單位的人事檔案原件內容無法閱讀，退休檔案因最初形成人事檔案時隨意折疊或因實體檔案保存條件不合適等造成檔案材料字跡模糊或者殘缺不完整。同時，在歸檔的材料中，還有一些重復歸檔的材料，如先進工作者登記表、黨員登記表等。

2 事業單位退休干部人事檔案管理主要問題

事業單位退休干部人事檔案管理問題主要產生在管理流程中，涉及檔案材料收集不夠齊全、鑒定工作重視度不夠及整理不夠規范三方面。

2.1 人事檔案材料收集不夠齊全

退休干部人事檔案由學生時代的學籍學歷材料、參加工作時的干部履歷表、職工履歷表、年度考核表、工資表、工作變換時的調動表、思想政審表以及退休時的退休審批表等構成，具有時間跨度大、收集范圍廣、收集難度大的特點［2］。目前事業單位退休干部人事檔案材料存在嚴重缺失的情況，需要較長周期才能完成干部人事檔案材料的收集工作。因而事業單位需耗費大量時間和人力財力才能完成收集人事檔案的工作。盡管現在干部人事檔案管理中要求每千卷檔案配備一名專職檔案管理員，實際上檔案管理人員達不到這個標準。檔案人員遇到檔案檢查、限期審核時才倉促催收短缺檔案材料，這時的效果往往不盡如人意。

2.2 人事檔案鑒定工作重視度不高

檔案鑒定是根據鑒定標準對檔案材料進行甄別判斷，去粗取精，把有長期保存價值的檔案留存下來的重要工作，起著承上啟下的作用。干部人事檔案鑒定最基礎的工作是鑒別檔案中每一份材料的真實性、完整性和有效性，在鑒別基礎上把檔案材料整理齊全完整，核心是對檔案“三齡兩歷一身份”的審核認定，即檔案信息的鑒定工作，并且干部人事檔案審核認定是退休干部待遇核算的依據，關系每一位職工的切身利益。但是一部分事業單位并沒有意識到鑒定檔案材料的重要性，導致鑒定檔案信息困難。在干部人事檔案鑒定中主要存在以下問題：檔案中缺乏原始依據材料，無法認定或者無法準確認定干部年齡、黨齡、參工時間、學歷以及身份等信息。組織人事部門并沒有嚴格執行歸檔材料的審查要求，沒有把干部人事檔案鑒定工作放在關鍵位置。一部分檔案管理員認為人事檔案鑒定只要把交過來的材料歸檔就行，一旦重新認定檔案中的重要信息，可能會損害部分干部的利益，特別是涉及檔案造假的問題更是如燙手山芋，所以選擇走過場開展人事檔案鑒定工作，不愿意認真處理鑒定中出現的問題。

2.3 人事檔案的整理不夠規范

只有科學合理地整理案卷，才能保證檔案管理工作的有序開展。目前單位退休干部人事檔案整理工作存在以下幾個問題：沒有準確劃分人事檔案材料，不規范排序編碼，影響檔案正常的使用和查閱；沒有規范裱糊檔案材料，不利于檔案材料的保存；檔案裝訂極為隨意，沒按標準尺寸打孔裝訂，案卷中甚至存在脫頁狀況，可能出現材料丟失的情況；沒有統一紙張大小，影響檔案保存。出現以上問題的原因包括三個方面：一是事業單位檔案管理員責任意識不強，沒有及時按標準歸檔人事檔案材料；二是檔案管理員業務水平有待提高，干部人事檔案管理員只有具備專業檔案知識、較高的政治素養和實踐經驗才能高效完成這項工作；三是專職檔案管理員不足，部分事業單位受限于人力資源問題，不得不安排其他工作人員兼職管理干部人事檔案，這類工作人員沒有接受過培訓，缺乏必備的業務能力。此外，檔案管理工作內容極為瑣碎，對檔案管理人員的效率提出很高的要求，由于以上主客觀因素影響，所以有相當一部分事業單位無法規范地做好退休干部人事檔案整理工作。

3 事業單位退休干部人事檔案管理對策

要做好退休干部人事檔案管理，有必要在檔案管理基礎性環節下功夫，注重檔案收集這一起始環節，嚴控檔案鑒定這一關鍵性環節，及時進行檔案整理這一核心環節。

3.1 注重退休干部人事檔案收集工作

事業單位在退休干部人事檔案日常管理中，要制定嚴格的干部人事檔案歸檔制度和歸檔期限表，并把這項基礎工作納入年度考核范圍，要求檔案管理員及時規范完成日常歸檔工作，只有這樣才能大大減少后續整理工作。事業單位在開展收集干部檔案過程中，需要注意以下幾方面內容：

