ERP軟件系統在企業科研項目預算中的信息化應用

關鍵詞：ERP軟件系統；企業經營決策；信息化預算管理

中圖法分類號：TP311 文獻標識碼：A

1引言

ERP全稱Enterprise Resource Planning，中文譯名“企業資源計劃系統”。該系統基于系統化管理思維，搭配信息技術，能夠為企業決策、員工日常工作提供相應的服務?？傮w來看，ERP系統有助于提高企業對資源的調配合理性，使企業利益最大化，故已經成為企業在信息時代生存、發展不可或缺的重要工具之一。時至今日，很多生產制造型企業均已明確“自主研發”的重要性。但在計劃開展一個科研項目時，如何對此類項目的投入產出比進行控制，從而提升預算合理性，經常困擾企業決策者?；诖?，本文圍繞ERP軟件系統在企業科研項目預算信息化中的應用展開分析。

2 ERP軟件系統應用于企業科研項目預算信息化管理的功能分析

2.1創建“科研項目預算”工作分解結構體系

科研項目的本質也是“項目”，在編制預算時需要考慮的內容包括研發所需的原材料及其成本、研發周期、所需調撥的資源、人力資源的分配等。為提高企業科研項目預算編制、信息化管理的水平，降低復雜程度，可應用ERP軟件系統，首先對科研項目預算的組成部分進行分解。具體流程如下。（1）在ERP軟件系統中，創建一個全新的WBS節點，之后將初始的“原始狀態”調整為“立項狀態”。這一步的操作是后續所有操作的根源，必須按照相關要求完成編制。（2）為便于后續查閱，應嚴格按照WBS節點的編碼規范完成立項。比如，在WBS首層中，第一位數字或字母（從左向右計數）表示項目的具體類型，科研項目通常以大寫英文字母“E”表示：編號第二位是一個分隔符，以“.”表示。設置“.”分隔符的目的是提高操作人員查找的便捷程度。比如，編號為“E1035”和編號“E-1035”，盡管表示的內容基本一致，但在格式和明顯程度方面，顯然后者效果更好、更加直觀。第3，4兩位數字可以設置為企業或部門的代碼，從而對科研項目的直接責任人進行明確表示。第5，6兩位數字應表示科研項目的立項年份最后兩位數字：第7位應表示科研項目的具體類型，最后3位數字（8～10）表示流水號。通過上述方式完成科研項目在ERP軟件系統中的立項及編號賦予，不僅能夠體現出正規性，還可以將項目的主要信息直觀呈現。（3）為提升科研項目經費的管理水平，有效解決對照預算核算資金方面的問題，需在科研項目產生實際支出時，對資金的具體去向進行追蹤，及時獲取相關信息并完成標注。這樣做的目的是：某些企業的科研項目的資金來源除了企業自身投入之外，上級單位、某些社會組織均有可能劃撥資金。而這些來源不同的資金不能混淆，應明確用途并獨立核算?？傮w而言，在ERP軟件系統中，按照上述方法完成WBS科研項目立項節點的創建，有助于對科研項目的資金來源進行系統性拆分。在此基礎上，可以按照相關要求，在“總賬科目”下方，依次建立“成本費用”“科研資金”“來源分類”“項目分類”子模塊，之后在“生產研究”這一最基層模塊下，按照資金劃撥時間，完成對應賬目的錄入及備注。通過這種方式，能夠實現全部WBS管理項下的科研項目經費單獨核算，不會與其他類型的費用混淆。

