基于B/S結構和JAVA編程技術的高校檔案管理系統設計

喬赟鴿凌

摘要：檔案管理是高等學校重要的基礎性工作，涉及學校招生、教學、科研、管理等各方面。傳統的高校檔案管理方式已不符合信息時代發展的要求，近年來國內各大高校陸續開展檔案信息化建設和電子文件歸檔工作。文章以南京開放大學為例，首先分析學校檔案管理的現狀和存在問題，其次提出高校檔案數字化管理系統的建設目標，最后詳細介紹高校檔案管理系統的總體設計和功能設計。通過檔案管理信息化建設提高學校檔案管理和利用水平，更好地服務于師生。

關鍵詞：高校；檔案管理；系統設計

中圖分類號：TP399? 文獻標志碼：A

0 引言

2022年全國教育工作會議指出，新時代教育工作要做到“五個深刻認識和把握”，明確提出要“實施教育數字化戰略行動”［1］。隨著各大高校數字化校園建設的深入開展，學校檔案管理工作也呈現出信息化、無紙化和智能化的發展趨勢［2］。其中，學籍檔案是高校檔案資源的重要組成部分，關系到學生的切身利益，是畢業生在校期間取得一定學識水平的客觀記載，真實地體現了學生在校階段學習及綜合素質能力方面的發展狀況［3］。傳統的歸檔方式已不適應時代發展的要求，自2021年起學校啟動檔案管理系統建設項目，文章以該系統為例，探索大數據時代高校檔案管理系統設計，以提高檔案信息化管理水平和利用率，實現檔案數據資源共享。

1 檔案管理現狀和存在問題

南京開放大學原名南京市廣播電視大學創辦于1979年，2005年合并南京聯合職工大學，并在此基礎上于2012年成立南京城市職業學院。學校建校以來培養了十幾萬畢業生，形成了大量學籍檔案。但是，每年的歸檔工作依然采用傳統的紙質檔案方式，工作量大、任務繁重且效率不高，檔案管理存在以下問題。

1.1 檔案年代久遠，保存不易

學校40多年的發展歷史，存在成人教育、開放教育和高職教育等多種辦學形式，學籍檔案數量巨大種類繁多，有些檔案還涉及多個管理部門和人員。歸檔方式依舊采用人工收集紙質資料，在歸檔后容易出現紙張泛黃、損壞等缺點［2］，同時占據了學校檔案館大量空間，對室內環境和安全防范要求很高。紙質檔案歷經合并和校區搬遷容易遺失，如南京聯合職工大學的學籍檔案目前僅存有少量卷宗，大部分已無從查詢。

1.2 檔案查閱困難

學校有兩個校區，新街口校區和溧水校區直線距離近50 km，大部分檔案都存放在溧水校區圖書館。近年來，畢業生對查閱個人學籍檔案的需求不斷增加，江蘇省學歷認證中心發送的學歷證書查詢公函數量也逐年增長。檔案查詢工作經常要跨校區進行，費時費力。

1.3 缺乏專職檔案管理人員

學校目前的檔案管理業務都是由各部門的行政人員兼職，并沒有經過系統的檔案管理學習和培訓，缺乏專業知識和技能。在實際的檔案收集工作中，難免會出現收集不及時、不完整的情況，最終可能導致檔案資料無法歸檔、審核鑒別錯誤等問題［4］。

2 建設目標和內容

2.1 建設目標

通過融合當前國際國內的先進技術，全面、有效地整理學校自成立以來形成的教學、行政和各類學生學籍檔案，依托互聯網、高校內部校園網建設檔案信息資源庫，實現館藏檔案資源及各管理部門檔案信息化管理。通過檔案查詢系統為教職工、學生提供檔案信息資源利用和查閱服務，建成數字環境下歷史檔案永久保管基地。一期項目建設完成后將徹底改變學校檔案信息化的落后局面，使檔案信息更好地為學校建設和發展提供服務。

同時，通過檔案管理系統建設，實現南京開放大學檔案管理智能化、數字化、網絡化、專業化管理；利用信息技術獲取、處理、傳輸、應用檔案資源，提高檔案管理效率與效益；為教育數字化建設助力。