事業單位按規定做好干部人事檔案交接登記工作。依據本單位的實際情況，創建移交人事檔案臺賬，并及時更新臺賬信息。這樣才能真實、準確地記錄干部人事檔案移交的信息和數量，便于后續干部人事檔案的查閱。

事業單位及時做好干部人事檔案收集工作。只有事業單位及時有效地收集人事檔案并歸檔，才能保障人事檔案的完整性。因為一旦發生組織架構、人事變動或者干部工作調整，極有可能出現人事檔案材料丟失的情況，最終導致人事檔案不齊全。及時催要檔案材料才能確保每一卷干部人事檔案內容的完整性和信息的準確性。事業單位應充分發揮“6·9”國際檔案日等特定時間作用，提升干部對檔案的認知，確保干部檔案收集工作的有序開展。

事業單位管理人員要認真核查移交來的干部人事檔案及歸檔材料，需要核查每一份檔案材料內容、蓋章簽字信息、填寫字跡、用紙規范、檔案形成日期以及移交日期是否符合邏輯等情況。

3.2 嚴控退休干部人事檔案鑒定工作

加強檔案專業人才的培育及引進。事業單位必須定期組織檔案管理人員進行干部人事檔案專業知識學習，要求他們實時了解國家最新人事政策、檔案鑒定理論及干部人事檔案管理政策，有利于工作人員依據相關工作標準有序開展干部人事檔案鑒定工作。只有事業單位工作人員全面掌握鑒定標準內容，才能在收集整理檔案的過程中做到綜合研判，有序開展檔案鑒定工作，才能有效規避后續在退休干部人事檔案工作中出現的一系列負面問題。事業單位應引進具備人事檔案管理相應經驗的專職檔案人員從事有關工作。目前不少事業單位沒有專職的檔案管理員，亟須引進檔案專業人才進行檔案管理，因為專業人才不僅具備檔案管理相關的專業知識，而且在鑒定人事檔案方面積累了豐富的經驗，他們能夠采取最恰當的方法有序開展檔案鑒定工作，能從專業角度從嚴鑒定退休干部個人信息，有助于對組織和干部負責，有助于有序開展檔案管理工作

強化事業單位“三齡兩歷一身份”信息認定。對于檔案工作人員而言，要嚴格落實“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則，依照干部人事檔案相關政策，在干部動議、考察、任職前公示、人才引進階段，在檔案轉遞、接收等環節做好干部人事檔案審核工作，規避人事檔案信息被篡改和造假的情況發生［3］。在接收退休干部人事檔案環節，首先要鑒定檔案材料是否是人事檔案范疇內容，其次要甄別材料是否屬于本人，最后要檢查材料的內容、手續以及材料是否符合要求，嚴格落實干部人事檔案工作條例規定有序開展工作，如果發現材料不全、信息填寫不規范、檔案交叉歸檔等情況，應結合實際情況和有關單位的權威證明進行認定，最大限度保障退休干部合法權益，同時不損害其他退休干部的合法權益。

事業單位要定期對干部進行人事檔案培訓。事業單位可以聘請檔案服務機構專業人員、檔案館專業工作人員、高校檔案專職教師來到事業單位開展有關人事檔案歸檔、人事檔案政策及填寫標準培訓。這樣有助于干部本人增強檔案意識，了解國家相關干部人事檔案歸檔規定，有助于規范填寫檔案信息。

3.3 及時進行退休干部人事檔案整理工作

檔案整理是把具有保存價值的檔案材料進行組織、排列，使之系統化和條理化的過程，必須把檔案整理作為工作重點，從以下兩方面著手開展工作：

第一，事業單位定期安排檔案工作人員參加干部人事檔案整理標準的講座，從思想上認識到檔案整理的重要性，了解檔案整理分類標準，充實檔案管理員的理論知識并付諸實踐，高效完成干部人事檔案整理工作。

第二，事業單位及時整理歸檔干部人事檔案材料。事業單位核查完收集來的干部人事檔案之后，根據干部人事檔案整理要求和標準及時分類、編目進而整理歸檔，做好裝訂工作，避免檔案散材料丟失，從而有序開展后續的日常工作。

參考文獻

［1］黃霄羽. 外國檔案管理學［M］.北京：中國人民大學出版社，2008.

［2］高榮芳. 淺談干部人事檔案管理的現狀及對策［J］. 陜西檔案，2020（6）：39-40.

［3］朱辰. 社會化管理企業退休人員人事檔案工作的實施路徑［J］. 人才資源開發，2020（24）：95-96.