2.2維護科研項目的原始預算功能

在WBS節點創建完成后，如上文所述，需要以“預算狀態”完成對“原始狀態”的替代[2]。這種“替代”并非簡單完成名目調整即可，而是需要依次執行下列流程。（1）按照上述方式，一次完成科研項目立項流程中每一個步驟對應的操作。（2）在系統中還應依次輸入“科研協議”“科研項目合同書”等具有特定法律效應的文件資料中規定的條款（如科研項目原始預算等信息）。（3）在所有信息全部錄入完成后，可操作ERP軟件系統，正式開啟針對科研項目的預算管控功能。（4）在ERP軟件系統中針對科研項目原始預算進行管理時，需在最末端的節點上完成預算數據的錄入。應嘗試使用CJ30事務代碼。這樣操作的目的是可以更加方便地尋找并維護與原始預算相關處理有關的時間，有助于理清時間線。另外，在維護多個WBS元素上的原始預算值時，應該注重下列兩個校驗條件。其一，同一個周期下（一般是同一個年度下），每一個子層的WBS節點之上的原始預算之和不能超過上一層（即“父”層）的具體值。其中的邏輯是，比如“父層”錄入的信息是，××年××月××日，上級單位針對該科研項目劃人資金總額100萬元。這一“父層”具有單獨性，即如果在該“父層”生成之后，又出現與該“父層”信息屬于“平級”關系的其他信息（如YY年YY月YY日，上級單位再次劃撥50萬元資金，這一事件的發生時間在第一筆劃撥資金行為發生之后），則應額外建立一個“父層”。至此階段可知，兩個不同的“父層”容納的科研項目資金劃人總額分別為100萬元和50萬元，此即為“科研項目資金在ERP軟件系統中的原始預算”。一個“父層”下方可以存在多個“子層”，主要用于監測追蹤“父層”資金總額的消耗情況。因此，一個“父層”下方的所有“子層”涉及的資金總額不可能超過“父層”，最多與“父層”相等?；谏鲜隽鞒?，有助于企業對科研項目資金的劃撥時間點、消耗情況、來源批次等原始預算進行精確處理，出現錯誤的概率會大幅度降低。

2.3根據實際情況變化更新項目預算

完成原始預算信息的錄入之后，系統中有關科研項目的用戶狀態應該迅速轉換為實施狀態。隨著項目的實施，實際成本支出與預算方案相比可能出現一定的差異性。針對這種情況，在ERP軟件系統進行處理時，首先需要設置“預算變更線”，之后依次完成審批流程后，方可返回ERP軟件系統中與該科研項目有關的“初始層級”，進而根據項目進展的實際需要，完成預算調增及調減處理。進行相關處理時，建議使用CJ37或CJ38事務代碼，該代碼能夠對科研項目的原始預算分配方案進行有效保留，以備后續審查，不會出現“信息直接覆蓋進而導致之前信息丟失”的情況。

2.4精確查詢科研項目預算內容

科研項目與其他項目類似，在實施的過程中如有需要，應當隨時查詢項目預算（重點查閱的信息一般包括：（1）原始預算；（2）當前預算，完成比較，從而達到提高對項目資金應用情況了解深度的目的）。實現上述目標的過程較為簡單，直接調取系統信息即可，在不涉及“信息調整”的情況下不會對原信息的完整性造成影響。如果需要對科研項目預算的歷史調整情況進行查詢，應使用CJ31“預算相關事務顯示”代碼。輸入該代碼之后，除了預算方案，包括原始預算錄入時間、每一次預算調整時間、與之前一次預算方案以及與原始預算方案相比的預算總額增減情況、實際差額、重點變化環節等信息都會清晰呈現，有助于提高科研項目預算信息化管理水平。

3 ERP軟件系統應用于企業科研項目預算信息化管理中需要解決的問題

3.1科研項目與財務科目的匹配性問題

筆者根據ERP軟件系統應用于企業科研項目預算信息化管理工作后，基于不同科研項目預算管理需求對ERP軟件系統進行的部分操作及理論上能夠取得的效果進行了梳理。從中可以發現，ERP軟件系統與很多企業已經廣泛應用的智能財務管理系統在操作方式、理解難度層面存在一定的差異。筆者在實際工作中還發現，某些操作人員對ERP軟件系統及其他智能財務管理系統的部分功能發生了混淆，由此導致的首個問題是：科研項目與財務科目的匹配性很可能不一致。比如，在傳統的智能財務管理系統中，科研項目與其他項目的預算管理及相關操作的流程完全一致。這種“一致性”表面看來十分便利，但后續調整預算方案時的信息顯示完善程度遠遠低于ERP軟件系統。而在ERP軟件系統中，當科研項目啟動預算完成“下達”作業后，ERP軟件系統必須經由“財務科目”，實時完成對應的費用記賬等操作?；诖?，如果科研預算科目與財務科目無法一一對應，項目的實際預算花費便難以精準控制，最終的統計數據可信度會有一定程度的降低。