2.2 建設內容

檔案管理系統建設內容主要包括：

（1）建立一個覆蓋檔案管理全流程的工作服務管理系統。

（2）實現檔案數據的收集、整理、保管、利用、鑒定、統計、編研等功能，適用于檔案生命周期管理。

（3）可依據授權向第三方系統開放接口，建立集成其他業務管理系統實現接收與歸檔實現文檔一體化、智能化、自動化方式的檔案管理平臺。實現各類檔案信息資源的共享，同時對各類檔案形成的全過程進行監督。

（4）針對不同利用對象，實現檔案信息資源分層共享，方便、快捷地滿足各類用戶利用需求，對檔案信息資源建立知識化管理的平臺。

（5）保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

3 系統總體設計

3.1 設計原則

系統采用先進的設計思想和技術，應用成熟的軟硬件技術進行設計，基于業界成熟的微服務架構平臺，采用B/S結構和JAVA編程技術，將存儲層、數據邏輯層、業務層、表現層分離，便于與其他業務系統集成、系統升級和向今后的先進技術實現遷移。通過提供應用工具加強管理端的數據處理和分析能力、安全控制和系統管理能力，實現對檔案的全面管理，實現對檔案從收集、歸檔、整理、編目、鑒定和利用整個生命周期的管理，充分適應未來的發展變化，實現系統實用性。系統設計參照或遵循電子檔案管理的專業技術標準、通用業界標準和檔案管理實際需要，在業務規范、業務流程、數據格式、保密性能等方面確保系統使用既方便又安全、既規范又靈活。此外，學籍檔案內容往往涉及個人隱私，數據和業務安全性十分重要。系統在設計時，基于嚴密的權限控制機制，嚴格控制用戶對系統的訪問和操作權限。另外，系統還通過訪問跟蹤控制、數字簽名、電子印章、水印、加密等手段提供安全保證，同時對檔案數據進行定期備份，保證數據的安全存儲和及時恢復。

3.2 系統數據流

本系統的數據流如圖1所示。

3.3 總體架構

檔案管理系統的總體構架可分為五大層次，具體描述如下。

3.3.1 系統層

系統層是整個檔案系統的支撐平臺，包括網絡、主機、儲存、備份設備、系統軟件等信息系統運行的物理設備以及信息資源建設的軟件環境，是任何一個信息系統正常運行的基礎條件。

3.3.2 數據支撐層

數據支撐層即檔案信息的數據庫，是檔案管理系統的核心。

3.3.3 應用數據層

檔案管理系統的應用數據層包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體數據庫、管理流程數據庫、標準規范數據庫、系統審計數據庫和法律法規數據庫。

3.3.4 平臺工具支撐層

平臺工具支撐層包括基礎組件平臺、系統管理平臺、系統配置平臺、全文檢索平臺、信息發布平臺、接口服務平臺、工作流平臺、報表平臺、隱秘數據保護平臺、隱秘水印保護技術、EEP封裝工具、脫機光盤工具、通用文件瀏覽器、OCR識別、版式固化、四性檢測、數據采集、大數據分析、數字簽名、電子文件長期保存等多個工具技術，為應用系統提供支撐，架構在平臺上的應用系統一方面可以縮短開發周期，降低系統建設風險，另一方面可以提升系統的性能和穩定性。

3.3.5 數據接入層

檔案管理系統可以與其他外部系統對接，并對外提供利用服務等。外部系統也可以將其信息數據移交到檔案系統中，便于統一管理、保存和利用。

4 系統功能設計

檔案管理系統的功能結構如圖2所示。

4.1 檔案收集

檔案收集是檔案管理的第一個環節，是各專（兼）職檔案人員使用的功能模塊，完成了整個系統的前期文件、資料的收集。該模塊是預歸檔的電子檔案、紙質檔案的集結地；同時實現和單位其他系統之間電子檔案自動歸檔的集合地。該模塊支持檔案按“卷”和按“件”管理；支持Doc，XML，Excel，TXT，PDF，TIFF，DWG等近百種常用格式文件的接收與管理。