3.2系統分包成本控制問題

部分ERP軟件系統操作人員對如何啟動“科研分包服務流程”缺乏足夠的了解，導致分包成本控制無法全面實現。具體而言，ERP軟件系統在根據錄入的信息，完成分包服務訂單建立后，會在一定周期內，按照相應的進度，對分包成本進行確認，由此產生的“分包服務訂單費用”同樣屬于科研項目預算費用中的一部分。相關問題是，如果分包合同數量超過一定范圍并導致分包服務訂單創建、訂單進度確認出現“延時”，有可能造成部分訂單被遺漏的情況。另一個相關問題是：因未能及時啟動ERP軟件系統下的“分包服務流程”子功能，系統對科研項目分包合同的處理方式只會是“確認有關項目的進度”，針對分包費用，則執行“先掛賬、后沖銷”的處理流程。受此影響，分包成本幾乎無法得到實時分析，有可能在后續作業時出現“某些信息無法一一對應進而造成錯誤”的情況。

3.3報表使用過程中存在的問題

ERP軟件系統本身存在的問題是，該軟件系統具有“普適性”，在沒有額外付費的情況下，運營商不會為企業量身打造具有較強針對性的版本。因此，要求企業財務預算、管理人員在操作ERP軟件系統時，需要根據有關業務的實際需求，完成更加適合企業決策者、高層領導使用的報表的編制。當前的情況是，由于忽略了上述問題，以科研項目為例，與項目有關的資金投入情況、相關方案的執行情況、投入產出比等信息無法清晰呈現在ERP軟件系統自帶的報表之中，令企業決策者及高層管理人員無法在第一時間清晰地看到有關信息，實際上削弱了ERP軟件系統的應用效果。

4優化改進ERP軟件系統在企業科研項目預算信息化管理應用水平的策略

4.1建立完善的財務與科研項目關系對應體系

在理清ERP軟件系統應用于企業科研項目預算信息化管理時具有的功能，以及明確使用過程出現的問題之后，企業若要全面優化ERP軟件系統的應用效果，則首先應建立財務科目與科研科目的對應關系。所謂“對應關系”，是指在ERP軟件系統后臺開辟一個“關系等量轉化釋義”模塊，進而將科研項目中的某些信息與財務科目信息一一對應。完成這種“對應關系”的設置，以及操作人員在完成科研科目信息的錄入之后，ERP軟件系統會在對應的財務科目模塊中將其自動轉化成財務信息，既能夠提高科研項目財務信息化管理規范程度，也不會產生信息混淆的情況。

4.2準確編制“上限科研分包成本控制”流程

企業在科研項目開展后期，如果需要基于ERP軟件系統，對“科研分包成本控制”流程進行優化，可以采用的方法如下。（1）首先面向所有業務用戶發布通知，要求其全面提升對源頭預算數據及其他財務信息的把控程度，確保原始信息的準確性。（2）建立健全具有較強針對性的管理制度，對科研分包成本控制、不同用戶的管理職責予以明確。（3）若需要啟用科研項目分包服務流程，則需確定實時分包進度已經切實計人“分包成本”。如果忽視這一前提條件，后續的分包成本分析作業可能難以實現。

4.3不斷開發有助于企業高層決策的科研項目預算報表

企業引入的所有財務管理系統的核心目標之一是將更加準確、更加全面的信息在第一時間提交給企業經營者，從而為提高經營者決策正確性提供強有力的支持。從這個角度來看，包括ERP軟件系統在內的所有財務管理系統自帶的財務報表都有可能與企業決策者的需求存在一定的差距。鑒于此，企業有關部門應該對決策者的報表使用需求進行多輪次調研，逐漸完成財務報表的調整，最終將財務信息以可視化、網絡化、清晰化等形式呈現在決策者面前。

5結束語

EPR軟件系統被現代企業引入之后，企業從上到下的所有部門（即從最高層領導人員到最基層的工作人員）都會涉及集中。由此導致該系統耗資大、費時費力，在缺乏相關管理及應用經驗的情況下，極其容易出現“統一性”及“協調性”不足的問題，反而制約企業某些業務的正常開展。面對此種情況，企業自上而下首先需要提高對ERP軟件系統功能的了解深度，定期總結ERP系統應用過程中產生的問題并提出針對性解決方案，最終助力包括企業科研項目預算信息化管理在內的各項工作切實提高質量和效率。

作者簡介：

唐國輝（1985—），本科，助理工程師，研究方向：信息化項目建設。