4.2 檔案整理

檔案整理用于輔助檔案管理人員對已采集的各類檔案進行著錄、分類、組卷、歸檔移交、打印輸出等，最終形成正式檔案。

4.3 檔案管理

檔案管理實際上是對檔案進行長期保存，共分為5個模塊：

（1）檔案存儲，即對已錄入并且分類整理后的檔案進行存儲并對檔案數據定期備份。

（2）EEP封包，用于電子文件的長期保存，作為立檔單位與檔案館之間的數據交換格式。

（3）四性檢測，對電子全文進行“四性”檢查，確保在整個管理過程中，電子文件未篡改、未遺失、未損壞，保證檔案數據的永久保存。

（4）數字簽名，用于確認文件的完整性、驗證發送者的身份和文件的來源。系統對所有正式進入檔案庫電子文件進行可信數字簽名。

（5）電子文件存儲異常管理，支持電子文件非授權訪問、文件監測異常、服務器存儲不足等情況由管理員發送告警提示消息。

4.4 檔案利用

檔案利用主要是對檔案進行全文檢索和借閱管理，還可以進行檔案編研、信息發布和檔案統計。

系統提供多種檢索方式，有一體化檢索、基本檢索、高級檢索等。檢索界面類似百度、GOOGLE，支持用戶直接輸入關鍵字進行跨檔案類型、跨字段的檔案信息的檢索。用戶還可以對檢索結果的二次檢索，也支持自行設定檢索字段，進行檔案信息的檢索，方便檔案人員在權限范圍內進行查詢以及進一步的利用。

借閱管理主要分為借閱申請和借閱審批。借閱申請是指可以直接在檔案管理系統上提交申請借閱檔案庫中的檔案。系統支持電子借閱、館內查閱、實物借閱、離線借閱等借閱類型。借閱審批模塊面向檔案管理員，用于在線對檔案利用人員對檔案借閱申請的審批和賦權，并支持多級審批。系統內置流程配置功能，在借閱審批環節可引用工作流自定義，系統將根據不同的借閱方式，進行借閱審批辦理。

4.5 系統設置

系統設置包括元數據庫管理、權限管理、日志管理、全文檢索管理、數據詞典、數據庫管理、發布管理、簽名與證書管理、系統參數設置、License授權和安全管理功能。

4.6 個人空間

個人空間是檔案管理系統用戶的個人工作空間，充分體現檔案系統對個性化需求的實現。

5 結語

南京城市職業學院檔案管理系統一期項目已基本建設完成，學校歷年成人?？坪腿罩茖？茖W生的紙質學籍檔案已完成電子化并進入檔案管理系統數據庫。該系統的應用徹底解決了跨校區查詢檔案的困難，提升了檔案管理數字化智能化水平，為滿足學校師生日益增長的檔案服務需求提供了技術支持。

參考文獻

［1］楊現民.開辟教育全面數字化轉型新局面［N］.中國教育報，2022-04-07（02）.

［2］郭肇毅.成人高校檔案管理系統的設計與實現［J］.信息與電腦（理論版），2015（13）：67-68，70.

［3］劉玉紅.從歸檔過程談高?；鶎訉W籍檔案管理工作［J］.文教資料，2021（35）：162-165.

［4］霍倩倩.以“雙高”計劃為引領，加強高職院校檔案管理人才隊伍專業化建設［J］.楊凌職業技術學院學報，2022（1）：70-72.

（編輯 傅金睿）

Design of university archives management system based on B/S structure and JAVA programming technology

Qiao? Yungeling

（Nanjing Open University， Nanjing 210002， China）

Abstract：? Archives management is an important basic work in universities， involving admissions， teaching， scientific research， administration and other aspects. The traditional way of archives management in universities is not able to meet the requirements of the development of information age， many domestic universities have successively carried out the informatization construction of archives and the filing of electronic documents. Taking Nanjing Open University as an example， this paper firstly analyzes the current situation and existing problems of archives management， then further puts forward the construction objectives of university archives digital management system， and finally introduces the overall design and functional design of university archives management system in detail. Through the informatization construction of archives management， the university archives management level is greatly improved， serving better for teachers and students.

Key words： universities; archives management; system design